學(xué)生資助檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策

摘 要：學(xué)生資助是一項(xiàng)得民心、暖民心的工程，從學(xué)生受資助的認(rèn)定、評(píng)估到資助資金發(fā)放的過(guò)程中產(chǎn)生大量具有保存價(jià)值的學(xué)生資助檔案。做好學(xué)生資助檔案的收集、整理和利用，對(duì)規(guī)范和監(jiān)督資助行為，提升教育教學(xué)管理具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。本文以學(xué)生資助檔案管理為研究對(duì)象，從家庭情況、學(xué)生情況和資助認(rèn)定三個(gè)方面分析了學(xué)生資助檔案的主要內(nèi)容，提出了學(xué)生資助檔案的廣泛性、分散性、關(guān)聯(lián)性和信息化現(xiàn)實(shí)特點(diǎn)，同時(shí)，進(jìn)一步指出了當(dāng)前學(xué)生資助檔案管理的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上提出做好新時(shí)代學(xué)生資助檔案管理的對(duì)策建議，具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)和借鑒意義。

關(guān)鍵詞：學(xué)生資助檔案；檔案管理；現(xiàn)實(shí)問(wèn)題

概述

學(xué)生資助是國(guó)家“關(guān)注民生、重視民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一[1]。為全面貫徹黨的教育方針，聚焦黨的二十大提出的“完善覆蓋全學(xué)段學(xué)生資助體系”要求，辦好人民滿意的教育，國(guó)家持續(xù)優(yōu)化學(xué)生資助政策，其中義務(wù)教育階段，國(guó)家除了免除學(xué)生學(xué)雜費(fèi)、免費(fèi)提供教科書(shū)，還對(duì)經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生給予生活補(bǔ)助，實(shí)施農(nóng)村義務(wù)教育學(xué)生營(yíng)養(yǎng)改善計(jì)劃。根據(jù)《2023年中國(guó)學(xué)生資助發(fā)展報(bào)告》公布的數(shù)據(jù)，2023年，全國(guó)累計(jì)資助學(xué)生超1.6億人，累計(jì)資助金額達(dá)3100多億元，逐步建成具有“政策覆蓋面廣、資助規(guī)模大、資助項(xiàng)目多樣、資助管理規(guī)范、資助育人并舉”的特色鮮明的學(xué)生資助體系。資助部門通過(guò)貧困學(xué)生認(rèn)定、評(píng)估到發(fā)放的工作程序，辦理學(xué)生資助業(yè)務(wù)而直接形成大量具有保存和利用價(jià)值的各種專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄，成為各學(xué)校的學(xué)生資助檔案。因此，為規(guī)范學(xué)生資助檔案的管理，福建省根據(jù)《檔案法》《福建省歸檔文件整理細(xì)則》等法律法規(guī)，出臺(tái)《福建省學(xué)生資助檔案管理辦法》，成為指導(dǎo)需學(xué)前、義務(wù)、中職、普高和高等教育各個(gè)階段學(xué)生資助檔案管理的專門性管理規(guī)定。在過(guò)程中形成大量的具有保存價(jià)值的學(xué)生資助檔案，如何進(jìn)行規(guī)范化管理，也是日常教育教學(xué)和管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

1 學(xué)生資助檔案的主要內(nèi)容

學(xué)生資助檔案是學(xué)費(fèi)減免、困難補(bǔ)助和社會(huì)資助對(duì)象確定的重要依據(jù)，建立完備的學(xué)生資助檔案，有利于學(xué)校全面了解并掌握學(xué)生學(xué)習(xí)和生活狀況，客觀分析學(xué)生的現(xiàn)實(shí)困難，實(shí)現(xiàn)“因人施助”[2]?！陡＝ㄊW(xué)生資助檔案管理辦法》明確規(guī)定了學(xué)生資助檔案包括綜合類、表冊(cè)類、財(cái)務(wù)類和聲像類等。

1.1 家庭情況資料

學(xué)生的家庭情況材料是學(xué)生資助檔案的基礎(chǔ)性材料，也是家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生信息庫(kù)資料的組成部分。包括學(xué)生提交的學(xué)生自述材料、家庭基本情況調(diào)查和學(xué)校摸底材料[3]。其中學(xué)生自述材料是由資助對(duì)象本人提交的書(shū)面申請(qǐng)報(bào)告，報(bào)告包括家庭人員、經(jīng)濟(jì)收入、致困原因及存在的困難。學(xué)生自述材料內(nèi)容通常是由學(xué)生撰寫(xiě)，存在主觀性。需要家庭情況調(diào)查和學(xué)校摸底資料佐證。家庭情況調(diào)查表包括學(xué)生家庭基本情況、經(jīng)濟(jì)狀況以及村或社區(qū)街道等轄區(qū)基層組織部門的意見(jiàn)蓋章。學(xué)校摸底情況資料主要是由學(xué)校資助部門在收到學(xué)生的資助申請(qǐng)，先班級(jí)初審，再由資助部門組織人員深入調(diào)查學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活情況的材料，對(duì)照學(xué)校的資助條件審核把關(guān)。納入歸檔范圍的資料包括省市縣教育部門、學(xué)校發(fā)文，如通知、認(rèn)定小組名單、會(huì)議記錄及公示等；表冊(cè)類包括困難認(rèn)定申請(qǐng)表、困難認(rèn)定佐證材料等；電子類包括認(rèn)定過(guò)程中綜合材料、電子文件、音像、照片等。

1.2 學(xué)生情況材料

學(xué)校開(kāi)展學(xué)生資助也是德育活動(dòng)的重要契機(jī)，針對(duì)學(xué)生德、智、體、美、勞及家庭經(jīng)濟(jì)情況進(jìn)行全面評(píng)估，把真正品學(xué)兼優(yōu)又特別困難的學(xué)生作為資助對(duì)象，既發(fā)揮民生工程的暖心功能，又能起到很好的正向教育引導(dǎo)作用。學(xué)生日常情況包括受資助學(xué)生日常學(xué)習(xí)和生活表現(xiàn)材料，如學(xué)習(xí)成績(jī)單、比賽獲獎(jiǎng)證書(shū)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)；現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)鑒定材料和接受資助原始資料，如生源地貸款、低保、國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金和學(xué)校助學(xué)金等。收集整理學(xué)生受資助情況，能夠?yàn)橘Y助部門全面了解學(xué)生現(xiàn)實(shí)及過(guò)往受資助情況提供重要的評(píng)估依據(jù)。

1.3 資助認(rèn)定材料

學(xué)生資助認(rèn)定材料包括審核認(rèn)定和資助部門認(rèn)定兩大類，如校級(jí)助學(xué)金認(rèn)定學(xué)生的公示、正式公布名單及申請(qǐng)表等。還有臨時(shí)性困難資助材料，如補(bǔ)助申請(qǐng)表、通知、函件和公示等。不同級(jí)別的助學(xué)檔案也有一定差異。綠色通道、國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金、國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金、國(guó)家助學(xué)金、國(guó)家助學(xué)貸款、政府及社會(huì)類助學(xué)金、校級(jí)助學(xué)金等，如國(guó)家助學(xué)金資助歸檔范圍包括：（1）綜合類：省教育廳發(fā)文；學(xué)校發(fā)文（如通知、助學(xué)金評(píng)審工作組成員名單、會(huì)議記錄、評(píng)審結(jié)果、公示及人選名單）；（2）表冊(cè)類：申請(qǐng)表；（3）財(cái)務(wù)類：國(guó)家助學(xué)金發(fā)放表、財(cái)務(wù)報(bào)銷單等；（4）電子類：學(xué)生資助業(yè)務(wù)經(jīng)辦過(guò)程中形成的綜合類、財(cái)務(wù)類、電子文件、音像和照片等電子版材料等。

2 學(xué)生資助檔案的現(xiàn)實(shí)特點(diǎn)

2.1 廣泛性

從上述學(xué)生資助檔案主要內(nèi)容分析來(lái)看，一份完整的學(xué)生資助檔案，內(nèi)容比較廣泛[4]。包括家庭情況類材料、學(xué)生情況類材料和資助認(rèn)定類材料，每一類又包括各種內(nèi)容。如家庭情況類材料包括學(xué)生的自述材料、家庭基本情況調(diào)查和學(xué)校摸底材料；學(xué)生情況類材料包括受資助學(xué)生的日常學(xué)習(xí)、生活表現(xiàn)材料、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)鑒定材料和接受資助原始資料；資助認(rèn)定類材料又包括審核認(rèn)定類材料和資助部門認(rèn)定材料等等，內(nèi)容廣泛、形式多樣、來(lái)源廣泛。

2.2 分散性

根據(jù)資助學(xué)生檔案材料形成的環(huán)節(jié)不同，納入歸檔范圍的檔案所涉及的相關(guān)職能部門眾多，這也增加了檔案收集難度。困難學(xué)生的認(rèn)定，除了學(xué)校之外，還涉及村、社區(qū)及街道等基層組織，也有民政局、農(nóng)業(yè)農(nóng)村局等出具的相關(guān)證明資料。學(xué)校內(nèi)部還涉及辦公室等多部門參與。此外，由于在校學(xué)生規(guī)模大，按照資助政策，原則上一般按照在校學(xué)生的一定比例申請(qǐng)辦理學(xué)生資助，每年都有百余人受助，資助檔案數(shù)量大、來(lái)源廣泛。

2.3 關(guān)聯(lián)性

學(xué)生資助檔案的建立主要包括資助學(xué)生的認(rèn)定、資助部門審批、公示及發(fā)放等四個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)緊密相連，所形成的檔案資料之間又存在著較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性與聯(lián)系性。學(xué)生資助檔案的關(guān)聯(lián)性特征，為做好檔案資料的收集歸檔提供了便利，及時(shí)的收集和歸檔各個(gè)流程中涉及的審核資料、申請(qǐng)資料及證明資料。

2.4 信息化

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展及其應(yīng)用，無(wú)論是學(xué)生的學(xué)籍管理還是普通的檔案管理都實(shí)現(xiàn)了信息化。早在2007年，教育部就建立了涵蓋學(xué)前教育至高等教育全過(guò)程、各教育階段的“全國(guó)學(xué)生資助管理信息系統(tǒng)”。所有福建籍的受資助學(xué)生都統(tǒng)一納入全國(guó)資助系統(tǒng)，系統(tǒng)中涵蓋家庭經(jīng)濟(jì)信息板塊、困難學(xué)生認(rèn)定管理板塊、資助項(xiàng)目管理、資助名單錄入等內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程信息化管理。在此過(guò)程中，所形成的電子學(xué)生資助檔案數(shù)量和規(guī)模也呈現(xiàn)出快速增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。尤其是《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》頒布實(shí)施以后，單套制的施行使學(xué)生資助檔案信息化程度越來(lái)越高。

3 學(xué)生資助檔案管理的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題

3.1 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一

雖然《福建省學(xué)生資助檔案管理辦法》明確學(xué)生資助檔案的歸檔、保管和利用等工作規(guī)范，但隨著電子學(xué)生資助檔案數(shù)量和規(guī)模的不斷增加，電子學(xué)生資助檔案管理方面的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不統(tǒng)一，尤其是檔案信息系統(tǒng)與學(xué)生資助管理系統(tǒng)之間尚未完全實(shí)現(xiàn)的互聯(lián)互通，單套制的落實(shí)還存在短板。由于電子學(xué)生資助文件類型、命名規(guī)則等不統(tǒng)一或不一致，導(dǎo)致學(xué)生資助辦理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間由于數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一或標(biāo)準(zhǔn)不一致，信息傳遞不暢，檔案信息數(shù)據(jù)導(dǎo)入與導(dǎo)出存在困難，信息轉(zhuǎn)換與整合難度較大。

3.2 管理機(jī)制不健全

學(xué)生資助檔案屬于學(xué)校教育教學(xué)和日常管理檔案的一部分，但受學(xué)校日常教學(xué)任務(wù)重、學(xué)生管理事務(wù)多等一些主客觀因素影響，導(dǎo)致學(xué)生資助檔案管理體制機(jī)制不健全。主要表現(xiàn)在缺少專門的學(xué)生資助檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組織，多由其他檔案管理部門兼職負(fù)責(zé)收集和管理。學(xué)校主要依據(jù)《福建省學(xué)生資助檔案管理辦法》的落實(shí)，但缺少詳細(xì)的歸檔范圍和保管期限。收集時(shí)憑借學(xué)生資助檔案資料清單，在一定程度上影響檔案收集的及時(shí)與完整。

3.3 功能發(fā)揮不顯著

學(xué)生資助檔案管理中還普遍存在著重管輕用、檔案作用發(fā)揮不明顯等現(xiàn)象。在檔案管理過(guò)程中，學(xué)校管理人員及教育工作者把資助檔案作為學(xué)生資助的一項(xiàng)憑證或記錄，缺少及時(shí)跟進(jìn)，不能通過(guò)資助檔案進(jìn)一步分析、了解受資助學(xué)生群體的學(xué)習(xí)、生活、思想及家庭狀況，一些優(yōu)秀的學(xué)生沒(méi)有被很好地發(fā)掘出來(lái)，資助活動(dòng)結(jié)束后，檔案就被束之高閣。

3.4 人員隊(duì)伍較薄弱

重教育輕檔案的現(xiàn)象依然不同程度存在。由于教育教學(xué)管理任務(wù)重、壓力大，以及受學(xué)校師資力量、人員編制的限制，使得專業(yè)從事學(xué)生資助檔案管理的人員不足，與日益增長(zhǎng)的學(xué)生資助檔案管理要求不相適應(yīng)。此外，從事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升，缺乏必要的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，信息技術(shù)應(yīng)用存在短板。

4 規(guī)范學(xué)生資助檔案管理的措施

4.1 進(jìn)一步細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

隨著《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》的頒布實(shí)施，學(xué)生資助檔案管理面臨的形勢(shì)和要求發(fā)生了巨大變化，作為檔案主管部門要進(jìn)一步做好頂層規(guī)劃設(shè)計(jì)，出臺(tái)專門的學(xué)生資助檔案管理細(xì)則，統(tǒng)一學(xué)生資助檔案歸檔范圍和保管期限。省級(jí)檔案主管部門要進(jìn)一步細(xì)化、完善《福建省學(xué)生資助檔案管理辦法》，明確國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金、國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金、國(guó)家助學(xué)金、家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定、校級(jí)學(xué)生獎(jiǎng)助學(xué)金、臨時(shí)性困難資助、勤工助學(xué)和綠色通道等不同資助項(xiàng)目具體的檔案內(nèi)容與要求，細(xì)化建檔層級(jí)，以及電子學(xué)生資助檔案歸檔立卷范圍、具體內(nèi)容和要求。要把《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》中的檔案信息化、單套制和檔案開(kāi)放利用等最新要求細(xì)化于具體的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范條款之中，制定統(tǒng)一的資助檔案細(xì)則。劃分統(tǒng)一的保管期限，可設(shè)定為30年和永久兩種，按照每學(xué)年（年度）移交一次，要求在本學(xué)年（年度）結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)歸檔[5]。

4.2 進(jìn)一步完善體制機(jī)制

學(xué)校要高度重視學(xué)生資助檔案管理工作，把學(xué)生資助檔案與其他檔案及教育教學(xué)管理擺在同等重要位置，同部署、同落實(shí)、同考核。首先，建立學(xué)生資助檔案領(lǐng)導(dǎo)組織。積極組建由分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的學(xué)生資助檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，小組成員由檔案室、辦公室、教務(wù)處和財(cái)務(wù)處等部門人員組成，實(shí)行專人負(fù)責(zé)+兼職信息員的形式，豐富學(xué)生資助檔案管理工作隊(duì)伍。其次，完善學(xué)生資助檔案管理制度。在現(xiàn)有學(xué)校檔案的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善學(xué)生資助檔案管理制度，如學(xué)生資助檔案立卷歸檔制度、安全保密制度、查詢利用制度、檔案移交制度及銷毀鑒定制度等等，始終堅(jiān)持黨管學(xué)生資助檔案原則，認(rèn)真落實(shí)學(xué)生資助檔案領(lǐng)導(dǎo)組織的各項(xiàng)規(guī)定和要求。最后，加強(qiáng)學(xué)生資助檔案信息化建設(shè)。按照《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》中有關(guān)檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)要求，加大計(jì)算機(jī)、掃描儀和檔案管理軟件等基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，將學(xué)生資助檔案與國(guó)家學(xué)生資助管理系統(tǒng)銜接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)及時(shí)歸檔與全過(guò)程歸檔。

4.3 進(jìn)一步發(fā)揮功能作用

學(xué)生資助檔案作為學(xué)校日常教育教學(xué)管理的重要組成部分，具有“存史資政育人”功能，要善于發(fā)揮學(xué)生資助檔案的現(xiàn)實(shí)應(yīng)用價(jià)值。首先，提供資助決策支持[6]。利用豐富的館藏學(xué)生資助檔案信息，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)的數(shù)據(jù)技術(shù)，研究不同學(xué)生資助項(xiàng)目的規(guī)律、特點(diǎn)和要求，為學(xué)校學(xué)生資助提供精準(zhǔn)指導(dǎo)。例如，通過(guò)學(xué)校每年學(xué)生資助的項(xiàng)目申請(qǐng)、資金發(fā)放和生源等數(shù)據(jù)分析，預(yù)測(cè)未來(lái)學(xué)生資助項(xiàng)目需求及趨勢(shì)，為學(xué)校資助決策提供參考。其次，強(qiáng)化資助項(xiàng)目管理。學(xué)生資助檔案是整個(gè)資助活動(dòng)的真實(shí)記錄，利用這些數(shù)據(jù)信息的分析和監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)學(xué)生資助項(xiàng)目的有效管理。利用學(xué)生資助項(xiàng)目管理平臺(tái)，及時(shí)掌握資助資金的使用和發(fā)放進(jìn)度等，督促資助項(xiàng)目科學(xué)管理。最后，檢驗(yàn)資助政策效果。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行學(xué)生資助效果的量化分析和評(píng)估，如受資助學(xué)生的學(xué)習(xí)與生活保障情況等，從而分析資助項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益等。此外，還要積極利用學(xué)生資助檔案信息進(jìn)行德育工作，開(kāi)發(fā)學(xué)生資助檔案中展現(xiàn)學(xué)生頑強(qiáng)拼搏、勤奮學(xué)習(xí)的優(yōu)良品質(zhì)，將其作為日常德育的鮮活教材，提升學(xué)校德育的成果。

4.4 進(jìn)一步提升業(yè)務(wù)素能

要著力培育一支高素質(zhì)的學(xué)生資助檔案管理人才隊(duì)伍。根據(jù)學(xué)校學(xué)生的規(guī)模以及編制實(shí)際，適當(dāng)增加檔案人員的隊(duì)伍，實(shí)行“專業(yè)人員+兼職信息員”模式，構(gòu)建學(xué)校大檔案管理工作格局。要在檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)學(xué)生資助檔案的收集和整理工作，并做好學(xué)生資助檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。要開(kāi)展常態(tài)化的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，既要加強(qiáng)學(xué)生資助政策的學(xué)習(xí)教育，也要做好檔案學(xué)專業(yè)理論知識(shí)的培訓(xùn)，同時(shí)還要重視計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等教育，著力打造新時(shí)代信息化背景下復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍，為學(xué)生資助檔案管理提供可靠的人才支持和保障。

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