文書檔案收集過程中的溝通與協(xié)作研究

摘 要：在檔案管理中，文書檔案收集是一項基礎(chǔ)性工作，也是一項十分重要的工作。文書檔案收集工作質(zhì)量會直接影響文書檔案收集后的歸檔、移交、鑒定、整理、著錄等其他檔案業(yè)務(wù)工作。與其他檔案業(yè)務(wù)工作流程相比，文書檔案收集過程中涉及更多的是人。這就需要做好溝通，獲取支持，構(gòu)建協(xié)作機(jī)制。本文分析了文書檔案工作收集的主要特點，討論了文書檔案收集的具體原則，從溝通、協(xié)作兩個方面就做好文書檔案收集過程中的溝通內(nèi)容及方式、協(xié)作形式及要求提出了具體措施，具有積極的指導(dǎo)意義和現(xiàn)實參考價值。

關(guān)鍵詞：文書檔案；檔案收集；溝通；協(xié)作

概述

根據(jù)《檔案工作基本術(shù)語》，“收集”是指檔案館（檔案室）接收、征集檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動。也即檔案館（檔案室）按照國家規(guī)定收存、征收檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動。從文書檔案工作的整個業(yè)務(wù)流程來看，收集是一項基礎(chǔ)性工作，文書檔案收集工作能否做到完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，會直接影響文書檔案收集后的歸檔、移交、鑒定、整理、著錄等其他檔案業(yè)務(wù)工作的質(zhì)量。與此同時，文書檔案收集又有其自身的特點和規(guī)律。文書檔案形成多樣、形成過程分散，涉及部門多，需要多部門協(xié)調(diào)。與其他工作流程相比，收集過程中涉及更多的是人[1]，主要工作內(nèi)容是對產(chǎn)生檔案資料的活動規(guī)律了解，并采用相應(yīng)收集措施，更好地履行檔案部門行政管理職能。而“溝通”則是指人與人之間或人與群體之間思想與感情的傳遞和反饋，以求思想達(dá)成一致和感情的通暢。文書檔案收集需要檔案管理部門與文書檔案形成部門之間保持良好溝通，知曉文書檔案收集的具體要求，這是做好文書檔案收集工作的關(guān)鍵。

1 文書檔案收集工作的特點

1.1 收集主體與客體的確定性

從《檔案工作基本術(shù)語》中“收集”的內(nèi)涵來看，文書檔案收集的主體是檔案館或檔案室。如未成立專門的檔案館或檔案室，一般由辦公室負(fù)責(zé)收集?？腕w則是文書檔案。與科技檔案、人事檔案、會計檔案不同，文書檔案主要指公文、合同、會議記錄、報告、指示、總結(jié)、批復(fù)等文件材料。文書檔案前體是“文書”，即機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位，甚至是個人在日常工作或活動中產(chǎn)生的文件記錄和資料。而文書檔案就是由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案。在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中，文書檔案包括辦公室召開工作會議、專題會議的文件材料；醫(yī)院請示及上級機(jī)關(guān)批復(fù)等；黨委會會議記錄；工會換屆選舉結(jié)果等。

1.2 收集渠道與路徑的多源性

文件材料形成于不同部門，文書檔案收集的途徑和渠道也呈現(xiàn)出多樣性特征。這也是文書檔案收集過程中強(qiáng)調(diào)溝通、協(xié)作的必然要求。從收集的途徑來看，醫(yī)院文書檔案來自辦公室、黨委辦、醫(yī)務(wù)辦、人事科、工會、基建等部門。收集的渠道既有線下到各個部門收集，也有登錄醫(yī)院文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)線上收集，還有從郵件系統(tǒng)、郵政、快遞等渠道收集。從收集的頻率來看，既有定期收集，也有不定期收集。其中定期收集一般需要到具體部門收集，而不定期收集則主要針對某一專項重大活動采取的收集方式。如工會換屆選舉結(jié)束，要及時跟進(jìn)收集文書檔案。

1.3 收集標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的統(tǒng)一性

檔案收集是一項專業(yè)性工作，收集的標(biāo)準(zhǔn)、要求、頻率、范圍都有著明確的規(guī)定?！稒n案法》《檔案法實施條例》規(guī)定，電子文書檔案收集等工作應(yīng)滿足“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，且符合“四性”要求?！饵h政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》規(guī)定，電子公文收集由“電子公文形成或辦理部門完成”。黨政機(jī)關(guān)電子文件的收集步驟與流程包括“捕獲—錄入—轉(zhuǎn)換”，明確規(guī)定電子公文收集中的“捕獲”時間、內(nèi)容及要求，即電子公文“形成”“辦理”的過程中“隨時”捕獲；既要捕獲“電子公文元數(shù)據(jù)”，也要捕獲“電子公文內(nèi)容數(shù)據(jù)”，還要保持收集捕獲到的電子公文之間的有機(jī)聯(lián)系。

1.4 收集方式與方法的多樣性

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，萬寧醫(yī)院逐漸成為集預(yù)防、醫(yī)療、康復(fù)、教學(xué)、科研、心理咨詢、戒毒治療、勞動鑒定等于一體的三級精神?？漆t(yī)院。醫(yī)院各部門、各科室活動檔案形成的特點、規(guī)律不相同，這就使文書檔案收集形式多樣。而且一些文書檔案形成特點及形成環(huán)境條件不同，也要求采取多樣的收集方法。醫(yī)院內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)工作穩(wěn)定的，由文書檔案形成部門收集、立卷。非常設(shè)機(jī)構(gòu)或臨時性機(jī)構(gòu)，醫(yī)院舉辦周年慶活動，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)收集。因此，文書檔案收集，時間上有定期收集和非定期收集；渠道上有線上收集和線下收集；形式上有電子文書收集和非電子文書收集。

2 文書檔案收集工作原則

2.1 來源可靠性

從文書檔案收集的主客體看，收集的主體應(yīng)是檔案館、檔案室或者行使檔案管理的辦公室、黨務(wù)室等，收集的客體為文書檔案。文書檔案收集應(yīng)堅持來源主體的可靠性以及所載事由/內(nèi)容的來源可靠性。從主體來源可靠性而言，是指某一全宗文書檔案或者全宗外的其他具有保存價值的文書檔案。尤其在信息化時代背景下，文書檔案收集的來源可靠性既要檔案管理部門按照文書檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，做好完整、全面收集；又要其他部門或人員積極參與，主動配合，具有嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、公正得優(yōu)良品質(zhì)[2]，成為文書檔案收集的第一道“把關(guān)人”。

2.2 程序規(guī)范性

文書檔案收集程序要規(guī)范，尤其是電子文書檔案收集，對程序的規(guī)范性要求更高。必須要嚴(yán)格遵守法律法規(guī)、規(guī)章制度，確保應(yīng)收盡收，防止任意擴(kuò)大文書檔案收集范圍。按照《檔案法》《檔案法實施條例》《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等，從時間上來說，文書檔案收集應(yīng)是把具有保存價值、履行完畢文書功能的文件資料作為收集對象。從程序上來說，一般是每年3月底，由醫(yī)院檔案管理員下發(fā)歸檔通知，明確歸檔收集時間，由醫(yī)院科室兼職檔案員或業(yè)務(wù)科室技術(shù)員按照文書檔案收集、歸檔標(biāo)準(zhǔn)和要求整理移交材料，并編制移交目錄，經(jīng)醫(yī)院檔案管理員審核符合條件的辦理文書檔案移交手續(xù)，完成收集工作（見圖1）。

2.3 要素合規(guī)性

要素合規(guī)主要是指收集的文書檔案內(nèi)容要具有完整性，構(gòu)成文書檔案的各要素均應(yīng)納入收集范疇。例如，一份文書檔案應(yīng)包含有文件名稱、文件類型、文件編號、創(chuàng)建日期、文件檢索路徑等。以電子文書檔案為例（見表1），要收集電子文件及其元數(shù)據(jù)，包括電子文件及其組件，收集電子文件的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及管理過程的數(shù)據(jù)，如題名、責(zé)任者、日期、密級、文檔創(chuàng)建程序、機(jī)構(gòu)或問題、保管期限等等記錄電子文件擬制、辦理活動中具體業(yè)務(wù)行為。文書檔案收集要素合規(guī)性，直接決定了文書檔案的效用性和完整性。

3 文書檔案收集工作溝通協(xié)作策略

文書檔案收集來源廣泛，渠道與路徑多源，收集的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求一致。因此，要做好文書檔案收集溝通協(xié)作工作，堅持來源可靠性、程序規(guī)范性和要素合規(guī)性原則，確保檔案應(yīng)歸盡歸。收集的文書檔案符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)和要求，實現(xiàn)檔案收集工作高質(zhì)量，為文書檔案歸檔、移交、鑒定、整理、著錄奠定扎實基礎(chǔ)。

3.1 溝通

明確目標(biāo)、共同協(xié)議以及溝通信息、思想和情感是溝通的三大要素。溝通是文書檔案收集工作的重要保障，良好的部門及人員之間溝通，能夠顯著提升文書檔案收集的質(zhì)量和效率。

3.1.1明確目標(biāo)。就醫(yī)療機(jī)構(gòu)來說，文書檔案收集的目標(biāo)，就是要明確文書檔案收集的具體范圍和要求，明確醫(yī)院各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)文書檔案的來源、數(shù)量、種類及存在形式，明確文書檔案收集的流程和程序，做到文書檔案收集時分工明確、合作順暢；文書檔案收集新技術(shù)、新方法的運用，努力構(gòu)建人人參與文書檔案的收集工作。要形成明確的目標(biāo)，就要求醫(yī)院做好頂層規(guī)劃設(shè)計，健全文書檔案收集制度，并做好文書檔案收集工作的宣傳，營造良好的文書檔案收集溝通氛圍，讓全體人員圍繞共同的文書檔案收集目標(biāo)而努力。

3.1.2達(dá)成共同協(xié)議。協(xié)議在這里實際就是指經(jīng)大家共同商議認(rèn)可并一致遵守的文書檔案收集方面的約定或協(xié)定。明確文書檔案收集的范圍，文書檔案收集、移交的時間，文書檔案的責(zé)任部門、責(zé)任人員，電子文書檔案收集的內(nèi)容等。要達(dá)成共同的協(xié)議，充分商議是關(guān)鍵。為此，要求醫(yī)院檔案管理部門召集文書檔案收集部門人員參加，聽取收集對象的意見和建議，擬定文書檔案收集方案，并根據(jù)文書檔案管理出現(xiàn)的新形勢、新要求、新變化及時做出修訂和完善。主動深入業(yè)務(wù)科室、行政管理部門一線，充分溝通，獲取支持和理解，指導(dǎo)協(xié)議落實。

3.1.3信息、思想和情感的溝通。針對領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案員、關(guān)鍵崗位的同事等，圍繞信息、思想和情感溝通，采取不同的溝通技巧[4]。與領(lǐng)導(dǎo)溝通，重點是要獲取領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案收集工作的重視和支持。因此，溝通的落腳點更多地圍繞文書檔案收集的重要性與必要性，讓領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步理解做好文書檔案收集對領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)管理、精準(zhǔn)決策的現(xiàn)實意義。與專兼職檔案員的溝通，要重點圍繞不同崗位可能產(chǎn)生的文書檔案內(nèi)容、類型，幫助其了解文書檔案收集的來源、種類，等等。與關(guān)鍵崗位同事的溝通，重點是要圍繞文書檔案收集的范圍和要求，幫助其熟悉文書檔案收集的目標(biāo)和協(xié)議要求。

3.2 協(xié)作

協(xié)作，即在文書檔案收集目標(biāo)實施過程中，部門與部門之間、個人與個人之間的協(xié)調(diào)和配合。文書檔案收集涉及的環(huán)節(jié)多、部門多，離不開各部門及其人員的支持和配合。

3.2.1加強(qiáng)協(xié)作領(lǐng)導(dǎo)。要積極構(gòu)建跨部門聯(lián)合收集工作小組[5]。根據(jù)醫(yī)院文書檔案形成的特點、規(guī)律及界定的收集范圍，組建由相關(guān)部門及人員參與的文書檔案收集工作小組。由分管檔案工作的院領(lǐng)導(dǎo)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為副組長，專兼職人員及關(guān)鍵崗位人員為成員。明確小組的協(xié)作職責(zé)，圍繞文書檔案收集工作，召開協(xié)商會。

3.2.2優(yōu)化協(xié)作條件。要在思想上充分認(rèn)識協(xié)作在文書檔案收集中發(fā)揮的重要作用，要在人財物方面給予支持。成立文書檔案收集工作小組，把協(xié)作要求納入其中。加強(qiáng)財力支持，為文書檔案收集工作提供必要的設(shè)施、設(shè)備，及時跟進(jìn)文書檔案收集協(xié)作督促檢查，對在協(xié)作配合中履職不力的給予批評，確保協(xié)作機(jī)制得到有效貫徹落實。

3.2.3講究協(xié)作方法。針對文書檔案收集要求和特點，采取更具針對性的協(xié)作方法。例如，定期收集，要注重文書檔案形成部門及其人員變化，做好跟蹤協(xié)調(diào)。責(zé)任收集，按照文書檔案收集工作方案，承擔(dān)相應(yīng)收集任務(wù)的部門或人員，要按照收集時間任務(wù)節(jié)點的推進(jìn)，及時跟進(jìn)監(jiān)督檢查與協(xié)作配合的效果，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。專項收集，針對醫(yī)院重大活動或其他重要情況，需要在規(guī)定的時間內(nèi)完成文書檔案收集，采取一事一議的方式，臨時組建收集小組，制定收集范圍、內(nèi)容及要求，確保檔案收集科學(xué)規(guī)范。

3.2.4培養(yǎng)協(xié)作意識。調(diào)動部門及人員協(xié)作的積極性。首先是培養(yǎng)協(xié)作意識。通過舉辦業(yè)務(wù)輔導(dǎo)會、知識競賽等方式，讓參與人員充分理解協(xié)作配合在文書檔案收集中的重要意義，真正把協(xié)作轉(zhuǎn)化為思想自覺和行為自覺，切實以行動支持和配合文書檔案收集工作。其次是增強(qiáng)協(xié)作本領(lǐng)。圍繞文書檔案收集工作的具體要求，有針對性地開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織專業(yè)人員、專兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，熟悉文書檔案收集工作的協(xié)作方式方法，提升協(xié)作能力。再次是加強(qiáng)協(xié)作考核。通過獎優(yōu)罰劣等方式，把文書檔案收集協(xié)作配合度納入部門檔案管理工作考核的一項內(nèi)容，賦予其一定分值，與部門及個人檔案工作評先評優(yōu)結(jié)合起來，切實調(diào)動全院部門及人員協(xié)作配合的積極性和主動性。

結(jié)語

文書檔案整理、編目、檢索、利用工作面對更多的是“檔案”，而文書檔案收集涉及更多的是“人”。因此，要重視文書檔案溝通、協(xié)作，通過溝通形成文書檔案收集工作的思想共識和行為共識，為協(xié)作奠定良好基礎(chǔ)。同時，要以協(xié)作來檢驗溝通的具體成效，并進(jìn)一步指導(dǎo)和推動溝通工作更加提質(zhì)增效，實現(xiàn)文書檔案收集目標(biāo)，提升文書檔案收集質(zhì)量，為文書檔案管理奠定扎實基礎(chǔ)。

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作者簡介：蔡業(yè)敏（1986.7—），大學(xué)學(xué)歷，海南省安寧醫(yī)院館員，主要從事檔案管理。