工程檔案與工程建設(shè)的同步管理

林燦燦

摘 要：《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》規(guī)定，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時收集、整理建設(shè)項目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立健全建設(shè)項目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗收后，及時向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項目檔案。在鐵路工程中，工程檔案不僅能夠反映鐵路工程建設(shè)情況，還能夠為建設(shè)單位的管理決策提供重要依據(jù)。因此，建設(shè)單位的檔案管理機構(gòu)必須重視工程檔案管理工作，并同步進行工程檔案管理與工程建設(shè)管理，以確保工程檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，進而提高工程管理水平和效率?；诖?，本文以鐵路工程為例，探討了工程檔案與工程建設(shè)同步管理的方法，以期為相關(guān)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：鐵路工程；工程檔案；工程建設(shè)；同步管理

在鐵路工程建設(shè)過程中，檔案管理機構(gòu)經(jīng)常會遇到鐵路工程檔案管理與鐵路工程建設(shè)管理不同步的情況。其主要原因在于以下幾個方面：一是鐵路工程檔案編制進度和鐵路工程建設(shè)進度不一致，造成歸檔滯后；二是鐵路工程檔案管理經(jīng)費不足，管理人員調(diào)動頻繁，導(dǎo)致檔案不完整；三是部分項目負責(zé)人往往只重視鐵路工程建設(shè)管理，而忽視檔案管理，導(dǎo)致檔案缺乏真實性。工程檔案管理與工程建設(shè)管理不同步，不僅會影響鐵路工程檔案的質(zhì)量和可靠性，還會給后續(xù)的鐵路工程驗收、鐵路運維和管理工作帶來不便。因此，實現(xiàn)鐵路工程檔案與鐵路工程建設(shè)的同步管理至關(guān)重要。

一、鐵路工程檔案的主要內(nèi)容與特點

（一）鐵路工程檔案的主要內(nèi)容

（1）項目基本信息。項目基本信息包括項目名稱，建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位的基本信息等。

（2）設(shè)計文件。設(shè)計文件包括項目設(shè)計說明書、施工圖、施工組織設(shè)計、工程量清單，以及設(shè)計變更、施工洽商文件等。

（3）施工過程中的監(jiān)控資料。監(jiān)控資料包括質(zhì)量監(jiān)督記錄、施工過程安全記錄、施工方案執(zhí)行情況記錄，以及施工過程中的影像資料等。

（4）質(zhì)量控制文件。該文件包括施工過程中的質(zhì)量檢查、檢驗、試驗等記錄，以及工程質(zhì)量評定、驗收文件等。

（5）工程進度與造價控制文件。該文件包括工程進度計劃，工程造價預(yù)算、結(jié)算文件等。

（6）設(shè)備及材料驗收文件。該文件包括設(shè)備及材料的采購、驗收、使用、維護等記錄，以及相關(guān)質(zhì)量證明文件。

（7）竣工驗收文件。該文件包括竣工驗收報告、竣工圖紙、工程質(zhì)量保修書等。

（8）工程質(zhì)量事故處理文件。該文件包括質(zhì)量事故報告、事故調(diào)查報告、事故處理報告等。

（9）其他相關(guān)文件。該文件包括項目合同、招投標(biāo)文件、會議紀(jì)要、來往信函等。

（二）鐵路工程檔案的特點

（1）真實性、完整性和同步性。鐵路工程檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整地記錄鐵路工程建設(shè)的全過程，檔案資料的收集應(yīng)與鐵路工程建設(shè)同步進行。

（2）規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。鐵路工程檔案應(yīng)根據(jù)鐵路工程的實際情況、合同規(guī)定及國家相關(guān)規(guī)范要求進行編制。

（3）專業(yè)性。鐵路工程檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，并區(qū)分不同價值，以便于保管和利用。另外，鐵路工程檔案應(yīng)逐卷或逐件編制檔號。檔號應(yīng)指代單一，體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結(jié)構(gòu)應(yīng)符合《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13—2022）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）的要求，不同載體或形式的檔號編制方法應(yīng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)，以便于檢索。

（4）實現(xiàn)檔案管理電子化。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，工程檔案電子化管理已成為必然趨勢。在電子化管理過程中，歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)應(yīng)符合現(xiàn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》（CJJ/T 187—2012）的規(guī)定。同時，存儲或移交電子檔案的載體必須經(jīng)過檢測，保證無病毒、無數(shù)據(jù)讀寫故障，以確保接收方能夠順利讀取數(shù)據(jù)。

二、鐵路工程檔案與鐵路工程建設(shè)同步管理的作用

（一）有利于提高檔案管理效率

同步管理能夠確保鐵路工程檔案得到及時編制和整理，使鐵路工程檔案編制進度與鐵路工程建設(shè)進度保持一致。這樣一來，在工程竣工后，建設(shè)單位就能夠快速獲得完整的工程檔案，減少后期的補檔工作，從而有效提高工程檔案管理效率。

（二）有利于確保檔案的真實性和完整性

通過同步管理，檔案管理機構(gòu)可以及時收集鐵路工程建設(shè)過程中的關(guān)鍵文件，如鐵路工程技術(shù)文件、鐵路工程施工文件等，從而確保檔案的真實性和完整性。

（三）有利于后期維護和運營管理

同步管理能夠確保鐵路工程檔案真實、全面地記錄鐵路工程建設(shè)細節(jié)，從而為鐵路后期的維護和運營管理提供有力支持。例如，鐵路維護和運營管理人員可以從鐵路工程檔案中及時獲取相關(guān)資料與信息，從而更好地開展鐵路維護和運營管理工作。

三、鐵路工程檔案與鐵路工程建設(shè)同步管理的方法

（一）加強溝通與協(xié)作

檔案管理機構(gòu)需要與建設(shè)單位、監(jiān)理單位及相關(guān)政府單位加強溝通，明確他們對檔案信息的要求，并根據(jù)他們的要求來確定留存資料的內(nèi)容和份數(shù)。另外，檔案管理機構(gòu)需要加強與各部門、各單位之間的協(xié)作，以確保鐵路工程建設(shè)各階段檔案編制的有效銜接。

（二）加強兩個流程的融合

檔案管理機構(gòu)需要根據(jù)鐵路工程建設(shè)的實際情況，優(yōu)化鐵路工程檔案管理流程，并將優(yōu)化后的流程與鐵路工程建設(shè)管理流程融合，以確保檔案管理工作與建設(shè)管理工作之間的協(xié)調(diào)和配合。例如，在工程竣工階段，各部門應(yīng)準(zhǔn)備相關(guān)竣工資料，以確?？⒐n案的編制及審核工作與工程竣工驗收同步進行。

（三）加強信息技術(shù)的應(yīng)用

檔案管理機構(gòu)需要應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)鐵路工程檔案與鐵路工程建設(shè)同步管理的信息化，以工程檔案與工程建設(shè)同步管理的效率和質(zhì)量。例如，檔案管理機構(gòu)可以搭建一個大型數(shù)據(jù)庫，整合鐵路工程檔案數(shù)據(jù)和鐵路工程建設(shè)數(shù)據(jù)，以便各部門、各單位共享和查詢相關(guān)信息。

（四）確保檔案編制進度與鐵路工程建設(shè)進度一致

檔案管理機構(gòu)需要在鐵路工程建設(shè)過程中，開展工程資料的編制、收集、整理等工作，以確保鐵路工程檔案編制進度與鐵路工程建設(shè)進度保持一致，防止出現(xiàn)補檔的情況。

（五）分類組卷

分類組卷是指將若干互有聯(lián)系的資料文件編立成案卷的過程，其是實現(xiàn)鐵路工程檔案與鐵路工程建設(shè)同步管理的重要方法。因此，在鐵路工程項目文件歸檔前，各單位需要按照不同文件之間的內(nèi)在聯(lián)系進行分類組卷，具體要求如下。

（1）鐵路工程建設(shè)單位。鐵路工程建設(shè)單位文件的組卷要求如下：立項審批階段文件應(yīng)根據(jù)審批事項的內(nèi)在聯(lián)系整理組卷；招投標(biāo)和合同管理文件應(yīng)分別按照招投標(biāo)工作程序及合同類別、內(nèi)容整理組卷；工程準(zhǔn)備階段文件應(yīng)按審批事項及相關(guān)手續(xù)辦理過程整理組卷；工程管理文件應(yīng)按問題并結(jié)合時間進行整理組卷；與質(zhì)量監(jiān)督部門的往來文件應(yīng)按時間組卷；工程初期運營及竣工驗收階段文件應(yīng)按照檢測觀測記錄及報告、缺陷整改情況、各專項驗收和竣工驗收工作內(nèi)容進行組卷；實物檔案應(yīng)按件進行整理。

（2）鐵路工程勘察、設(shè)計單位。鐵路工程勘察、設(shè)計單位文件應(yīng)按照不同階段和專業(yè)分別整理組卷。

（3）鐵路工程監(jiān)理單位。鐵路工程監(jiān)理單位文件的組卷要求如下：監(jiān)理單位文件應(yīng)以監(jiān)理合同段為單位進行組卷；監(jiān)理活動中產(chǎn)生的依據(jù)性文件、合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、安全管理文件、計劃進度控制文件等文件分別整理組卷；平行試驗、原始數(shù)據(jù)記錄本、獨立抽檢的文件應(yīng)按施工合同段分別進行組卷；監(jiān)理旁站記錄、監(jiān)理日志、計量支付報表、監(jiān)理指令及監(jiān)理指令處理結(jié)果等應(yīng)按施工合同段整理組卷。

（4）鐵路工程施工單位。鐵路工程施工單位文件的組卷要求如下：施工單位文件應(yīng)以施工合同段為單位進行組卷；施工管理文件應(yīng)按問題結(jié)合時間進行組卷；原材料質(zhì)量保證文件、試驗檢測文件應(yīng)按進場材料種類、批次進行分類組卷；單位、分部和分項工程質(zhì)量評定表（或分項工程質(zhì)量評定匯總表）應(yīng)組專卷；原始施工記錄應(yīng)以單位、分部和分項工程整理組卷；原始數(shù)據(jù)記錄本原則上應(yīng)按單位、分部和分項工程進行組卷；設(shè)備文件應(yīng)按專業(yè)及用途分別整理組卷；竣工圖原則上應(yīng)按原施工圖分類整理組卷；計劃進度報表應(yīng)按時間整理組卷；工程變更文件應(yīng)按變更最終審批文件編號整理組卷。

（六）加大資金投入和人才培養(yǎng)力度

一方面，檔案管理機構(gòu)需要加大資金投入力度，為鐵路工程檔案與鐵路工程建設(shè)的同步管理提供充足的經(jīng)費，并配備相應(yīng)的管理設(shè)施設(shè)備，以滿足檔案管理人員的工作需要。

另一方面，檔案管理機構(gòu)需要加強人才培養(yǎng)，打造一支既具備工程檔案管理能力又具備工程建設(shè)管理能力的人才隊伍，為實現(xiàn)鐵路工程檔案與鐵路工程建設(shè)的同步管理提供人才支持。

（七）提高重視程度

如果只重視鐵路工程建設(shè)管理，而忽視鐵路工程檔案管理，就會導(dǎo)致工程信息不完整，無法及時查詢和利用，進而影響工程質(zhì)量和安全。因此，檔案管理機構(gòu)需要提高對工程檔案與工程建設(shè)同步管理的重視程度，全面履行工程檔案與工程建設(shè)同步管理的責(zé)任，并采取有針對性的措施來解決工程檔案與工程建設(shè)同步管理過程中存在的問題。同時，檔案管理機構(gòu)需要加強鐵路工程施工現(xiàn)場管理人員與鐵路工程檔案管理人員的協(xié)同，以提高鐵路工程檔案與鐵路工程建設(shè)同步管理的水平和效率。

四、結(jié)語

綜上所述，作為鐵路工程建設(shè)結(jié)果的重要體現(xiàn)，鐵路工程檔案記錄了鐵路工程建設(shè)全過程，包括項目管理、施工方案、質(zhì)量控制、安全生產(chǎn)、環(huán)境保護等各方面信息。同時，鐵路工程檔案與鐵路工程建設(shè)同步管理能夠有效確保鐵路工程檔案的準(zhǔn)確性和完整性，為鐵路工程施工和管理提供重要依據(jù)。因此，檔案管理機構(gòu)需要同步進行鐵路工程檔案管理與鐵路工程建設(shè)管理，以保證檔案質(zhì)量，為鐵路工程的順利完工和鐵路運營提供有力支持。

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（作者單位：中鐵二十二局集團第二工程有限公司）