大數(shù)據(jù)時代背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新路徑研究

湛麗莉

摘 要：大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理成為醫(yī)院綜合便民服務(wù)的重要窗口，推行醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)化、信息化、現(xiàn)代化成為必然。醫(yī)院需要研發(fā)檔案管理數(shù)據(jù)平臺并做好日常的優(yōu)化和維護(hù)工作。文章深入研究了大數(shù)據(jù)時代背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新路徑，得出了一些結(jié)論，以期能夠給其他同行提供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；醫(yī)院；檔案管理；創(chuàng)新；路徑

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、大數(shù)據(jù)時代背景下醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的意義

1.發(fā)揮檔案價值和作用

醫(yī)院有著各種各樣的檔案資料，包括文字類資料以及影像類資料。醫(yī)院利用好各種資料能夠為病患提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。以往患者在完成診療檢查后，需要在醫(yī)院停留數(shù)小時才能等到檢查報告，耽誤了患者的寶貴時間?，F(xiàn)在患者無須在檢查窗口等待，一部智能手機(jī)即可在醫(yī)院官方App上輸入診療卡號，獲取檢查報告，節(jié)省了患者的在院等候時間，最大限度地發(fā)揮了醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的價值。醫(yī)院每日診療各種各樣的患者，需要以檔案的形式記錄患者的治療過程與病情變化，為類似疾病的治療提供參照，豐富醫(yī)生治療思路，提高醫(yī)院治療水平。醫(yī)務(wù)人員的成長周期比較長，學(xué)習(xí)和使用醫(yī)院檔案能夠讓剛剛進(jìn)入醫(yī)院工作的醫(yī)務(wù)人員更準(zhǔn)確地了解不同疾病特點以及治療需求，強(qiáng)化新入職醫(yī)務(wù)人員的學(xué)習(xí)效果，最大程度地發(fā)揮檔案價值。

2.滿足群眾需求

醫(yī)院各項經(jīng)營管理工作的有序開展離不開檔案部門的支持，檔案管理工作也需要各業(yè)務(wù)部門的密切配合。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案收集工作以各相關(guān)部門報送的病例為主，有些業(yè)務(wù)部門的醫(yī)生工作量大，患者多，病歷檔案的錄入工作就會遲緩，未能按時報送，容易出現(xiàn)延遲報送的情況，出院患者無法在最短時間內(nèi)拿到病歷檔案，給患者的復(fù)診帶來一定困擾。單向報送的方式收集檔案資料已經(jīng)不能適應(yīng)醫(yī)院檔案管理工作要求，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠有效解決這一問題。數(shù)據(jù)的即時傳送，檔案資源信息整理工作前置化，不再需要報送后的再次錄入工作，檔案管理人員只需要在后臺審核后直接歸檔，推送到服務(wù)環(huán)節(jié)，醫(yī)院檔案管理流程進(jìn)一步簡化。患者出院后即可在醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)中下載病歷，為患者提供了更為便捷的醫(yī)療檔案服務(wù)。

運用信息技術(shù)管理醫(yī)院檔案，能夠保證臨床診斷的科學(xué)性。面對同一名患者，不同醫(yī)院會提出不同的治療方案，而不同的治療方案患者所承擔(dān)的醫(yī)藥花銷大不相同。醫(yī)院使用計算機(jī)系統(tǒng)分析整合案例信息，制定標(biāo)準(zhǔn)化的診治流程，讓患者能夠以最合適的方案和價格完成治療。醫(yī)生按照患者描述的癥狀與大數(shù)據(jù)檔案信息分析最適合患者的治療方案，提高診治的科學(xué)性與安全性，幫助患者減輕經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

3.實現(xiàn)平臺資源共享

醫(yī)院檔案覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，包括病歷檔案、科研檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等，每種類型的檔案分布在不同的業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門想要調(diào)閱其他科室的檔案就需要到檔案室調(diào)取，其中的環(huán)節(jié)較多，比較煩瑣。大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案管理后，檔案的調(diào)閱和查詢將會十分便利，無論是哪個科室人員，只要登錄醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)平臺，在線申請檔案調(diào)閱權(quán)限，系統(tǒng)核實賬號和密碼準(zhǔn)確無誤，即可開放職能權(quán)限，允許醫(yī)院職工調(diào)取所需檔案的信息資源。

4.保護(hù)檔案安全

應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理醫(yī)療檔案能夠保證醫(yī)院信息管理的安全。病人病歷屬于隱私檔案，如出現(xiàn)被泄露信息的情況，必然會影響醫(yī)院信譽。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理醫(yī)療檔案能夠降低檔案被泄露的概率，強(qiáng)化檔案保護(hù)效果，能夠保證醫(yī)院財務(wù)數(shù)據(jù)安全，更好地保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)。

二、在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)帶來的影響

1.改變了傳統(tǒng)的檔案收集方式

在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)收集檔案，拓寬了檔案收集渠道，改變了傳統(tǒng)的檔案收集方式。醫(yī)務(wù)工作者在交接班時就能完成當(dāng)日醫(yī)療檔案資料的收集工作。

2.完善檔案管理制度

在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，使醫(yī)院檔案管理制度得到了完善。醫(yī)院上下都參與到檔案管理工作中來，每個業(yè)務(wù)部門不再“各自為政”，而是遵循統(tǒng)一的檔案管理制度，按照檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)開展醫(yī)療檔案信息錄入工作，將分散、混亂的檔案資料匯總到大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，系統(tǒng)自動實行分類并整理保存，大量醫(yī)療檔案數(shù)據(jù)得到及時分析，產(chǎn)生的醫(yī)療檔案成果也能夠迅速推向市場，醫(yī)療科研部門可以再開發(fā)和利用這些檔案成果。

3.優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)

醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)離不開技術(shù)人才的支持，傳統(tǒng)的人才結(jié)構(gòu)被打破，一批具備數(shù)據(jù)處理能力和數(shù)據(jù)建設(shè)思維的專業(yè)人才進(jìn)入檔案管理工作崗位。醫(yī)院檔案工作人員不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)知識，檔案管理水平得到了提高。

4.促進(jìn)檔案管理精準(zhǔn)化

在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)能夠精準(zhǔn)化分類醫(yī)院檔案資料，檔案數(shù)據(jù)經(jīng)篩選后形成分析報告，實現(xiàn)了深層次挖掘醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的目標(biāo)，檔案管理工作向分析和提煉檔案數(shù)據(jù)方面拓展。醫(yī)院檔案資料經(jīng)數(shù)據(jù)化整理分類后，存儲在醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫之中，各個業(yè)務(wù)部門都可以精準(zhǔn)調(diào)取所需檔案資料，打破了傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式的壁壘，創(chuàng)新了檔案服務(wù)內(nèi)容和方式，提高了醫(yī)院檔案服務(wù)水平。

5.提高了檔案利用率

大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院檔案管理工作目標(biāo)發(fā)生了變化，從檔案資料的保管到檔案數(shù)據(jù)的利用，這一跨越式的改變對醫(yī)院檔案管理工作長遠(yuǎn)開展產(chǎn)生了積極作用。隨著醫(yī)療事業(yè)的蓬勃發(fā)展，醫(yī)院檔案數(shù)量顯著增加，大量檔案資料需要快速收集和整理。在醫(yī)院檔案管理中，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的同步收集、整理、歸檔、檢索等一系列操作，使海量的醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)能夠在最短的時間內(nèi)得到管理，提高了檔案管理效率。

三、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理，經(jīng)費投入少

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理，沒有認(rèn)識到檔案管理工作對醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的積極意義。醫(yī)院檔案管理人員把自身角色認(rèn)定為檔案保管員，檔案利用也只停留在查找和調(diào)閱環(huán)節(jié)，沒有理解檔案數(shù)據(jù)化管理的作用。部分醫(yī)院將經(jīng)費投入醫(yī)療設(shè)備設(shè)施引進(jìn)、醫(yī)生進(jìn)修培訓(xùn)、科研項目開展等方面，檔案管理方面經(jīng)費投入較少，檔案數(shù)據(jù)化系統(tǒng)常因軟硬件設(shè)備設(shè)施條件簡陋而無法持續(xù)推進(jìn)。

2.檔案管理工作效率低

醫(yī)院檔案資料分散保存在各業(yè)務(wù)科室，沒有形成良好的檔案收集流程，各業(yè)務(wù)科室檔案資料堆積嚴(yán)重，不能及時送到檔案室，檔案資料流轉(zhuǎn)速度緩慢，給患者的復(fù)診就醫(yī)造成困擾。

3.檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全維護(hù)機(jī)制不完善

雖然部分醫(yī)院建設(shè)了檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，通過購買軟件和外包服務(wù)等引入現(xiàn)代化的檔案管理方式，但是醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)缺少完善的安全維護(hù)體系，不能夠根據(jù)自身的需求開展安全維護(hù)工作，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的界面操作不友好，檔案資料極易被泄露，檔案信息在調(diào)閱和傳輸過程中容易出現(xiàn)內(nèi)容被篡改、文本亂碼等情況，嚴(yán)重危害醫(yī)院檔案信息的安全。

4.檔案管理人員知識水平不高

部分檔案管理人員知識水平不高，工作經(jīng)驗不豐富，對數(shù)據(jù)技術(shù)一知半解。新入職的專業(yè)技術(shù)人才不夠了解醫(yī)院檔案管理的特殊性，醫(yī)院檔案管理人員呈現(xiàn)出文化結(jié)構(gòu)、操作能力等方面參差不齊的現(xiàn)象，影響了醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建立和維護(hù)。

四、大數(shù)據(jù)時代背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新路徑

1.提升領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)知

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要更新大數(shù)據(jù)觀念，借鑒大數(shù)據(jù)思維，把握檔案工作各個環(huán)節(jié)的關(guān)聯(lián)，從全局出發(fā)，積極推進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新，制定檔案數(shù)據(jù)分析、挖掘、利用和共享的大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，穩(wěn)步實施大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略。加強(qiáng)法制宣傳，通過各種方法與渠道組織醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識和法規(guī)，提高領(lǐng)導(dǎo)人員的重視度，使他們了解檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的意義和價值。領(lǐng)導(dǎo)要做好頂層設(shè)計，發(fā)揮帶頭作用，使醫(yī)院所有人員都能意識到創(chuàng)新檔案管理的重要性，激發(fā)各部門人員歸檔的自覺性，保證檔案信息完整。只有在醫(yī)院管理人員意識到檔案管理的重要性、能夠根據(jù)醫(yī)院發(fā)展情況制定完善且科學(xué)的管理辦法、按照醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃需求開展工作、提高檔案管理能力，才能實現(xiàn)醫(yī)院各項工作的有序銜接和發(fā)展。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須創(chuàng)建明確的規(guī)章制度，為醫(yī)院的檔案管理工作提供依據(jù)，確定不同環(huán)節(jié)和崗位負(fù)責(zé)人的職責(zé)與工作要求，嚴(yán)格按照規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)開展工作，精細(xì)化管理每一個事項和工作環(huán)節(jié)。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)檔案工作宣傳，應(yīng)用可行舉措，加大宣傳力度，利用新媒體展開宣傳，包括醫(yī)院公眾號、醫(yī)院工作群以及醫(yī)院官網(wǎng)，提升醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和員工的認(rèn)知，明確檔案管理的重要性，體現(xiàn)檔案的價值。

2.投入充足的建設(shè)資金

醫(yī)院要為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)投入充足的人力、物力和財力支持，更新軟硬件配套設(shè)備設(shè)施，為實現(xiàn)大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)提供保障。醫(yī)院要運用好資金，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級，根據(jù)醫(yī)院情況，配置各種軟件系統(tǒng)與硬件設(shè)備設(shè)施，保證醫(yī)院檔案工作的有效開展。

3.完善檔案管理機(jī)制

醫(yī)院要根據(jù)大數(shù)據(jù)環(huán)境的變化，完善電子檔案管理機(jī)制模式，明確電子檔案工作細(xì)則，落實檔案管理責(zé)任，建立健全檔案立卷歸檔制度、檔案保密制度等， 確保大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作有序開展。

落實標(biāo)準(zhǔn)化歸檔和借閱標(biāo)準(zhǔn)。在管理檔案過程中，標(biāo)準(zhǔn)化工作流程能夠從源頭把控檔案資料的安全性和完整性，有利于工作人員合理、科學(xué)地開展檔案管理工作。檔案歸還與借出必須符合標(biāo)準(zhǔn)化流程規(guī)范，有關(guān)人員要先填寫借調(diào)，單經(jīng)過審批同意后才準(zhǔn)許外借檔案。如果借閱檔案為涉密檔案，則需要核定人員的書面審核，通過之后才能借閱。絕密檔案的借閱必須安排專人負(fù)責(zé)檔案流轉(zhuǎn)工作。借調(diào)的檔案需安排專人跟蹤動態(tài)，采取必要性防護(hù)手段。

4.推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)

推進(jìn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)要實現(xiàn)不同檔案系統(tǒng)之間的資源共享，提高檔案管理工作效率，提升檔案資料利用價值。首先，實現(xiàn)各管理系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的信息資源共享。醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)要與醫(yī)院教學(xué)科研管理系統(tǒng)、辦公管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)對接，共享檔案信息資源，使醫(yī)院檔案管理部門可以在各個管理系統(tǒng)中獲取醫(yī)療檔案資料，確保檔案資料歸檔的完整性；其次，加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案并行管理。醫(yī)院可以實施紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案并行管理制度，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案工作協(xié)調(diào)運作，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢；最后，建設(shè)大數(shù)據(jù)智能分析平臺。醫(yī)院要充分利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，建立檔案智能化分析平臺，分析現(xiàn)有檔案，分類管理檔案數(shù)據(jù)。

5.保證檔案信息傳輸安全

信息時代的到來，醫(yī)院的檔案數(shù)據(jù)量逐年遞增，信息量十分龐大，種類繁多，加大了數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作的難度。醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)中存儲著大量的檔案信息資料，一旦出現(xiàn)設(shè)備故障，容易導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，影響檔案數(shù)據(jù)的使用。因此，保證檔案信息傳輸安全是醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)維護(hù)工作的重心。首先，強(qiáng)化防火墻訪問安全管理。醫(yī)院要使用安全性能高的防火墻和網(wǎng)絡(luò)入侵監(jiān)測防御系統(tǒng)，監(jiān)測數(shù)據(jù)的安全，防止黑客入侵醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)；其次，醫(yī)院還要建設(shè)網(wǎng)關(guān)病毒防御系統(tǒng)，有效防范病毒危害，保證醫(yī)院電子檔案信息的安全；最后，做好電子檔案備份。醫(yī)院要執(zhí)行檔案備份制度，尤其是醫(yī)療研究成果的保密檔案信息，要加強(qiáng)在檔案信息管理平臺的安全管理。

6.完善檔案數(shù)據(jù)庫，提高信息共享水平

為充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)庫作用，醫(yī)院需要在檔案管理工作，分類歸檔數(shù)據(jù)庫中的各種檔案資源，保證檔案檢索和使用的便利。在大數(shù)據(jù)時代背景下，醫(yī)院在使用檔案資源的過程，必須重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，運用大數(shù)據(jù)手段將不同類型的檔案整理到不同的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫的管理工作需要依托強(qiáng)大的軟硬件和技術(shù)，為不同類別的檔案資源建設(shè)不同的檔案數(shù)據(jù)庫，保證檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)劃與整合，充分利用醫(yī)院檔案資源，提高檔案數(shù)據(jù)分析與使用能力。此外，在檔案數(shù)據(jù)庫管理中，醫(yī)院應(yīng)設(shè)置密鑰保證檔案使用安全。采用“內(nèi)網(wǎng)+外網(wǎng)”的管理方式管理檔案數(shù)據(jù)庫。工作人員使用檔案數(shù)據(jù)庫，提高各部門人員信息互動、共享的水平，便于各個部門之間的協(xié)作與溝通，改善醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量。

7.組織檔案管理人員培訓(xùn)

只有專業(yè)的檔案管理人員才能做好醫(yī)院檔案管理工作。因此，醫(yī)院有關(guān)人員要重點關(guān)注檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)，進(jìn)一步完善人才引進(jìn)機(jī)制，讓更多專業(yè)人才充實到醫(yī)院檔案管理隊伍中。醫(yī)院應(yīng)撥付專項培養(yǎng)資金，定期培訓(xùn)檔案管理人員，聘請專業(yè)檔案管理教師來醫(yī)院授課，提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)水平。同時，醫(yī)院還可以采取“傳幫帶”的方式，鼓勵引進(jìn)的專業(yè)人才把先進(jìn)的數(shù)據(jù)技術(shù)教給檔案管理人員，工作經(jīng)驗豐富的職工向新職工傳授檔案管理經(jīng)驗，互相學(xué)習(xí)，互相幫助，最終建立一支高素質(zhì)、能力強(qiáng)的醫(yī)院檔案管理隊伍。

五、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作模式面臨重大挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案管理工作人員要樹立大局意識，培養(yǎng)數(shù)據(jù)思維，從安全維護(hù)技術(shù)、人才結(jié)構(gòu)更新等方面出發(fā)，著力提高醫(yī)院檔案管理水平，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作。

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作者單位：山東省公共衛(wèi)生臨床中心