淺議工程建設(shè)項目檔案工作的難點與對策

馬欣

摘 要：工程建設(shè)項目檔案是工程竣工的主要依據(jù)，是檢驗工程質(zhì)量的重要憑證，具有提供借鑒和改進創(chuàng)新等價值。但是，目前部分單位在工程建設(shè)項目檔案工作中習慣將檔案工作交由資料員負責，因人員流動較大、更換頻繁，導致檔案資料極易出現(xiàn)收集不齊或丟失等現(xiàn)象，從而影響了檔案的工作質(zhì)量。相關(guān)單位應根據(jù)實際情況，探尋合適的解決對策，切實提高工程建設(shè)項目檔案工作水平。文章分析了工程建設(shè)項目檔案工作特征，提出了工程建設(shè)項目檔案工作的難點，探尋了合理的解決對策，力求提升工程建設(shè)項目檔案工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)項目；檔案工作；難點；對策

中圖分類號： G275文獻標識碼：A

工程建設(shè)項目檔案是存儲工程技術(shù)和工程經(jīng)驗的關(guān)鍵載體，能夠為已完工項目維護保養(yǎng)以及優(yōu)化改造提供良好的資源保障。工程建設(shè)單位應加強項目檔案管理，為各項工程建設(shè)工作有序開展奠定良好的基礎(chǔ)。然而，部分單位在工程建設(shè)項目檔案工作中存在部分難點，導致檔案信息不完善，使得后續(xù)工作無法順利實施。相關(guān)單位應立足現(xiàn)實存在的難點，制定相應處理對策，不斷加強工程建設(shè)項目檔案工作效果。

一、工程建設(shè)項目檔案工作特征

1.周期長

工程建設(shè)項目檔案周期較長，貫穿于工程建設(shè)全過程，其中基建文件、監(jiān)理資料、施工資料和竣工圖紙產(chǎn)生的時間不同，內(nèi)容存在較大差異，導致工程建設(shè)項目檔案資料形成期限較長。比如建設(shè)用地、招投標以及竣工驗收合同等基建文件是工程建設(shè)單位按照法律規(guī)定，在工程立項到竣工期間形成的各類文件。監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理會議紀要和監(jiān)理工作日志等監(jiān)理資料是監(jiān)理單位在工程建設(shè)期間、在監(jiān)理活動中產(chǎn)生的各類資料。施工資料根據(jù)類型和形成時期，分為施工技術(shù)資料、施工測量記錄資料以及施工過程驗收資料等。竣工圖紙是指根據(jù)施工設(shè)計圖紙，繪制出反映工程建設(shè)項目竣工狀態(tài)的圖紙。由此可以看出，各類文件資料與工程建設(shè)周期具有直接關(guān)聯(lián)，短則數(shù)月，多則數(shù)年，整體工程建設(shè)項目檔案工作周期較長。

2.形成及接受主體多元化

工程建設(shè)項目檔案形成及接受主體不是同一單位，牽涉多個主體。工程建設(shè)項目檔案中的基建文件、監(jiān)理資料、施工資料以及竣工圖紙分別產(chǎn)生于建設(shè)單位、監(jiān)理單位等。因此，形成主體具有多元化特征。與工程。設(shè)項目檔案工作有關(guān)的建設(shè)單位，需要做好工程檔案保存整理等工作，監(jiān)理單位需要重點保存監(jiān)理檔案，施工單位需要保存施工檔案和竣工圖等。另外，對于需要重新建設(shè)或者改擴建項目，相關(guān)單位應根據(jù)規(guī)定將相關(guān)工程建設(shè)項目檔案移交地方檔案館或?qū)I(yè)館。

3.竣工檔案以紙質(zhì)檔案和數(shù)字化副本為主

工程建設(shè)單位在開展工作中，需要多家單位在規(guī)定時間內(nèi)完成合同簽訂、蓋章等任務(wù)，竣工圖紙需要施工單位在現(xiàn)有施工設(shè)計圖紙上繪制。相關(guān)合同和竣工圖紙接收單位為了提高相關(guān)檔案利用效率，通常會對接收的紙質(zhì)檔案實行數(shù)字化編制，形成數(shù)字化副本。因此，工程建設(shè)項目竣工檔案的載體形式是以紙質(zhì)檔案和數(shù)字化副本為主。

二、工程建設(shè)項目檔案工作難點

1.對檔案資料收集整理重視程度較低

對于工程建設(shè)單位而言，在機械設(shè)備進場準備時期已經(jīng)產(chǎn)生了圖紙會審資料、工程開工資料等，后期隨著工程建設(shè)實施，檔案資料數(shù)量會隨之增多，再加上部分工程建設(shè)周期較長，需要在工程開展期間同時做好檔案資料收集整理工作。然而，在實際工作中發(fā)現(xiàn)，部分工程建設(shè)單位對檔案資料收集整理重視程度較低，未能認清該項工作的重要價值，認為其只是將相關(guān)資料整理存放即可，沒有統(tǒng)一檔案資料收集整理要求，也沒有定期檢查檔案資料收集整理內(nèi)容是否完善，導致部分資料信息缺失，從而影響了檔案工作質(zhì)量。

2.檔案交接制度不足

在工作中發(fā)現(xiàn)，工程建設(shè)單位通常將工程建設(shè)項目檔案交由資料員負責，因資料人員流動較大，短時期內(nèi)更換頻繁，在檔案資料管理中經(jīng)常出現(xiàn)資料收集不齊或者丟失等情況。在單位現(xiàn)有的檔案交接制度中，未能針對資料員檔案工作中存在的問題設(shè)計完善的交接程序，并且在保存施工合同時，項目部僅保存副本合同，無法提供正本。在此情形下，資料員在整理交接檔案工作時，沒有注明相關(guān)合同的正本所在位置，從而給今后工程建設(shè)項目檔案管理和重復利用等帶來不良影響。

3.檔案管理后續(xù)更新存在缺陷

在實際工作中看到，部分資料員在工程建設(shè)項目籌備階段態(tài)度認真負責，能夠?qū)崟r分類整理、動態(tài)更新工程建設(shè)項目的檔案資料。但后期隨著施工進度加快，工程建設(shè)項目持續(xù)深入，由于檔案資料在短時間內(nèi)增多，部分資料員未能做好后續(xù)更新工作，導致部分重要檔案材料如合同檔案或財務(wù)檔案丟失，給單位帶來嚴重的經(jīng)濟損失。部分單位并未根據(jù)檔案工作現(xiàn)狀設(shè)計相應的檔案管理責任機制，使得資料員在檔案工作出現(xiàn)失誤后經(jīng)常相互推卸責任，降低了檔案的工作質(zhì)量。

4.檔案工作信息化水平較低

在工作中發(fā)現(xiàn)，我國部分單位工程建設(shè)項目檔案工作信息化水平較低，現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)缺乏自動歸檔功能，系統(tǒng)存量較小，線上采集檔案電子文件總量較低，無法滿足工程建設(shè)項目檔案工作歸檔需求。此外，部分單位沒有將檔案工作系統(tǒng)與項目管理系統(tǒng)整合起來，沒有開發(fā)在線歸檔功能，沒有針對工程建設(shè)項目檔案工作需求為各移交主體搭建聯(lián)動系統(tǒng)平臺，沒有為實現(xiàn)全鏈條電子歸檔目標創(chuàng)造良好的辦公條件，部分環(huán)節(jié)需要通過人工整理工程建設(shè)項目檔案的方式，從而導致檔案工作信息化水平較低。

5.投入資金不足

工程建設(shè)項目檔案較為復雜，在開展中需要足夠的資金支撐。然而，由于部分單位對工程建設(shè)項目檔案工作缺乏足夠重視，未能向其投入足夠資金經(jīng)費，沒有給資料員提供良好的薪資待遇，沒有建設(shè)完善的基礎(chǔ)設(shè)施，甚至未能給資料員提供專門的檔案室或者檔案室環(huán)境潮濕、簡陋，使得重要檔案資料受到環(huán)境影響出現(xiàn)保存不當?shù)默F(xiàn)象，從而影響了工程建設(shè)項目檔案工作質(zhì)量。

6.缺乏專業(yè)的檔案管理人才

部分工程建設(shè)單位每年同時間開展的項目類型較多，各個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容存在較大差異。例如，在施工管理方面，會涉及施工成本、經(jīng)濟材料以及聯(lián)絡(luò)單等。部分工程建設(shè)單位資料員對施工管理中的相關(guān)材料缺乏充分認識，未能在規(guī)定期限內(nèi)高效完成檔案工作。此外，部分單位資料員在工程建設(shè)項目檔案工作中，未能及時發(fā)現(xiàn)各類檔案資料整理、存儲中存在的基礎(chǔ)性問題，沒有按照實際情況精準銷毀缺乏實用價值的檔案資料，導致現(xiàn)有檔案資料分類整理缺乏精細化，給后期外借以及重復使用等造成不利影響。

三、工程建設(shè)項目檔案工作對策

1.提高對檔案資料收集整理的重視程度

單位領(lǐng)導層應根據(jù)工程建設(shè)項目特征，認清檔案工作在質(zhì)量檢驗以及工程優(yōu)化等方面的積極作用，從思想上注重檔案資料收集整理，立足實際情況制定檔案資料收集整理方案，明確檔案資料收集整理規(guī)則，要求資料員在工程籌劃時期就著手檔案資料收集整理工作，每周定期檢查各類檔案資料信息是否收集完善，根據(jù)現(xiàn)有憑證檢查各類檔案資料信息是否真實。同時，資料員應按照現(xiàn)行規(guī)定，對各類檔案資料做好分類、歸檔等工作，每月將檔案資料收集整理信息編輯成表格，交由分管領(lǐng)導審核簽字，保障檔案工作質(zhì)量達標，為今后開展工程建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。

2.優(yōu)化檔案交接制度

工程建設(shè)單位在優(yōu)化檔案交接制度時，應確立統(tǒng)一的檔案交接程序，要求資料員在任職或離職期間，嚴格按照交接程序做好各項工程建設(shè)項目檔案交接工作，嚴禁出現(xiàn)檔案信息丟失或者不齊等現(xiàn)象。在檔案交接制度中，單位應要求資料員在交接檔案工作時，全面清理工程建設(shè)項目檔案，嚴查賬目是否一致，一旦發(fā)現(xiàn)賬目不相符，及時檢查出現(xiàn)問題的原因，催還外借的工程建設(shè)項目檔案，精細整理分類于未整理的零散工程建設(shè)項目檔案，對于缺少材料的項目檔案，找到相關(guān)環(huán)節(jié)負責人，及時整理出具有較高存儲價值的檔案材料后匯總，按照規(guī)定編排保存，切實保障賬目一致。此外，在檔案交接制度中，單位應讓資料員在任職或離職期間向其他資料員講明施工組織設(shè)計方案、施工設(shè)計方案以及其他工程建設(shè)項目合同等存放位置，注明查找方法，避免其他資料員在后期檔案工作中無法及時找到相關(guān)檔案資料。

3.做好檔案管理后續(xù)更新

單位要想確保檔案管理后續(xù)更新質(zhì)量符合規(guī)定，應針對工程建設(shè)項目檔案工作需求，設(shè)計檔案管理職責機制，在機制中闡明檔案管理領(lǐng)導、項目部門管理者以及資料員等職責，將檔案資料整理、分類匯總以及質(zhì)量檢驗等任務(wù)劃分到人，為檔案管理后續(xù)更新提供良好保障。單位應在檔案管理后續(xù)更新中將資料員作為主要骨干，工程主管領(lǐng)導為負責人，將各項檔案管理后續(xù)更新環(huán)節(jié)分配給專人負責，并按照工程建設(shè)項目檔案工作規(guī)定，將工程準備時期和竣工時期產(chǎn)生的文件、竣工圖等交由建設(shè)單位資料員負責整理與組卷；將施工資料、施工圖交由施工單位資料員負責整理與組卷；當施工資料中部分內(nèi)容無法按照一個單位工程分類組卷時，要求資料員按照建設(shè)項目組卷，并讓資料員將施工資料目錄與對應施工資料整合起來共同組卷。一旦相關(guān)人員未能按照職責有序完成檔案管理后續(xù)更新工作，出現(xiàn)合同檔案或財務(wù)檔案丟失現(xiàn)象時，單位按照情節(jié)嚴重程度施行懲罰，確保檔案管理后續(xù)更新質(zhì)量達標。

4.提高檔案工作信息化水平

近些年，我國信息技術(shù)發(fā)展成熟，單位要想提高工程建設(shè)項目檔案工作效果，應注重提高檔案工作信息化水平，積極引入廣磁介質(zhì)檔案、多媒體檔案以及電子檔案等。為了有效提高檔案工作信息化水平，單位應通過網(wǎng)絡(luò)渠道，整合國外工程建設(shè)項目檔案工作案例，從中汲取提高檔案工作信息化水平的經(jīng)驗，引導信息技術(shù)專員負責建設(shè)檔案工作系統(tǒng)，在系統(tǒng)中開發(fā)圖片檔案、錄像檔案、電子文件檔案模塊，為每個模塊開發(fā)檔案信息自動錄入、智能分類和在線歸檔等功能。與此同時，單位應讓信息技術(shù)員將檔案工作系統(tǒng)與項目管理系統(tǒng)整合，運用現(xiàn)代化技術(shù)為各移交主體搭建聯(lián)動系統(tǒng)平臺，為實現(xiàn)全鏈條電子歸檔目標創(chuàng)設(shè)先進的辦公平臺。

5.增加資金投入力度

資金是確保工程建設(shè)項目檔案工作順利開展的基礎(chǔ)。工程建設(shè)單位應按照檔案工作開展需求，增加資金投入力度。為了確保資金投入的合理性，單位應先讓檔案部門負責人制作經(jīng)費申請書，講明基礎(chǔ)設(shè)施、人力資源薪資保障等方面的經(jīng)費需求。然后，組織財務(wù)人員負責核算，明確資金投入指標，經(jīng)過上級部門簽字后，由財務(wù)部門負責分批次撥付資金。同時，讓采購部門負責為檔案部門配置先進的檔案柜，引入性能良好的計算機設(shè)備和掃描設(shè)備等，重新修繕檔案資料存儲室，改善存儲室環(huán)境，防止重要工程建設(shè)項目檔案受到環(huán)境影響，出現(xiàn)發(fā)霉、蛀蟲等現(xiàn)象。此外，單位應要求財務(wù)部門、采購部門以及檔案部門定期在內(nèi)部網(wǎng)站上公布各項經(jīng)費的使用明細，通過圖片的形式公布原始憑證和票據(jù)等，自覺接受管理層以及其他職能部門監(jiān)督。單位還可以按照工程建設(shè)項目檔案工作需求，靈活調(diào)整資金投入指標，并嚴查各項資金使用過程，確保各項經(jīng)費充分運用到檔案工作中，使工程建設(shè)項目檔案工作在資金支撐下能夠不斷提升工作質(zhì)量和效率。

6.建設(shè)專業(yè)的檔案管理人才隊伍

單位應按照工程建設(shè)項目檔案工作需求，建設(shè)專業(yè)的檔案管理人才隊伍，通過人才招聘以及專業(yè)技能培訓的方式培養(yǎng)一批基礎(chǔ)知識完善、職業(yè)經(jīng)驗豐富的檔案管理人才，為提高檔案工作水平做好人才保障。其一，在人才招聘中，單位應面向社會，通過簡歷海選、筆試初選、面試嚴選等流程，選出知識結(jié)構(gòu)完善、知識文化層次高且業(yè)務(wù)技能熟練的檔案管理人才。其二，在業(yè)務(wù)技能培訓中，單位應通過視頻培訓、專家講座和同行交流等方式，為檔案管理人才提供多種學習渠道，使其在學習中能夠充分掌握各項與工程建設(shè)項目檔案工作有關(guān)的基礎(chǔ)知識，明確工程建設(shè)項目檔案收集范圍、整編規(guī)則、移交程序以及竣工檔案驗收要求等，積累檔案工作經(jīng)驗，不斷提高專業(yè)能力。其三，單位應不定期組織精英人士，向檔案管理人才分享工程建設(shè)項目檔案工作要求。例如，隱蔽工程記錄表應精準注明相關(guān)工程的隱蔽位置、尺寸以及隱蔽方法等，為今后查找隱蔽工程信息和竣工結(jié)算做好準備。對于絕密文件，應在檔案工作中按照規(guī)定運用盒子分裝保存，確保檔案信息安全。

四、結(jié)語

工程建設(shè)項目檔案在工程建設(shè)項目中屬于重要組成部分，能夠真實反映工程建設(shè)效果，為后期工程維護保養(yǎng)提供參考依據(jù)，對今后工程擴建改建等具有關(guān)鍵的參考價值。相關(guān)單位應做好工程建設(shè)項目檔案工作，按照現(xiàn)實情況全面分析檔案工作難點，并找出相應的解決對策，提高檔案資料收集整理重視程度、改進檔案交接制度缺陷、做好檔案管理后續(xù)更新、提高檔案工作信息化水平、增加資金投入力度、建設(shè)專業(yè)的檔案管理人才隊伍，通過多種方法不斷提升工程建設(shè)項目檔案工作質(zhì)量。

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作者單位：中交路橋建設(shè)有限公司