財務(wù)部門參與工程分包合同管理的探討

張玉蘭

（中鐵八局集團有限公司，成都 610081）

1 引言

施工企業(yè)業(yè)態(tài)性質(zhì)，決定了項目工程分包合同具有種類多、標(biāo)的金額大、履行時間長、外部因素多變、爭議處置難，并且參與合同執(zhí)行和管理的部門和人員也較多等特點。工程分包合同在風(fēng)險防范、評審簽訂、履行監(jiān)督、檔案管理等環(huán)節(jié)的疏漏問題更是加大了項目合同全周期管理難度。在參與項目分包合同管理過程中，財務(wù)部門作為企業(yè)要效益、謀發(fā)展的重要職能部門之一，肩負(fù)起合同風(fēng)險提示與風(fēng)險控制的雙重責(zé)任，其獨到視角下的關(guān)注要點對企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展發(fā)揮著極其重要的作用。

2 財務(wù)部門參與分包合同管理的重要性

2.1 分包合同管理是項目資金管理的重要組成部分

加強資金結(jié)算支付相關(guān)合同條款的評審、執(zhí)行和監(jiān)督，既能提升項目履約保障能力，也關(guān)系到施工項目資金鏈條的平衡和安全。

2.2 分包合同管理是項目成本管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

分包合同帶來的簽約風(fēng)險、履約風(fēng)險、涉稅風(fēng)險及其他風(fēng)險直接或間接地影響著企業(yè)的成本。加強分包合同關(guān)鍵環(huán)節(jié)全過程管理，能有效控制項目成本。

2.3 分包合同管理是項目總包履約的重要保證

為兌現(xiàn)總包合同履約，分包合同便是總包合同任務(wù)的分解和實施，因此著重抓好分包合同的訂立和實施，有利于降低企業(yè)履約風(fēng)險，達到利益共享。

2.4 分包合同管理是業(yè)財融合展示平臺

無論是企業(yè)內(nèi)部控制管理、資金安排要求，還是從風(fēng)險的角度考慮，財務(wù)人員需要逐漸由傳統(tǒng)財務(wù)會計向管理會計轉(zhuǎn)型，主動參與分包合同評審、會簽、監(jiān)管，做到“從業(yè)務(wù)中來、到業(yè)務(wù)中去”，實現(xiàn)真正意義上的業(yè)財融合。

3 工程分包合同管理存在的共性問題

3.1 標(biāo)前策劃不到位，補充合同簽訂多

①標(biāo)前區(qū)段劃分與分包模式策劃不到位。不合理的區(qū)段劃分使項目施工作業(yè)面形成交叉干擾，既不便于勞動力、物資設(shè)備等生產(chǎn)要素的調(diào)配，也不利于現(xiàn)場工序銜接。未充分結(jié)合工程實際情況評估不同分包模式下項目管理的利與弊，將實質(zhì)影響項目工期、安全質(zhì)量、成本控制等管理成效。②計劃提報不準(zhǔn)確，物資采購、設(shè)備租賃、分包隊伍等關(guān)鍵資源配置不合理。在項目進場環(huán)節(jié)，為迎合業(yè)主“高大上”形象要求“跑步進場”，先進場施工后簽合同、口頭約定等搶占地盤等行為，這些未明確的分包合同關(guān)系為后期糾紛的產(chǎn)生留下風(fēng)險隱患。③濫用補充合同，頻頻調(diào)整合同履約義務(wù)，主輔不分。當(dāng)合同本身存在籌劃不足或項目客觀條件發(fā)生變化時，項目管理層往往選擇簽訂多份補充合同的形式，對合同雙方的權(quán)利義務(wù)重新進行補充約定。有的補充合同簽訂內(nèi)容與主合同內(nèi)容并無關(guān)聯(lián)關(guān)系，補充合同金額也遠(yuǎn)超主合同金額，更有甚者分批簽訂合同或補充合同，達到規(guī)避招標(biāo)的目的，形成合同過程管理漏洞。

3.2 合同主體調(diào)查不深入，履約能力不滿足

項目管理層法律意識淡薄，缺乏合同風(fēng)險管控前置意識。在引入分包單位之前，對分包合同主體的企業(yè)資質(zhì)、銀行授信、履約能力、經(jīng)營業(yè)績、訴訟情況等盡調(diào)審核把關(guān)不嚴(yán)，未能完全對合同主體下的分包工程風(fēng)險進行嚴(yán)謹(jǐn)評估并制定相關(guān)風(fēng)控措施，讓一些資質(zhì)不達標(biāo)、綜合能力不足的分包企業(yè)參與到工程分包中，增加合同履約風(fēng)險。

3.3 合同范本使用不規(guī)范，合同評審不嚴(yán)謹(jǐn)

①由于企業(yè)規(guī)模不斷擴張，人員成長速度跟不上，加之對項目各項管理制度不熟悉，在脫離具體業(yè)務(wù)實質(zhì)的情況下盲目套用合同固定模板。如某項目在外租設(shè)備時，誤將臨租合同范本套用成月租合同范本使用，簽訂的合同條款與實際經(jīng)濟業(yè)務(wù)中的租賃方式與租賃單價不匹配，租賃期間發(fā)生的過路費、油料消耗、維修保養(yǎng)等費用承擔(dān)主體不清引爭議。②合同評審流于形式，評審人員相互之間形成審核依賴。當(dāng)分包合同出現(xiàn)結(jié)算時間、數(shù)量、單價、工作范圍、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款明顯錯誤或約定不明確時，各級合同評審均能審核通過。顯然，因合同評審不嚴(yán)謹(jǐn)遺留下的潛在風(fēng)險點在本環(huán)節(jié)就形成了合同糾紛隱患。

3.4 合同要素交底不全面，成本費用界定不清楚

負(fù)責(zé)分包合同簽訂的職能部門未對項目職能部門及分包單位進行充分、全面的合同交底。主要表現(xiàn)在：一是約定范圍方面，施工作業(yè)范圍，合同約定的物資、機具設(shè)備等使用范圍交底不明確。二是費用承擔(dān)方面，交底未細(xì)化部門對應(yīng)的合同責(zé)任，加之職能部門不熟悉合同主要內(nèi)容，合同履行時將應(yīng)該由分包單位承擔(dān)的費用計入了項目成本，如超合同范圍承擔(dān)分包單位水電費、伙食費、保險費等。三是制度責(zé)任落實方面，分包單位領(lǐng)用項目代為提供的輔助材料、小型機具的，交底時不落實有權(quán)領(lǐng)料人制度，物資的領(lǐng)用簽認(rèn)、保管責(zé)任、退還、賠償?shù)葐栴}得不到有效落實。四是標(biāo)準(zhǔn)不定方面，職能部門在合同交底環(huán)節(jié)溝通不暢，造成實際履約標(biāo)準(zhǔn)與合同約定標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。如某項目物資部門在AB 組填料進場驗收時，采用按車收方（按照送貨車輛的長、寬、高計算）的方式驗收填料數(shù)量，并未按照合同約定的方式（工程實體壓實量方）驗收，導(dǎo)致無法核實收方數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

3.5 結(jié)算支付執(zhí)行不嚴(yán)格，超付墊付情況突出

①不按合同約定支付資金。項目管理層以工期進度為由，僅憑“一支筆、一句話”就超合同約定比例支付分包款，部分工程款支付比例高達100%，甚至辦理無結(jié)算或超結(jié)算付款，形成諸多例外支付事項，無視合同約定支付條件，增加合同履約風(fēng)險。②未按照合同約定足額預(yù)留或收取各類保證金。未經(jīng)過內(nèi)控管理審批流程即返還分包單位質(zhì)量保證金、履約保證金、農(nóng)民工工資保證金等。③在分包單位沒有結(jié)清農(nóng)民工工資的情況下，支付其墊付的零星料款；在未辦理扣款清算的情況下支付分包款項；墊付應(yīng)該由分包單位承擔(dān)的輔助材料費、保險費、檢驗試驗費等各類費用，且不及時扣回。

3.6 職能部門信息不對稱，合同封賬管理存在漏洞

封賬環(huán)節(jié)形成的分包合同管理漏洞，不僅不能及時鎖定項目成本，還給企業(yè)造成經(jīng)濟損失。其主要問題表現(xiàn)在：

①合同分包單位完工退場后，關(guān)鍵職能部門之間信息溝通不對稱、責(zé)任錯位，長時間拖延賬務(wù)核對工作，不能及時組織簽訂封賬協(xié)議。②簽訂封賬協(xié)議時，分包單位在合同履約期間領(lǐng)用的輔助材料、機具設(shè)備等沒有辦清移交手續(xù)，造成部分款項無法扣回，物資賠款無法追償。③未經(jīng)財務(wù)部門確認(rèn)即簽訂封賬協(xié)議。部分分包單位直至封賬后也沒有按照合同約定足額開具增值稅發(fā)票，甚至某些項目在簽訂封賬協(xié)議后才發(fā)現(xiàn)開累決算金額與財務(wù)賬面開累結(jié)算金額存在差異，財務(wù)賬面多計成本和債務(wù)。④項目合同臺賬管理不到位。要么不建立臺賬，要么建立后存在不同程度的登記更新不及時、記錄不完整等現(xiàn)象。

4 財務(wù)部門參與合同全周期管理的應(yīng)對措施

4.1 樹立合同風(fēng)險意識，主動參與項目策劃

①提高合同風(fēng)險防范意識，熟悉合同相關(guān)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)全過程，認(rèn)真分析合同雙方的目標(biāo)和意圖，配合合同簽訂責(zé)任部門認(rèn)真評估潛在風(fēng)險，為后續(xù)合同評審、簽訂、履約工作做好充分準(zhǔn)備。②提升個人綜合業(yè)務(wù)能力，主動參與項目分包策劃。按照工程實際情況，合理優(yōu)化區(qū)段劃分，選擇合適的分包模式。綜合考慮項目資源配置情況、分包單位數(shù)量、資金支付情況等，抓住成本管控重點，做好項目費用預(yù)算、財稅籌劃。

4.2 健全合格準(zhǔn)入制度，嚴(yán)格審查分包主體履約能力

一是建立分包單位合格名錄。在合同訂立之前，通過政府監(jiān)管部門相關(guān)公共服務(wù)平臺以及企查查、天眼查等互聯(lián)網(wǎng)信息平臺，對分包單位提供的準(zhǔn)入證明材料進行真實性、有效性、合法性核查，對分包方資質(zhì)、履約、信譽和業(yè)績真實性驗證把關(guān)，確保分包單位具有真實的法人資格、相應(yīng)的資質(zhì)及履約能力，并將核查結(jié)果簽字存檔，建立分包單位合格名錄。二是嚴(yán)格分包單位納稅信用管理。不接受各類代開發(fā)票、虛開發(fā)票，防范走逃發(fā)票。禁止掛靠，禁止將工程轉(zhuǎn)包給不具備相應(yīng)資質(zhì)的單位和個人。三是動態(tài)考評實力分包單位，篩選優(yōu)秀、淘汰不合格單位。對進入合格名錄的分包單位實施不定期有效跟蹤，以動態(tài)管理基礎(chǔ)信息加年度綜合考評相結(jié)合的方式，篩選出具有實力的分包單位長期合作，對綜合考評不合格的分包單位淘汰出局，堅決不予入場。

4.3 嚴(yán)格審核關(guān)鍵條款，控制補充合同簽訂

①遵照法規(guī)制度嚴(yán)把評審關(guān)。合同評審是合同簽訂之前的重要環(huán)節(jié)，一是嚴(yán)格遵照合同評審程序，以合同是否符合國家法律法規(guī)、企業(yè)管理制度為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)內(nèi)控管理參與合同評審；二是重點審查與財務(wù)活動有關(guān)的條款，如合同約定支付方式、稅務(wù)責(zé)任及發(fā)票義務(wù)、保證金繳納等；三是對于重要的、標(biāo)的金額較大的分包合同，采用線上與線下相結(jié)合的評審方式，組織相關(guān)職能部門通過“頭腦風(fēng)暴法”集體討論，發(fā)現(xiàn)和探討合同漏洞，避免隱形風(fēng)險。②不得隨意簽訂補充合同。若存在政策調(diào)整或其他涉及合同變更的事項，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，按規(guī)定權(quán)限和程序簽訂書面補充合同。如因工程數(shù)量調(diào)整合同額的，超過主合同10%的補充合同應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定重新履行招標(biāo)采購程序，原則上擴大合同金額的補充合同也應(yīng)繳納履約保證金。同時，財務(wù)部門還要嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)部控制及審批流程，將資金支付類補充合同管控納入合同管理重點。③規(guī)范使用合同范本。結(jié)合有關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)內(nèi)部管理要求及具體經(jīng)濟業(yè)務(wù)實質(zhì)，使用指定的工程項目分包合同文本。分包合同應(yīng)與分包模式對應(yīng)，原則上不得進行拆分。特殊情況下需要使用對方提供的合同文本的，應(yīng)當(dāng)由分管法律合規(guī)工作的上級部門批準(zhǔn)。財務(wù)部門要積極參與合同范本的定期優(yōu)化工作，提出建設(shè)性意見，為項目職能部門提供規(guī)范的工作指引，提高合同評審效率。例如，針對項目在保工期的情況下代付代墊款增多而又無法及時扣回的情況，財務(wù)部門建議在勞務(wù)分包合同原條款基礎(chǔ)上增加“超合同清單墊付的款項，除甲供材料清單上注明的外，甲方原則上不代購，不墊付資金，確需領(lǐng)用甲方物資、使用甲方服務(wù)的，應(yīng)向甲方提出明確申請，同時約定扣除權(quán)利義務(wù)”等條款。該類條款在原約定的基礎(chǔ)上縮小并明確了墊付范圍，減少了項目資金占用，同時也降低了履約風(fēng)險。

4.4 嚴(yán)格履行合同交底，落實部門責(zé)任

合同交底是施工項目防損堵漏的關(guān)鍵一步，交底內(nèi)容包括合同名稱、合同相對方、工作范圍、主要條款、主要風(fēng)險和管控措施等。一是各關(guān)鍵職能部門在合同交底前認(rèn)真閱讀合同內(nèi)容，明確分包方式、合同要件包含的內(nèi)容及合同執(zhí)行計劃過程，進行合同分析，發(fā)現(xiàn)合同問題，提出合理建議；二是合同簽訂責(zé)任部門在固定期限內(nèi)，根據(jù)合同意圖及施工組織模式，重點針對費用承擔(dān)主體、結(jié)算單價、費用要素清單、風(fēng)險隱患、墊付款項、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款向其他關(guān)鍵職能部門做好交底，并解答各部門交底時提出的問題，形成書面合同交底留檔；三是做好系統(tǒng)內(nèi)部交底。財務(wù)部門要認(rèn)真解讀合同中關(guān)于發(fā)票、資金支付、履約保證金和質(zhì)量保證金的收取、清繳及退付等責(zé)任條款，同時關(guān)注物資采購、周轉(zhuǎn)材料、機械設(shè)備等承包費用范圍，從源頭上拒絕“三代”（代購、代墊、代建）。

4.5 嚴(yán)格遵守結(jié)算支付條款，規(guī)避墊付超付

①主導(dǎo)誠信履約，杜絕“三拖”（即拖發(fā)票、拖進度、拖工資）。在遵守合同約定的基礎(chǔ)上，從“三個加強”入手，一是加強分包結(jié)算工程合規(guī)發(fā)票的取票自查自檢工作，嚴(yán)格執(zhí)行“先票后款”的支付制度，對未取得分包單位增值稅發(fā)票的，堅決不予辦理款項支付。二是加強合同履約過程中的扣款管控意識，及時扣留足額扣款等。凡因分包單位原因?qū)е马椖抗て谘娱L的，由分包單位承擔(dān)工期延長期內(nèi)項目供應(yīng)物資設(shè)備增加的費用，務(wù)必及時簽認(rèn)，從當(dāng)期計價款中扣除。三是加強勞務(wù)工工資監(jiān)管，嚴(yán)格落實勞務(wù)工實名制管理，嚴(yán)格考勤打卡，做到工資核算準(zhǔn)確、及時足額發(fā)放，防范通過勞務(wù)工工資套取資金的行為。②強化合同履行關(guān)鍵節(jié)點的監(jiān)督職能。一是結(jié)算環(huán)節(jié)，在分包單位驗工計價款時，財務(wù)部門必須查看當(dāng)期分包單位領(lǐng)用材料扣款資料，與相關(guān)職能部門認(rèn)真核對各項扣款，扣款資料或清算依據(jù)不齊的，不得辦理計價結(jié)算。二是清算環(huán)節(jié)，重點核實是否違規(guī)辦理分包結(jié)算、違規(guī)辦理退場補償、違規(guī)承擔(dān)缺陷整治費用。對違規(guī)辦理費用結(jié)算的，不予同意末次清算。三是撥款支付環(huán)節(jié)，按照合同約定的支付方式撥付計量款，并建立相應(yīng)的撥款臺賬。以減少資金占用，為企業(yè)節(jié)約成本為基點，合理安排現(xiàn)金流。不允許擅自提高支付比例，杜絕以任何形式、任何理由向分包單位超付款項。四是臺賬環(huán)節(jié)，涉及合同特殊事項條款的，如履約保證金、質(zhì)量保證金、押金、違約金的收取、清繳與退還等，財務(wù)部門要建立管理臺賬，加強督促工程分包履約保證金收取、退還工作。③建立健全臺賬管理，實行統(tǒng)一合同檔案管理制度。所有分包合同必須在合同管理部門進行備案建檔，規(guī)范編號管理與合同領(lǐng)用，全方位著手降低合同風(fēng)險。及時建立健全合同管理臺賬，動態(tài)更新完善，對推動項目合同信息共享、合同安全保障、合同管理查詢、合同風(fēng)險預(yù)警、合同履約監(jiān)督等工作具有重大意義。

4.6 做好對賬工作，履行合同封賬管理主導(dǎo)職責(zé)

①加強封賬管理。合同簽訂主要責(zé)任部門與各相關(guān)職能部門在分包單位全部或主要合同義務(wù)履行完畢時，及時清理應(yīng)扣未扣款項，對計價結(jié)算、發(fā)票開具、支付情況、質(zhì)量保證金、尾款等進行對賬核實，待最終確認(rèn)雙方債權(quán)債務(wù)關(guān)系之后才能辦理末次結(jié)算，簽訂封賬協(xié)議。②履行主導(dǎo)職責(zé)。當(dāng)墊付費用、結(jié)算扣款產(chǎn)生爭議時，項目及時履行先行扣款責(zé)任，并由項目管理層組織各職能部門開展專題研究，形成的專項報告須提請上級主管部門審批后再執(zhí)行。③及時處置糾紛。當(dāng)無法避免產(chǎn)生合同糾紛時，應(yīng)及時向上級主管部門匯報，并根據(jù)具體情況積極妥善處理，充分運用法律武器維護合法權(quán)益，促使合同雙方守法守約。對因合同簽訂、履約管理帶來違約、索賠損失的，要及時收集證據(jù)，認(rèn)定責(zé)任，力挽損失。

5 結(jié)語

財務(wù)部門必須增強法律意識，運用《民法典》法律精神，充分發(fā)揮自身職能作用，識別隱蔽在合同條款下的各類風(fēng)險，努力把項目風(fēng)險降至可控范圍之內(nèi)。事實證明，分包管理不能忽略財務(wù)部門，財務(wù)部門不能缺席分包管理。財務(wù)部門要主動參與施工項目分包全周期管理，從根源上堵塞管理漏洞，才能為企業(yè)把好經(jīng)濟命脈，保障企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。