大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理利用路徑分析

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代，利用現(xiàn)代技術(shù)提升機(jī)關(guān)檔案管理工作的效率及質(zhì)量，促進(jìn)其走向標(biāo)準(zhǔn)化、信息化是各級(jí)機(jī)關(guān)部門(mén)單位檔案工作未來(lái)前行的主流方向，是深入推進(jìn)檔案規(guī)劃化管理實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的必然要求。本文以大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理利用路徑分析為題，在制度建設(shè)、平臺(tái)建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)、服務(wù)建設(shè)等方面多重發(fā)力，多角度提供電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的基本路徑，從而推動(dòng)整個(gè)行業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)、高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；機(jī)關(guān)檔案；標(biāo)準(zhǔn)化；信息化

中辦國(guó)辦印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出全面推進(jìn)檔案治理體系建設(shè)，要求健全檔案管理體制機(jī)制，完善檔案法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，提高檔案治理網(wǎng)絡(luò)化、智能化、精細(xì)化水平，進(jìn)一步提升檔案治理效能。大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)已逐漸滲透各行各業(yè)，新《檔案法》規(guī)定電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等法律效力，并在電子檔案系統(tǒng)建設(shè)、“收管存用”等方面做出詳細(xì)規(guī)定，為實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理提供了根本遵循。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理利用綜述

當(dāng)今社會(huì)，機(jī)關(guān)檔案具有憑證參考作用，能夠?yàn)椴块T(mén)單位帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)價(jià)值與社會(huì)價(jià)值，也是政府精準(zhǔn)剖析現(xiàn)存問(wèn)題、科學(xué)決斷發(fā)展路徑、提升政府治理水平的重要參考，由此可見(jiàn)，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化水平已逐漸引起人們的重視。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是指機(jī)關(guān)部門(mén)按照國(guó)家制定的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程規(guī)范，使區(qū)域內(nèi)、行業(yè)內(nèi)的檔案工作在同一制度約束下實(shí)現(xiàn)資源管控，提升工作效率及質(zhì)量，進(jìn)而發(fā)揮政府效能。

1.1 機(jī)關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理內(nèi)涵

機(jī)關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是指利用國(guó)家出臺(tái)的各項(xiàng)政策制度、管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)細(xì)則、流程制定等規(guī)范化文件與規(guī)定結(jié)合實(shí)際工作開(kāi)展情況，對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)全流程進(jìn)行規(guī)范性、合理性約束。在檔案資源體系數(shù)據(jù)治理方面大多以《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）為主要依據(jù)，其中規(guī)定電子檔案歸檔范圍包含各門(mén)類電子文件及其對(duì)應(yīng)的元數(shù)據(jù)，要求建立集成化、透明化、協(xié)同化、規(guī)范化的電子檔案管理利用一體化系統(tǒng)，將檔案的采集、分類、著錄、存儲(chǔ)、檢索、對(duì)外服務(wù)等功能模塊匯總，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)據(jù)格式實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，從而提升檔案資源的高效管理與廣泛應(yīng)用水平。在檔案安全保障方面，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及今年3月實(shí)施的《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期電子檔案資源的優(yōu)化配置。保障其長(zhǎng)期的可訪問(wèn)性與可靠性，著力保障數(shù)據(jù)安全、全面維護(hù)應(yīng)用安全、確保開(kāi)放鑒定規(guī)范，從而根本上滿足社會(huì)公眾和組織的多樣化需求。在檔案保管保護(hù)方面根據(jù)《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021）等規(guī)范，運(yùn)用人工智能、加密、備份、防篡改等技術(shù)手段，建立較為完整的安全保密防護(hù)設(shè)施，避免安全漏洞及風(fēng)險(xiǎn)，保障機(jī)關(guān)單位的信息安全[1]。

1.2 機(jī)關(guān)檔案信息化管理的必要性及意義

2023年印發(fā)的《數(shù)字中國(guó)建設(shè)整體布局規(guī)劃》中明確指出要優(yōu)化數(shù)字化發(fā)展環(huán)境，構(gòu)筑自立自強(qiáng)的數(shù)字技術(shù)創(chuàng)新體系。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理事業(yè)發(fā)展的必然要求，一是突破傳統(tǒng)模式束縛。解決過(guò)去收集不齊全、管理有困難、共享難實(shí)現(xiàn)、安全無(wú)保障等問(wèn)題，有效彌補(bǔ)不足之處。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的在線收集、系統(tǒng)分類、安全存儲(chǔ)、共享利用的目的，達(dá)到對(duì)檔案的高度整合與提取，提升檔案管理效率。同時(shí)隨著檔案數(shù)量的增多，使用龐大存儲(chǔ)空間來(lái)保管檔案，光盤(pán)庫(kù)、移動(dòng)硬盤(pán)甚至于云存儲(chǔ)技術(shù)的實(shí)施，真正做到了檔案數(shù)據(jù)的大容量快速儲(chǔ)存，并且對(duì)于存儲(chǔ)環(huán)境要求較低，節(jié)省了空間，節(jié)約了管理成本。二是與時(shí)代相契合。通過(guò)檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，使龐大數(shù)據(jù)資源庫(kù)能夠有效區(qū)分，促進(jìn)信息收集與加工處理，切實(shí)提升信息整合與提高效率，檔案管理更顯高效性，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造有利條件，推動(dòng)檔案工作更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求以及信息化的普及，從而真正意義上實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的現(xiàn)代化檔案管理模式[2]。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理利用面臨現(xiàn)實(shí)困境

2.1 管理體系不健全的困境

對(duì)于大部分機(jī)關(guān)單位而言，檔案管理大多是粗放式。沒(méi)有設(shè)置檔案管理工作專班及業(yè)務(wù)科室，具體工作職能不明確，人員職責(zé)分工沒(méi)有細(xì)化，績(jī)效考核監(jiān)督不到位。使檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理與信息化轉(zhuǎn)型的統(tǒng)籌規(guī)劃力度不夠，難以找準(zhǔn)重點(diǎn)。管理人員容易出現(xiàn)紙上談兵、得過(guò)且過(guò)的心態(tài)，實(shí)際工作效率大打折扣。在制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面，目前檔案信息化的管理、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的深度應(yīng)用正處于摸索階段。因?yàn)闄n案工作“邊緣化”的固有屬性，所以導(dǎo)致大多機(jī)關(guān)單位僅僅采用上級(jí)檔案主管部門(mén)出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)制度，沒(méi)有結(jié)合實(shí)際工作制定針對(duì)性強(qiáng)的管理措施，細(xì)化、量化遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到工作需求。造成管理體系不健全、責(zé)任制不規(guī)范、執(zhí)行和監(jiān)督機(jī)制缺失問(wèn)題嚴(yán)重，對(duì)檔案管理的信息化發(fā)展帶來(lái)一定阻礙。

2.2 數(shù)據(jù)治理不到位的困境

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展模式下，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及操作系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效管理、廣泛利用、共建共享是主流發(fā)展方向。但是，目前在機(jī)關(guān)單位存在網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一性不足，檔案資源的開(kāi)放共享存在技術(shù)壁壘較多，嚴(yán)重影響了標(biāo)準(zhǔn)化與信息化進(jìn)程。一是各部門(mén)管理系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)“各自為政”現(xiàn)象嚴(yán)重。檔案數(shù)字化進(jìn)程參差不齊，系統(tǒng)功能開(kāi)發(fā)水平不同。由于信息化建設(shè)時(shí)間先后的影響，在系統(tǒng)構(gòu)架、開(kāi)發(fā)語(yǔ)言、運(yùn)行環(huán)境搭建等方面存在差異，使得數(shù)據(jù)交換與在線傳輸?shù)仁冀K處于較低水平。二是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)“碎片化”嚴(yán)重。目前中央各部委及省級(jí)機(jī)關(guān)檔案部門(mén)均已建設(shè)較為完善的檔案數(shù)據(jù)中心，且形成自上而下不斷集中的模式。與之相比，市縣兩級(jí)平臺(tái)檔案數(shù)據(jù)資源較為淡薄，基層“數(shù)據(jù)空心化”現(xiàn)象嚴(yán)重，數(shù)據(jù)整合度不高、服務(wù)利用性不強(qiáng)，無(wú)法充分發(fā)揮檔案資源資政育人作用。

2.3 人員素養(yǎng)不完善的困境

目前大多機(jī)關(guān)部門(mén)單位檔案管理人員并非全職，辦公室或者人事部門(mén)人員兼職較多。并且普遍年齡較大，信息化專業(yè)能力較弱，對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)有畏難情緒，對(duì)于學(xué)習(xí)新事物、掌握新手段、轉(zhuǎn)變新思想持消極態(tài)度，甚至認(rèn)為信息化會(huì)為工作的開(kāi)展帶來(lái)諸多麻煩。同時(shí)管理人員流動(dòng)性較強(qiáng)，崗位人員替換較為頻繁。使得前一任管理員剛剛熟悉工作就被調(diào)離，后續(xù)人員依然需要重新學(xué)習(xí)過(guò)去制定的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)制度。在一定程度上嚴(yán)重影響了檔案標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、信息化的管理進(jìn)程。同時(shí)，機(jī)關(guān)單位在推進(jìn)檔案信息化過(guò)程中沒(méi)有注重干部人才隊(duì)伍的培養(yǎng)工作。使得管理人員在計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、操作系統(tǒng)應(yīng)用等方面始終無(wú)法具備豐富的信息化知識(shí)，知識(shí)結(jié)構(gòu)尚未得到及時(shí)更新。即使機(jī)關(guān)單位具備先進(jìn)的信息化軟硬件設(shè)備，也無(wú)法對(duì)其充分利用，無(wú)法有效發(fā)揮信息化設(shè)備與系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，造成資源浪費(fèi)[3]。

2.4 服務(wù)水平不達(dá)標(biāo)的困境

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案智慧化社會(huì)服務(wù)是主要特征，尤其是隨著社會(huì)的發(fā)展與精神文化生活水平的不斷提升，廣大用戶對(duì)于檔案服務(wù)的需求也逐漸個(gè)性化。但是各機(jī)關(guān)單位受限于資金保障、服務(wù)意識(shí)等問(wèn)題，對(duì)外開(kāi)發(fā)利用的力度較少，難以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與檔案管理相融合。同時(shí)安全體系不夠完善也是制約服務(wù)水平提高的重要因素。部分機(jī)關(guān)單位在檔案管理利用過(guò)程中尚未配置專業(yè)的安全設(shè)備，防護(hù)手段應(yīng)用不足，對(duì)于訪問(wèn)系統(tǒng)的各類用戶沒(méi)有經(jīng)過(guò)防火墻與TCP/IP協(xié)議的過(guò)濾，使得用戶的個(gè)人隱私與檔案數(shù)據(jù)的安全難以得到充分保障，影響了檔案數(shù)據(jù)服務(wù)效能的發(fā)揮。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理利用優(yōu)化路徑

3.1 加強(qiáng)集中化建設(shè)，完善標(biāo)準(zhǔn)化管理

3.1.1完善組織建設(shè)。設(shè)置檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，以主要負(fù)責(zé)同志為組長(zhǎng)，檔案管理業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人為副組長(zhǎng)，其他科室檔案負(fù)責(zé)人員為組員，統(tǒng)籌推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。按照“科學(xué)調(diào)控，持續(xù)投入，分步實(shí)施”的工作思路，結(jié)合實(shí)際建立長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，包括階段性目標(biāo)、實(shí)施路徑、要素保障等事項(xiàng)。做到分工明確、職責(zé)清晰、落實(shí)有力。從而整合全體干部隊(duì)伍力量，增強(qiáng)檔案信息化工作的責(zé)任感和緊迫感，形成責(zé)任明確、分工協(xié)作、齊抓共管的工作格局。

3.1.2完善制度建設(shè)。領(lǐng)導(dǎo)小組要參照《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》《電子檔案單套管理一般要求》以及2023年國(guó)務(wù)院出臺(tái)的《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》等政策文件，結(jié)合機(jī)關(guān)發(fā)展方向與戰(zhàn)略，制定科學(xué)性強(qiáng)、規(guī)范性高的管理制度標(biāo)準(zhǔn)體系。制定《機(jī)關(guān)檔案管理人員崗位責(zé)任制》《機(jī)關(guān)檔案信息化管理制度》，在檔案的收集調(diào)取、分類錄入、查詢利用、共享傳輸?shù)确矫婕訌?qiáng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與制度約束。實(shí)現(xiàn)全流程管控，做到有章可循、有法可依，提升檔案信息化建設(shè)準(zhǔn)確度和有效性。

3.2 建立一體化平臺(tái)，打造全流程治理

3.2.1加強(qiáng)平臺(tái)研發(fā)。各地區(qū)檔案主管部門(mén)要根據(jù)《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784- 2021），結(jié)合當(dāng)?shù)馗鳈C(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字資源及信息化管理工作情況，建設(shè)機(jī)關(guān)檔案管理利用一體化平臺(tái)，設(shè)置統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與信息傳輸接口，強(qiáng)化系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)同質(zhì)化銜接。切實(shí)開(kāi)展檔案信息資源在線征集歸檔、分類著錄、審核掛載、開(kāi)放鑒定等基礎(chǔ)工作，全面促進(jìn)多領(lǐng)域、多行業(yè)機(jī)關(guān)單位數(shù)據(jù)整合，以前沿技術(shù)為支撐做好溯源治理等工作，在確保檔案信息化建設(shè)推動(dòng)的同時(shí)保障數(shù)據(jù)高水平治理。

3.2.2整合區(qū)域數(shù)據(jù)庫(kù)。各級(jí)政府尤其是基層機(jī)關(guān)部門(mén)，要結(jié)合當(dāng)?shù)貦C(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)情況，分級(jí)分類建立專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。按照“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”目標(biāo)要求，以服務(wù)大眾與機(jī)關(guān)工作為中心，推動(dòng)數(shù)字中國(guó)與政務(wù)服務(wù)改革，在真正意義上提高檔案管理質(zhì)效。

3.2.3構(gòu)建共享體系。以大數(shù)據(jù)技術(shù)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為依托，充分利用檔案一體化管理平臺(tái)，促進(jìn)部門(mén)之間、部門(mén)與社會(huì)之前檔案數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通與共建共享，建立完善的檔案數(shù)據(jù)運(yùn)行分析協(xié)商機(jī)制，從而推動(dòng)數(shù)據(jù)要素充分流動(dòng)，有效釋放檔案潛在價(jià)值[4]。

3.3 完善常態(tài)化培訓(xùn)，充實(shí)專業(yè)化隊(duì)伍

3.3.1加大引才力度。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者要全方位了解本單位檔案崗位需求情況，根據(jù)信息化進(jìn)展程度以及未來(lái)發(fā)展方向開(kāi)展對(duì)外招聘、選拔考選、定向培養(yǎng)等活動(dòng)。吸納具備信息化轉(zhuǎn)型理念及應(yīng)用技能的復(fù)合型檔案專家，從而不斷為干部隊(duì)伍注入新鮮血液。

3.3.2加大育才力度。機(jī)關(guān)單位要結(jié)合本單位人才漏洞及崗位需求，建立檔案管理信息人才培育規(guī)劃。提升檔案信息化管理人才儲(chǔ)備意識(shí)，出臺(tái)短期、長(zhǎng)期培訓(xùn)方案。制定理論培養(yǎng)、教學(xué)目標(biāo)、技能比武、外出調(diào)研、專家授課、參與比賽等培養(yǎng)體系，明確具體步驟和策略。重點(diǎn)加強(qiáng)檔案人員在新思想和新理念方面的培訓(xùn)，讓人才培育成為一種常態(tài)化建設(shè)模式。激勵(lì)檔案人員主動(dòng)接受檔案信息化思想，保證機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，進(jìn)而為各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展提供健全的人才保障。

3.4 拓寬服務(wù)路徑，彰顯服務(wù)效果

3.4.1建立高水平檔案利用服務(wù)中心。當(dāng)?shù)卣皺n案主管部門(mén)要在政務(wù)中心設(shè)置足夠數(shù)量的檔案查詢利用服務(wù)窗口。召集業(yè)內(nèi)專家對(duì)各機(jī)關(guān)部門(mén)單位的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行開(kāi)放鑒定，規(guī)劃好服務(wù)中心可承載檔案信息的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)需求面。同時(shí)按照檔案開(kāi)發(fā)利用標(biāo)準(zhǔn)體系全面構(gòu)建“檔案+平臺(tái)+服務(wù)”的多元化格局，激發(fā)檔案數(shù)據(jù)活力。

3.4.2積極探索檔案信息服務(wù)與大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新技術(shù)融合路徑。將數(shù)據(jù)挖掘、文字識(shí)別、人臉識(shí)別等技術(shù)與檔案利用服務(wù)相融合，提升檔案查詢檢索速率，為機(jī)關(guān)相關(guān)決策提供全面準(zhǔn)確的支持，推動(dòng)檔案服務(wù)由數(shù)據(jù)化向智慧化方向轉(zhuǎn)變。

3.4.3加強(qiáng)檔案安全保護(hù)。充分利用安全網(wǎng)關(guān)、漏洞掃描、日志審計(jì)等硬件設(shè)備以及防火墻、加密傳輸、數(shù)字簽章等防護(hù)措施，防止社會(huì)不法分子在檔案利用服務(wù)過(guò)程中竊取關(guān)鍵信息、破壞重要數(shù)據(jù)，全面保護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性與利用者的隱私權(quán)，從而平衡好數(shù)據(jù)開(kāi)放利用、個(gè)人隱私權(quán)與社會(huì)治理的關(guān)系[5]。

結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，各機(jī)關(guān)部門(mén)要積極響應(yīng)數(shù)字政府建設(shè)要求，搶抓黨的二十大提出的“建設(shè)數(shù)字中國(guó)”的戰(zhàn)略機(jī)遇期，緊跟時(shí)代潮流、轉(zhuǎn)變發(fā)展思想，全面加快檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)，著力推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，高水平地打造檔案資源信息化管理高地，推動(dòng)檔案資源在更大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)高效管理、知識(shí)共享、多跨協(xié)同，進(jìn)而提升群眾的幸福感和滿意度。

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作者簡(jiǎn)介：武凡芝（1981—），碩士學(xué)位，鄒城市為民服務(wù)中心館員，研究方向：新時(shí)期政務(wù)服務(wù)檔案管理、檔案信息化建設(shè)等。