國有企業(yè)文書檔案管理規(guī)范化與路徑分析

摘 要：在國有企業(yè)的快速發(fā)展過程中，企業(yè)文書檔案的規(guī)范化管理具有不可替代的作用。國有企業(yè)文書檔案管理規(guī)范化有利于文書檔案的二次開發(fā)和利用，對于提升管理效能、助推企業(yè)改革有促進(jìn)作用。當(dāng)前部分國有企業(yè)文書檔案管理過程中還存在一些現(xiàn)實(shí)性問題，文章從制度化、信息化、管理能力等多個維度出發(fā)，提出加強(qiáng)企業(yè)文書檔案管理的制度化建設(shè)，提升管理的效能；提升企業(yè)文書檔案管理的信息化建設(shè)，提升數(shù)字化水平；加強(qiáng)企業(yè)文書檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提升管理能力；加強(qiáng)文書檔案管理部門的配合，加強(qiáng)檔案管理工作的銜接等措施，以進(jìn)一步提升企業(yè)文書檔案管理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；文書檔案管理；管理規(guī)范化

國有企業(yè)文書檔案是指國有企業(yè)在不同的時期開展生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等業(yè)務(wù)活動的過程中，所形成的各種類型材料的集合，對于企業(yè)的革新和發(fā)展具有十分重要的作用。國有企業(yè)文書檔案管理工作一定層面上反映了企業(yè)的管理運(yùn)營狀況，是國企管理工作的重要組成部分，國有企業(yè)文書檔案管理規(guī)范化對于企業(yè)的改革和推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)等具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 國有企業(yè)文書檔案管理規(guī)范化的重要意義

1.1 有利于國有企業(yè)文書檔案的開發(fā)和利用

國有企業(yè)文書檔案是對于企業(yè)所開展的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及銷售等不同環(huán)節(jié)的反映和記錄，一定層面上體現(xiàn)了企業(yè)的整體運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。國有企業(yè)文書檔案管理者通過加強(qiáng)制度建設(shè)、規(guī)范文書檔案的管理流程，提升檔案管理的分類等舉措，可以進(jìn)一步提升檔案開發(fā)和運(yùn)用的價值。尤其是通過對檔案的分析和數(shù)據(jù)對比，可以分析出企業(yè)運(yùn)行過程中所存在的問題和短板，修正企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，進(jìn)一步反哺于企業(yè)的發(fā)展[1]。因此，深入挖掘企業(yè)文書檔案，充分發(fā)揮檔案的價值，有利于國有企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

1.2 有利于提升國有企業(yè)文書檔案管理的信息化水平

國有企業(yè)文書檔案管理工作在規(guī)范化建設(shè)的過程中，需要更新管理手段。而信息化建設(shè)是企業(yè)文書檔案管理規(guī)范化的有效支撐，國有企業(yè)在激烈的市場競爭環(huán)境和時代發(fā)展的要求下，要不斷地提升信息化賦能企業(yè)文書檔案管理的效能。為此，國有企業(yè)文書檔案的規(guī)范化建設(shè)有利于完善國有企業(yè)文書檔案信息化配套設(shè)施的完善和購置，有利于引導(dǎo)檔案管理者革新管理理念，以信息化建設(shè)為先導(dǎo)，提升檔案管理的信息化、數(shù)字化能力。加快了企業(yè)文書檔案管理的信息化建設(shè)，提升了檔案管理的效能。

1.3 有利于提升檔案管理者的業(yè)務(wù)能力

人是國有企業(yè)文書檔案管理的關(guān)鍵，尤其是企業(yè)文書檔案管理者的管理水平直接影響著文書檔案管理的質(zhì)量。為此，加強(qiáng)文書檔案管理的規(guī)范化水平要求提高檔案管理者的業(yè)務(wù)能力。這要求企業(yè)文書檔案管理者要不斷地豐富自身的管理技能，了解企業(yè)文書檔案管理的一些前沿理念，熟悉企業(yè)文書檔案管理的基本要求，掌握企業(yè)文書檔案管理的流程和步驟，這樣才能滿足國有企業(yè)發(fā)展過程中對檔案管理工作的需求。這也有利于企業(yè)文書檔案管理者夯實(shí)自己的業(yè)務(wù)技能和水平，以應(yīng)對企業(yè)改革的要求。

2 影響國有企業(yè)文書檔案管理規(guī)范化的因素

2.1 國有企業(yè)文書檔案管理者的觀念因素

國有企業(yè)文書檔案管理者是加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，規(guī)范檔案管理環(huán)節(jié)的重要因素。而國有企業(yè)文書檔案管理者的觀念則是影響因素中的重要抓手。管理者是否重視企業(yè)文書檔案管理工作，直接影響著檔案管理規(guī)范化水平，部分企業(yè)文書檔案管理者僅僅把檔案管理理解為檔案的收集、整理、歸納等基本環(huán)節(jié)，以方便后期的二次使用。這種傳統(tǒng)的認(rèn)知有些偏頗，企業(yè)文書的檔案管理不僅是傳統(tǒng)的管理，還涉及文書檔案的二次開發(fā)和利用，涉及后期企業(yè)文書檔案價值的挖掘。此外，企業(yè)文書檔案管理者是否能夠不斷革新檔案管理理念，不斷進(jìn)行創(chuàng)新性管理思維的革新也會影響企業(yè)文書檔案管理的質(zhì)量。企業(yè)文書檔案管理者能否不斷地學(xué)習(xí)新的管理理念，不斷的掌握前沿性的檔案管理知識，不斷的創(chuàng)新管理的方式和方法，更能影響文書檔案管理的規(guī)范化建設(shè)水平乃至企業(yè)管理質(zhì)量。

2.2 國有企業(yè)文書檔案管理者受教育水平因素

國有企業(yè)文書檔案管理工作在整個國有企業(yè)管理工作中具有重要的地位，甚至影響著企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和改革。然而部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)把企業(yè)文書檔案管理工作視為“養(yǎng)老崗”“清閑崗”，甚至把國有企業(yè)文書檔案管理工作邊緣化。這就導(dǎo)致部分國有企業(yè)文書檔案管理工作由學(xué)歷水平較低或?qū)W習(xí)能力不強(qiáng)的人來完成。受教育者的學(xué)歷水平和學(xué)習(xí)能力一定程度上影響著國有企業(yè)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，尤其是學(xué)習(xí)能力較低的人員對于接觸新操作技能的接受程度較低，上手速度慢。此外，受限于專業(yè)的文書檔案管理知識和實(shí)操水平，文書檔案管理者則缺乏文書檔案管理的創(chuàng)新動力和創(chuàng)新能力，這也致使文書檔案管理工作凸顯出一定的滯后性，進(jìn)而影響文書檔案管理效能。

2.3 國有企業(yè)文書檔案管理者技術(shù)因素

國有企業(yè)的快速發(fā)展離不開國有企業(yè)文書檔案管理工作的賦能和輔助，然而企業(yè)文書檔案管理者的操作技術(shù)和管理水平是至關(guān)重要的影響因素。尤其是管理者是否能夠熟練地掌握企業(yè)文書檔案管理過程中收集、整理、梳理、保存、借閱及開發(fā)等步驟，能否深入地理解上述環(huán)節(jié)中的注意事項(xiàng)及工作細(xì)節(jié)。與此同時，管理者是否具備一定的信息化或者數(shù)字化操作能力也直接影響著企業(yè)文書檔案管理的水平。尤其是，文書檔案管理者是否能夠熟練地操作信息化檔案管理設(shè)備，能否依托信息化設(shè)備針對電子材料和影像資料進(jìn)行精細(xì)化和規(guī)范化分類，能否依托信息化設(shè)備針對電子版檔案進(jìn)行二次開發(fā)和價值的挖掘，這些一定程度上都影響著企業(yè)文書檔案管理工作。此外，企業(yè)文書檔案管理者能否不斷的依據(jù)自己檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)不斷地進(jìn)行技術(shù)操作的升級，提升檔案管理水平的高度，這也是影響檔案管理規(guī)范化的重要因素。

3 國有企業(yè)文書檔案管理規(guī)范化存在的問題

3.1 企業(yè)文書檔案管理制度化建設(shè)滯后

國有企業(yè)文書檔案管理的制度化建設(shè)水平直接影響著國有企業(yè)文書檔案管理的質(zhì)量和層次，影響著企業(yè)的后續(xù)發(fā)展。部分國有企業(yè)文書檔案的制度化建設(shè)有待進(jìn)一步優(yōu)化。其一，企業(yè)文書檔案管理過程中的制度化建設(shè)需要進(jìn)一步完善。尤其是針對不同的檔案管理環(huán)節(jié)要依據(jù)其工作過程具體化而優(yōu)化制度內(nèi)容，提供工作準(zhǔn)則。其二，企業(yè)文書檔案管理監(jiān)督制度不健全。這就容易導(dǎo)致文書檔案管理過程中出現(xiàn)一些工作的失職和漏洞，甚至給企業(yè)造成一定的經(jīng)濟(jì)損失。

3.2 企業(yè)文書檔案管理信息化建設(shè)不足

國有企業(yè)文書檔案的信息化建設(shè)水平是衡量國有企業(yè)檔案規(guī)范化建設(shè)的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，然而部分國有企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)不足。其一，信息化設(shè)備的資金投入不足，信息化設(shè)備的配套設(shè)施不齊全，一定層面制約了國有企業(yè)文書檔案的管理水平。其二，信息化軟件的開發(fā)和應(yīng)用較為滯后，檔案的數(shù)字化處理水平不足。尤其是部分國有企業(yè)缺少檔案信息化處理的一體化軟件或平臺，制約了檔案管理的效率。另外，文書檔案的數(shù)字化處理水平有待提升，也限制了檔案二次開發(fā)和利用價值的挖掘。

3.3 企業(yè)文書檔案管理隊(duì)伍的水平有待增強(qiáng)

文書檔案管理隊(duì)伍是檔案規(guī)范化建設(shè)的根本，而部分國有企業(yè)的檔案管理隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)。其一，部分檔案管理隊(duì)伍的思想教育有待加強(qiáng)。尤其是針對檔案管理工作的特殊性，對于堅(jiān)定政治立場，形成良好的工作作風(fēng)的認(rèn)知不足。僅把文書檔案管理工作當(dāng)成普通崗位，殊不知檔案管理工作具有嚴(yán)格的保密性、嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性及價值的二次開放性等特點(diǎn)。其二，文書檔案管理隊(duì)伍的職業(yè)技能培養(yǎng)有待增強(qiáng)。

3.4 企業(yè)文書檔案管理部門配合不足

國有企業(yè)涉及部分較多，高質(zhì)量的檔案管理工作需要不同部門的檔案管理者協(xié)同配合，然而部分部門的兼職檔案管理人員對溝通的重視程度不夠，部門配合銜接不暢[2]。其一，針對部門兼職檔案管理者而言缺少檔案管理的行為規(guī)范。其二，部門兼職檔案管理人員的認(rèn)識不到位，導(dǎo)致歸檔專業(yè)技能不扎實(shí)。這在一定層面上影響了文書檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。

4 國有企業(yè)文書檔案管理規(guī)范化的路徑

4.1 加強(qiáng)企業(yè)文書檔案管理的制度化建設(shè)，提升管理的效能

依據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等檔案法律法規(guī)，規(guī)范文書檔案管理制度是國有企業(yè)發(fā)展的有力支撐和重要推進(jìn)劑，有益于促進(jìn)企業(yè)的完善和發(fā)展。然而部分國有企業(yè)文書檔案的制度化建設(shè)還較為滯后，文書檔案管理的效率還不高。為此，要加強(qiáng)企業(yè)文書檔案管理的制度化建設(shè)。首先，依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》結(jié)合國有企業(yè)發(fā)展的實(shí)際，制定完善的文書檔案管理制度。良好的文書檔案管理制度構(gòu)建為文書檔案管理工作提供基本的方向遵循和有效支撐，為此針對文書檔案管理的各個環(huán)節(jié)制定清晰而規(guī)范的工作制度。針對紙質(zhì)文檔和電子文檔的收集、整理、梳理、保存和借閱等環(huán)節(jié)一定要有針對性地制定基本的工作準(zhǔn)則。同時結(jié)合國有企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的實(shí)際形成檔案管理制度的特色，既要制定常規(guī)企業(yè)文書檔案管理制度化內(nèi)容，也要形成企業(yè)文書檔案管理的特色制度。其次，構(gòu)建企業(yè)文書檔案管理的監(jiān)督制度。要針對不同部門檔案的收集和整理及流轉(zhuǎn)形成規(guī)范化的監(jiān)督流程和制度，以便于及時將企業(yè)文書檔案歸檔并保證其完善性[3]。

4.2 提升企業(yè)文書檔案管理的信息化建設(shè)，提升數(shù)字化水平

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和數(shù)字技術(shù)應(yīng)用的廣泛化，各行各業(yè)都在不斷地適應(yīng)信息化發(fā)展的大潮而不斷提升的行業(yè)要求。而信息化也推動了各行業(yè)的發(fā)展和行業(yè)領(lǐng)域的迭代升級，尤其是在企業(yè)文書檔案管理方面其信息化建設(shè)也成為提升文書檔案管理水平的重要標(biāo)志之一。首先，配套信息化文書檔案管理設(shè)備，探索文書檔案管理環(huán)節(jié)的信息化。國有企業(yè)加大文書檔案管理信息化設(shè)備的采買，投入一定的資金用于支撐檔案管理的信息化建設(shè)。探索文書檔案管理無紙化和電子化建設(shè)，以信息化設(shè)備為支撐，以數(shù)字化為先導(dǎo)，提升文書檔案管理的信息化水平。其次，加強(qiáng)檔案信息化軟件的應(yīng)用，提升檔案數(shù)字化處理水平。國有企業(yè)文書檔案管理部門要加強(qiáng)與第三方服務(wù)公司的合作，推進(jìn)信息化軟件的應(yīng)用和普及，通過信息化軟件平臺實(shí)現(xiàn)電子文檔的處理、調(diào)閱和存檔等功能。此外，加強(qiáng)檔案的數(shù)字化處理，做好數(shù)據(jù)的備份和存儲工作，通過數(shù)字化梳理以進(jìn)一步提升檔案的二次開發(fā)效能和管理水平。

4.3 加強(qiáng)企業(yè)文書檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提升管理能力

人是一切行為活動的主體，而國有企業(yè)文書檔案管理工作最終也要靠人來完成，尤其是高素質(zhì)人才是企業(yè)文書檔案管理的關(guān)鍵。為此，國有企業(yè)要加強(qiáng)企業(yè)文書檔案管理隊(duì)伍的培養(yǎng)和建設(shè)，才能更好地推進(jìn)文書檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。首先，加強(qiáng)企業(yè)文書檔案管理隊(duì)伍的思想建設(shè)。從人員選拔上而言要選擇政治立場堅(jiān)定，服務(wù)意識強(qiáng)，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人才從事企業(yè)文書檔案管理。尤其是后期要加強(qiáng)對文書檔案管理人員的思想教育，文書檔案管理涉及企業(yè)運(yùn)行和發(fā)展的核心機(jī)密，而國有企業(yè)由于其性質(zhì)的特殊性，要求文書檔案管理人員必須政治可靠、作風(fēng)正。注重文書檔案管理人員的作風(fēng)建設(shè)，開展系列主題教育活動，堅(jiān)定檔案管理人員的政治立場[4]。其次，開展常態(tài)化培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)。國有企業(yè)針對企業(yè)文書檔案管理工作開展專題性研討和培訓(xùn)，采取引進(jìn)來和走出去相結(jié)合的策略。國有企業(yè)為文書檔案管理人員提供外出學(xué)習(xí)交流的機(jī)會，開闊眼界拓寬視野。此外，聘請一些企業(yè)文書檔案管理領(lǐng)域內(nèi)容的專家開展專題授課，講授一些前沿理念和做法，提升國企文書檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和底蘊(yùn)。

4.4 加強(qiáng)文書檔案管理部門的配合，加強(qiáng)檔案管理工作的銜接

國有企業(yè)部分劃分較多涉及的工作領(lǐng)域較為繁雜，這也增添了文書檔案管理的歸檔難度。而國有企業(yè)文書檔案歸檔涉及多個部門，因此要提升檔案規(guī)范化建設(shè)，提升檔案管理的協(xié)同配合和銜接性。首先，國有企業(yè)文書檔案管理部門要針對部門檔案銜接配合工作等內(nèi)容制定規(guī)章制度。尤其是檔案管理部門針對國有企業(yè)各部門的工作類別和職責(zé)，明確配合的基本內(nèi)容和工作原則，及時將企業(yè)文書的檔案進(jìn)行歸檔并做好移交等銜接工作[6]。其次，國有企業(yè)文書檔案管理者要針對不同部門兼職檔案負(fù)責(zé)人開展部門協(xié)同配合的培訓(xùn)。針對國企各部門的工作特點(diǎn)和實(shí)際，開展指導(dǎo)性工作，以進(jìn)一步提升檔案管理工作的銜接和配合質(zhì)量。

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