萬達(dá)集團(tuán)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用與實(shí)踐

陳瑩 彭潔 蔡哲 李錚

萬達(dá)集團(tuán)創(chuàng)立于1988年，現(xiàn)已發(fā)展成為以現(xiàn)代服務(wù)業(yè)為主的大型企業(yè)集團(tuán)，旗下包括商管集團(tuán)、文化集團(tuán)、投資集團(tuán)。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)量的不斷增加和規(guī)模的不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以滿足日益復(fù)雜的集團(tuán)化的業(yè)務(wù)需求。如何進(jìn)一步規(guī)范檔案的管控要求、提升管理效率、降低管理成本，成為亟須解決的問題。為此，萬達(dá)集團(tuán)基于企業(yè)管理實(shí)際開發(fā)了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，以提高企業(yè)檔案管理的效率和智能化水平。

一、萬達(dá)集團(tuán)檔案管理基本情況

萬達(dá)集團(tuán)架構(gòu)復(fù)雜，涉及產(chǎn)業(yè)眾多，檔案業(yè)務(wù)量巨大，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，成立集團(tuán)檔案室，制定集團(tuán)檔案制度，梳理檔案業(yè)務(wù)條線，形成“集團(tuán)檔案室統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各系統(tǒng)總部分級管控”的逐級傳導(dǎo)模式，實(shí)現(xiàn)從集團(tuán)到地方門店、項(xiàng)目的垂直管控。

萬達(dá)集團(tuán)共有商管、項(xiàng)目、院線、寶貝王等全宗1689個，檔案員816人（集團(tuán)總部設(shè)置專職檔案員3人，各系統(tǒng)總部管理員4人），庫房總數(shù)1271個。目前館藏檔案約190萬卷，1629萬件，其中電子檔案35.5萬件。

萬達(dá)集團(tuán)注重建立完備的檔案管理制度，先后制定《萬達(dá)集團(tuán)〈檔案管理〉實(shí)施細(xì)則》《工程檔案管理實(shí)施細(xì)則》《項(xiàng)目公司檔案管理規(guī)范》《不動產(chǎn)權(quán)屬檔案管理規(guī)范》等。集團(tuán)下屬各業(yè)態(tài)（商管、寶貝王、體育等）因地制宜建立健全符合自身特點(diǎn)的制度。總部及各業(yè)態(tài)嚴(yán)格要求各部門做到檔案“應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收”，確保有檔可查，有檔可用。

二、萬達(dá)集團(tuán)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

因業(yè)務(wù)需要及適應(yīng)國家檔案行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，萬達(dá)集團(tuán)攜手同方鼎欣科技股份有限公司進(jìn)行檔案系統(tǒng)定制開發(fā)，建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。2021年，萬達(dá)集團(tuán)針對自身業(yè)務(wù)需求所開發(fā)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，獲得國家版權(quán)局認(rèn)定的《計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)登記證書》。

（一）搭建業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)通模式，形成集團(tuán)化檔案資源中心

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)作為所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)檔案歸檔的終端系統(tǒng)，負(fù)責(zé)接收系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)及電子文件。在檔案系統(tǒng)搭建初期，統(tǒng)一系統(tǒng)接口方式，讓業(yè)務(wù)系統(tǒng)先行改造后再對接檔案系統(tǒng)。例如，檔案系統(tǒng)與電簽服務(wù)平臺、印章管理系統(tǒng)三方聯(lián)通對接，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在印章系統(tǒng)發(fā)起合同用印審批流程后，電簽服務(wù)平臺直接在合同文件上加蓋電子簽章，然后回傳至檔案系統(tǒng)。三方系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通，有效提高合同、往來函件等一系列重要電子文件歸檔的及時(shí)性及有效性。截至目前，檔案管理系統(tǒng)陸續(xù)與計(jì)劃模塊化管理系統(tǒng)、印章管理系統(tǒng)、知識產(chǎn)權(quán)管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、資產(chǎn)租賃系統(tǒng)、電簽服務(wù)平臺等11個業(yè)務(wù)系統(tǒng)打通，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生的電子文件自動推送至數(shù)字檔案管理系統(tǒng)存檔，逐步形成集團(tuán)化、規(guī)?；钠髽I(yè)檔案資源中心。

同時(shí)，系統(tǒng)對接也極大減少了紙質(zhì)檔案電子版的人工掃描、掛接、上傳等費(fèi)時(shí)費(fèi)力的體力性工作，檔案員整理紙質(zhì)檔案時(shí)，逐一比對系統(tǒng)接收的電子版文件，并整理已有實(shí)體紙質(zhì)檔案即可完成歸檔工作，真正做到有效操作，在提高數(shù)據(jù)傳輸安全的基礎(chǔ)上，降低檔案整理的時(shí)間成本。

此外，系統(tǒng)聯(lián)通對檔案利用的安全性起到舉足輕重的作用。大型集團(tuán)化企業(yè)檔案利用普遍存在檔案跨地域借閱、檔案流轉(zhuǎn)頻繁、借閱體量大的特點(diǎn)，萬達(dá)集團(tuán)2022年檔案借閱量高達(dá)18.8萬件，如何在全集團(tuán)范圍內(nèi)借閱人員人事變動、不定期調(diào)轉(zhuǎn)的情況下，100%保證檔案借出后妥善歸還，成為集團(tuán)化企業(yè)面臨的嚴(yán)峻考驗(yàn)。檔案系統(tǒng)與人力資源管理系統(tǒng)對接就成為解決問題的關(guān)鍵。將檔案系統(tǒng)內(nèi)所有借閱人員及檔案員數(shù)據(jù)推送至e-HR系統(tǒng)，當(dāng)借閱人及檔案員出現(xiàn)人事變動時(shí)，e-HR系統(tǒng)自動提示“某某人員有外借檔案，歸還后方可離職”或者“某某檔案員未辦理檔案交接手續(xù)，交接后方可離職”等信息，強(qiáng)制其在完成檔案歸還或移交后方可進(jìn)行離職或調(diào)動，有效確保檔案利用、歸還的安全性。

（二）分析業(yè)務(wù)系統(tǒng)規(guī)律，以前端管控為抓手，為檔案歸檔保駕護(hù)航

根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理進(jìn)程，分析業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)與檔案生成規(guī)律，制定各類檔案重要的收集時(shí)間節(jié)點(diǎn)、收集范圍、收集類別，從而建立“前端管控”模式，通過“自動匹配任務(wù)、智能推送代辦、監(jiān)控錄入數(shù)據(jù)、反饋超期歸檔”的方式，形成工作閉環(huán)。具體主要通過三個方面實(shí)施：一是將業(yè)務(wù)系統(tǒng)架構(gòu)與檔案系統(tǒng)架構(gòu)建立綁定關(guān)系，進(jìn)行數(shù)據(jù)初始化。系統(tǒng)綁定后主要的問題是增減量及系統(tǒng)調(diào)整問題，其中，建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量增加或減少、工程節(jié)點(diǎn)不定期調(diào)整、管理人員實(shí)時(shí)變化等方面的問題最為突出，可以將所有涉及調(diào)整的問題，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)前端設(shè)置固化流程進(jìn)行管控，一旦發(fā)生調(diào)整，業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送調(diào)整流程至檔案系統(tǒng)進(jìn)行同步修改，確保數(shù)據(jù)推送的有效性。在檔案系統(tǒng)內(nèi)開發(fā)“系統(tǒng)推送數(shù)據(jù)管理”模塊，用反查的方式“倒推”全宗綁定等數(shù)據(jù)的正確性，避免因業(yè)務(wù)系統(tǒng)改變導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)斷推、錯推、重復(fù)推的現(xiàn)象。二是建立項(xiàng)目建設(shè)節(jié)點(diǎn)模型，系統(tǒng)自動生成歸檔任務(wù)。將項(xiàng)目主要分為三大類別：開發(fā)項(xiàng)目、直投項(xiàng)目、BIM項(xiàng)目，并將項(xiàng)目的建設(shè)期拆分為259個工程節(jié)點(diǎn)形成固定的節(jié)點(diǎn)模型，每個項(xiàng)目在立項(xiàng)時(shí)，便可以套用節(jié)點(diǎn)模型，生成詳細(xì)的工程階段、工程進(jìn)度節(jié)點(diǎn)、檔案歸檔時(shí)間、歸檔負(fù)責(zé)人等，業(yè)務(wù)系統(tǒng)將數(shù)據(jù)推至檔案系統(tǒng)后，檔案系統(tǒng)自動分析生成代辦任務(wù)分配給指定檔案員，要求按時(shí)完成后續(xù)實(shí)體檔案歸檔工作。三是實(shí)時(shí)監(jiān)控歸檔數(shù)據(jù)，紅燈預(yù)警與處罰掛鉤。系統(tǒng)按月統(tǒng)計(jì)全國在建項(xiàng)目工程資料歸檔情況并形成報(bào)表，一旦出現(xiàn)延期歸檔導(dǎo)致亮紅燈，即將紅燈結(jié)果統(tǒng)一上報(bào)對口的業(yè)務(wù)管理部門及檔案管理部門，由業(yè)務(wù)管理部門當(dāng)月在公司對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行內(nèi)部通報(bào)及經(jīng)濟(jì)處罰。

（三）檔案系統(tǒng)可視化監(jiān)控，為檔案管理做好風(fēng)險(xiǎn)防控

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用，對推進(jìn)萬達(dá)集團(tuán)檔案智能化和可視化管理起到更好的作用。以“檔案管理·智能看板”的形式對檔案業(yè)務(wù)的實(shí)際情況進(jìn)行監(jiān)控展示。以“拖延歸檔、超期借閱、異常下載、蓄意刪除”四個維度監(jiān)督檔案數(shù)據(jù)，自動生成風(fēng)險(xiǎn)防控?cái)?shù)據(jù)提供至集團(tuán)檔案管理部門。

拖延歸檔：一方面，可顯示各全宗的公章數(shù)量以及尚未整理已推送過來的用印檔案數(shù)據(jù)。另一方面，可根據(jù)已關(guān)聯(lián)計(jì)劃模塊化管理系統(tǒng)的相關(guān)節(jié)點(diǎn)，實(shí)時(shí)監(jiān)控并查看所關(guān)注的節(jié)點(diǎn)是否移交、超期未移交或節(jié)點(diǎn)已延期。此外，還可以根據(jù)已移交的檔案及全宗數(shù)量，按照月、季度、年，進(jìn)行數(shù)量分析對比。

超期借閱：智能看板根據(jù)檔案系統(tǒng)與權(quán)證系統(tǒng)的借閱與歸還臺賬，統(tǒng)計(jì)出到歸還時(shí)間且尚未歸還或發(fā)起續(xù)借的借閱人及相關(guān)借出的檔案，直接體現(xiàn)超期未歸還的全宗及檔案數(shù)量。

異常下載與蓄意刪除：一天內(nèi)同一個人下載超過一定次數(shù)（目前設(shè)置為20次/人/天）即觸發(fā)警報(bào)（一旦有異常發(fā)生，就會以短信方式通知檔案管理部門負(fù)責(zé)人）。相關(guān)檔案員一旦接到異常數(shù)據(jù)的提醒，將會對系統(tǒng)進(jìn)行排查，這樣便有效監(jiān)控了集團(tuán)用戶操作行為，做到事前風(fēng)險(xiǎn)防控。

如上內(nèi)容均以“計(jì)劃管控、移交監(jiān)控、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)”方式對各單位的檔案工作進(jìn)行實(shí)時(shí)展示與監(jiān)控，確保集團(tuán)內(nèi)各單位的檔案工作穩(wěn)步運(yùn)行。萬達(dá)集團(tuán)通過數(shù)字資源中心的建設(shè)，結(jié)合檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)的功能，以服務(wù)為主線，強(qiáng)化服務(wù)職能和應(yīng)用，強(qiáng)調(diào)服務(wù)用戶群體的廣泛性和應(yīng)用服務(wù)方式的多樣性；通過信息共享、信息服務(wù)、協(xié)同辦公、利用支持等方式，提供全集團(tuán)內(nèi)的檔案資源全方位、多角度、一站式、一體化的服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，滿足全集團(tuán)各公司、部門對于檔案的實(shí)際需求。

（四）開發(fā)物聯(lián)網(wǎng)管理模塊，實(shí)現(xiàn)檔案盤點(diǎn)的智能化

2021年，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)開發(fā)物聯(lián)網(wǎng)管理模塊，將RFID（Radio Frequency Identification）技術(shù)納入檔案管理之中，實(shí)現(xiàn)檔案利用及盤點(diǎn)智能化全方位管控。RFID技術(shù)是自動識別技術(shù)的一種，通過無線射頻方式進(jìn)行非接觸雙向數(shù)據(jù)通信，利用無線射頻方式對記錄媒體（電子標(biāo)簽或射頻卡）進(jìn)行讀寫，從而達(dá)到識別目標(biāo)和數(shù)據(jù)交換的目的。檔案的盤點(diǎn)歷來是檔案管理的一大難題，為每份檔案載體都打上電子標(biāo)簽，檔案就變得可以遠(yuǎn)距離批量讀取識別，以毫秒級的識別速度，只需用盤點(diǎn)槍進(jìn)行掃描，即可獲得在架檔案的信息、存放架位、借出情況及是否錯架，盤點(diǎn)效率大大提升。同時(shí)，盤點(diǎn)車又是庫房內(nèi)的一個工作臺，檔案借出時(shí)掃一下所借檔案，就完成了檔案狀態(tài)的更改，歸還時(shí)再次掃描，便可以知道這些檔案原本的存放位置。如果檔案需要倒架，只需要讀取倒架的檔案所在位置的標(biāo)簽，就完成了自動綁定，批量操作，又快又準(zhǔn)。以標(biāo)簽、盤點(diǎn)車、門禁設(shè)備關(guān)聯(lián)檔案系統(tǒng)，將人工管理檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄茉O(shè)備管理檔案，通過智能化的方式完成檔案的盤點(diǎn)、利用，有效提高檔案相關(guān)工作效率，確保工作內(nèi)容的有效、準(zhǔn)確，以及實(shí)體檔案出入庫房的安全預(yù)警。

萬達(dá)集團(tuán)檔案數(shù)量龐大、多地存儲、多層管理，因此檔案管理一直是一個巨大的挑戰(zhàn)，而這恰恰也是檔案管理創(chuàng)新的條件。今后，在保障集團(tuán)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展外，檔案系統(tǒng)還將繼續(xù)發(fā)揮其在業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的優(yōu)勢，拓展數(shù)字檔案價(jià)值，為萬達(dá)集團(tuán)地產(chǎn)開發(fā)、商業(yè)運(yùn)營管理等業(yè)務(wù)部門提供可靠、便捷、高效的服務(wù)與支撐，從而更好地助力集團(tuán)未來的發(fā)展。

作者單位：1.大連萬達(dá)集團(tuán)股份有限公司

2.同方鼎欣科技股份有限公司