《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》的內(nèi)容解讀及相關(guān)問題探討

周泓妍

摘要：《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 89—2022）是國家檔案局為規(guī)范我國實(shí)物檔案數(shù)字化工作出臺的檔案行業(yè)重要標(biāo)準(zhǔn)，為各級各類檔案室、檔案館的實(shí)物檔案數(shù)字化工作提供科學(xué)指導(dǎo)，有利于信息化時(shí)代檔案資源體系的深入建設(shè)，以及完善檔案工作的全數(shù)字化管理。論文通過對該標(biāo)準(zhǔn)的制定背景和主要內(nèi)容進(jìn)行介紹和說明，并就其核心術(shù)語表述有待改進(jìn)、條目集中度不夠，以及部分內(nèi)容有待完善方面的不足，提出了相應(yīng)的修改建議。

關(guān)鍵詞：實(shí)物檔案 檔案數(shù)字化 檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

Abstract：The Specification for Digitization of Physical Archives （DA/T 89—2022） is an important standard for the archival industry implemented by the National Archives Administration of China to standard？ ize the digitization of physical archives in China， provid？ ing scientific guidance for the digitization of physical archives at all levels. It is conducive to the in-depth construction of the archival resource system in the in？ formation age and the improvement of the full digital management of archival work. The article introduces and explains the background and main contents of the standard， and proposes corresponding amendments to the shortcomings of its core terminology， lack of concentration of entries and the need to improve some of its contents.

Keywords：Physical archives； Archival digitization； Archival industry standard

為了指導(dǎo)與規(guī)范數(shù)字時(shí)代我國實(shí)物檔案的管理，國家檔案局發(fā)布了《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 89—2022）（以下簡稱《規(guī)范》），該標(biāo)準(zhǔn)于2022年7月1日起開始實(shí)施?！兑?guī)范》規(guī)定了實(shí)物檔案數(shù)字化的工作流程和管理要求，設(shè)計(jì)了數(shù)字化登記的相關(guān)表單樣式，是指導(dǎo)各級各類檔案室、檔案館對實(shí)物檔案數(shù)字化工作進(jìn)行管理的重要標(biāo)準(zhǔn)。與傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化規(guī)范相比，《規(guī)范》在實(shí)物檔案的處理、采集工作等方面補(bǔ)充了不足，填補(bǔ)了我國在實(shí)物檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)域的空白?！兑?guī)范》的正式實(shí)施，對加快推進(jìn)新時(shí)代檔案資源體系深入建設(shè)，提升我國檔案數(shù)字化管理水平具有重要的示范作用和應(yīng)用價(jià)值。本文將在對《規(guī)范》的制定背景進(jìn)行介紹與說明的基礎(chǔ)上，闡明《規(guī)范》的主要特點(diǎn)及主要內(nèi)容，并就《規(guī)范》中存在的問題與不足提出相應(yīng)的修改建議。

一、制定背景

（一）《規(guī)范》的制定符合我國檔案資源體系建設(shè)的戰(zhàn)略要求

檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略的提出，最早來源于2013年召開的全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進(jìn)會(huì)，國家檔案局于會(huì)上首度提出“存量數(shù)字化、增量電子化”這一理念，強(qiáng)調(diào)要完善我國檔案數(shù)字化建設(shè)。近年來，隨著國家信息化建設(shè)的深入，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型再次提上日程。2021年6月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》。該規(guī)劃提倡在檔案管理中貫徹新發(fā)展理念，借助信息化手段優(yōu)化國家治理體系，推動(dòng)治理能力現(xiàn)代化，從而提高檔案管理的效率。規(guī)劃中提到的一項(xiàng)主要任務(wù)，就是要深入推進(jìn)檔案資源體系建設(shè)，加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，逐步建立以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源體系，實(shí)現(xiàn)檔案資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。由此可見，《規(guī)范》的制定迎合了國家檔案事業(yè)數(shù)字化發(fā)展、高質(zhì)量發(fā)展的重要機(jī)遇，符合宏觀層面上國家頂層的戰(zhàn)略部署要求。

（二）《規(guī)范》的制定符合我國檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)需要

隨著國家信息化建設(shè)不斷深入，為了更好地提升我國檔案數(shù)字化建設(shè)水平，完善檔案數(shù)字化相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)迫在眉睫。從理論上來看，可以將紙質(zhì)檔案視作實(shí)物檔案中的一種傳統(tǒng)載體檔案，而我國現(xiàn)已制定了較為完善的紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范，那么理論上實(shí)物檔案數(shù)字化的工作流程與管理要求，在一定程度上可以參照紙質(zhì)檔案數(shù)字化相關(guān)規(guī)范進(jìn)行。然而，從現(xiàn)實(shí)來看，紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范必然是無法滿足實(shí)物檔案數(shù)字化的多方位需求及應(yīng)用趨勢的。一方面，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，實(shí)物檔案由于自身特殊的材質(zhì)、復(fù)雜的形狀等，在搬動(dòng)的過程中容易造成破壞，特別是有些珍貴的實(shí)物檔案，例如古文字畫、石刻檔案等，由于所處年代久遠(yuǎn)且本身材質(zhì)不易保存，一旦實(shí)體有所損壞便是不可逆轉(zhuǎn)的傷害。另一方面，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作重點(diǎn)在于識別與保存其內(nèi)容信息，而實(shí)物檔案數(shù)字化需要采集和處理的還應(yīng)包括實(shí)物檔案本身的外形輪廓、空間結(jié)構(gòu)及色彩等特征信息。然而，從實(shí)踐來看，大部分實(shí)物檔案的數(shù)字化工作只是簡單的拍照利用，沒有得到完善的數(shù)字化采集與處理，無法清晰直觀地反映檔案的具體情況。另外，還有部分實(shí)物檔案在經(jīng)過長期保存后，其外形、色彩等特征與原貌產(chǎn)生了較大變化，對于這部分實(shí)物檔案來說，現(xiàn)有的規(guī)范顯然難以滿足其數(shù)字化需要。因此，在目前我國實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范性建設(shè)較為落后的情況下，制定相應(yīng)的管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，能夠在一定程度上有效保護(hù)實(shí)物檔案的完整性，延長其保存壽命，這是符合國家檔案數(shù)字化管理的基本趨勢與現(xiàn)實(shí)需要的。

二、主要特點(diǎn)

《規(guī)范》主要具有以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)。

（一）首創(chuàng)性

《規(guī)范》是我國首個(gè)有關(guān)實(shí)物檔案的行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)。隨著我國檔案事業(yè)的發(fā)展，實(shí)物檔案數(shù)字化工作已成為各級各類檔案室、檔案館開展“互聯(lián)網(wǎng)+”和建設(shè)智慧檔案館等的重要內(nèi)容，以促進(jìn)新時(shí)代檔案資源體系深入建設(shè)。但在實(shí)物檔案數(shù)字化實(shí)踐中，由于缺乏相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，目前各地各單位在開展實(shí)物檔案數(shù)字化工作中仍存在較多問題，影響了實(shí)物檔案數(shù)字化工作的有效開展，不利于檔案工作的整體發(fā)展。作為國內(nèi)首個(gè)有關(guān)實(shí)物檔案的行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)，《規(guī)范》從國家層面提出實(shí)物檔案數(shù)字化工作的統(tǒng)一要求，規(guī)范了實(shí)物檔案數(shù)字化的流程，從管理制度、人員培訓(xùn)、設(shè)備配置、質(zhì)量控制等方面提出了具體要求，使各級各類檔案室、檔案館在開展實(shí)物檔案數(shù)字化工作時(shí)有規(guī)可依、有矩可循，有利于提高實(shí)物檔案數(shù)字化工作的整體質(zhì)量?？梢钥闯觯兑?guī)范》的出臺和實(shí)施推動(dòng)了我國實(shí)物檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，是我國檔案信息化建設(shè)中的一項(xiàng)重要成果。

（二）適時(shí)性

《規(guī)范》是適應(yīng)新時(shí)代檔案資源體系建設(shè)和檔案數(shù)字化實(shí)踐變化的產(chǎn)物，具有很強(qiáng)的適時(shí)性。一方面，隨著我國檔案數(shù)字化建設(shè)水平不斷提升，作為檔案資源體系的重要組成部分，實(shí)物檔案近年來也越來越受重視，很多單位在開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作的同時(shí)，開始嘗試將實(shí)物檔案數(shù)字化。然而，在具體實(shí)踐中，由于缺乏相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指引，實(shí)物檔案數(shù)字化工作在技術(shù)和管理方面都存在許多問題，導(dǎo)致無法順利進(jìn)行。因此，《規(guī)范》的出臺滿足了當(dāng)前各地各單位實(shí)物檔案數(shù)字化實(shí)踐的需求。另一方面，《規(guī)范》的內(nèi)容也具有很強(qiáng)的適時(shí)性。例如，關(guān)于“數(shù)字化”這一術(shù)語的定義，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31—2017）將其定義為“利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程”，而《規(guī)范》中將其定義改為“利用信息技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程”，顯然，實(shí)物檔案數(shù)字化工作涉及的處理技術(shù)不僅有計(jì)算機(jī)技術(shù)，還包括了通信、傳感技術(shù)等，因此采用包括計(jì)算機(jī)技術(shù)在內(nèi)的“信息技術(shù)”更為合適。由此可以看出，在研究制定《規(guī)范》時(shí)，檔案學(xué)界的專家與學(xué)者在術(shù)語和定義的使用上并不拘泥于已有標(biāo)準(zhǔn)的表述，而是與時(shí)俱進(jìn)，對其進(jìn)行針對性的修改。

（三）現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)性

數(shù)字化檔案的操作流程主要包含管理環(huán)節(jié)和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，前者通過計(jì)劃、組織和控制等手段對檔案數(shù)字化工作進(jìn)行部署，是檔案數(shù)字化工作的主體部分，后者則通過模數(shù)信號轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等方法獲取有效檔案信息資源，為業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提供必要保障。[1]隨著檔案行業(yè)數(shù)字化實(shí)踐的不斷發(fā)展，特別是數(shù)字化外包工作的興起，使得檔案數(shù)字化工作的全流程管理成為新的關(guān)注焦點(diǎn)。就實(shí)物檔案數(shù)字化工作而言，這不僅是一項(xiàng)技術(shù)處理工作，還應(yīng)該考慮到組織與管理方面的需求。一方面，《規(guī)范》對實(shí)物檔案數(shù)字化的工作流程與組織管理要求都做了明確規(guī)定與詳細(xì)說明，為各級各類檔案室、檔案館開展數(shù)字化工作的具體實(shí)踐提供了行動(dòng)指南。另一方面，《規(guī)范》考慮到各單位開展實(shí)物檔案數(shù)字化工作的實(shí)際情況，提出多種數(shù)字化采集方式，滿足了不同類型、不同規(guī)模的實(shí)物檔案在數(shù)字化采集與技術(shù)處理工作上的需求，以便更全面、更清晰地指導(dǎo)實(shí)物檔案數(shù)字化具體實(shí)踐。

三、主要內(nèi)容

《規(guī)范》主要由13個(gè)章節(jié)和2個(gè)資料性附錄組成，本文將其內(nèi)容分為5個(gè)部分進(jìn)行解讀。

（一）總體要求

從開展工作依據(jù)來看，要按照一般性原則和利用方法確定數(shù)字化實(shí)物檔案對象，只有真正符合合法性原則、價(jià)值性原則與搶救性原則的實(shí)物檔案才能夠進(jìn)行數(shù)字化。合法性原則是指實(shí)物檔案必須符合《中華人民共和國檔案法》中規(guī)定的屬于開放范圍內(nèi)的實(shí)物檔案；價(jià)值性原則是指實(shí)物檔案應(yīng)具有永久保存或長期保存的較高利用價(jià)值；搶救性原則是指根據(jù)實(shí)物檔案的不同材質(zhì)進(jìn)行損壞預(yù)測，繼而安排數(shù)字化的優(yōu)先順序，從而盡可能地減少自然因素對實(shí)物檔案造成的損壞或是更早地修復(fù)已損壞的實(shí)物檔案。

總體上來說，實(shí)物檔案數(shù)字化需要因檔制宜，盡可能地使數(shù)字化后的實(shí)物檔案信息資源能夠得到完整、準(zhǔn)確、安全的利用，從而滿足國家、社會(huì)組織及個(gè)人的使用需求。

（二）組織與管理

基于日益復(fù)雜的數(shù)字化環(huán)境，實(shí)物檔案數(shù)字化工作不再只是簡單的技術(shù)工作，而需要技術(shù)與組織管理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

1.組織機(jī)構(gòu)、人員配備及基礎(chǔ)設(shè)施。一項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，離不開組織機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。首先，實(shí)物檔案數(shù)字化工作需要建立專門的工作小組，配備具有相應(yīng)管理能力與技術(shù)能力的工作人員。其次，要理清各類工作人員承擔(dān)的職責(zé)與任務(wù)，以此減少組織運(yùn)轉(zhuǎn)中的責(zé)任糾紛，有效提高數(shù)字化效率。除了完善組織架構(gòu)，實(shí)物檔案數(shù)字化工作還需要配備專用的場地與設(shè)備，以此形成高質(zhì)量的數(shù)字化成果，《規(guī)范》在加工場地選址、工作布局設(shè)置、數(shù)字化設(shè)施設(shè)備選擇及防護(hù)系統(tǒng)等方面都做了明確的要求。

2.工作方案與管理制度。采取科學(xué)合理的工作方案，建立科學(xué)規(guī)范的管理制度，有助于提升數(shù)字化工作效率與質(zhì)量。工作方案應(yīng)當(dāng)全面且詳細(xì)，涵蓋技術(shù)方法與指標(biāo)、成本核算等具體事項(xiàng)，要分析可能出現(xiàn)的突發(fā)狀況并提出應(yīng)對措施，還要進(jìn)行專家論證，以保證工作方案的科學(xué)性。管理制度要對崗位管理、人員管理、數(shù)據(jù)管理等方面進(jìn)行規(guī)定，避免工作過程中出現(xiàn)責(zé)任不明確的問題。

3.工作流程控制與文件管理。制定科學(xué)合理的工作流程并對其進(jìn)行規(guī)范管理，是貫徹全程管理思想的重要體現(xiàn)。工作流程中產(chǎn)生的各類過程文件是對數(shù)字化工作的完整記錄，對其進(jìn)行規(guī)范化管理，有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、糾正錯(cuò)誤，同時(shí)也有助于規(guī)避工作過程中產(chǎn)生權(quán)責(zé)不清的風(fēng)險(xiǎn)。

4.檔案數(shù)字化外包。與紙質(zhì)、音像等傳統(tǒng)類型檔案的數(shù)字化相比，實(shí)物檔案數(shù)字化對技術(shù)要求更高，因此在各級各類檔案室、檔案館的具體實(shí)踐中，仍需要委托外包單位進(jìn)行數(shù)字化加工?！兑?guī)范》關(guān)聯(lián)參考《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/ T 68），對實(shí)物檔案數(shù)字化外包提出相應(yīng)要求，例如應(yīng)該嚴(yán)格審查外包單位的相關(guān)資質(zhì)，評估考察其技術(shù)水平與管理能力。另外，由于實(shí)物檔案本身的特殊性，還需要提高外包的市場準(zhǔn)入門檻，加強(qiáng)保密性和安全性審查，嚴(yán)格監(jiān)控整個(gè)數(shù)字化過程。

（三）數(shù)字化前準(zhǔn)備工作

1.檔案出庫。與其他類型的檔案相比較，實(shí)物檔案出庫更多強(qiáng)調(diào)的是權(quán)責(zé)維度上管理責(zé)任主體發(fā)生的變更，這是因?yàn)橛行?shí)物檔案由于本身體積較大或是受損程度較嚴(yán)重，不方便直接進(jìn)行保管場所的轉(zhuǎn)換。

2.數(shù)字化前處理。高質(zhì)量的數(shù)字化成果離不開數(shù)字化前嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶幚砉ぷ鳌Ｊ紫?，在進(jìn)行數(shù)字化工作前，需要對檔案實(shí)體的外觀、質(zhì)量等進(jìn)行檢查。其次，根據(jù)檔案管理的來源原則，在進(jìn)行數(shù)字化工作時(shí)，應(yīng)慎重處理檔案實(shí)體在保管期間形成的痕跡，如存在不利于數(shù)字化加工的問題時(shí)，可以由專業(yè)的技術(shù)人員對實(shí)物檔案進(jìn)行技術(shù)處理。但如果會(huì)影響檔案本身的性狀或性質(zhì)等，那么修復(fù)工作將不予考慮，這是檔案工作的原始性原則在檔案檢查環(huán)節(jié)中的重要體現(xiàn)。

3.目錄數(shù)據(jù)庫建立?！兑?guī)范》規(guī)定在制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則時(shí)，應(yīng)滿足《檔案著錄規(guī)則》（DA / T 18）對檔案著錄的要求，注意著錄的層級性、相稱性、關(guān)聯(lián)性和動(dòng)態(tài)性?！兑?guī)范》明確規(guī)定目錄數(shù)據(jù)應(yīng)包括檔號、保管期限及各類技術(shù)參數(shù)等信息，要檢查目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量并及時(shí)修改不合格的數(shù)據(jù)。在選擇目錄數(shù)據(jù)庫時(shí)，要充分考慮數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換，選擇可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式的目錄數(shù)據(jù)庫，以免各檔案館、檔案室在檔案信息交流時(shí)遇到阻礙。

（四）數(shù)據(jù)采集與處理

1.數(shù)字化采集。這部分是《規(guī)范》中關(guān)于實(shí)物檔案數(shù)字化采集與數(shù)據(jù)處理的核心內(nèi)容，主要對數(shù)字采集方式與方法做了具體規(guī)定。

在數(shù)字化采集前，《規(guī)范》要求應(yīng)對相關(guān)設(shè)備與場所進(jìn)行清潔、檢查和調(diào)整，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整和設(shè)置相關(guān)參數(shù)。建議全部采用彩色模式進(jìn)行掃描或拍攝，這樣能夠最大限度地保留原件信息。如果實(shí)物檔案尺寸過大，可以采取分幅掃描和拼接的方式進(jìn)行數(shù)字化采集。對于形狀規(guī)整的實(shí)物檔案，應(yīng)采用多角度拍攝。另外，在采集過程中要注意對檔案實(shí)體的保護(hù)，以確保實(shí)物檔案的安全。

對于像獎(jiǎng)杯、標(biāo)本等這類可以用三維立體影像展示的實(shí)物檔案，建議采用三維掃描進(jìn)行數(shù)字化采集。掃描后的實(shí)物檔案的紋理精細(xì)程度，還應(yīng)滿足如下要求：第一，真實(shí)反映實(shí)物檔案的質(zhì)地、紋路等；第二，紋理長寬比不能相差太大；第三，要對圖像做校正處理，消除不必要的眩光與陰影；第四，圖像要真實(shí)自然，分辨率不得低于100 dpi；第五，畫面不能有拼接痕跡，過渡自然；第六，掃描完成后要進(jìn)行色卡校正。

對于像生產(chǎn)工具、設(shè)施設(shè)備等這類用三維全景圖像進(jìn)行展示的實(shí)物檔案，建議采用環(huán)形攝影的采集方法。在進(jìn)行數(shù)字化采集時(shí)，要注意確認(rèn)鏡頭與拍攝對象之間始終保持正射狀態(tài)，并保證每30度一個(gè)拍攝角度，不遺漏任何特征點(diǎn)。

2.影像處理。實(shí)物檔案數(shù)字化產(chǎn)生的影像需要經(jīng)過一定的技術(shù)處理才能保證數(shù)字化成果的質(zhì)量。為了確保視覺上影像足夠清晰、沒有偏斜，應(yīng)對影像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原或糾偏處理。在進(jìn)行去污處理時(shí)，要盡量保留檔案在保管期間原有的樣貌。對于三維掃描形成的影像成果，如有需要可以進(jìn)行降噪和數(shù)據(jù)平滑處理，去除由外界因素或掃描儀自身因素造成的無效點(diǎn)，提高輪廓識別度，使影像更加符合實(shí)物檔案的幾何特征。

（五）成果驗(yàn)收移交與檔案歸還入庫

1.數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交。《規(guī)范》對數(shù)字化成果合格率的驗(yàn)收要求是100%，換言之，不存在抽檢一說，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)十分嚴(yán)格。驗(yàn)收合格的數(shù)字化成果需按照預(yù)先規(guī)定的工作方案及時(shí)移交，驗(yàn)收不合格的數(shù)字化成果，則視情況經(jīng)重新加工或修改后方可通過驗(yàn)收。

2.檔案歸還入庫。在對實(shí)物檔案原件進(jìn)行盤點(diǎn)并確認(rèn)無誤后，依照相關(guān)規(guī)定辦理歸還入庫手續(xù)。與出庫一樣，實(shí)物檔案的歸還入庫，強(qiáng)調(diào)的依然是在工作流程上管理職責(zé)的轉(zhuǎn)變。

四、存在問題及修改建議

作為我國首個(gè)有關(guān)實(shí)物檔案的行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)，《規(guī)范》既對實(shí)物檔案數(shù)字化工作的組織與管理要求做了明確規(guī)定，又對其技術(shù)指導(dǎo)進(jìn)行了詳細(xì)說明，填補(bǔ)了我國在實(shí)物檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)域的空白，表現(xiàn)出明顯的進(jìn)步性。與此同時(shí)，《規(guī)范》中仍然存在一些問題需要進(jìn)一步探討與完善。

（一）核心術(shù)語表述有待改進(jìn)

對于核心術(shù)語“實(shí)物檔案”的定義還有待改進(jìn)。“實(shí)物檔案”一直是檔案領(lǐng)域里討論的熱門話題，從目前的各種研究來看，對“實(shí)物檔案”問題的討論，主要聚焦于究竟存不存在“實(shí)物檔案”這一概念之爭。對此持反對意見的學(xué)者認(rèn)為，實(shí)物檔案的定義只停留在外延羅列和內(nèi)涵揭示，未觸及其核心本質(zhì)且邏輯上存在不合理性，使實(shí)物檔案理論在概念上就站不住腳。[2]另外還有學(xué)者認(rèn)為，實(shí)物檔案的非文字性混淆了實(shí)物反映信息與書面記錄信息的界限，會(huì)導(dǎo)致檔案館（室）存文物，文物館（室）存檔案，造成兩個(gè)部門職能交叉打架的情況。[3]對此持贊成意見的學(xué)者則認(rèn)為，實(shí)物檔案的三維性與非文字性及其定義的非科學(xué)性，不是否定實(shí)物檔案存在的理由，不應(yīng)混淆實(shí)物與實(shí)物檔案兩者的區(qū)別。[4]

《規(guī)范》中將“實(shí)物檔案”定義為“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中制作或獲取的，以特定有形物品存在的具有保存價(jià)值的實(shí)物”，實(shí)際上是將“實(shí)物”看作“實(shí)物檔案”的屬概念，混淆了實(shí)物與實(shí)物檔案的區(qū)別。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的第二條規(guī)定，檔案是指“過去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”?？梢钥闯?，檔案必須具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：一是在主體活動(dòng)過程中直接產(chǎn)生的歷史記錄，記錄的是主體活動(dòng)，而不是檔案自身；二是在某種載體上具有明確的信息記錄，檔案應(yīng)該包括存儲(chǔ)和反映信息的實(shí)體和以符號形式展現(xiàn)的具有查考價(jià)值的信息，信息一旦消失，檔案也就不稱其為檔案了。換言之，如果實(shí)物沒有與明確且清楚的原始資料聯(lián)系起來，不具有“檔案”的內(nèi)涵，那它僅僅只是實(shí)物，而不能作為實(shí)物檔案保存。

因此，不能將“實(shí)物”作為對“實(shí)物檔案”進(jìn)行定義的屬概念，“實(shí)物檔案”的根本屬性還是“檔案”。由此，筆者建議可以將“實(shí)物檔案”的術(shù)語說明改為“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中制作或獲取的，與原始資料相聯(lián)系，具有保存價(jià)值和參考價(jià)值的，以特定有形物品存在的檔案”。而對于那些沒有與明確清楚的原始資料聯(lián)系起來但又承載著一定歷史信息的“實(shí)物”，則可以作為博物館或紀(jì)念館中的“文物”加以收藏，將“實(shí)物檔案”與“文物”或“實(shí)物”區(qū)別開來，以此規(guī)避檔案部門廣泛收存，與文物部門職能交叉的情況。

（二）部分條目內(nèi)容分散

條目集中度不足，屬于同一部分的內(nèi)容分散在不同地方，容易導(dǎo)致利用者對相關(guān)內(nèi)容無法較好地形成整體性認(rèn)知。例如，“目錄數(shù)據(jù)庫”的相關(guān)內(nèi)容在第七章“數(shù)字化前處理”和第八章“目錄數(shù)據(jù)庫”建立中均有所表述。在提及“目錄數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)規(guī)則”時(shí)，該項(xiàng)表述首先出現(xiàn)在了“7.3目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備”中，但對于數(shù)據(jù)規(guī)則的具體制定要求卻出現(xiàn)在后面的第八章中，即“應(yīng)制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則，包括數(shù)據(jù)字段長度、字段類型、字段內(nèi)容要求等?！边@顯然是不符合邏輯的，應(yīng)該加以調(diào)整。

（三）部分內(nèi)容有待完善

從組織管理要求到技術(shù)規(guī)范，從檔案出庫到數(shù)字化成果驗(yàn)收移交與檔案歸還入庫，再從數(shù)字化前準(zhǔn)備工作到數(shù)據(jù)信息采集與處理，《規(guī)范》都做出了較為詳細(xì)的規(guī)定，然而，對于數(shù)據(jù)備份、存儲(chǔ)及數(shù)據(jù)掛接的相關(guān)要求，《規(guī)范》中卻并未涉及。在實(shí)物檔案數(shù)字化實(shí)際工作中，會(huì)采用三維掃描、環(huán)物攝影等不同的數(shù)字化采集方式，在數(shù)據(jù)采集過程中難以保證不出現(xiàn)任何意外，所以必須借助特定的軟件對生成的影像數(shù)據(jù)進(jìn)行備份與存儲(chǔ)，與此同時(shí)，還應(yīng)該標(biāo)記相應(yīng)的備份媒體以便后續(xù)的搜索與管理。

另外，實(shí)物檔案數(shù)字化工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)不僅包括被采集的實(shí)物檔案本身的實(shí)體數(shù)據(jù)，還應(yīng)該包括數(shù)字化工作過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，如材質(zhì)與技術(shù)的數(shù)據(jù)等，這些數(shù)據(jù)對于整個(gè)數(shù)字化工作的順利開展都是不可或缺的，必須要對這一系列數(shù)據(jù)進(jìn)行分離、標(biāo)識、備份與存儲(chǔ)，因此從標(biāo)準(zhǔn)上規(guī)范數(shù)據(jù)備份與存儲(chǔ)是非常有必要的。

總而言之，作為我國檔案行業(yè)首個(gè)實(shí)物檔案管理領(lǐng)域的行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)，《規(guī)范》的發(fā)布與實(shí)施不僅能夠提升實(shí)物檔案數(shù)字化工作的規(guī)范性，提高我國檔案數(shù)字化能力與管理水平，還能夠進(jìn)一步助力國家檔案治理體系與治理能力現(xiàn)代化建設(shè)，提升檔案治理效能，深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，全面推進(jìn)國家檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，開啟檔案事業(yè)數(shù)字化發(fā)展新篇章。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]王英瑋，陳智為，劉越男.檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2015：363.

[2]王先發(fā)，康蠡.反思“實(shí)物檔案”本質(zhì)及其對檔案工作的影響[J].檔案管理，2011（6）：16-18.

[3]“實(shí)物檔案”概念應(yīng)該否定[J].檔案，2004（4）：34.

[4]郭東升.實(shí)物檔案矛盾與概念本質(zhì)[J].檔案與建設(shè)， 2016（9）：13-16.

作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院