新時代人力資源檔案信息化管理研究

嚴亮

摘 要：檔案信息化是推進人力資源檔案規(guī)范化、科學化、高效化管理的基礎(chǔ)，是新時代數(shù)字檔案發(fā)展的現(xiàn)實要求。當前，為提升人力資源檔案收集、整合、管理、利用的一體化實施和高質(zhì)量運行，應(yīng)在信息化基礎(chǔ)、信息技術(shù)、信息化平臺建設(shè)等方面入手，全面提高人力資源檔案管理信息化水平，為檔案數(shù)字化升級提供助益。

關(guān)鍵詞：人力資源檔案；信息化；數(shù)字化；原則

中圖分類號：G271? ?文獻標識碼：A

目前，國內(nèi)國外競爭環(huán)境更為復(fù)雜，人力資源的競爭成為國家競爭的核心，要想不斷提升綜合國力，就需要在人力資源方面主動發(fā)力，不斷提升人才隊伍整體質(zhì)量。人力資源檔案管理作為檔案管理的重要方面，在人力資源開發(fā)與利用過程中發(fā)揮重要作用。新時期，有必要給予人力資源檔案信息化管理足夠的重視，并將作為一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程加以落實。各單位要給予人力資源檔案信息化管理足夠的支持，既要在理念上宣傳人力資源檔案信息化管理的重要性，也要在實際工作中主動引進現(xiàn)代信息技術(shù)，將人工智能、區(qū)塊鏈、5G技術(shù)與人力資源檔案信息化管理相融合，更好地發(fā)揮人力資源檔案信息的特殊價值。因此，有必要研究新時代人力資源檔案信息化管理的相關(guān)問題，并提出合理化建議。

一、新時代人力資源檔案信息化管理的現(xiàn)實問題

“十四五”期間，國家檔案管理部門明確指出，要加強檔案信息化建設(shè)，各單位也在檔案信息化建設(shè)方面出謀劃策，不斷提升檔案信息化建設(shè)整體質(zhì)量。但在成績的背后看到，部分單位在人力資源檔案信息化管理過程中還存在著檔案管理制度落實不到位、人力資源檔案開發(fā)規(guī)范性不強、在人力資源檔案利用過程中其價值沒有得到充分發(fā)揮、信息技術(shù)與人力資源檔案管理結(jié)合得不夠緊密、人力資源檔案信息化建設(shè)滯后、人力資源檔案統(tǒng)一化管理程度不高，這些現(xiàn)實問題在一定程度上影響了人力資源檔案信息化管理工作順利開展。

首先，人力資源檔案信息化管理規(guī)范性不強。人力資源檔案信息化管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在管理過程中需要遵循一定的技術(shù)標準和制度機制，才能夠確保人力資源檔案信息安全。如果在人力資源檔案信息化管理過程中存在著隨意性問題，不僅容易造成人力資源檔案信息丟失或損毀，甚至還會影響單位的人員安排和人力資源配置。人力資源檔案信息化管理并不是一成不變的，要隨著單位人力資源的實際需要優(yōu)化和完善檔案信息。新時期，隨著單位人員的職務(wù)變遷和崗位變動會形成的新的檔案信息，這些檔案信息要及時歸檔，并按照相關(guān)規(guī)范流程展開實施管理。但目前部分單位在人力資源檔案信息化管理過程中，對人力資源檔案信息化制度機制建設(shè)重視程度不足，在制度機制執(zhí)行過程中還存在著簡單的執(zhí)行、難的不執(zhí)行等部分執(zhí)行問題，人力資源檔案信息化管理缺乏規(guī)范，在一定程度上影響人力資源檔案信息化管理質(zhì)量，也容易造成人力資源檔案信息失真，難以保障人力資源檔案信息的原始性。

其次，人力資源檔案開發(fā)與利用缺少信息化支持。人力資源檔案信息的開發(fā)與利用是人力資源檔案管理的重要組成部分，在人力資源檔案信息化管理過程中，只有為單位人事安排和人才使用提供信息支持，發(fā)揮其特殊價值，才能夠被單位重視，才會給人力資源檔案信息化管理工作更大的支持。但是，目前部分單位在人力資源檔案信息化管理過程中，沒有將開發(fā)與利用作為關(guān)鍵環(huán)節(jié)加以落實。一方面，部分單位對人力資源檔案信息化管理重視程度不足，沒有圍繞單位的人事安排和人力資源開發(fā)對人事檔案信息實行開發(fā)和利用，即使有部分單位關(guān)注到了人力資源檔案信息的價值，但在開發(fā)利用過程中只停留在淺層表面，沒有對人力資源檔案信息展開大數(shù)據(jù)分析和關(guān)聯(lián)性分析，提供的檔案信息內(nèi)容只是簡單的工作經(jīng)歷、學習經(jīng)歷、獲獎情況等，無法結(jié)合崗位需求提煉出有針對性、高價值的人力資源檔案信息，也在一定程度上影響了單位的人事安排；另一方面，由于對人力資源檔案開發(fā)與利用重視程度不足，相應(yīng)地也就沒有為其提供先進的設(shè)備設(shè)施和信息技術(shù)，客觀造成了人力資源檔案開發(fā)與利用還停留在紙質(zhì)層面，即使利用了相關(guān)技術(shù)，但受到檔案管理人員能力素質(zhì)限制，人力資源檔案開發(fā)與利用質(zhì)量不高。

最后，人力資源檔案信息化管理程度不高。在新形勢下，人力資源檔案信息化管理是單位人力資源合理開發(fā)和利用的重要前提。檔案管理部門應(yīng)給予人力資源檔案信息化管理足夠重視，為其提供必要支撐。但是，目前部分單位在人力資源檔案信息化管理過程中還存在著管理制度落后，缺少統(tǒng)一的檔案管理標準，在硬件設(shè)備設(shè)施完善和信息技術(shù)支持方面也存在著諸多不足，出現(xiàn)了“信息孤島”。加之人力資源檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)存在數(shù)據(jù)不兼容、端口不統(tǒng)一問題，也無法實現(xiàn)重要的人事檔案信息的全面共享。人力資源檔案信息化管理程度高低直接影響著其檔案價值的實現(xiàn)。由于在制度、技術(shù)層面的落后，難以真正提高人力資源檔案信息化管理整體水平，也難以滿足信息化時代背景下單位對人力資源檔案管理的現(xiàn)實訴求。一旦單位人力資源檔案信息化管理工作與單位主線工作脫離，勢必會成為邊緣部門，相關(guān)業(yè)務(wù)的開展也難以得到單位的重視，進而會影響單位人力資源檔案管理信息化建設(shè)。

二、新時代人力資源檔案信息化管理的基本原則

新時代，為進一步提高人力資源檔案信息化管理水平，有必要明確其管理的基本原則，將系統(tǒng)設(shè)計原則、整體開發(fā)原則、全面利用原則融入人力資源信息化管理全流程，進一步提升人力資源檔案信息化管理質(zhì)量，實現(xiàn)人力資源檔案信息的合理利用。

第一，系統(tǒng)設(shè)計原則。人力資源檔案信息化管理需要完善的技術(shù)支撐和檔案管理信息系統(tǒng)。在人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)過程中，既要做好前端的平臺功能，也要做好數(shù)據(jù)庫信息安全。一是要建立經(jīng)濟實用的人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫，全面收集單位人力資源檔案信息，確保人力資源檔案信息的完整性和系統(tǒng)性；二是要在前端形成多元功能，方便人力資源信息的調(diào)用和開發(fā)，為單位人力資源開發(fā)與管理提供必要支持；三是要切實保障人力資源檔案信息系統(tǒng)安全。從人力資源檔案管理的大局出發(fā)，設(shè)置不同的口令限制，確保無關(guān)人員無權(quán)進入人力資源檔案信息系統(tǒng)查閱、刪減相關(guān)信息。同時，還需要專業(yè)的檔案管理人員管理、開發(fā)和維護檔案信息系統(tǒng)，確保檔案信息系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定運行。

第二，整體開發(fā)原則。人力資源檔案涉及面廣，包含的內(nèi)容多，涉及單位工作人員的基本信息、業(yè)務(wù)水平、工作經(jīng)歷、獲獎情況、組織關(guān)系等，都是人力檔案信息的收集范圍。在這一背景下，需要堅持整體開發(fā)原則，特別是在紙質(zhì)檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)換的過程中，一定要從多個層面重新審核原有的紙質(zhì)檔案信息，對于缺少的檔案信息要及時補充，不能補充的要展開說明，并加蓋公章，使檔案信息更加真實、全面，在此基礎(chǔ)上才能夠整體開發(fā)人事檔案信息。只有從整體層面思考人力資源檔案信息化管理，才能夠完善頂層設(shè)計，確保人力資源檔案信息的全面性和真實性，只有通過整體開發(fā)才能夠挖掘人力資源檔案信息真正的價值，服務(wù)人力資源開發(fā)、人事調(diào)整和干部調(diào)動等相關(guān)工作。

第三，全面利用原則。人力資源檔案信息化管理就是要利用信息化手段全面收集、科學管理人力資源檔案，在此基礎(chǔ)上實施系統(tǒng)開發(fā)，更好地挖掘人力資源檔案信息的內(nèi)在價值，并加以合理利用。通過人力資源檔案信息的挖掘，能夠為人力資源優(yōu)化配置提供依據(jù)。此外，單位也可以結(jié)合人力資源檔案信息，為人事安排調(diào)整提供檔案信息支持，使單位在人員安排方面能夠游刃有余，更好地發(fā)揮人力資源的優(yōu)化配置作用，進一步提升人崗適配性。同時，單位檔案管理部門也要多維度地利用開發(fā)人力資源檔案信息，實現(xiàn)人力資源檔案信息的共享共建，避免造成信息資源的浪費。

三、新時代人力資源檔案信息化管理的路徑選擇

結(jié)合當前部分單位人力資源檔案信息化管理存在的具體問題，有必要以信息化管理作為突破口，將信息化理念貫穿人力資源檔案管理全流程，更好地指導(dǎo)其管理工作。同時，要注重引入先進的信息技術(shù)，發(fā)揮信息技術(shù)的創(chuàng)新性作用。此外，還要結(jié)合人力資源檔案信息化管理實際，探索和完善相應(yīng)制度機制，為人力資源檔案信息化管理相關(guān)工作保駕護航。

1.信息化理念貫穿人力資源檔案管理全過程

新時代，信息技術(shù)為人力資源檔案信息化管理提供了技術(shù)支持，也提出了新的挑戰(zhàn)。目前，部分單位對于檔案信息化管理重視程度不足，也沒有圍繞具體問題形成有針對性的措施，導(dǎo)致人力資源檔案信息化管理相關(guān)工作開展舉步維艱，在一定程度上影響了檔案信息化管理質(zhì)量。在這一背景下，要想徹底扭轉(zhuǎn)人力資源檔案信息化管理的被動局面，進一步提升其地位，就需要從意識層面改變對人力資源檔案信息化管理的看法，將信息化理念貫穿到、人力資源檔案管理全流程。首先，要樹立大數(shù)據(jù)理念。充分認識到當前大數(shù)據(jù)技術(shù)對人力資源檔案信息化管理產(chǎn)生的深刻影響，并以大數(shù)據(jù)理念為指引開展人力資源檔案管理工作，將人力資源檔案數(shù)據(jù)作為檔案管理的重要對象，圍繞業(yè)務(wù)工作深度挖掘檔案數(shù)據(jù)，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，提煉出有價值的檔案數(shù)據(jù)，更好地服務(wù)人力資源工作；其次，要樹立檔案信息服務(wù)意識。新時期，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在人力資源檔案服務(wù)過程中完全可以通過平臺、公眾號等多種形式，為不同主體提供更為先進的檔案信息服務(wù)。

2.信息技術(shù)融入人力資源檔案利用全過程

信息化時代背景下，在人力資源檔案利用開發(fā)過程中一定要將信息技術(shù)作為重要手段，系統(tǒng)開發(fā)人力資源檔案。首先，要將大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)融入人力資源檔案利用全流程。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)可以形成人力資源檔案數(shù)據(jù)庫，有助于提高人力資源檔案管理效率。同時，通過人力資源檔案大數(shù)據(jù)庫建設(shè)也可以集中開發(fā)和利用相關(guān)檔案信息。在人力資源檔案大數(shù)據(jù)庫中，可以結(jié)合不同檔案類型分為掃描檔案、視頻檔案、圖像檔案等，形成門類齊全、分類清晰的人力資源檔案數(shù)據(jù)，為后續(xù)檔案信息資源的利用開發(fā)創(chuàng)造有利條件；其次，創(chuàng)建和優(yōu)化人力資源檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化和完善業(yè)務(wù)流程。要從單位業(yè)務(wù)工作實際角度出發(fā)，優(yōu)化和完善人力資源檔案管理系統(tǒng)整個流程，該系統(tǒng)要實現(xiàn)基本信息管理功能，包括人員檔案歸檔、使用、接收、轉(zhuǎn)出等相關(guān)功能，通過完善這些功能，能夠進一步提高檔案管理效率。借助平臺可以隨時調(diào)用人力資源檔案信息，隨時利用，隨時開發(fā)，并將結(jié)果存儲在系統(tǒng)中。唯有如此，才能夠更好地發(fā)揮信息技術(shù)對于人力資源檔案管理和利用的價值。

3.信息化手段保障人力資源檔案管理安全運行

人力資源檔案信息化管理是信息技術(shù)與檔案管理融合的重要產(chǎn)物，在人力資源檔案管理的過程中一定要充分認識人力資源檔案信息的隱私性和嚴肅性。要采取必要措施，切實保障人力資源檔案信息安全，防止因疏忽或技術(shù)問題造成檔案信息被泄露或丟失。

首先，可以借助區(qū)塊鏈技術(shù)實現(xiàn)人力資源檔案信息的安全、多點存儲。區(qū)塊鏈技術(shù)本身具有去中心化、不可篡改、可追溯等特點，非常適合人力資源檔案信息的管理和存儲工作，利用非對稱加密算法能夠有效保護人力資源檔案信息安全和個人隱私。在區(qū)塊鏈技術(shù)的加持下，使人力資源檔案信息管理更加公開透明，并能夠確保信息的安全性和全面性。

其次，選擇先進安全防護技術(shù)手段。一方面，為了確保人力資源檔案信息系統(tǒng)運行安全，要明確責任分工，技術(shù)主管要經(jīng)常檢查系統(tǒng)，對于可能出現(xiàn)的安全風險和系統(tǒng)漏洞要及時上報，并采取有針對性的措施實行維護，確保信息系統(tǒng)的運行安全。同時，分管領(lǐng)導(dǎo)也要做好日常監(jiān)督工作，要求相關(guān)工作人員要經(jīng)常檢測人力資源檔案信息系統(tǒng)，并做好權(quán)限管理，一般檔案管理人員只有數(shù)據(jù)上傳和查看權(quán)限，系統(tǒng)管理人員才有資格備份、整理和修改人力資源檔案信息；另一方面，要采用更先進的安全防護措施維護系統(tǒng)安全?？梢越柚?60 WEB防火墻技術(shù)保護網(wǎng)站和平臺，有效攔截各種SQL注入、XSS跨站、網(wǎng)站掛馬、拖庫等黑客攻擊，保障用戶原平臺的信息安全。

最后，檔案管理人員也要掌握必要的安全信息技術(shù)，包括指紋識別、數(shù)字證書、數(shù)字簽名等，借助這些先進的信息技術(shù)，進一步提升人力資源檔案信息的安全性和可靠性。

新時代，信息化管理已經(jīng)成為人力資源檔案管理的重要趨向，在人力資源檔案管理過程中應(yīng)主動擁抱時代發(fā)展，順應(yīng)時代潮流。在具體實施過程中，一方面，人力資源檔案管理部門要正視自身在管理方面存在的不足，特別是要重視部分管理人員缺乏信息化意識、軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)滯后、信息技術(shù)與人力資源檔案管理融合不夠緊密以及檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)較低等現(xiàn)實問題，應(yīng)積極采取有針對性的措施，進一步提升人力資源檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，主動引進先進的設(shè)備設(shè)施，為人力資源檔案信息開發(fā)和利用創(chuàng)造條件；另一方面，需要得到檔案管理部門的指導(dǎo)和幫助，針對人力資源檔案管理存在的風險和漏洞形成更專業(yè)的意見，不斷優(yōu)化人力資源檔案管理系統(tǒng)，完善相應(yīng)的規(guī)章制度，為人力資源檔案的管理、開發(fā)提供支持。

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作者單位：延安市人力資源與社會保障信息中心