檔案知識(shí)工程建設(shè)思路初探

李春陽　吳震

摘 要：檔案知識(shí)工程作為檔案管理實(shí)踐的重要方向，實(shí)踐應(yīng)用尚處于起步階段。以檔案管理的角度明確各階段工作內(nèi)容與目標(biāo)，能夠推動(dòng)檔案知識(shí)工程應(yīng)用的推廣，加快檔案知識(shí)管理理論在實(shí)踐中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：檔案；知識(shí)工程；信息資源管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

檔案知識(shí)工程作為各大機(jī)構(gòu)探索知識(shí)管理的關(guān)鍵手段，體現(xiàn)的是檔案知識(shí)管理在信息化系統(tǒng)中的應(yīng)用，主要包含了信息化系統(tǒng)建設(shè)方法論和檔案知識(shí)管理流程兩大方面。本文從檔案管理的角度明晰檔案知識(shí)系統(tǒng)建設(shè)思路，以吸收信息化建設(shè)工作方法推動(dòng)檔案知識(shí)工程的實(shí)現(xiàn)。

一、檔案知識(shí)工程的相關(guān)概念

1977年，美國(guó)科學(xué)家費(fèi)根鮑姆在第五屆國(guó)際人工智能會(huì)議上提出知識(shí)工程的概念。他認(rèn)為，知識(shí)工程是人工智能的原理和方法，對(duì)那些需要專家知識(shí)才能解決的應(yīng)用難題提供求解的手段。檔案知識(shí)服務(wù)是檔案開放利用的一種重要方式，是指在信息技術(shù)和人工智能等技術(shù)支撐下，將知識(shí)管理理念引入檔案部門，對(duì)檔案資源實(shí)行一系列加工處理后形成的知識(shí)資源，并根據(jù)用戶的需求，針對(duì)不同問題提出相應(yīng)的解決方案。因此，檔案知識(shí)工程應(yīng)在具備檔案日常管理的所有功能的基礎(chǔ)上，立足用戶需求，引入信息化技術(shù)提取有用知識(shí)，形成有針對(duì)性的解決方案?？梢哉f，檔案知識(shí)工程兼具了檔案日常管理、知識(shí)挖掘和知識(shí)利用的三大功能。

二、檔案知識(shí)工程建設(shè)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

1.檔案知識(shí)工程建設(shè)的機(jī)遇

一是符合國(guó)家政策導(dǎo)向。黨的二十大報(bào)告提出要加快建設(shè)數(shù)字強(qiáng)國(guó)，將其作為國(guó)家發(fā)展經(jīng)濟(jì)的重要舉措。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在多個(gè)場(chǎng)合強(qiáng)調(diào)要加快建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)、數(shù)字中國(guó)，提出加快數(shù)字中國(guó)建設(shè)，就是適應(yīng)我國(guó)發(fā)展的歷史方位，全面貫徹新發(fā)展理念，以信息化培育新動(dòng)能，用新動(dòng)能推動(dòng)新發(fā)展，以新發(fā)展創(chuàng)造新輝煌；要全面貫徹網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略，把數(shù)字化技術(shù)廣泛應(yīng)用于政府管理服務(wù)，推動(dòng)政府?dāng)?shù)字化、智能化管理，為推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化提供有力支撐。

二是符合服務(wù)主體需求。檔案知識(shí)主要來自服務(wù)主體，其具有的原始屬性加上特定的知識(shí)來源，注定了檔案知識(shí)相對(duì)其他知識(shí)更能反映所在機(jī)構(gòu)的發(fā)展情況、管理現(xiàn)狀、知識(shí)需求。同時(shí)，數(shù)字化的批量處理、人工智能技術(shù)，推動(dòng)加快知識(shí)的“去偽存真”，知識(shí)的再創(chuàng)新再應(yīng)用，為服務(wù)主體提供科學(xué)決策依據(jù)、關(guān)鍵知識(shí)的智力支撐。

三是符合學(xué)科發(fā)展趨勢(shì)。在后保管模式理論的支持下，借助知識(shí)管理、數(shù)字經(jīng)濟(jì)以及現(xiàn)代化企業(yè)管理的成熟理論，將帶動(dòng)電子檔案管理理論的新突破。從操作管理上，檔案知識(shí)工程在檔案原始性、憑證性驗(yàn)證的技術(shù)難題逐漸被數(shù)字加密、數(shù)字簽名技術(shù)解決；去中心化的系統(tǒng)架構(gòu)，神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、遺傳算法的日益成熟，促使數(shù)據(jù)挖掘的精準(zhǔn)度、有效性有了質(zhì)的提升，真正實(shí)現(xiàn)檔案從文件利用向知識(shí)服務(wù)轉(zhuǎn)變成為可能。

2.檔案知識(shí)工程建設(shè)的挑戰(zhàn)

一是機(jī)構(gòu)思想意識(shí)不足。有些機(jī)構(gòu)思想意識(shí)停留在傳統(tǒng)實(shí)物檔案管理階段，認(rèn)為檔案主要作用在于內(nèi)容備查以及對(duì)現(xiàn)有知識(shí)、工作補(bǔ)充驗(yàn)證。檔案管理機(jī)構(gòu)局限于對(duì)館藏資源的收集和整理工作，檔案知識(shí)的開發(fā)利用成果集中在資料編撰、固定主題內(nèi)容，與擁有檔案的組織管理運(yùn)營(yíng)結(jié)合程度不足。

二是人員素質(zhì)差距較大。檔案知識(shí)工程建設(shè)對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)在知識(shí)能力結(jié)構(gòu)上，要求熟知服務(wù)主體的管理模式和發(fā)展歷史，擁有信息化、系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)營(yíng)，能夠準(zhǔn)確、全面掌握館藏、內(nèi)外部知識(shí)思維結(jié)構(gòu)以及較強(qiáng)的知識(shí)再創(chuàng)造能力。但在現(xiàn)實(shí)中，檔案管理人員綜合素質(zhì)無法適應(yīng)檔案知識(shí)工程建設(shè)的內(nèi)在要求。

三是缺乏全面資源支持。所在機(jī)構(gòu)要在整體戰(zhàn)略規(guī)劃中將檔案知識(shí)管理作為重要的組成部分。面對(duì)機(jī)構(gòu)知識(shí)的動(dòng)態(tài)更新，檔案知識(shí)工程要能夠及時(shí)捕獲內(nèi)外部關(guān)鍵信息，隨著時(shí)間的沉淀形成知識(shí)迭代，適應(yīng)不同時(shí)期的工作要求。檔案知識(shí)工程的頂層設(shè)計(jì)，需要復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架以及專項(xiàng)資金投入，用戶受眾對(duì)系統(tǒng)的了解、工作方式的改變，都要通過大量的培訓(xùn)。因此，檔案知識(shí)工程的立項(xiàng)、實(shí)現(xiàn)與運(yùn)維要得到所在機(jī)構(gòu)高層管理者的認(rèn)同、全體工作人員的配合以及大額資金的投入和持續(xù)的員工培訓(xùn)。面對(duì)錯(cuò)綜復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，擁有全體系的資源支持實(shí)屬不易。

三、檔案知識(shí)工程建設(shè)思路

1.檔案知識(shí)管理診斷和管理策略設(shè)計(jì)

本階段要深入調(diào)研機(jī)構(gòu)管理運(yùn)作模式，根據(jù)館藏資源全面分析機(jī)構(gòu)所有活動(dòng)的知識(shí)流向以及知識(shí)關(guān)聯(lián)對(duì)全過程知識(shí)的影響情況。通常采用實(shí)地調(diào)研、員工訪談、資料研判以及對(duì)標(biāo)對(duì)表的方式，了解機(jī)構(gòu)骨干人員對(duì)此類知識(shí)管理現(xiàn)狀的意見和建議，實(shí)地考察相關(guān)知識(shí)的產(chǎn)生方式、流轉(zhuǎn)過程、應(yīng)用程度，對(duì)比內(nèi)外部相關(guān)資料搭建知識(shí)管理導(dǎo)圖，按照診斷結(jié)果確定機(jī)構(gòu)的知識(shí)管理層次，進(jìn)而對(duì)該檔案知識(shí)工程能否立項(xiàng)采用的系統(tǒng)架構(gòu)檔案知識(shí)跨周期管理策略和資金投入程度得出初步研判，以供目標(biāo)客戶決策。

2.檔案知識(shí)地圖框架和知識(shí)定義

檔案知識(shí)工程立項(xiàng)后，要界定業(yè)務(wù)領(lǐng)域，聚焦實(shí)踐活動(dòng)關(guān)鍵知識(shí)領(lǐng)域的現(xiàn)狀，將檔案知識(shí)管理與業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)、業(yè)務(wù)發(fā)展流程緊密結(jié)合在一起，從源頭保證檔案知識(shí)的原始性、規(guī)范性和安全性，做到系統(tǒng)建設(shè)和機(jī)構(gòu)管理雙規(guī)范。本階段主要采用知識(shí)策略規(guī)劃（KSP），在界定實(shí)踐活動(dòng)領(lǐng)域、識(shí)別關(guān)鍵知識(shí)、定義實(shí)踐相關(guān)的知識(shí)領(lǐng)域、分析知識(shí)領(lǐng)域的影響度以及知識(shí)領(lǐng)域的適合度、設(shè)計(jì)知識(shí)地圖六大方面。

采用集成化和并行策略，從現(xiàn)有的館藏資源知識(shí)譜系入手，提取主要知識(shí)流信息，確定關(guān)鍵知識(shí)內(nèi)容。在檔案知識(shí)的定義方面，一是梳理所在機(jī)構(gòu)上下級(jí)組織的知識(shí)環(huán)境，利用關(guān)鍵知識(shí)內(nèi)容，跨越組織邊界實(shí)行整體的知識(shí)環(huán)境設(shè)計(jì)，盡可能獲取全方位知識(shí)，建立跨組織邊界的檔案知識(shí)管理系統(tǒng)。二是按照涉及的知識(shí)類別，運(yùn)用元數(shù)據(jù)、知識(shí)引擎等信息化手段，構(gòu)建跨越多領(lǐng)域、多職能的知識(shí)庫體系。該知識(shí)庫體系起到參考資料庫以及電子文件向電子檔案轉(zhuǎn)變數(shù)據(jù)庫的雙重作用，確保檔案管理理論與實(shí)踐活動(dòng)緊密結(jié)合，為后續(xù)知識(shí)管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

此時(shí)，也要關(guān)注檔案知識(shí)系統(tǒng)與機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程的互動(dòng)關(guān)系，特別是與關(guān)鍵流程、環(huán)節(jié)和關(guān)鍵事項(xiàng)中員工崗位的素質(zhì)要求，以便后期開展知識(shí)分享關(guān)注，促進(jìn)隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)。

3.檔案知識(shí)梳理和知識(shí)庫建設(shè)

本階段開始進(jìn)入檔案知識(shí)工程建設(shè)的核心數(shù)據(jù)收集環(huán)節(jié)。按照系統(tǒng)建設(shè)者提出的系統(tǒng)要求、重點(diǎn)任務(wù)、運(yùn)維模式及同類型活動(dòng)知識(shí)管理系統(tǒng)組織功能設(shè)置，制定信息采集任務(wù)書，開展信息采集前期布置工作。依據(jù)任務(wù)書組織功能模塊，按照現(xiàn)有單位的社會(huì)實(shí)踐方案，開展DPE矩陣分析，對(duì)方案設(shè)計(jì)內(nèi)容提出優(yōu)化意見，推動(dòng)檔案知識(shí)工程的最終實(shí)現(xiàn)。

重點(diǎn)工作是弄清在本社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中，從要做什么、做到什么程度的目標(biāo)中提取出后期檔案知識(shí)的關(guān)鍵工作要項(xiàng)，并定義關(guān)鍵工作要項(xiàng)的成功行為。關(guān)鍵的評(píng)價(jià)要點(diǎn)是標(biāo)準(zhǔn)、可操作，且通過數(shù)據(jù)或關(guān)鍵事件予以證明其可行性，以便繪制出實(shí)踐行為的知識(shí)地圖。

4.全面檔案知識(shí)流程和知識(shí)管理機(jī)制設(shè)計(jì)

本階段主要是規(guī)范知識(shí)流動(dòng)方向，建立機(jī)構(gòu)層面知識(shí)管理機(jī)制，從制度層面保證檔案知識(shí)質(zhì)量。著重建立檔案知識(shí)工程運(yùn)行、平臺(tái)價(jià)值和目標(biāo)導(dǎo)向知識(shí)提升的評(píng)估機(jī)制，形成以目標(biāo)為基本，受眾滿意度為導(dǎo)向，規(guī)范運(yùn)營(yíng)為標(biāo)準(zhǔn)的檔案知識(shí)管理流程集合。

首先，建立目標(biāo)實(shí)踐活動(dòng)所有的流程匯編，明確流程事項(xiàng)、流程審批權(quán)限、審批時(shí)限和檔案知識(shí)輸出內(nèi)容，為系統(tǒng)受眾與參與者提供系統(tǒng)運(yùn)行的邏輯說明書。

其次，要從目標(biāo)實(shí)踐活動(dòng)關(guān)聯(lián)板塊、機(jī)構(gòu)管理要求和系統(tǒng)應(yīng)用模塊三個(gè)維度建立流程監(jiān)督考核機(jī)制。機(jī)構(gòu)管理要求中要明確人員權(quán)限與共享范圍、應(yīng)用活躍度評(píng)估、領(lǐng)導(dǎo)作用發(fā)揮、相關(guān)參與組織和職責(zé)、獎(jiǎng)懲機(jī)制、維護(hù)管理六大方面。引入文本模糊聚類、K-means聚類等數(shù)據(jù)挖掘算法，建立知識(shí)庫的數(shù)據(jù)挖掘模型。應(yīng)用模塊要包含UI展示方案、信息發(fā)布渠道、檔案知識(shí)文檔管理流程、案例參考知識(shí)庫設(shè)計(jì)、定期成果匯報(bào)、專業(yè)論壇版塊、知識(shí)互助環(huán)節(jié)、OA審批流程、專項(xiàng)活動(dòng)小組活動(dòng)空間九大內(nèi)容。用目標(biāo)實(shí)踐活動(dòng)牽引機(jī)構(gòu)管理和系統(tǒng)應(yīng)用，做到三者有機(jī)融合，相互聯(lián)通、相互促進(jìn)。

再次，要建立知識(shí)創(chuàng)新系統(tǒng)管理模型。根據(jù)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)程度、受眾的滿意程度和系統(tǒng)使用反饋，針對(duì)性地收集、發(fā)展和挑選有利于解決問題、提升檔案知識(shí)服務(wù)質(zhì)量、降低投入資源、改進(jìn)牽頭機(jī)構(gòu)管理水平的檔案知識(shí)，多維度地保障實(shí)踐活動(dòng)推進(jìn)。

最后，要對(duì)知識(shí)庫中文件開展四性檢查，即電子文件歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)實(shí)行真實(shí)、完整、可用和安全方面的鑒定和檢測(cè)。主要技術(shù)手段是對(duì)前期文件制作時(shí)攜帶的元數(shù)據(jù)信息開展技術(shù)檢測(cè)，使用NLP文本處理技術(shù)，智能化提取電子文件中元數(shù)據(jù)信息，同標(biāo)準(zhǔn)文件信息實(shí)行比對(duì)，排除病毒攜帶風(fēng)險(xiǎn)，確保電子文件歸檔和保存過程安全、完整、可控。

5.檔案知識(shí)應(yīng)用推進(jìn)和體系優(yōu)化

本階段要求組織機(jī)構(gòu)和檔案管理人員定期評(píng)估系統(tǒng)應(yīng)用成效，或在意識(shí)到檔案知識(shí)工程所擁有的知識(shí)已經(jīng)無法滿足目標(biāo)實(shí)踐，開展基于關(guān)鍵事項(xiàng)流程核心知識(shí)資源分析，回歸服務(wù)指導(dǎo)實(shí)踐的本源，進(jìn)一步優(yōu)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)PDCA循環(huán)。

評(píng)判檔案知識(shí)工程建設(shè)成效核心能否支持實(shí)踐目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)實(shí)踐流程順利實(shí)施，服務(wù)受眾群體。整個(gè)迭代過程分為知識(shí)推動(dòng)、專家推動(dòng)以及創(chuàng)新推動(dòng)三個(gè)階段。知識(shí)推動(dòng)階段來自海量的知識(shí)提取，為實(shí)踐人員提供有效的知識(shí)支持，明晰實(shí)踐活動(dòng)整個(gè)過程；專家推動(dòng)階段是參與人員通過知識(shí)吸收、共享、研究提出新的知識(shí)內(nèi)容，提升社會(huì)實(shí)踐效果；創(chuàng)新推動(dòng)階段是新的知識(shí)體系和參與人員實(shí)踐行為的統(tǒng)一，進(jìn)入良性檔案知識(shí)迭代模式，滿足動(dòng)態(tài)實(shí)踐發(fā)展要求。

四、檔案知識(shí)工程建設(shè)對(duì)檔案管理的啟示

1.培育全員檔案知識(shí)管理意識(shí)

一是強(qiáng)化高層對(duì)檔案知識(shí)管理理解。高層對(duì)檔案知識(shí)的理解與重視程度，直接決定了檔案知識(shí)管理發(fā)揮成效。檔案管理人員要加大對(duì)館藏資源開發(fā)，不定期對(duì)所在單位戰(zhàn)略規(guī)劃、關(guān)鍵決策以及重大事件展開研判，按照歷史規(guī)律展開分析，提出專業(yè)的意見建議，并不斷推動(dòng)高層建立檔案知識(shí)管理的意識(shí)，主動(dòng)參與檔案知識(shí)管理過程。

二是培養(yǎng)專業(yè)化檔案知識(shí)管理人才。建立包含經(jīng)歷、技能、理論水平、服務(wù)評(píng)價(jià)多角度以及多層級(jí)人員進(jìn)出機(jī)制和評(píng)價(jià)機(jī)制。立足現(xiàn)代化檔案知識(shí)的主要任務(wù)，拓寬從業(yè)人員職業(yè)通道，持續(xù)提升從業(yè)人員素質(zhì)，滿足日益變化的形勢(shì)要求。按照時(shí)代要求，建立常態(tài)化的培訓(xùn)機(jī)制，根據(jù)行業(yè)、政府以及企事業(yè)單位的特點(diǎn)，建立牽頭人、政策、技術(shù)、業(yè)務(wù)多崗位、多層級(jí)的立體培訓(xùn)體系。

三是提升檔案知識(shí)管理人員參與度。信息創(chuàng)造者對(duì)檔案知識(shí)管理的認(rèn)可程度，對(duì)檔案知識(shí)工程的建立、知識(shí)質(zhì)量和后期的優(yōu)化深度都有著不可替代的作用。要通過分析人員心理和業(yè)務(wù)需求，結(jié)合檔案知識(shí)管理需要，找到雙方合作的結(jié)合點(diǎn)，經(jīng)過層層遞減不斷提升配合度，形成你中有我，我中有你的合作關(guān)系。

2.增加檔案知識(shí)管理理論指導(dǎo)

一是建立檔案知識(shí)管理聯(lián)盟。聯(lián)盟的重要職責(zé)是要對(duì)檔案知識(shí)管理的理論發(fā)展展開研究，應(yīng)用哲學(xué)思維，明確研究主題，建立研究范疇，明晰檔案知識(shí)管理的方法思路。從理論層面構(gòu)建檔案知識(shí)管理框架，描繪檔案知識(shí)管理未來。對(duì)聯(lián)盟服務(wù)領(lǐng)域細(xì)化檔案知識(shí)管理理論的延伸，為專業(yè)化的檔案知識(shí)服務(wù)提供理論支撐。

二是設(shè)立理論研究網(wǎng)絡(luò)。各檔案館（室）要設(shè)立專兼職檔案管理理論研究崗位，有意識(shí)地在具體實(shí)踐中探索檔案知識(shí)理論的突破。在管理聯(lián)盟的組織下，建立檔案知識(shí)管理理論人員網(wǎng)絡(luò)，定時(shí)推送前沿理論知識(shí)，開展理論研究沙龍，組織重大課題研究，用點(diǎn)滴力量匯成檔案知識(shí)管理理論的發(fā)展長(zhǎng)河。

三是強(qiáng)化實(shí)踐對(duì)理論發(fā)展的作用。理論的每次進(jìn)步都可以建立虛擬檔案知識(shí)管理工程試點(diǎn)，集合所需的相關(guān)知識(shí)資源，及時(shí)投入實(shí)踐應(yīng)用中檢驗(yàn)。通過智能化、無人化技術(shù)加速知識(shí)的迭代周期，驗(yàn)證理論的真理性。對(duì)于驗(yàn)證失敗的理論，應(yīng)總結(jié)反思推倒過程的錯(cuò)誤，并發(fā)布，避免后續(xù)理論研究人員重走老路。

3.建立檔案知識(shí)管理機(jī)制

一是明確檔案知識(shí)管理職責(zé)。管理的前提是各司其職，明確所有參與檔案知識(shí)管理機(jī)構(gòu)的具體職責(zé)，細(xì)化到具體崗位的工作內(nèi)容，讓所有人員做到心中有責(zé)、心中有數(shù)。崗位職責(zé)的制定要圍繞社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)目標(biāo)，明晰崗位之間的互助關(guān)系，避免從制度上樹立溝通壁壘。

二是明確檔案知識(shí)管理流程。管理流程圖既是說明書，也是管理優(yōu)化的藍(lán)圖。檔案知識(shí)管理流程的確立，讓檔案知識(shí)管理成為機(jī)構(gòu)的確定動(dòng)作，建立了檔案知識(shí)管理的范圍，有助于提升檔案管理地位。明確輸入、輸出結(jié)果，規(guī)范了檔案產(chǎn)生過程，使所有人員了解全局管理行為，讓整體管理科學(xué)有序。

三是明確檔案知識(shí)管理獎(jiǎng)懲措施。知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新決定了檔案知識(shí)管理的連續(xù)性。要通過檔案知識(shí)管理獎(jiǎng)懲機(jī)制觸發(fā)涉及人員的知識(shí)共享、創(chuàng)新的積極性，源源不斷地為知識(shí)庫輸入新鮮血液，輔助檔案管理人員開展工作，更好地服務(wù)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。

總而言之，檔案知識(shí)工程是一項(xiàng)內(nèi)容復(fù)雜、完善時(shí)間長(zhǎng)的工作，建設(shè)過程不但涉及檔案管理人員，而且需要管理者、知識(shí)創(chuàng)造者和使用者全過程參與，才能確保系統(tǒng)建設(shè)成效不斷適應(yīng)外部環(huán)境的變化。

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（作者單位：1.魯迅美術(shù)學(xué)院；2.西安交通大學(xué)）

作者簡(jiǎn)介：李春陽（1985—），女，漢族，黑龍江齊齊哈爾人，碩士，館員，研究方向：檔案管理；吳震（1987—），男，漢族，福建福清人，碩士，高級(jí)政工師，研究方向：電子文件管理。