大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案資源建設(shè)研究

文小瓊

［收稿日期］2023-11-10

［摘 要］文章從大數(shù)據(jù)時(shí)代的視角出發(fā)，探討高校檔案資源建設(shè)，首先闡述大數(shù)據(jù)對(duì)高校檔案資源建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，其次分析大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案資源建設(shè)面臨的難題，如檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施不健全、檔案數(shù)字化服務(wù)功能薄弱以及缺乏合適的用人機(jī)制等，最后提出大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息資源建設(shè)的方向與路徑，包括健全檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施、加強(qiáng)檔案資源共享模式建設(shè)以及提高檔案管理人員專業(yè)化水平。

［關(guān)鍵詞］大數(shù)據(jù)；高校；檔案資源；資源建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.10.061

［中圖分類號(hào)］G271；G647［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2024）10-0-03

0? ? ?引 言

大數(shù)據(jù)技術(shù)的興起為高校檔案管理提供了新的機(jī)遇，通過大數(shù)據(jù)分析和處理，高?？梢愿咝У毓芾?、利用檔案信息。《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出：到2025年，檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展；大力推進(jìn)“增量電子化”，促進(jìn)各類電子文件應(yīng)歸盡歸、電子檔案應(yīng)收盡收，市地級(jí)以上國(guó)家檔案館全部具備電子檔案接收能力，電子檔案在檔案資源體系中占比明顯提高。當(dāng)前，各級(jí)檔案部門正在主動(dòng)融入數(shù)字經(jīng)濟(jì)、數(shù)字社會(huì)、數(shù)字政府建設(shè)，推動(dòng)檔案全面納入國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，在國(guó)家相關(guān)政策和重大舉措中強(qiáng)化電子檔案管理要求，實(shí)現(xiàn)對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的數(shù)據(jù)歸口管理?；诖?，高校也要加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，提高檔案資源利用效率。

1? ? ?大數(shù)據(jù)對(duì)高校檔案資源建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

1.1? ?提高信息管理和檢索效率

大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠處理和分析大規(guī)模、多樣化的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效管理和檢索。通過大數(shù)據(jù)分析算法，高校可以快速準(zhǔn)確地定位需要的信息，提高檔案檢索的速度和準(zhǔn)確性，從而更迅速地響應(yīng)各類查詢需求，提供更加便捷的服務(wù)。通過自動(dòng)化的數(shù)據(jù)處理和分析工具，高校可以大幅提高整個(gè)檔案管理的效率，包括檔案的存儲(chǔ)、檢索、歸檔等環(huán)節(jié)，這有助于高校檔案館更迅速、準(zhǔn)確地滿足用戶需求，提高服務(wù)水平［1］。

1.2? ?加強(qiáng)智能決策支持

大數(shù)據(jù)分析技術(shù)可以為高校提供更全面的檔案信息圖譜，揭示內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律。通過檔案數(shù)據(jù)的深入挖掘，高校管理層可以作出更為明智的決策，優(yōu)化資源配置，規(guī)劃發(fā)展方向。大數(shù)據(jù)的智能決策支持功能能夠?yàn)楦咝n案資源的戰(zhàn)略規(guī)劃和管理提供科學(xué)依據(jù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以深度挖掘檔案中有價(jià)值的信息，通過數(shù)據(jù)分析，揭示檔案的潛在聯(lián)系，這不僅有助于更好地呈現(xiàn)高校歷史、發(fā)展軌跡，還能夠?yàn)閷W(xué)術(shù)研究提供更多數(shù)據(jù)支持。

1.3? ?強(qiáng)化信息安全和合規(guī)保障

高校利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)可以加強(qiáng)電子檔案的安全管理，實(shí)施嚴(yán)格的權(quán)限控制和數(shù)據(jù)加密，確保檔案信息的機(jī)密性和完整性。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)也有助于高校遵循相關(guān)法規(guī)，提高檔案管理的合規(guī)性。這對(duì)保障敏感信息不被非法獲取具有重要的意義。大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以提高檔案信息的安全性和可信度。通過采用先進(jìn)的加密技術(shù)和權(quán)限控制機(jī)制，高?？梢源_保檔案信息在存儲(chǔ)和傳輸過程中的安全性。此外，大數(shù)據(jù)技術(shù)也可用于確保檔案的真實(shí)性和完整性，防范檔案被竄改或丟失，這是檔案資源建設(shè)的重要保障，尤其對(duì)于高校檔案館保存重要?dú)v史文獻(xiàn)和文件具有重要的價(jià)值。

2? ? ?大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案資源建設(shè)面臨的難題

2.1? ?檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施不健全

在數(shù)字化檔案資源建設(shè)過程中，高校需要使用一些設(shè)備來支持?jǐn)?shù)字檔案掃描、儲(chǔ)存、傳輸和管理，包括掃描儀、刻錄機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、投影儀等。高校在這些設(shè)備的配備方面存在不足，特別是在掃描儀等數(shù)字化設(shè)備的配備方面，導(dǎo)致高校數(shù)字化檔案資源建設(shè)進(jìn)度受到影響。缺乏足夠的數(shù)字化設(shè)備，導(dǎo)致數(shù)字檔案制作速度慢，且效率低下。數(shù)字化檔案通常需要在不同地點(diǎn)之間傳輸，如果網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不健全，數(shù)據(jù)傳輸速度會(huì)變慢，數(shù)據(jù)丟失問題也會(huì)出現(xiàn)［2］。

2.2? ?檔案服務(wù)功能薄弱

目前，我國(guó)高校檔案網(wǎng)站一般只提供電子郵件服務(wù)、表格下載服務(wù)、少量的信息咨詢服務(wù)及簡(jiǎn)單的信息檢索服務(wù)，服務(wù)方式比較單一。第一，技術(shù)支撐不足。目前，高校缺乏先進(jìn)的技術(shù)支持，如數(shù)字化工具、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、云計(jì)算等，導(dǎo)致檔案資源建設(shè)低效、信息檢索不便以及無法充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的潛力。第二，服務(wù)功能薄弱。服務(wù)功能薄弱表現(xiàn)為信息檢索困難、無法提供個(gè)性化服務(wù)、缺乏與其他系統(tǒng)的集成等。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案應(yīng)當(dāng)成為高校學(xué)術(shù)研究、教學(xué)支持和決策制定的重要依托，如果服務(wù)功能薄弱，將影響檔案的價(jià)值和應(yīng)用廣度。第三，信息安全和隱私保護(hù)不足。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校運(yùn)營(yíng)發(fā)展涉及大量敏感信息，包括個(gè)人身份信息、學(xué)術(shù)研究成果等。高校的檔案系統(tǒng)如果缺乏足夠的信息安全保障能力和隱私保護(hù)能力，會(huì)導(dǎo)致信息泄露、竄改、濫用等問題，嚴(yán)重影響高校聲譽(yù)。信息安全不足也違反相關(guān)法律法規(guī)，帶來法律責(zé)任和

風(fēng)險(xiǎn)。

2.3? ?缺乏合適的用人機(jī)制

高校檔案資源建設(shè)過程中的用人機(jī)制存在明顯不足，表現(xiàn)為專職工作人員少、整體水平參差不齊、專業(yè)知識(shí)水平偏低、業(yè)務(wù)更新意識(shí)較差等，導(dǎo)致檔案人員難以滿足新時(shí)代背景下高校檔案信息資源建設(shè)要求。缺乏合適的用人機(jī)制還會(huì)導(dǎo)致人才流失、工作效率低下以及檔案管理質(zhì)量不穩(wěn)定等問題。高校在電子檔案資源建設(shè)方面還存在專職人員缺乏的問題。其中，少部分高校檔案館沒有配備電子檔案資源建設(shè)專職人員，大多數(shù)高校檔案館沒有專人維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全，這表明高校缺少專業(yè)人員負(fù)責(zé)電子檔案的開發(fā)、維護(hù)和安全管理，從而影響了電子檔案資源建設(shè)工作的正常進(jìn)行。另外，高校檔案管理人員的考核機(jī)制存在不足，缺乏獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰機(jī)制。

3? ? ?大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息資源建設(shè)的方向與路徑

3.1? ?健全檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施

檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化管理，加快檔案管理進(jìn)程，提高工作效率。數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施使得檔案信息檢索、存儲(chǔ)、傳遞更為便捷，能節(jié)省大量人力和時(shí)間成本。數(shù)字化檔案系統(tǒng)使得檔案資源更易于訪問和利用。師生可以通過網(wǎng)絡(luò)獲取所需信息，不再依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，從而提高檔案資源的利用效率，促進(jìn)教學(xué)、科研和管理等方面的發(fā)展?；诖耍咝Ｒ獜亩喾矫娼∪珯n案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施。

第一，制定和完善相關(guān)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。制定數(shù)字化檔案建設(shè)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，包括數(shù)據(jù)格式、存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)等，這有助于確保不同高校采用的數(shù)字化檔案系統(tǒng)和技術(shù)能夠兼容，提高系統(tǒng)的互操作性，避免出現(xiàn)信息孤島的問題，同時(shí)有助于確保數(shù)字化檔案長(zhǎng)期可持續(xù)利用。第二，強(qiáng)化資金支持和建設(shè)合理的硬件設(shè)施。高校要投入足夠的資金來購(gòu)置和維護(hù)先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件基礎(chǔ)設(shè)施，包括建設(shè)高效、安全的數(shù)據(jù)中心，確保數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)、備份、檢索等需求都能夠得到充分滿足。第三，編制檔案數(shù)字化規(guī)劃。高校應(yīng)該編制長(zhǎng)期的檔案數(shù)字化規(guī)劃，明確檔案數(shù)字化的目標(biāo)、范圍、時(shí)間表和投資計(jì)劃。規(guī)劃應(yīng)考慮到不同檔案種類的數(shù)字化需求，確保數(shù)字化工作有序推進(jìn)，以滿足高校的實(shí)際需求。第四，高校在搭建檔案管理系統(tǒng)時(shí)應(yīng)確保系統(tǒng)具備安全可靠的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和傳輸功能，同時(shí)要考慮用戶友好性，以便檔案管理人員的使用［3］。

3.2? ?加強(qiáng)檔案資源共享模式建設(shè)

高?？梢岳脜^(qū)塊鏈技術(shù)加強(qiáng)檔案資源共享模式建設(shè)。2018年5月，兩院院士大會(huì)上將區(qū)塊鏈技術(shù)、人工智能技術(shù)、量子通信技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、移動(dòng)通信技術(shù)列為21世紀(jì)的新一代信息技術(shù)。2019年10月，區(qū)塊鏈正式上升到國(guó)家戰(zhàn)略高度。2020年4月，國(guó)家發(fā)展改革委首次將“區(qū)塊鏈”列入新型基礎(chǔ)設(shè)施的范圍，明確其屬于新基建的信息基礎(chǔ)設(shè)施［4］。區(qū)塊鏈技術(shù)是一種使用加密技術(shù)鏈接的分布式賬本系統(tǒng)，能夠按順序追加組織共識(shí)確認(rèn)的數(shù)據(jù)塊，具有防篡改性，能夠創(chuàng)建最終的、確定的和不可變的賬本記錄。區(qū)塊鏈的基本技術(shù)特征包括將一段時(shí)間內(nèi)發(fā)生的事務(wù)處理編組成區(qū)塊，通過密碼學(xué)摘 要方式按先后順序連接成鏈，并將該鏈在參與節(jié)點(diǎn)間復(fù)制和共享，由網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集體維護(hù)。區(qū)塊鏈的核心價(jià)值在于通過技術(shù)手段解決了“去信任”的問題，為高校電子檔案資源的共建共享提供了防丟失、可追溯、確權(quán)等功能。高校可以借鑒我國(guó)政府的組織結(jié)構(gòu)理解，將電子檔案資源協(xié)同共享視為“條條”“塊塊”部門之間的關(guān)系。在此理解下，各高校檔案館可以視為“條”，具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，且存在電子檔案資源共享的需求；而高校內(nèi)的教務(wù)處、人事處等涉及檔案生成移交的部門可以視為“塊”。高校內(nèi)各部門對(duì)高校檔案館（室）的節(jié)點(diǎn)互為公開節(jié)點(diǎn)，部門之間的節(jié)點(diǎn)為非公開節(jié)點(diǎn)，如圖1所示。

3.3? ?提高檔案管理人員的專業(yè)化水平

高校檔案管理人員通過專業(yè)化培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，能夠更好地理解和掌握檔案管理的理論知識(shí)與實(shí)踐技能［5］，從而規(guī)范檔案資源建設(shè)流程，提高建設(shè)效率。人員專業(yè)化水平的提高有助于確保檔案資源建設(shè)工作符合相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求，減少操作失誤，提高建設(shè)效率。隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，高校檔案資源逐漸向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，具有較高專業(yè)化水平的檔案管理人員能夠更好地應(yīng)對(duì)電子檔案資源建設(shè)挑戰(zhàn)，包括數(shù)據(jù)安全、信息檢索和數(shù)字化檔案系統(tǒng)維護(hù)等方面［6］?；诖?，高校要著手提高檔案管理人員的專業(yè)化水平。

第一，加強(qiáng)組織支持和資源保障。高校高層管理者應(yīng)充分重視檔案資源建設(shè)工作，為檔案管理人員培養(yǎng)奠定基礎(chǔ)，如投入一定的人才培養(yǎng)經(jīng)費(fèi)，并確保經(jīng)費(fèi)配備到位，還要為檔案管理人員培養(yǎng)提供必要的設(shè)備和技術(shù)支持，充分保障人才培養(yǎng)工作落到實(shí)處［7］。第二，優(yōu)化人才隊(duì)伍，增強(qiáng)其內(nèi)生動(dòng)力。通過競(jìng)爭(zhēng)上崗、考核激勵(lì)等方式，調(diào)動(dòng)現(xiàn)有工作人員的積極性。第三，實(shí)施人才戰(zhàn)略，加強(qiáng)引才引智。高校應(yīng)編制檔案管理人才中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，積極引進(jìn)緊缺人才和高端人才。采取“引進(jìn)來”和“走出去”相結(jié)合的策略，通過國(guó)內(nèi)外人才交流、合作等方式，打造一支高水平的檔案資源建設(shè)工作隊(duì)伍，為高校檔案資源建設(shè)提供人才

保障［8］。

4? ? ?結(jié)束語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校在檔案資源建設(shè)過程中可以充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息管理和檢索效率提高、智能決策支持加強(qiáng)、信息安全和合規(guī)保障強(qiáng)化等，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化、智能化和安全化建設(shè)。然而，高校檔案資源建設(shè)過程中也面臨諸多問題，如檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施不健全、服務(wù)功能薄弱以及缺乏合適的用人機(jī)制等。為了解決上述問題，我國(guó)高校應(yīng)采取健全檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施、加強(qiáng)高校檔案資源共享模式建設(shè)、提高檔案管理人員專業(yè)化水平等措施，從而提高檔案資源建設(shè)效率。通過這些努力，高?？梢愿玫仨槕?yīng)數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展，提升檔案管理的效能和水平。

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