基于合同交底的精細化合同管理淺論

何 瑩

(四川大學水電學院工程管理，四川 成都 610065)

1 概 述

合同是工程建設的基本依據(jù)和處理參建各方關系的紐帶。對于建設單位來講，合同交底是發(fā)包方人員向承包方成員陳述合同意圖、合同要點、合同執(zhí)行計劃的過程。傳統(tǒng)的工程管理過程中，施工單位進場之后，通常業(yè)主要對其進行圖紙交底和技術交底，以將技術要點落實在施工過程中。作者在實踐當中認識到，合同交底通過各種形式將其有效的貫穿于合同管理全過程，對保證合同履約和精細化合同管理具有重要作用。

2 合同交底

2.1 全過程的合同交底

全過程的合同交底打破傳統(tǒng)的合同交底模式，認為合同交底是一個貫穿于工程項目建設全過程的活動，項目實施的每個環(huán)節(jié)都需要以各種形式進行合同交底，而不應僅僅局限于承包商進場后的交底。廣義的合同交底，應該貫穿于合同文本擬定、合同談判、合同簽訂、合同履行、合同完成的各個階段，即全過程的合同交底。

根據(jù)實踐經(jīng)驗，全過程的合同交底應包括以下階段：招標文件編制、現(xiàn)場踏勘、補充與澄清、合同談判、合同執(zhí)行和合同完成階段。具體來講，招標文件的發(fā)布事實上是最早的合同交底，是發(fā)包人通過文件的形式向潛在的投標人進行合同條款的交底，因此發(fā)包人在編制招標文件時必須反映招標項目的實質(zhì)特征；現(xiàn)場踏勘和對于招標文件的補充及澄清則是對這種交底的進一步深化；合同談判既是協(xié)商爭議性的合同條款的過程，也是對關鍵問題的重點交底；合同執(zhí)行階段是合同交底的重點，是對發(fā)包人、監(jiān)理人、承包商各參建方進行合同關鍵條款交底的過程；合同完成階段的交底則是對合同自然失效所需要具備的條件進行交底。

全過程的合同交底，有助于實現(xiàn)合同的充分交底，每一階段的交底都是對上一階段交底的補充和深化，這種逐步遞進、層層深入的交底模式，有助于加強合同雙方對合同的理解和運用，有助于提高合同履約的水平。

2.2 合同交底的形式

水電建設工程通常規(guī)模巨大，技術難度高，建設工期長，合同內(nèi)容也比較復雜，因此必須特別重視合同交底。根據(jù)水電工程建設特點，結(jié)合實際情況，提出了合同交底的四種形式：外部交底、內(nèi)部交底、制度交底和即時交底。

2.2.1 外部交底

外部交底是傳統(tǒng)意義上的交底形式，是針對承包商、監(jiān)理人進行合同要點的交底，也是整個合同交底活動的關鍵。發(fā)包人和承包人以合同作為雙方開展工作的基礎，為了讓承包商嚴格按照發(fā)包人的意圖履約，發(fā)包人有必要讓承包商領會合同的核心內(nèi)容，因此必須進行詳細的交底。

針對不同類型的合同，外部交底的內(nèi)容亦有所區(qū)別。施工類合同主要針對工期、甲供材、質(zhì)檢、計量、預付款、變更、結(jié)算進行交底；監(jiān)理類合同主要針對監(jiān)理服務的范圍與內(nèi)容、監(jiān)理的權利和義務等事項做出交底；服務類合同則主要針對服務的形式與內(nèi)容、成果的提交與考核、付款條件進行交底。

外部交底須特別注重在合同未明確界定的重要領域達成一致意見。以某水電站場內(nèi)交通某公路工程為例，施工單位進場之后，甲方在給對方進行合同交底時明確提出，工程量清單第100章內(nèi)未含保通措施費細目，但作為工程投標報價應當考慮的風險，保通措施費已含在清單第106-1“其他”細目之中，對方對此予以認同。同年9月，明路開挖為不影響下方低線公路的通行，需要對其進行安全防護警戒、設置安全標識，施工單位因此向甲方提出保通費用的補償請求，甲方根據(jù)合同交底成果據(jù)理力爭，最終使對方放棄了該項索賠。這說明對于某些合同條款未明確的事項，合同交底時予以闡明并達成一致意見，有利于避免爭議出現(xiàn)時糾纏不清的局面，對于提高工作效率、降低投資具有積極的作用。

外部交底還須留意較易出現(xiàn)變更的項目，應將其處理原則作為重點進行交底。以某隧洞工程為例，合同第39.2(2)條款規(guī)定“新增錨桿、錨桿束、錨索項目應采用內(nèi)插值法確定新增單價”。作為金額巨大、較易出現(xiàn)變更的錨索項目，甲方在合同交底時重申了內(nèi)插值法作為該類項目的組價原則。隨著該隧洞進口邊坡開挖揭示地質(zhì)情況的變化，設計變更提高了錨索的張拉力等級。于是承包商提出了進口邊坡錨索支護變更。由于合同交底在先，我方在單價談判中占據(jù)了較大主動，駁回了承包商提出的單價確定方法。最終該項變更審減承包商不合理報價，有效的降低了工程造價。

2.2.2 內(nèi)部交底

除了常規(guī)的外部交底，還應特別注重對公司各部門之間的內(nèi)部交底，以增強公司各部門的履約意識，減少因爭議帶來的交易成本。內(nèi)部交底是按照各部門的分工，有針對性的進行專業(yè)交底。新的合同簽訂之后，合同管理部門應按照各部門的分工和專業(yè)，將合同要點分門別類的進行歸納，并通過制作合同交底卡的形式，分發(fā)給相關部門的項目經(jīng)辦人和負責人進行交底。

2.2.3 制度交底

廣義的合同交底不但包括對合同文本的交底，也應包括對發(fā)包人相關管理制度的交底。這些制度通常作為招標文件的附件提供給承包人，在投標階段往往容易被忽視，但對于承包商進場之后正常開展工作不可或缺。發(fā)包人管理制度的交底對于承包商更好的理解與適應甲方公司的工作模式、盡快的建立與業(yè)主的合作關系具有重要的作用。

2.2.4 即時交底

即時交底是針對即將發(fā)生的合同事項提前進行專門交底，以達到提醒承包人及時按約履行合同事項的目的。即時交底發(fā)生的頻率較高，如簽訂合同后提交進度計劃、報送項目部組織機構(gòu)及辦理工程保險及提交材料需求計劃等。

2.3 合同交底的媒介

合同交底的媒介靈活多變，根據(jù)不同的交底對象、場合與階段，可以采取不同的形式。采用的主要交底媒介有：會議、口頭、合同交底卡、合同管理手冊、集中培訓。

會議和口頭是較為常見的交底媒介，也是外部交底最為重要的方式。合同交底卡是將合同的主要信息以簡短的語言體現(xiàn)在卡片上，以便于查閱，適用于內(nèi)部交底。集中培訓是針對特別重要或易出現(xiàn)爭議的合同，將相關合同管理人員集中進行教授指導的交底方式，目的是進一步加深對合同的理解，或?qū)贤缍：牟糠诌_成一致，適用于外部交底。

合同管理手冊是為了方便合同管理人員查閱合同相關信息，由合同管理部門編寫了《合同管理手冊》。手冊應涵蓋了工區(qū)內(nèi)所有主要標段的合同，匯集了各合同的重要條款(工程概況、合同金額、工期、工程量清單、甲供材、計量、質(zhì)檢、結(jié)算、變更、安全文明施工、審計等方面)，以全面而簡潔的形式將合同核心內(nèi)容歸納出來以供參考，有效提高了合同管理效率。手冊編制完成后，向公司各部門和監(jiān)理進行發(fā)放并組織學習，保證公司和監(jiān)理主要合同管理人員人手一冊。該手冊的編制和發(fā)放實際上是合同交底工作的書面化，對合同管理人員更好的熟悉合同文本、增強履約意識起到了積極的作用。

3 合同交底保證體系

為了更好的實施合同交底，將精細化合同管理可持續(xù)的進行下去，可成立專門的合同交底工作組，針對具體標段，工作組由該標段的各部門經(jīng)辦人組成，所有部門負責人都是工作組的成員，負責常規(guī)的合同交底事務。工作組的成立，使得合同交底工作有了組織保障。同時可起草有關合同交底的管理制度，以將合同交底的內(nèi)容、流程、形式等工作程序化，納入公司日常管理。建立組織機構(gòu)和實現(xiàn)制度化，是合同交底工作的有力保證。

4 合同交底反饋機制

在建立完善的合同交底體系的基礎上，同時對合同交底工作本身進行評估和持續(xù)改進，建立了合同交底反饋機制。即在各階段合同交底工作完成后，針對合同交底的時間、形式、媒介、內(nèi)容等方面，通過內(nèi)部和外部的信息反饋，對合同交底工作進行完善。

合同交底反饋可以采用口頭詢問、專門會議、合同交底意見調(diào)查表等形式。對于收集來的意見和建議，經(jīng)慎重考慮和商榷，一方面在同一標段后續(xù)的合同交底中予以補充和改進，一方面體現(xiàn)在新標段的招標文件編制、合同談判、合同執(zhí)行等階段的交底工作中。合同交底反饋是對合同交底工作的評估和糾正，兩者都應是持續(xù)進行的過程。通過建立合同交底—合同交底反饋—新的合同交底這一反饋機制，可實現(xiàn)合同交底工作的持續(xù)改進和不斷完善，這也是精細化合同管理的精髓所在。

5 結(jié) 語

在貫徹精細化管理理念過程中，結(jié)合長期以來從事合同管理的實踐經(jīng)驗，總結(jié)出一套以合同交底為切入口的精細化合同管理方法。即在建立全過程合同交底觀念的基礎上，通過各種合同交底的形式和媒介實現(xiàn)充分的合同交底，同時輔以組織機構(gòu)和管理制度的保障，在合同交底反饋機制的作用下，實現(xiàn)合同交底工作的不斷完善和可持續(xù)化，為水電建設工程實施精細化合同管理提供了良好的啟示。