基于7-S模型構(gòu)建智慧檔案館策略探析

陳振宇

摘 要：探索建設(shè)智慧檔案館是順應(yīng)智慧城市建設(shè)的發(fā)展大勢，是全面實現(xiàn)檔案館現(xiàn)代化管理的必要途徑。智慧檔案館的建立應(yīng)以模式創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、理念創(chuàng)新在傳統(tǒng)數(shù)字檔案館基礎(chǔ)上延展和提升，以麥肯錫7-S模型，從智慧戰(zhàn)略（Smart strategy）、智慧制度（Smarts system）、智慧平臺（Smarts platform）、智慧服務(wù)和安全（Smart service and security）、智慧人—物（Smarts person object）、智慧數(shù)字（Smarts digital）以及智慧價值（Smarts value）等7個方面構(gòu)建智慧檔案館建設(shè)，旨在積極推動檔案館服務(wù)模式的創(chuàng)新變革。

關(guān)鍵詞： 麥肯錫7-S；智慧檔案；策略

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、背景

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確指出，要科學(xué)規(guī)劃檔案館的設(shè)置和布局，鼓勵有條件地區(qū)建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館，更重要的是要把智慧檔案館作為我國檔案事業(yè)發(fā)展的新方向和重要建設(shè)目標(biāo)，提升檔案治理能力和水平，如何推進(jìn)智慧檔案館建設(shè)是當(dāng)前各級政府機(jī)關(guān)和各單位的重要課題。

二、概念

智慧檔案館是利用網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)和人工智能等新技術(shù)，實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提供全方位的檔案服務(wù)。7-S模型是由美國麥肯錫顧問公司研究中心設(shè)計，指出企業(yè)在發(fā)展進(jìn)程中必須綜合考慮各方面的情況，包括戰(zhàn)略（Strategy）、制度（Systems）、結(jié)構(gòu)（Structure）、風(fēng)格（Style）、員工（Staff）、技能（Skills）和共同價值觀（Shared Values）。

而智慧檔案館的建立恰恰需要全方位考慮，本文基于麥肯錫7-S理論，以某鎮(zhèn)機(jī)關(guān)單位建設(shè)智慧檔案館的需求為例，改進(jìn)7-S模型，在戰(zhàn)略、制度和價值基礎(chǔ)上，延伸以智慧平臺為結(jié)構(gòu)、以智慧服務(wù)為風(fēng)格和以智慧數(shù)字為技能，在員工方向拓展為智慧人—物，即智慧戰(zhàn)略（Smart strategy）、智慧制度（Smarts system）、智慧平臺（Smarts platform）、智慧服務(wù)和安全（Smart service and security）、智慧人—物（Smarts person object）、智慧數(shù)字（Smarts digital）以及智慧價值（Smarts Value）等7個方面構(gòu)建智慧檔案館（圖1）。

三、智慧檔案館建設(shè)目標(biāo)

智慧檔案館的建設(shè)打破以往“分散、獨立”的傳統(tǒng)做法，按照統(tǒng)一平臺、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的原則，以依托鎮(zhèn)電子政務(wù)云和各類網(wǎng)絡(luò)資源為基礎(chǔ)，以先進(jìn)信息技術(shù)為手段，結(jié)合現(xiàn)有信息化資源，以資源共建共享為目的，以提供服務(wù)為核心，以資源整合為重點，面向社會提供全方位、高質(zhì)量的檔案資源查詢利用服務(wù)，形成了以數(shù)字資源為根本以安全管理為保障遠(yuǎn)程利用為方針的數(shù)字化檔案庫房體系。

四、智慧檔案館7-S模型構(gòu)建

1.智慧戰(zhàn)略（Smart strategy）

智慧檔案館的建立基于特定時期的總體和長期的發(fā)展方向、目標(biāo)、任務(wù)和政策，并通過智慧戰(zhàn)略來開展資源分配和管理。以國家發(fā)展要求，兼顧區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的現(xiàn)狀和未來發(fā)展方向以及社會其他部門的互相關(guān)系，從實際出發(fā)，先建設(shè)檔案館內(nèi)部或地區(qū)局域網(wǎng)，實現(xiàn)信息互動，促成單個檔案館的館藏數(shù)字化，再將單個數(shù)字檔案館聯(lián)動，打造具有中國特色、區(qū)域特色的智慧檔案館。從檔案管理產(chǎn)出層次來看，戰(zhàn)略則表現(xiàn)為一種定位，智慧檔案館建立定位可以從目標(biāo)定位、功能定位、特色定位、服務(wù)方向定位及規(guī)模定位等五個方面考慮。從檔案需求層次來看，戰(zhàn)略則是一種觀念，智慧檔案館建立的中心思想必須深入每個人員心中，認(rèn)識智慧檔案館建立的重要性，更是為民服務(wù)的迫切需要，從集體一致的基礎(chǔ)上使戰(zhàn)略行動獲得實施。

2.智慧制度（Smarts system）

智慧檔案體系是檔案事業(yè)管理、發(fā)展和戰(zhàn)略執(zhí)行的保障。事實上，檔案的所有制度都是檔案精神的具體反映，也是檔案戰(zhàn)略思想的外在表現(xiàn)。規(guī)范智慧檔案建設(shè)行為、消除障礙、促進(jìn)協(xié)同配合是完善的制度體系的根本所在。為此，要建立和完善智慧檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度要求，重點以人工智能技術(shù)確定檔案收集路徑、歸檔規(guī)則、整理服務(wù)、安全規(guī)范和查閱審核等系統(tǒng)管理規(guī)范。統(tǒng)一檔案信息數(shù)據(jù)的格式、信息數(shù)據(jù)傳輸方式、權(quán)限修改條件、數(shù)據(jù)庫訪問次數(shù)和密碼指令設(shè)置條件及標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，制定可行的《智慧檔案館數(shù)據(jù)共享準(zhǔn)則》。通過一系列智慧制度建設(shè)，促使檔案資源日益豐富，深度挖掘潛在的價值數(shù)據(jù)，以關(guān)聯(lián)、共享為決策者提供科學(xué)、合理的數(shù)據(jù)參考。

3.智慧平臺（Smarts platform）

智慧檔案館建設(shè)，是搭建智慧檔案管理平臺、支持所有的系統(tǒng)平臺架構(gòu)業(yè)務(wù)、實現(xiàn)檔案館所有業(yè)務(wù)全流程管理、利用統(tǒng)一的人機(jī)界面環(huán)境、實現(xiàn)子系統(tǒng)的管理操作、聯(lián)動各硬件設(shè)備設(shè)施的智能庫按照SOA標(biāo)準(zhǔn)，將系統(tǒng)平臺分為八大模塊，由基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)平臺、業(yè)務(wù)服務(wù)、數(shù)據(jù)服務(wù)、展示服務(wù)、安全服務(wù)、應(yīng)用和用戶實施全生命周期管理?；A(chǔ)設(shè)施包括共同組成系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)保障環(huán)境的數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、操作系統(tǒng)和機(jī)房及配套設(shè)施等。技術(shù)平臺由與業(yè)務(wù)相關(guān)的公用系統(tǒng)配套工具構(gòu)成。業(yè)務(wù)服務(wù)提供檔案收集、檔案管理、檔案保存和檔案利用四大類統(tǒng)一的業(yè)務(wù)邏輯管理。數(shù)據(jù)服務(wù)包括云數(shù)據(jù)管理、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)存儲、報表服務(wù)、數(shù)據(jù)交換、在線瀏覽、媒體管理和數(shù)據(jù)備份等。展示服務(wù)主要用于管理客戶端訪問機(jī)制，根據(jù)不同人群或權(quán)限提供不同的展現(xiàn)形態(tài)。安全服務(wù)與相應(yīng)的基礎(chǔ)保障管理服務(wù)相配套，如身份認(rèn)證確保合法用戶使用、數(shù)字簽名防止數(shù)據(jù)被偽造或篡改、權(quán)限控制是對不同用戶訪問系統(tǒng)資源的權(quán)限限制以及保障審核是發(fā)現(xiàn)潛在安全威脅及時清除等。應(yīng)用是構(gòu)建整個業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的實例，包括數(shù)字檔案室平臺、數(shù)字檔案館平臺（對外）和數(shù)字檔案館平臺（對內(nèi)），用戶提供人機(jī)交互展示頁面。

4.智慧服務(wù)和安全（Smart service and security）

智慧檔案館的風(fēng)格應(yīng)以服務(wù)和安全為主基調(diào)。一是智慧服務(wù)是以自動化、智能化檔案利用和展示為目標(biāo)，通過大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算和移動通信等技術(shù)為不同用戶在查閱和展示檔案時提供個體化、泛在化、細(xì)微化和差異化的服務(wù)模式。從檔案管理人員的服務(wù)主體角度出發(fā)，利用非接觸式的智能館員工作站、智能存儲設(shè)備或手動存儲設(shè)備、便攜式PDA掃描儀、智能盤點車以及一體式館員工作站等RFID讀寫設(shè)備，實現(xiàn)檔案的借還、檢索和盤點等全過程的信息化管理。以3D虛擬現(xiàn)實技術(shù)為基礎(chǔ)，實現(xiàn)3D庫房的可視化管理，讓管理人員在3D庫房中快速定位檔案位置，直觀、簡潔地操作檔案數(shù)據(jù)，提高工作效率，減少人為錯誤的可能性。從服務(wù)客體—檔案用戶出發(fā)，實施一體化檔案信息管理，設(shè)置檔案信息查看權(quán)限，如政府部門、企事業(yè)單位工作人員只要符合權(quán)限要求，即可登錄智慧檔案館，隨時隨地查看和應(yīng)用檔案信息，實現(xiàn)檔案信息資源共享，保障檔案信息資源安全；二是打造全程安全防護(hù)系統(tǒng)。（1）數(shù)字加工過程，實現(xiàn)非文件共享方式的遠(yuǎn)程文件訪問，提高數(shù)據(jù)安全性，加工過程不產(chǎn)生臨時圖像文件，有效防止檔案信息被泄露。（2）數(shù)據(jù)歸檔存儲過程。電子文件采用通過國家密碼管理局認(rèn)證的高性能加密設(shè)備及國標(biāo)加密法，實現(xiàn)自動加密存儲，增加數(shù)據(jù)反跟蹤和防破解能力，提高數(shù)據(jù)的安全性。（3）數(shù)據(jù)維護(hù)。獨立存儲歷次修改的電子文件版本，絕不覆蓋修改前的文件，確保數(shù)據(jù)安全。對日志開展全程數(shù)據(jù)維護(hù)管理，并對存在的安全隱患及時開展跟蹤查找，提高數(shù)據(jù)的安全性。（4）檔案查詢利用過程。檔案圖像防偽，防止檔案資料被篡改、偽造，數(shù)據(jù)安全性得到加強(qiáng)。圖像加密傳輸，所有圖像處理均在內(nèi)存中完成，不在查詢中產(chǎn)生，從而有效防止數(shù)據(jù)被泄露。檔案密級控制和權(quán)限管理，防止檔案信息被非法查閱利用。查詢登記安全管理，及時跟蹤追溯歷史查詢?nèi)?。在線查詢審批，防止檔案信息被非法查詢和泄露，增強(qiáng)其安全性。查詢?nèi)^程錄入安全日志與報警，及時跟蹤追溯歷史查詢情況。具備打印操作抵抗性的指紋驗證打印權(quán)限，防止非法泄露檔案材料，提升檔案信息的安全性。

5.智慧價值（Smarts Value）

智慧檔案館的創(chuàng)建發(fā)展，需要更具先進(jìn)性的檔案價值理論指導(dǎo)，從而促進(jìn)檔案的服務(wù)模式從以“用戶為中心”向“共創(chuàng)價值”模式轉(zhuǎn)變，智慧檔案館的建立基于“共創(chuàng)價值”為核心，以數(shù)字檔案信息服務(wù)的集成為基礎(chǔ)，以“服務(wù)主導(dǎo)邏輯”為理論，從而實現(xiàn)檔案服務(wù)的主體構(gòu)成從單一到多樣化，主體關(guān)系從從屬到互動，資源配置從封閉圈到生態(tài)圈，檔案平臺從實體到數(shù)字智能，評估模型從標(biāo)準(zhǔn)化到系統(tǒng)化，智慧檔案的六項創(chuàng)新價值決定了檔案服務(wù)創(chuàng)新的方向，為創(chuàng)建智慧檔案館奠定了基礎(chǔ)。

智慧價值主要表現(xiàn)在檔案館建設(shè)的社會價值和經(jīng)濟(jì)價值。在社會價值方面，智慧檔案館是檔案集中儲存基地，為全鎮(zhèn)的機(jī)關(guān)部門提供檔案的集中存儲、分類管理、按需查詢和資源共享等服務(wù)，通過對數(shù)字檔案、電子文件的管理和歸檔統(tǒng)一規(guī)范整合，提高檔案管理效率與管理水平，保障檔案實體與檔案數(shù)據(jù)的安全，提高檔案人員的素質(zhì)，有利于推進(jìn)政務(wù)信息公開，更好地服務(wù)社會大眾；在經(jīng)濟(jì)效益方面，智慧檔案館有集約化、社會化和專業(yè)化的特點，是一項重要的信息化工程，需要充分尊重已建成的信息數(shù)據(jù)領(lǐng)域和實際投入，在建設(shè)過程，應(yīng)當(dāng)注重整合和分布式的管理手段，以實現(xiàn)信息資源的高效利用和共享。通過整合不同部門和機(jī)構(gòu)的信息資源，可避免重復(fù)建設(shè)和數(shù)據(jù)冗余，提高信息的可訪問性和利用價值。

6.智慧數(shù)字（Smarts digital）

智慧數(shù)字作為智慧檔案館的綜合管理系統(tǒng)，具備了將紙質(zhì)檔案和電子檔案、實體檔案一體化管理的能力。其管理體系主要圍繞著“收”“管”“存”和“用”四個方面展開，以確保檔案的全面管理和高效利用。將分散在各部門、各單位的信息資源按照檔案館制定的數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和歸檔原則，與政府一級平臺以及各部門、各單位 OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成實現(xiàn)無縫對接。實時接收0A和業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的公文數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)歸檔并存儲在檔案館，達(dá)到集中統(tǒng)一管理鎮(zhèn)檔案數(shù)據(jù)資源的最終目標(biāo)。同時，預(yù)留與其他數(shù)據(jù)平臺的接口，為區(qū)域檔案數(shù)據(jù)資源的共享奠定基礎(chǔ)。利用新興技術(shù)，堅定“平臺化、大集中”的建設(shè)思路，實現(xiàn)區(qū)域檔案“館室一體化”的管理模式，各單位利用館室一體化子系統(tǒng)即可方便地為相關(guān)單位虛擬一個獨立的電子檔案系統(tǒng)，集中管理視頻、音頻、圖片、文檔和公文等檔案數(shù)據(jù)。此外，實現(xiàn)兩個方面的檔案應(yīng)用，一是智能化應(yīng)用，二是提供檔案對外的利用服務(wù)。智能化應(yīng)用方面，項目建成后實現(xiàn)“館室一體化”“文檔一體化”，最大限度地集中各單位的文檔、圖片和視頻等檔案資料，對專題展示、關(guān)聯(lián)分析等開展智能化建設(shè)，實現(xiàn)一個更優(yōu)質(zhì)、更海量和更多維度的檔案利用服務(wù)。

7.智慧人—物（Smarts person object）

智慧管理是以檔案館智能化運營為目標(biāo)，以“以人為本”為原則，以方便利用、實現(xiàn)新技術(shù)的合理利用為根本出發(fā)點，以檔案館的合理布局、先進(jìn)設(shè)備、豐富資源、用戶需求和參與度、提供個性化服務(wù)及智能技術(shù)等多個管理領(lǐng)域的關(guān)鍵指標(biāo)，以辦公自動化為手段，通過引入新技術(shù)和創(chuàng)新的管理方法整合現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源。同時，檔案管理者要加強(qiáng)工作方法、技能方面的培訓(xùn)，注意提高智慧檔案館管理新技能，熟練掌握信息化建設(shè)的新技術(shù)，以更好地發(fā)揮智慧檔案館的功能。培養(yǎng)智慧型人才隊伍，充實與提升智慧檔案館的精髓，夯實和筑牢其根基。智慧檔案館的建設(shè)離開實體建設(shè)一切都是空談。因此，檔案館實體智能化建設(shè)尤為重要，在滿足檔案庫房“十防”要求的同時，實現(xiàn)人防、物防和技防“三位一體”的檔案防范實體結(jié)構(gòu)，圍繞檔案密集架、環(huán)境控制測控、實體檔案殺蟲消毒、智能照明、智慧大屏和氣體消防系統(tǒng)等智能一體化建設(shè)，從而實現(xiàn)節(jié)能、舒適和智慧的實體環(huán)境。

五、結(jié)語

智慧檔案館是檔案業(yè)務(wù)信息化的高級形式，是在數(shù)字檔案館建設(shè)成果的基礎(chǔ)上通過“模式創(chuàng)新”“技術(shù)創(chuàng)新”和“理念創(chuàng)新”，以7-S模型對傳統(tǒng)數(shù)字檔案館傳承、延伸和提升，從而跟進(jìn)和融入當(dāng)前中國新型智慧城市和智慧中國建設(shè)的大趨勢，將檔案信息化水平推向一個新的階段。順應(yīng)智慧城市建設(shè)的發(fā)展大勢，探索建設(shè)智慧檔案館，也是實現(xiàn)全面現(xiàn)代化管理檔案館的必經(jīng)之路，推動和提升檔案館工作和服務(wù)效能，是建設(shè)智慧城市的重要抓手，能夠滿足智慧城市的建設(shè)需求。

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作者單位：廣東省東莞市麻涌鎮(zhèn)人民政府