關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的研究

楊穎川，王超宇

（中國航發(fā)南方工業(yè)有限公司，湖南株洲 412002）

1 引言

企業(yè)財(cái)務(wù)檔案是企業(yè)經(jīng)營和資金活動的客觀憑證，全面有效地反映了企業(yè)的財(cái)務(wù)運(yùn)行狀況。企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理是一項(xiàng)審慎程度高、專業(yè)性強(qiáng)的工作，開展關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的研究，是企業(yè)發(fā)展的題中之義。

2 企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)涵

企業(yè)財(cái)務(wù)檔案是指企業(yè)會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其他會計(jì)資料等財(cái)務(wù)核算專業(yè)資料，是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要證據(jù)和史料，屬于企業(yè)的重要經(jīng)濟(jì)檔案，是檢查企業(yè)過去經(jīng)濟(jì)活動的重要依據(jù)，具有重要價(jià)值。

《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，財(cái)務(wù)檔案包括以下具體內(nèi)容：一是會計(jì)憑證類，包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑證；二是會計(jì)賬簿類，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計(jì)賬簿；三是財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告類，包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，即會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明、其他財(cái)務(wù)報(bào)告；四是其他會計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊及其他具有保存價(jià)值的會計(jì)資料。

3 企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)

3.1 專業(yè)性

所謂“隔行如隔山”，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案是由會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其他會計(jì)資料構(gòu)成的單獨(dú)而封閉的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，是財(cái)務(wù)專業(yè)領(lǐng)域的檔案集合，具有專業(yè)性，與企業(yè)其他檔案大有不同。例如，會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其他會計(jì)資料由財(cái)務(wù)管理部門的財(cái)務(wù)會計(jì)人員產(chǎn)生或經(jīng)手，移交給檔案管理部門的財(cái)務(wù)檔案管理員處；會計(jì)憑證則由企業(yè)各單位的財(cái)務(wù)報(bào)銷人員產(chǎn)生，由財(cái)務(wù)會計(jì)人員經(jīng)手，歸檔至檔案管理員處。

3.2 慎重性

常言道“失之毫厘，謬以千里”，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案是在財(cái)務(wù)工作中逐級審批產(chǎn)生的，審慎程度高，即使一個小數(shù)點(diǎn)的微小錯誤，也可能造成極大的經(jīng)濟(jì)損失。而且，財(cái)務(wù)檔案中的會計(jì)憑證要經(jīng)歷粘貼票據(jù)、財(cái)務(wù)報(bào)銷、裝訂成冊等環(huán)節(jié)，在此過程中不能丟失一份票據(jù)，如果遺失將橫生枝節(jié)。這樣一來，財(cái)務(wù)檔案管理的每一步都要慎之又慎，不容許出現(xiàn)一點(diǎn)紕漏。

3.3 真實(shí)性

企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容都是企業(yè)在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中真實(shí)產(chǎn)生的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，客觀、真實(shí)地反映了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)情況，具有真實(shí)性，不能偽造。在企業(yè)中，財(cái)務(wù)報(bào)銷人員、財(cái)務(wù)會計(jì)人員和檔案管理人員都不能違反財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性原則，如果違反，將受到嚴(yán)厲的懲罰。例如，企業(yè)對違反財(cái)務(wù)報(bào)銷管理規(guī)定、通過偽造票據(jù)獲取不法利益等行為進(jìn)行處分，有時(shí)甚至要追究法律責(zé)任。

3.4 有效性

在企業(yè)的財(cái)務(wù)審計(jì)工作中，經(jīng)常要調(diào)取企業(yè)一年內(nèi)或者幾年內(nèi)的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿等財(cái)務(wù)檔案，因?yàn)樨?cái)務(wù)檔案自產(chǎn)生以來，就是永久有效的。企業(yè)財(cái)務(wù)檔案中的會計(jì)憑證，作為財(cái)務(wù)報(bào)銷人員報(bào)賬的唯一憑證，直接決定了銀行付款、銀行收款、銀行轉(zhuǎn)賬等報(bào)賬形式，也決定了報(bào)賬金額的大小。這樣一來，財(cái)務(wù)檔案與企業(yè)資金的流水方向和數(shù)目大小息息相關(guān)，這也充分體現(xiàn)了財(cái)務(wù)檔案的有效性。

4 企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的重要意義

4.1 財(cái)務(wù)檔案管理是國家意志的深刻體現(xiàn)

《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》于2023 年12 月29日國務(wù)院第22 次常務(wù)會議通過，由國務(wù)院總理李強(qiáng)簽署第772 號國務(wù)院令公布全文?！吨腥A人民共和國會計(jì)法》規(guī)定：“各單位對會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其他會計(jì)資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管?！庇纱丝梢?，檔案管理已經(jīng)在國家層面得到重視，財(cái)務(wù)檔案管理納入了國家法律法規(guī)體系，是國家意志的深刻體現(xiàn)，企業(yè)加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理是響應(yīng)國家號召的具體體現(xiàn)。在國家意志的指引下實(shí)行財(cái)務(wù)檔案管理，具有重要意義。

4.2 財(cái)務(wù)檔案管理是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求

企業(yè)財(cái)務(wù)檔案是企業(yè)財(cái)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)情況的全面記錄，全面、系統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理能夠有效幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)深入了解、分析企業(yè)財(cái)務(wù)狀況，為企業(yè)各項(xiàng)工作部署提供財(cái)務(wù)支持，從而促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作有序開展，提高企業(yè)發(fā)展水平。例如，財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告通常包括財(cái)務(wù)報(bào)表、獨(dú)立注冊會計(jì)師審計(jì)報(bào)告等內(nèi)容，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供充分的決策依據(jù)，因此，財(cái)務(wù)檔案管理是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求。

4.3 財(cái)務(wù)檔案管理是檔案服務(wù)的前提條件

檔案服務(wù)是企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的根本落腳點(diǎn)，那么，如何通過財(cái)務(wù)檔案管理提供便利化的檔案服務(wù)，是企業(yè)要解決的問題。在日新月異的時(shí)代，信息化技術(shù)已經(jīng)滲透到企業(yè)發(fā)展的各個方面，也為企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理提供了新契機(jī)，結(jié)合信息化技術(shù)構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案服務(wù)信息系統(tǒng)，有利于企業(yè)發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案的作用，提供全方位的檔案服務(wù)，也有利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

5 企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題

5.1 財(cái)務(wù)檔案資料收集不全面

企業(yè)的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿一般由財(cái)務(wù)管理部門的財(cái)務(wù)會計(jì)人員移交給檔案管理部門的財(cái)務(wù)檔案管理員保管，財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其他會計(jì)資料則移交給文書檔案管理員保管，因此，財(cái)務(wù)檔案管理牽涉財(cái)務(wù)檔案管理和文書檔案管理兩個領(lǐng)域，在實(shí)際操作過程中難免有遺漏，可能造成歸檔資料不全的情況。

5.2 財(cái)務(wù)檔案歸檔周期不規(guī)律

企業(yè)財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)歸檔給檔案管理部門，一些企業(yè)對財(cái)務(wù)檔案管理足夠重視，其財(cái)務(wù)檔案歸檔周期為一年，然而，還有一些企業(yè)沒有意識到財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，沒有給予足夠的重視，其歸檔周期為兩年或者更長的時(shí)間，這類歸檔不夠及時(shí)的情況，不僅不利于財(cái)務(wù)檔案的利用，而且十分容易導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案的遺失。

5.3 財(cái)務(wù)檔案接觸人員不專業(yè)

財(cái)務(wù)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，企業(yè)中接觸財(cái)務(wù)檔案的人員一般是財(cái)務(wù)報(bào)銷人員、財(cái)務(wù)會計(jì)人員以及財(cái)務(wù)檔案管理員，這些人員的專業(yè)與否直接決定了企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理水平的高低。然而，財(cái)務(wù)報(bào)銷人員中往往混雜不按規(guī)定開具發(fā)票的人員，財(cái)務(wù)會計(jì)人員和財(cái)務(wù)檔案管理員中也不乏非專業(yè)人員。

5.4 財(cái)務(wù)檔案信息服務(wù)不普遍

大部分企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理還停留在紙質(zhì)化階段，未將檔案利用與信息化技術(shù)結(jié)合起來，包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其他會計(jì)資料。特別是會計(jì)憑證的查閱與借閱，往往通過登記查閱登記本，再來查找紙質(zhì)會計(jì)憑證，或者持所辦理的紙質(zhì)借閱審批單來借閱紙質(zhì)會計(jì)憑證，不利于信息化財(cái)務(wù)檔案服務(wù)的開展。

6 加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的有效路徑

6.1 構(gòu)建信息化的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制

第一，將報(bào)銷流程與信息系統(tǒng)掛鉤。大部分企業(yè)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷流程是由財(cái)務(wù)報(bào)銷人員將所有票據(jù)貼到紙質(zhì)票據(jù)粘貼單上，再逐級審批簽字，最后到財(cái)務(wù)會計(jì)人員處進(jìn)行報(bào)賬。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，如果將報(bào)銷流程與信息系統(tǒng)掛鉤，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)銷審批的電子化，則財(cái)務(wù)報(bào)銷人員只需通過財(cái)務(wù)報(bào)賬信息系統(tǒng)提交審批，就可以逐級完成電子化審批流程，最后由財(cái)務(wù)會計(jì)人員在財(cái)務(wù)報(bào)賬信息系統(tǒng)中輸出憑證號，并結(jié)合銀行付款、銀行收款或銀行轉(zhuǎn)賬等處理方式，完成報(bào)銷流程。

第二，將紙質(zhì)檔案與電子檔案銜接。如果企業(yè)建立的財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)，在財(cái)務(wù)報(bào)銷人員的報(bào)賬過程中，能夠提供紙質(zhì)票據(jù)電子化處理通道，由財(cái)務(wù)報(bào)銷人員上傳相關(guān)電子票據(jù)，就能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案與電子檔案有效銜接，有利于后期的財(cái)務(wù)檔案管理。當(dāng)需要對票據(jù)進(jìn)行檢查、調(diào)閱等操作時(shí)，會計(jì)人員可以在財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)中查找原始紙質(zhì)票據(jù)的電子版；當(dāng)需要查看原始紙質(zhì)票據(jù)時(shí)，則可以根據(jù)電子檔案的憑證號，由財(cái)務(wù)檔案管理員找出相應(yīng)的紙質(zhì)票據(jù)。

第三，將檔案利用與電子流程結(jié)合。企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理，只有發(fā)揮好檔案利用的作用，才能真正實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的價(jià)值。企業(yè)可以針對檔案利用建立標(biāo)準(zhǔn)化的電子流程，使得每一份財(cái)務(wù)檔案的查閱或借閱都有章可循。這樣一來，無需通過檔案查閱登記本和檔案借閱登記本來統(tǒng)計(jì)財(cái)務(wù)檔案利用數(shù)目，而是由信息系統(tǒng)自動計(jì)算財(cái)務(wù)檔案利用數(shù)目，更加方便快捷，也不容易遺漏。同時(shí)，電子流程可以自動識別超出借閱期限、久借不還的檔案借閱人員，由系統(tǒng)發(fā)出歸還檔案的提示，催促檔案借閱人員及時(shí)歸還財(cái)務(wù)檔案。

6.2 形成科學(xué)化的財(cái)務(wù)檔案管理模式

第一，規(guī)范化管理。企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理不僅包含財(cái)務(wù)檔案的整理、編號、入庫、查閱及借閱等工作內(nèi)容，還涉及財(cái)務(wù)檔案整理前每個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容，例如，企業(yè)需要針對財(cái)務(wù)報(bào)銷、賬簿整理、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告擬寫等財(cái)務(wù)檔案管理前置環(huán)節(jié)，制定《財(cái)務(wù)報(bào)銷管理辦法》《財(cái)務(wù)報(bào)告管理辦法》《重大財(cái)務(wù)和經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)報(bào)告規(guī)定》等相關(guān)規(guī)章制度，從前置環(huán)節(jié)入手規(guī)范流程，從源頭確保財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范化。

第二，精細(xì)化管理。企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的種類甚多，牽涉范圍甚廣，因此，在實(shí)踐過程中，需要分門別類地進(jìn)行歸檔、管理。例如，以銀行付款憑證、銀行收款憑證、銀行轉(zhuǎn)賬憑證等為代表的會計(jì)憑證，分別單獨(dú)放置于檔案管理部門庫房的幾個財(cái)務(wù)檔案固定區(qū)域，并按照時(shí)間順序逐年進(jìn)行排列；會計(jì)賬簿單獨(dú)放置于一個財(cái)務(wù)檔案區(qū)域，逐年排列；財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其他會計(jì)資料則納入文書檔案管理范疇。

第三，安全性管理。企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理要把安全保密工作放在首位，納入財(cái)務(wù)報(bào)銷人員、財(cái)務(wù)會計(jì)人員和財(cái)務(wù)檔案管理員的行為準(zhǔn)則，促使人人重視財(cái)務(wù)檔案安全保密工作。要提高財(cái)務(wù)檔案管理員的安全防范意識，財(cái)務(wù)檔案經(jīng)過審批才能外借，謹(jǐn)防偷撕或涂改。杜絕火災(zāi)隱患，常備手提式滅火器，并定期更換。要注意檔案的科學(xué)儲藏保護(hù)，做好檔案的防霉、防蛀工作，確保財(cái)務(wù)檔案信息的安全完整。

6.3 提供現(xiàn)代化的財(cái)務(wù)檔案利用服務(wù)

第一，遵循及時(shí)性原則。及時(shí)性是企業(yè)提供財(cái)務(wù)檔案利用服務(wù)的前提。只有及時(shí)將財(cái)務(wù)檔案歸檔，才有可能提供檔案利用服務(wù)。只有在企業(yè)員工需要利用財(cái)務(wù)檔案時(shí)，及時(shí)找到相關(guān)財(cái)務(wù)檔案，才能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的真正價(jià)值。因此，企業(yè)需要及時(shí)歸檔上一年度財(cái)務(wù)檔案，并且針對每種財(cái)務(wù)檔案，按照時(shí)間順序各編一個流水號，便于以后開展財(cái)務(wù)檔案查閱與借閱等檔案利用服務(wù)。

第二，遵循制度性原則。企業(yè)財(cái)務(wù)檔案具有重要價(jià)值，例如，財(cái)務(wù)報(bào)銷產(chǎn)生的會計(jì)憑證，包含差旅車票、住宿發(fā)票等具有唯一性的票據(jù)，一旦丟失，很難補(bǔ)開相應(yīng)票據(jù)，甚是麻煩。因此，對于財(cái)務(wù)檔案的利用要十分慎重，需要從制度層面規(guī)定財(cái)務(wù)檔案的利用要求，將財(cái)務(wù)檔案利用的制度規(guī)范納入企業(yè)檔案利用管理制度。例如，只有按照制度所規(guī)定的要求進(jìn)行審批，才能借閱財(cái)務(wù)檔案。

第三，遵循主動性原則。企業(yè)需要經(jīng)常接待財(cái)務(wù)審計(jì)人員，部分情況下審計(jì)所需財(cái)務(wù)檔案的時(shí)間跨度長達(dá)數(shù)年，牽涉大量會計(jì)憑證或會計(jì)賬簿等財(cái)務(wù)檔案，這就需要企業(yè)檔案管理員強(qiáng)化主動服務(wù)意識，積極配合財(cái)務(wù)管理部門的審計(jì)接待工作。通常，財(cái)務(wù)管理部門的財(cái)務(wù)會計(jì)人員因工作需要，經(jīng)常需要查閱或借閱財(cái)務(wù)檔案，這需要財(cái)務(wù)檔案管理員發(fā)揮主動性，做好工作銜接。

6.4 打造高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍

第一，培養(yǎng)扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力。隨著企業(yè)持續(xù)發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案的體量不斷增加，財(cái)務(wù)檔案管理的工作量也不斷增多，對財(cái)務(wù)檔案管理員的能力要求也逐漸提高。因此，檔案管理部門的專職財(cái)務(wù)檔案管理員需要具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)，要避免非專職財(cái)務(wù)檔案管理員變動較大或非專業(yè)性的問題[1]，杜絕財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)、質(zhì)量不高的情況。

第二，實(shí)施嚴(yán)格的人才引進(jìn)?！叭瞬艔?qiáng)企”是人們的共識，加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作，離不開高素質(zhì)復(fù)合型人才的引進(jìn)。企業(yè)需要針對財(cái)務(wù)檔案管理，制定嚴(yán)格的人才聘用標(biāo)準(zhǔn)，選拔既精通財(cái)務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)，又具有良好信息化素養(yǎng)的復(fù)合型人才[2]，并充實(shí)到各單位的財(cái)務(wù)報(bào)銷人員、財(cái)務(wù)管理部門的財(cái)務(wù)會計(jì)人員和檔案管理部門的財(cái)務(wù)檔案管理員隊(duì)伍中。

第三，做好人才的選拔培訓(xùn)。企業(yè)因考慮到成本、用工等實(shí)際情況，僅靠人才引進(jìn)并不能完全滿足財(cái)務(wù)檔案管理工作的需要，因此，需要對已有的財(cái)務(wù)報(bào)銷人員、財(cái)務(wù)會計(jì)人員和財(cái)務(wù)檔案管理員進(jìn)行有效選拔和知識技能培訓(xùn)。例如，針對財(cái)務(wù)報(bào)銷人員培訓(xùn)企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷管理規(guī)定等規(guī)章制度，選拔基層單位財(cái)務(wù)會計(jì)人員充實(shí)財(cái)務(wù)管理部門的財(cái)務(wù)會計(jì)人員隊(duì)伍，針對財(cái)務(wù)檔案管理員培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識和信息化課程。

7 結(jié)語

企業(yè)加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理不是一蹴而就的，需要持續(xù)發(fā)力、久久為功，深刻認(rèn)識到企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的內(nèi)涵、特點(diǎn)與重要意義，解決財(cái)務(wù)檔案資料收集不全面、歸檔周期不規(guī)律、接觸人員不專業(yè)、信息服務(wù)不普遍等問題，構(gòu)建信息化的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制，形成科學(xué)化的財(cái)務(wù)檔案管理模式，提供現(xiàn)代化的財(cái)務(wù)檔案利用服務(wù)，打造高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍，從而更好地為企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展添磚加瓦。