淺議紙質(zhì)與電子文件融合的管線工程資料管理

摘 要：城市管線作為城市重要基礎(chǔ)設(shè)施，其工程資料對于城市規(guī)劃、建設(shè)、管理以及應(yīng)急防災(zāi)等方面起著關(guān)鍵作用。文章通過梳理城市管線工程文件內(nèi)容、特點，探討影響管線資料形成的因素，如管線種類、敷設(shè)方法、工程規(guī)模等，旨在簡化歸檔工作，提高管線工程資料管理效率。文章通過對文件載體的分析，研究了如何融合紙質(zhì)與電子文件的管理模式，建議制定相關(guān)管線工程資料技術(shù)規(guī)范，并提出輔助軟件設(shè)計方案，以實現(xiàn)管線工程資料的規(guī)范化、自動化管理。

關(guān)鍵詞： 管線工程；紙質(zhì)文件；電子文件；融合；輔助歸檔軟件

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著城市發(fā)展不斷推進(jìn)，管線作為基礎(chǔ)設(shè)施的重要組成部分，其檔案管理對于城市規(guī)劃、建設(shè)和維護(hù)至關(guān)重要。長期以來，管線工程檔案的原始資料以紙質(zhì)為主，隨著電子技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展，產(chǎn)生了部分電子文件，紙質(zhì)與電子文件共存依然是當(dāng)前歸檔的形式?，F(xiàn)有的資料整理標(biāo)準(zhǔn)以紙質(zhì)文件的管理為基礎(chǔ)，雖然有相關(guān)電子文件管理辦法，但是不適合既有電子又有紙質(zhì)文件的管理，需要突破原有紙質(zhì)文件歸檔管理流程，以全新的電子檔案形成特性來研究工程資料的管理，并兼顧以先形成紙質(zhì)再轉(zhuǎn)化為電子的文件，形成融合各種載體資料的整理方法。從建立電子檔案歸集系統(tǒng)目標(biāo)出發(fā)，輔以組卷軟件，實現(xiàn)建設(shè)單位在工程建設(shè)過程中形成文件及時上傳、同步完成組卷，最終一鍵導(dǎo)出歸檔的全新資料管理過程。建議創(chuàng)新制定管線工程資料的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，便于管線建設(shè)單位管理管線工程資料的形成、收集及檔案部門的歸檔，為管線數(shù)據(jù)庫的建設(shè)提供可用和可靠的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

一、紙質(zhì)、電子融合歸檔的意義

1.必要性

管線工程資料在管線建設(shè)過程中直接形成，全面、真實地反映了建設(shè)活動和工程質(zhì)量的文字、圖表、聲像等各種形式的記錄。特別是地下管線，因其隱蔽性更需要收集其建設(shè)資料，建立資料管理的流程。其中，地下管線地理信息的收集主要包括探測、普查、竣工測量、修補(bǔ)測及權(quán)屬單位提供的專業(yè)地下管線信息等方面。權(quán)屬單位提供的管線信息包括規(guī)劃、建設(shè)和維護(hù)各種資料，有紙質(zhì)、電子文件不同載體，是動態(tài)信息數(shù)據(jù)的來源，為城市管理服務(wù)。

2.新趨勢、新方法

隨著工程項目實施了電子審圖及數(shù)字化圖紙交付，電子簽名的應(yīng)用及上海市數(shù)字化電子簽名統(tǒng)一平臺的建立，在政府大力推進(jìn)建設(shè)項目全過程BIM 技術(shù)應(yīng)用的環(huán)境下，大量的原始資料以帶電子簽章的電子文件的方式歸檔，電子文件歸檔取代紙質(zhì)文件歸檔是發(fā)展的必然趨勢，需要打破工程項目檔案載體單一整理、歸檔的方式。此外，具有保存價值的電子文件必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝，將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。同時，需要從紙質(zhì)與電子文件的原始特性展開研究，兼顧二者，減少紙質(zhì)資料整理的煩瑣，使操作簡單、難度降低，融合組成整套項目檔案。以信息化手段為依托，兼顧紙質(zhì)原件，以全套電子文件為主的歸檔模式，在確保檔案憑證作用性質(zhì)不變的前提下，建立紙質(zhì)與電子融合的歸檔模式，實現(xiàn)管線工程資料收集、編制格式化，更便于數(shù)據(jù)的采集，為管線數(shù)據(jù)庫的建設(shè)提供基礎(chǔ)。同時，城建檔案部門采取多載體備份的方式，確保融合歸檔的檔案不會因為軟件系統(tǒng)、電子文件保存介質(zhì)、設(shè)備等發(fā)生變化而產(chǎn)生難以調(diào)閱的問題。從管線施工資料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制定到輔助整理軟件與城建檔案部門數(shù)據(jù)庫的對接，形成有依據(jù)、便于操作的城市管線資料收集、整理、歸檔及入庫的新方法。通過管線工程歸檔工作的試點，最終實現(xiàn)所有建設(shè)項目歸檔管理流程的再造。

二、管線工程資料特點

城市管線工程包括城市轄區(qū)內(nèi)新建、改建、擴(kuò)建的各種地上干線、地下管線以及相關(guān)的地下工程，數(shù)量多、種類多，單個管線工程形成的圖紙數(shù)量與其他建設(shè)項目比相對較少。管線工程建設(shè)單位與其他項目建設(shè)單位的不同之處在于需同時管理本專業(yè)相關(guān)區(qū)域所有管線工程的建設(shè)和資料歸檔工作，具有管理多個項目、項目量多的特點。特別是在城市更新背景下，以更新和改擴(kuò)建為主要模式的城市發(fā)展具有一定程度的隨機(jī)性，需要敷設(shè)管線并快速響應(yīng)以及配合支撐城市的發(fā)展。管線遷改工程涉及管線種類多、規(guī)模小及分布散的特征。除改建時形成的工程資料外還有原有管線情況的資料，工作呈量多點廣的特點。

三、影響管線工程資料的因素梳理

1.管線種類不同

建筑工程有資料管理規(guī)程，并且，國家和地方在推行時一般輔以相配套的施工技術(shù)資料軟件。專業(yè)管線采用各自的行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，各自產(chǎn)生的施工資料表式通用性不強(qiáng)，表式不同，名稱也各不相同，實現(xiàn)工程資料電子化需要建立通用性強(qiáng)的規(guī)范表式。

2.管線敷設(shè)方法不同

根據(jù)管線敷設(shè)方法，可分為地下直埋敷設(shè)、綜合管溝敷設(shè)、架空敷設(shè)。地下直埋敷設(shè)管線根據(jù)施工方法又分為開挖敷設(shè)、非開挖敷設(shè)。不同的敷設(shè)方法各自形成了相應(yīng)的原始施工記錄、質(zhì)量評定和監(jiān)督驗收記錄。綜合管廊由管廊土建工程、附屬工程及管廊內(nèi)敷設(shè)的管線組成，分別按照各自的行業(yè)要求形成施工資料。管廊土建工程多數(shù)按市政構(gòu)筑工程標(biāo)準(zhǔn)施工，其土建工程產(chǎn)生的資料要遠(yuǎn)多于各專業(yè)管線敷設(shè)工程的施工資料，管線敷設(shè)時依靠管溝內(nèi)預(yù)埋的管架，故管線單獨(dú)敷設(shè)產(chǎn)生的資料就更簡單；架空敷設(shè)工程就涉及管架和塔架結(jié)構(gòu)資料以及其基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)資料。因此，不同敷設(shè)方法的管線工程資料有較大的差異性，需分類規(guī)范。

3.管線工程規(guī)模不同

相同的管線，不同的壓力，不同管材的國家檢驗標(biāo)準(zhǔn)不同也會產(chǎn)生不同的檢驗文件，壓力越大標(biāo)準(zhǔn)越嚴(yán)，要求越高，形成文件形式和數(shù)量就越多，施工工藝、管線模式的不同直接影響管線工程檔案資料的規(guī)模，需按規(guī)模設(shè)定歸檔內(nèi)容。

4.城市既有管線的改遷

在實施軌道交通、城市高架道路等新建項目時，涉及穿越原有城區(qū)，需要對既有市政管線改遷。改遷有永久改遷、臨時改遷，保護(hù)原位等不同的改遷方法。最終形成不同的施工資料。在管線改遷前，為確定管線具體位置，需要有現(xiàn)場管線位置圖，施工完成后形成最終施工文件及管線實測圖，并修改原有綜合圖管線。

四、不同種類管線工程歸檔內(nèi)容的確定

1.管線工程竣工檔案層次結(jié)構(gòu)

各類管線工程所產(chǎn)生的資料表式多樣性、名稱多樣化、數(shù)量差別大、專業(yè)性強(qiáng)等問題，不利于資料的標(biāo)準(zhǔn)化歸檔和管理。為便于歸檔，將管線檔案按不同種類、規(guī)模及專業(yè)區(qū)分，形成各種管線工程檔案的層次結(jié)構(gòu)。第一層分為單一管線工程、綜合管溝、架空管線等；第二層為給水、排水、燃?xì)狻崃?、電力以及信息專用管線。

2.單一管線工程分類

依據(jù)《GB 50289-2016 城市工程管線綜合規(guī)劃規(guī)范》《關(guān)于基本建設(shè)項目和大中型劃分標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定》等對各類管線有不同的大中小型的劃分標(biāo)準(zhǔn)，為便于項目資料的歸類，可將各類單一管線工程按管徑、壓力等不同劃分為三類：大型工程、中型工程、小型工程，具體劃分見表1。

3.各類管線工程資料內(nèi)容的基本要求

管線檔案文件內(nèi)容的形成及其深度必須符合國家和本市有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。根據(jù)實際產(chǎn)生的資料內(nèi)容展開收集，包括工程項目準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件和竣工圖以及地下管線竣工測量成果及工程照片、錄像等。

大量的小型、小口徑、低壓管線工程規(guī)模小，施工時間短，產(chǎn)生的資料數(shù)量少，將此類管線工程按專業(yè)列出共性文件和特性文件，實行整合，將相同文件的不同名稱歸類，并分類確定管線工程的歸檔內(nèi)容。

五、紙質(zhì)文件與電子文件的融合管理

1.融合管理方向

由于管線工程其專業(yè)性強(qiáng)、種類多樣等特性，均對資料的形成產(chǎn)生較大影響，應(yīng)制定相關(guān)管線工程資料技術(shù)規(guī)范，形成資料管理規(guī)則，以此為依托，研究設(shè)計輔助歸檔軟件，通過信息化手段簡化流程，提高歸檔效率，融合各種載體的資料，既要保持整個項目資料卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，又要遵循項目檔案成套性特征，以全套電子文件為主的歸檔模式。

2.文件載體的確定

（1）從工程資料收集過程情況，歸納起來大致有以下幾類：①既有紙質(zhì)文件，又有與紙質(zhì)文件相對應(yīng)的電子文件；②有紙質(zhì)文件，無相對應(yīng)的電子文件；③無紙質(zhì)文件，有含有效數(shù)字簽章的電子文件。

（2）從電子文件的特點出發(fā)，可區(qū)分為以下三種格式：A類：原始存儲文件格式，滿足檔案原始性要求，保留所有設(shè)計信息，以工程圖為主，如DWG、RTF、XLS格式；B類：經(jīng)掃描或轉(zhuǎn)換，用于歸檔瀏覽、還原打印的文件格式，從而保證在檔案部門計算機(jī)環(huán)境下能被準(zhǔn)確還原成紙質(zhì)文件，并用于在線檢索；電子掃描件應(yīng)明確規(guī)定文件形成時間，掃描像素、圖樣等，以保證掃描件的質(zhì)量；C類：含有效數(shù)字簽章的電子文件，如PDF格式。應(yīng)用了電子簽名技術(shù)而形成的電子文件，此類文件相較于掃描件更具有原始性、真實性和可靠性。將不同格式的電子文件轉(zhuǎn)換為通用圖像格式后歸檔（含掃描型電子文件），可以避免生成電子文件的軟硬件環(huán)境的多樣性對電子文件利用的影響。但將失去法律效力且電子文件無法全文檢索。

3.混合介質(zhì)資料管理

（1）管理模式變化。管線工程資料最終需要?dú)w檔，作為檔案其基本屬性是“原始記錄性”，根據(jù)這一特性，使檔案成為歷史的真憑實據(jù)，具有法律效力。《電子簽名法》規(guī)定可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。由此突破“以紙質(zhì)檔案為主、電子檔案為輔”的傳統(tǒng)工程竣工檔案歸檔模式，采用“紙質(zhì)、電子原稿、附有電子簽章的文件” 融合的整理編制移交模式，從單一紙質(zhì)管理向融合管理，直到全文無紙化后成為單一電子化管理。

（2）管理模式操作方法。在明確工程資料歸檔內(nèi)容的前提下，分清文件歸檔材質(zhì)，是否包含紙質(zhì)文件，紙質(zhì)文件還應(yīng)區(qū)分文件為原件、復(fù)印件；電子文件歸檔格式應(yīng)區(qū)分為掃描件、數(shù)字化原稿、電子原件（指含有效數(shù)字簽章的電子文件）。大致區(qū)分為以下兩種情況：①原文件為紙質(zhì)文件，無相對應(yīng)的電子文件，通過掃描獲得圖像電子文件；②原文件為含數(shù)字簽章的電子文件，若無相對應(yīng)紙質(zhì)文件的需要標(biāo)識，若有相對應(yīng)的數(shù)字原稿一并收集。管線工程資料收集應(yīng)遵循文件形成單位提供的原始格式，如為紙質(zhì)文件應(yīng)原件歸檔，電子文件應(yīng)附加有法律效力的電子簽章，保證其憑證作用。

（3）資料融合組織層級。對應(yīng)《城市綜合地下管線信息系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范》（CJJ/T 269-2017）中對管線分類與編碼、數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)據(jù)匯交與更新等統(tǒng)一技術(shù)要求，簡化管線資料整理及其著錄數(shù)據(jù)，滿足數(shù)據(jù)的通用性。將每個管線項目的工程電子文件整理分項目級、案卷級、文件級三個層級結(jié)構(gòu)，并著錄三個層級。第一級目錄為著錄表目錄和單體表目錄，第二級為案卷目錄，第三級為卷內(nèi)目錄。三級目錄的文件格式宜采用通用的數(shù)據(jù)庫軟件格式，目錄文件固定放在存儲介質(zhì)的根目錄下。

六、輔助歸檔軟件方案的設(shè)計

1.歸檔軟件方案的設(shè)計目標(biāo)

管線工程竣工檔案輔助歸檔軟件目標(biāo)是轉(zhuǎn)型手工編制項目資料的模式，通過軟件引導(dǎo)，實現(xiàn)文件分類及時上傳，規(guī)范、靈活組卷，目錄自動生成，最終建設(shè)單位可導(dǎo)出標(biāo)準(zhǔn)化的項目檔案信息，并與城建檔案部門及政府綜合驗收系統(tǒng)自動匹配、銜接，實現(xiàn)管線工程資料規(guī)范化、自動化組卷。建設(shè)單位可以依據(jù)立項或規(guī)劃許可文件，登記管線項目的基本屬性，包括項目名稱、建設(shè)單位、建設(shè)地址、建設(shè)規(guī)模、開工日期及管線單體信息等。建設(shè)單位可以新增、刪除、修改相關(guān)的管線項目信息，軟件支持多個項目的并行管理。在項目管理界面，建設(shè)單位可以查看或修改項目信息，依據(jù)不同項目中各類文件形成的時間節(jié)點分級分類上傳文件，不同項目完成所有文件上傳后，按設(shè)定的規(guī)則軟件自動組卷，可一鍵導(dǎo)出歸檔。

2.輔助歸檔軟件設(shè)計核心功能

（1）管線單位項目管理功能。根據(jù)管線工程建設(shè)單位需要同時管理多個管線工程的建設(shè)和歸檔工作要求，輔助歸檔軟件設(shè)計需要考慮不但支持管理多個管線工程的文件上傳及編制組卷，還要能夠協(xié)助建設(shè)單位對其負(fù)責(zé)建設(shè)管理的所有項目，包括在建、已完成項目的資料管理和查詢。

（2）資料上傳、組卷功能。輔助歸檔軟件設(shè)計核心功能為管線工程竣工資料整理模塊，建設(shè)單位按照文件形成的先后分批次上傳電子文件?？紤]到使用的便捷性，歸檔軟件支持同時管理多個管線工程的文件上傳及編制組卷，可依據(jù)不同項目文件形成的時間節(jié)點及時上傳文件，可實現(xiàn)同一單位不同項目，選擇上傳不同分類、層次的文件，自動生成案卷目錄和卷內(nèi)目錄，便于工程竣工階段一鍵導(dǎo)出歸檔。

（3）調(diào)整、導(dǎo)出歸檔查詢功能。軟件具有依據(jù)管線工程竣工檔案規(guī)范要求輔助組卷功能，建設(shè)單位可依據(jù)項目文件具體情況調(diào)整，系統(tǒng)提供目錄打印功能。完成組卷后，建設(shè)單位可將項目檔案信息整體導(dǎo)出提交至檔案管理部門驗收、接收。檔案管理部門突破傳統(tǒng)，不要求全套紙質(zhì)檔案歸檔，采取多載體備份，確保紙質(zhì)和電子融合歸檔的檔案長期可靠性。

七、結(jié)論

施工資料規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是施工管理文件電子化的基礎(chǔ)，資料管理模式的變化基于現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用。設(shè)計輔助歸檔軟件，突破管線資料單一載體的歸檔管理要求，并規(guī)范操作，減輕社會對檔案編制所需要的時間和人工成本。

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（作者單位：上海城市規(guī)劃展示館）

作者簡介：樓建春（1965—），女，漢族，浙江諸暨人，本科，副高級工程師，研究方向：城建檔案管理。