海外工程項目管理中的合同交底工作實踐

李 穎

(中國水利水電第十三工程局有限公司,天津 300000)

海外工程項目管理中的合同交底工作實踐

李 穎

(中國水利水電第十三工程局有限公司,天津 300000)

結(jié)合海外工程項目管理中合同交底的內(nèi)容，對合同交底的工作流程進(jìn)行了闡述，并從外部交底、內(nèi)部交底、制度交底、即時交底四方面分析說明了合同交底的形式，制定了合同交底的保障措施和反饋機(jī)制，對加強合同意識、規(guī)范工作方式、控制風(fēng)險等有重要意義。

海外工程，合同交底，流程，管理

1 概述

進(jìn)入21世紀(jì)，隨著科學(xué)技術(shù)的更新交替和機(jī)械設(shè)備的不斷改良，中國在很多建筑工程和項目工程方面都與世界各國進(jìn)行了緊密的合作。在大部分海外工程項目均采用FIDIC合同條件的形勢下，缺乏對合同條件的了解以及合同交底工作的重視，容易造成工程項目后期的合同糾紛和經(jīng)濟(jì)利益矛盾。在簽訂合同時，雙方都很重視，一旦合同簽訂完畢，很多公司就將合同條件的分析和合同交底工作擱置一旁。在合同執(zhí)行期間，除了項目負(fù)責(zé)人和少部分人員對合同內(nèi)容了解外，大部分工作人員和負(fù)責(zé)人只知道相關(guān)的工作任務(wù)和職責(zé)，而對于合同的基本內(nèi)容和具體情況知之甚少。這不便于工程項目在進(jìn)行過程中的團(tuán)隊合作，也為以后合同糾紛和利益矛盾埋下了可能性。

合同交底，就是在合同執(zhí)行前，將合同的基本內(nèi)容和具體情況貫徹下去，讓整個團(tuán)隊及相關(guān)人員對合同條款、合同條件有一個清楚的認(rèn)識，確保在熟悉合同的情況下開展工作。這樣，透徹的理解合同內(nèi)容與要求后，在項目進(jìn)行過程中就能做到有理可依、有據(jù)可查，有效的降低了項目經(jīng)營和經(jīng)濟(jì)損失的風(fēng)險。在海外工程項目管理中，合同交底的工作主要由合同簽訂人與合同管理人進(jìn)行闡述，主要內(nèi)容包括合同目的、合同要點、執(zhí)行計劃等。

2 合同交底工作實踐

2.1 合同交底的內(nèi)容

合同交底的主要目的是將合同目的、執(zhí)行計劃等貫徹到相關(guān)人員的工程工作中，并將合同的要點與目的作為技術(shù)人員和管理人員的行為準(zhǔn)則。與一般交底工作相同，在進(jìn)行合同交底前，合同簽訂人與合同負(fù)責(zé)人要對合同內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的總結(jié)。為了保證合同的順利執(zhí)行，除了基本的合同目的與合同條款外，核心條款也需要在交底工作中得到貫徹。

合同交底工作主要分為以下幾個方面：

1)工程的基本情況和合同規(guī)定的工作內(nèi)容；

2)明確合同雙方或多方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任；

3)工程項目實施總目標(biāo)和階段性目標(biāo)；

4)項目流程網(wǎng)絡(luò)圖或線路圖說明；

5)工程項目質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、執(zhí)行方案及合格驗收準(zhǔn)則；

6)工程項目中原材料、設(shè)備等采購標(biāo)準(zhǔn)；

7)投資目標(biāo)和預(yù)期成本目標(biāo)，以及雙方支付形式、支付條件等；

8)合同雙方在遇到普通問題或一般突發(fā)事件時的處理方式和責(zé)任賠償裁定；

9)索賠機(jī)制和風(fēng)險條款；

10)工程項目實施期間進(jìn)展匯報的文檔管理規(guī)范條例。

工程項目團(tuán)隊全體人員參與到合同交底工作當(dāng)中，是保障合同交底有效實施的前提。工程項目能否順利進(jìn)行，合同中職責(zé)能否按要求履行，都與合同交底工作密切相關(guān)。因此，項目管理過程中，管理人員要嚴(yán)格按照合同要求的程序和制度來執(zhí)行，遇到緊急事故或情況，要冷靜應(yīng)對，積極采取有效措施來避免工作失誤和經(jīng)濟(jì)損失。

2.2 合同交底的流程

合同交底作為一般的交底工作，交底對象主要是項目部的成員。通常合同交底按照三個層級進(jìn)行：單位或公司負(fù)責(zé)人交底→項目部負(fù)責(zé)人交底→各職能機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交底；根據(jù)交底人和被交底人的職能權(quán)利大小，可以對交底內(nèi)容的重點進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

2.2.1 單位或公司負(fù)責(zé)人交底

被交底對象主要為項目部負(fù)責(zé)人，交底內(nèi)容需要盡可能的詳細(xì)和完整。交底重點要集中在合同工作范圍、合同執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和各類突發(fā)情況的處理方案上，對于項目負(fù)責(zé)人的相關(guān)疑惑和問題，應(yīng)作出準(zhǔn)確負(fù)責(zé)的回答。在交底工作完成后，需要對書面的合同交底記錄和文案進(jìn)行存檔，方便后期合同執(zhí)行過程中有據(jù)可依。

2.2.2 項目部負(fù)責(zé)人交底

被交底對象主要為下屬職能機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，交底內(nèi)容應(yīng)重點集中在合同基本內(nèi)容、工期執(zhí)行計劃和各職能機(jī)構(gòu)職責(zé)等方面；其次，除了對各職能部門提出的疑惑進(jìn)行解答外，項目部負(fù)責(zé)人還應(yīng)在風(fēng)險防范措施方面進(jìn)行著重的交底；最后，形成書面的交底記錄以供查閱。

2.2.3 各職能機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交底

被交底對象主要為其所屬執(zhí)行人員，交底內(nèi)容除了合同基本情況、本機(jī)構(gòu)的職責(zé)要點和風(fēng)險防范等基本內(nèi)容外，還需要根據(jù)實際情況對交底內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷?，以便更好的貫徹交底?nèi)容，避免因多次傳達(dá)而產(chǎn)生歧義甚至錯誤的信息。

在三級交底流程完畢之后，各職能機(jī)構(gòu)需要將本機(jī)構(gòu)的交底情況反饋至項目部負(fù)責(zé)人和管理人員，在分析和總結(jié)具體交底情況后，合同管理人員對合同的各個步驟和執(zhí)行計劃進(jìn)行相應(yīng)的修改和完善，并根據(jù)交底信息制定出合同管理文件，作為合同執(zhí)行過程中的指導(dǎo)方針。

2.3 合同交底的形式

2.3.1 外部交底

外部交底作為傳統(tǒng)的交底方式，是合同交底工作的重要環(huán)節(jié)。為了工程項目的合理順利實施，發(fā)包人需要將合同的核心要點闡述給承包商，這樣才能達(dá)到發(fā)包人的工程預(yù)期目標(biāo)。外部交底的內(nèi)容根據(jù)合同類型的不同而有所變化，施工類或服務(wù)類合同的交底內(nèi)容都有很大的差異，發(fā)包人需要根據(jù)實際情況來進(jìn)行調(diào)整。海外工程項目中，如果涉及到施工類合同，交底內(nèi)容則主要集中在工程周期、材料、付款及預(yù)付款方式上；如果涉及到服務(wù)類，交底內(nèi)容應(yīng)集中在服務(wù)內(nèi)容與性質(zhì)、績效考核以及付款條件上。在進(jìn)行外部交底工作時，尤其要注重對合同未明確界定的重要領(lǐng)域進(jìn)行意見的統(tǒng)一。

2.3.2 內(nèi)部交底

內(nèi)部交底主要在單位或公司內(nèi)部進(jìn)行，多為各部門或各機(jī)構(gòu)之間進(jìn)行。內(nèi)部交底的主要內(nèi)容根據(jù)各部門的職能有所區(qū)分，一般為專業(yè)交底。合同管理負(fù)責(zé)人在簽訂合同后，需要將合同要點和執(zhí)行要求進(jìn)行分門別類，并按照不同部門的職能進(jìn)行歸納，最后，將各部門需要進(jìn)行交底的專業(yè)內(nèi)容和要點進(jìn)行分發(fā)和信息回收。內(nèi)部交底除了能夠降低履行合同過程中的交易成本外，還能加強公司內(nèi)部人員的合約意識。

2.3.3 制度交底

在對合同內(nèi)容和要求進(jìn)行交底外，對發(fā)包人要求的管理制度和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)納入交底內(nèi)容。制度交底的內(nèi)容一般作為招標(biāo)文件的附件寫進(jìn)合同中，發(fā)包人將執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和管理制度進(jìn)行詳細(xì)的交底能夠盡快的磨合承包商和監(jiān)理單位的工作方式，這對工程項目的順利實施是強有力的保障。

2.3.4 即時交底

即時交底多在合同事項履行前專門交底，部分合同內(nèi)容或工程項目進(jìn)度在實施過程中需要進(jìn)行及時匯報和辦理相關(guān)保險等，此時即時交底的作用就凸顯出來了。即時交底能有效監(jiān)督工期實施的進(jìn)度，除此之外，在合同履行期間，即時交底能減少許多報送材料和辦理保險的時間和費用。

2.4 保障措施和反饋機(jī)制

為合同交底構(gòu)建保障措施和反饋機(jī)制，對于完善合同交底工作意義非常。為了保障合同交底的順利進(jìn)行，需要成立專門的合同交底工作組，對合同交底的所有事項進(jìn)行統(tǒng)一管理和任務(wù)分配，這樣能夠使合同交底順利的進(jìn)行。有了健全的交底保障措施后，對交底內(nèi)容和交底形式進(jìn)行有效的反饋，能夠進(jìn)一步完善合同交底的工作。針對不同的交底方式和交底內(nèi)容，制定不同的反饋機(jī)制，在不斷改進(jìn)和完善反饋機(jī)制的同時，也保障和提高了合同交底工作的流程和準(zhǔn)確性。

2.5 合同交底的意義

2.5.1 加強對合同目標(biāo)的理解

作為當(dāng)事人履行義務(wù)和保障合法權(quán)益的依據(jù)，合同在工程項目中不僅僅是一張紙的作用。因此，加強合同交底工作的力度，使得項目實施的全體人員對合同的內(nèi)容和要點有更加透徹的理解，這有利于后期項目開展和工程實施過程中的條例執(zhí)行及制度統(tǒng)一。在工程實施過程中，各個部門成員的知識水平和技術(shù)等級差異很大，這很容易對合同執(zhí)行過程中的部分細(xì)則產(chǎn)生工作上的分歧，因此，將合同內(nèi)容與合同要點貫徹實施到每一點上，有利于合同條例的執(zhí)行與工程的順利實施。為了保障工程項目的如期完工，將合同內(nèi)容和執(zhí)行要點進(jìn)行交底就顯得非常重要。

2.5.2 規(guī)范工作方式和目標(biāo)

有效的合同交底，能規(guī)范工程項目實施過程中的工作方式。在合同交底內(nèi)容中，工程項目實施過程中的相關(guān)依據(jù)和法律法規(guī)是需要對全體員工進(jìn)行交底的基本內(nèi)容。公司下屬部門眾多，這給工作管理者帶來了很多麻煩。不同的部門和機(jī)構(gòu)有著不同的管理方式和制度，在進(jìn)行同一個工程項目時，為了達(dá)到完成項目的目標(biāo)，合同交底在規(guī)范化管理上起到非常重要的作用。通過合同交底，每一個部門的成員都能清楚了解到自己和自己所在部門的權(quán)利范圍、職責(zé)所在以及工作流程和獎懲措施。這對后續(xù)工作的高效開展具有積極意義。

2.5.3 控制事前風(fēng)險和改進(jìn)合同內(nèi)容

在進(jìn)行合同交底和反饋過程中，除了公司負(fù)責(zé)人和項目負(fù)責(zé)人對合同進(jìn)行了分析和改正外，其他所有成員都通過合同交底對合同的內(nèi)容和工程項目提出自己的意見和建議。在交底、反饋、再交底、再反饋的過程中，合同被不斷完善，可能存在的風(fēng)險被降到最低，部分矛盾條款也會被發(fā)現(xiàn)，這對合同的完善和項目的高效益完成起到了重要作用。

2.5.4 提高團(tuán)隊合同意識

通過合同交底工作，公司內(nèi)部、部門之間、部門內(nèi)部都進(jìn)行了高效率的溝通和探討，這有助于團(tuán)隊意識的形成，同時也提高了團(tuán)隊成員之間的合同意識。只有合法合理的合同管理制度，才能讓合同執(zhí)行正常高效的實施，這就需要每一個團(tuán)隊成員都有著嚴(yán)格的合同履約意識。在工作中參照合同管理制度進(jìn)行開展，并維護(hù)合同的公正和公平，這是保障工程項目安全實施的重要手段。

3 結(jié)語

長期以來，在工程項目的實施過程中已經(jīng)形成了一套比較完善的合同交底的方式和方法。但是，面對眾多的工程項目和合同類別，如何有效的執(zhí)行合同交底工作并保障工程項目的順利實施，這仍舊需要加強和提高合同交底工作的力度和重視程度。健全有效的合同交底工作是合同內(nèi)容被順利執(zhí)行的有力支柱，同時也為更多海外工程項目的順利實施提供了良好的保障。

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The contract disclosure work practice in overseas engineering project management

Li Ying

(ChinaWaterConservancyandHydropower13thEngineeringBureauLimitedCompany,Tianjin300000,China)

Combining with the contract disclosure contents in overseas engineering project management, this paper elaborated the work process of contract disclosure, and from the external disclosure, internal disclosure, system disclosure, real-time disclosure four aspects analyzed the contract disclosure forms, made the safeguard measures and feedback mechanism of contract disclosure, to strengthen the contract consciousness, specifications work ways, control risk and so on.

overseas engineering, contract disclosure, process, management

1009-6825(2015)30-0257-02

2015-08-19

李 穎(1984- ),男，助理工程師

TU723.1

A