智慧協(xié)同理念下高職院校學(xué)生工作信息化管理策略研究

馬豆豆

［摘 要］智慧校園建設(shè)背景下，高職院校學(xué)生工作也逐漸從智能化走向智慧化，以期實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生的高效管理，推動(dòng)高職院校各項(xiàng)學(xué)生工作便捷開(kāi)展，以及高職院校高質(zhì)量發(fā)展。然而，智慧協(xié)同理念未在高職院校學(xué)生工作信息化管理中得到有效應(yīng)用。高職院校應(yīng)充分發(fā)揮智慧協(xié)同理念的優(yōu)勢(shì)，根據(jù)學(xué)生的實(shí)際管理需求進(jìn)行相應(yīng)的信息化管理，這樣才能夠提升學(xué)生工作管理水平。對(duì)此，文章以山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，闡述智慧協(xié)同理念及高職院校學(xué)生工作信息化管理相關(guān)內(nèi)容，分析智慧協(xié)同理念下山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生工作信息化管理的特點(diǎn)，并提出有效的管理策略，以供參考。

［關(guān)鍵詞］智慧協(xié)同理念；高職院校；學(xué)生工作；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.16.066

［中圖分類號(hào)］G717［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2023）16-0208-03

0? ? ?引 言

在“互聯(lián)網(wǎng)+”教育背景下，高職院校傳統(tǒng)教育教學(xué)模式和學(xué)生管理工作都發(fā)生了顯著的變化。就學(xué)生而言，高職院校不僅要重視學(xué)生的全面發(fā)展和保障學(xué)生在校期間的生活，還要在學(xué)生管理工作中以創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)、科學(xué)化管理為主，讓學(xué)生管理流程簡(jiǎn)單化，體現(xiàn)出學(xué)生管理的智能化、多元化?，F(xiàn)階段，越來(lái)越多的高職院校在構(gòu)建智慧化的學(xué)生工作信息化管理模式時(shí)，以開(kāi)放合作、共同創(chuàng)新作為構(gòu)建基點(diǎn)，從而循序漸進(jìn)地開(kāi)展學(xué)生工作信息化管理，以期實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。

1? ? ?智慧協(xié)同理念及高職院校學(xué)生工作信息化管理概述

1.1? ?智慧協(xié)同理念

智慧協(xié)同理念是隨著信息化教育應(yīng)運(yùn)而生的，是教育變革的產(chǎn)物，是現(xiàn)代科技發(fā)展的產(chǎn)物，也是優(yōu)化高職院校學(xué)生管理工作的重要思想。智慧協(xié)同理念出現(xiàn)后，不僅衍生出科學(xué)的管理流程，還有更加完整的決策支持體系。尤其是在高職院校層面，智慧協(xié)同能夠優(yōu)化管理層和決策層的工作流程，結(jié)合高職院校的實(shí)際情況搭建相應(yīng)的管理體系，可以推動(dòng)學(xué)生工作協(xié)同化、智能化管理，并實(shí)現(xiàn)集管理、決策以及辦公于一體的運(yùn)作模式［1］。智慧協(xié)同的理念在于整合團(tuán)隊(duì)的協(xié)同力量，讓信息數(shù)據(jù)高度共享，使智慧管理更有層次，從而保證管理的效果。智慧協(xié)同理念下，高職院?？梢愿鶕?jù)管理需求，借助現(xiàn)代化工具搭建合適的管理系統(tǒng)，通過(guò)數(shù)據(jù)的持續(xù)存入和輸出，開(kāi)展學(xué)生管理工作。

1.2? ?高職院校學(xué)生工作信息化管理

隨著高職院校教育改革工作的持續(xù)深入，當(dāng)前的高職院校正在以嚴(yán)謹(jǐn)、實(shí)效以及科學(xué)規(guī)范的角度，持續(xù)推進(jìn)學(xué)生工作信息化、智能化管理。如果僅采取傳統(tǒng)模式來(lái)管理學(xué)生，不僅會(huì)產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件，還會(huì)增加管理的工作量，很難提升學(xué)生工作管理質(zhì)量，甚至還會(huì)影響學(xué)生的生活學(xué)習(xí)［2］。以山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，學(xué)生的管理工作不僅需要管理學(xué)生基礎(chǔ)信息、飲食和住宿，還需要管理學(xué)生的學(xué)習(xí)、學(xué)業(yè)資助等，更需要管理學(xué)生的思想教育、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育、身心健康以及實(shí)習(xí)就業(yè)等。可見(jiàn)，高職院校學(xué)生管理工作相當(dāng)煩瑣和復(fù)雜，如采取智能化、信息化方式管理，搭建管理系統(tǒng)來(lái)存儲(chǔ)和讀取學(xué)生的信息數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)智能化、信息化學(xué)生管理工作，更能提升高職院校學(xué)生工作管理質(zhì)量。

2? ? ?智慧協(xié)同理念下山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生工作信息化管理的特點(diǎn)

由于山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生的管理工作較為煩瑣和復(fù)雜，往往需要應(yīng)用到智慧協(xié)同理念來(lái)構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，以此實(shí)現(xiàn)學(xué)生工作信息化管理。智慧協(xié)同理念下，山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生工作信息化管理具有以下幾方面的特點(diǎn)。

2.1? ?全面共享學(xué)生信息

山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院的學(xué)生工作信息化管理要根據(jù)學(xué)校管理需求來(lái)存儲(chǔ)和讀取學(xué)生的信息，與學(xué)生的信息有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性。在學(xué)生管理工作中融入智慧協(xié)同理念，能真正意義上實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息的共享。具體來(lái)說(shuō)，山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院通過(guò)搭建智慧協(xié)同理念下的信息化管理系統(tǒng)，在該系統(tǒng)中輸入學(xué)生的基本信息、學(xué)習(xí)信息等，從而掌握學(xué)生的動(dòng)態(tài)信息，學(xué)校學(xué)生管理工作人員共享基于該系統(tǒng)平臺(tái)的信息，真正達(dá)到信息互通的效果，這對(duì)于優(yōu)化學(xué)校學(xué)生工作管理流程大有裨益。

2.2? ?精準(zhǔn)定制服務(wù)需求

山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院的學(xué)生工作信息化管理具有數(shù)字化、智能化特點(diǎn)，是通過(guò)智能化手段精準(zhǔn)管理學(xué)生工作，是高效服務(wù)學(xué)生的一種途徑。具體來(lái)說(shuō)，如果學(xué)校需要管理學(xué)生申請(qǐng)助學(xué)信息，可以分析學(xué)生信息管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)的學(xué)生生活情況、餐卡使用情況等，從而在最短的時(shí)間內(nèi)梳理出具有資助需求的學(xué)生，再根據(jù)實(shí)際調(diào)查和分析精準(zhǔn)資助貧困學(xué)生，從而實(shí)現(xiàn)管理學(xué)生的便捷化、精準(zhǔn)化以及智能化。又如，學(xué)校需要調(diào)查往屆學(xué)生的就業(yè)情況，按照以往情況需要聯(lián)系往屆畢業(yè)生來(lái)逐一調(diào)查，但在智慧協(xié)同理念和信息化管理平臺(tái)下，學(xué)?？梢栽趯W(xué)生信息平臺(tái)上進(jìn)行智能化篩選，根據(jù)需求來(lái)精準(zhǔn)篩選信息，在短時(shí)間內(nèi)就能完成管理工作，從而大大提高學(xué)生管理工作的效能及質(zhì)量。

2.3? ?實(shí)現(xiàn)開(kāi)放性、精準(zhǔn)性管理

智慧協(xié)同理念下，山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生工作信息化管理能打破原有的固化管理模式，在管理中充分發(fā)揮學(xué)生信息的開(kāi)放性和共享性等優(yōu)勢(shì)，以新思維實(shí)現(xiàn)學(xué)生工作的開(kāi)放性管理。山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院的學(xué)生工作信息化管理，不僅扭轉(zhuǎn)了學(xué)生信息獨(dú)立的局面，還通過(guò)不斷健全管理工作框架，根據(jù)管理需求優(yōu)化管理流程，實(shí)現(xiàn)了精準(zhǔn)管理，滿足了“以生為本”的管理要求。當(dāng)下，山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生工作信息化管理中，不僅面臨著學(xué)生信息數(shù)量大和范圍廣的情況，還面臨著系統(tǒng)需要持續(xù)升級(jí)優(yōu)化與設(shè)備升級(jí)等方面的問(wèn)題，更需要體現(xiàn)出信息的時(shí)效性。如何讓復(fù)雜的管理工作更加便捷化、精準(zhǔn)化是山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院一直以來(lái)高度重視的問(wèn)題［3］。因此，要精準(zhǔn)管理學(xué)生各項(xiàng)工作，體現(xiàn)出智慧協(xié)同理念下的管理優(yōu)勢(shì)，還要搭建系統(tǒng)平臺(tái)，依托新技術(shù)采集、存儲(chǔ)和整理數(shù)據(jù)能夠變得有層次，提升學(xué)生管理工作的質(zhì)量。

3? ? ?智慧協(xié)同理念下山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生工作信息化管理的策略

智慧協(xié)同理念下，山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院可結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，根據(jù)管理需求持續(xù)完善設(shè)施，結(jié)合管理目標(biāo)優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)，結(jié)合實(shí)踐要求促進(jìn)家校協(xié)同，結(jié)合發(fā)展動(dòng)態(tài)深挖數(shù)據(jù)成果等方式，實(shí)現(xiàn)學(xué)生工作信息化管理，具體如下。

3.1? ?結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)

智慧協(xié)同理念下，高職院校推進(jìn)學(xué)生工作信息化管理，要從意識(shí)上重視起來(lái)，做好有關(guān)學(xué)生各項(xiàng)工作的管理。山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院要做好頂層設(shè)計(jì)，加大資金投入力度，積極組建管理團(tuán)隊(duì)，明確團(tuán)隊(duì)成員的分工，使管理部門和職能部門的信息互通，讓學(xué)生信息系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資源共享、流程優(yōu)化。比如，突破原有的信息“孤島”局限性，把學(xué)生各項(xiàng)數(shù)據(jù)和學(xué)校資源結(jié)合在一起，以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)和讀取信息。同時(shí)，要結(jié)合院校的管理需求，對(duì)學(xué)生各項(xiàng)需求進(jìn)行深度挖掘和共享，實(shí)現(xiàn)學(xué)生各項(xiàng)需求信息的橫向和縱向融合［4］。不僅如此，學(xué)校管理團(tuán)隊(duì)要在頂層設(shè)計(jì)前進(jìn)行充分的調(diào)研，根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行系統(tǒng)搭建、功能設(shè)計(jì)，圍繞統(tǒng)籌規(guī)劃、分層規(guī)范、符合實(shí)際需求3個(gè)方面，確保系統(tǒng)的開(kāi)放性、安全性以及實(shí)用性，讓信息化管理系統(tǒng)最大限度發(fā)揮出應(yīng)有的作用，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)生工作管理的精準(zhǔn)化、科學(xué)化、智能化。

3.2? ?結(jié)合管理需求持續(xù)完善設(shè)施

隨著高職院校招生人數(shù)的增多，其學(xué)生管理工作不僅難度變大，而且數(shù)據(jù)容量也在增多，對(duì)系統(tǒng)設(shè)備提出了更高的要求。例如，山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院既有財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)和教學(xué)系統(tǒng)，又有招生系統(tǒng)、后勤管理信息，這些系統(tǒng)又各自存儲(chǔ)大量信息。只有保障這些系統(tǒng)不斷完善升級(jí)、相互連接，才能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通和學(xué)生工作協(xié)同管理。因此，山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院要結(jié)合管理需求持續(xù)完善系統(tǒng)及相應(yīng)的硬件設(shè)備，保障系統(tǒng)設(shè)備功能齊全，發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)各類信息的深度融合，最終實(shí)現(xiàn)學(xué)生工作的高效化管理［5］。

3.3? ?結(jié)合管理目標(biāo)優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)

智慧協(xié)同理念下，山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院開(kāi)展學(xué)生工作信息化管理，應(yīng)結(jié)合管理目標(biāo)持續(xù)優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)。管理人員不僅要有專業(yè)的管理能力，還要有良好的工作習(xí)慣與合作意識(shí)。山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院可圍繞以下幾方面優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)。一是山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院要按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對(duì)教師進(jìn)行規(guī)范化管理，統(tǒng)一教師的管理認(rèn)知，引導(dǎo)教師在管理中及時(shí)發(fā)現(xiàn)和總結(jié)學(xué)生問(wèn)題［6］。二是對(duì)學(xué)生工作管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，使管理人員具有先進(jìn)的管理理念，打破傳統(tǒng)管理思維模式，追求高效、科學(xué)、細(xì)致的管理方式。三是管理人員自身要不斷學(xué)習(xí)和鉆研，積極參加學(xué)校的各項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)，及時(shí)和學(xué)生溝通交流，提升自己的信息化素養(yǎng)、應(yīng)急應(yīng)變能力，更好地開(kāi)展學(xué)生信息化管理工作。

3.4? ?結(jié)合實(shí)踐要求促進(jìn)家校協(xié)同

高職院校學(xué)生工作信息化管理是對(duì)學(xué)生的管理，但這并不意味著學(xué)校獨(dú)立開(kāi)展工作［7］，從深層次來(lái)說(shuō)，學(xué)生工作管理需要家校共同努力，這樣才能保障管理效果。對(duì)于學(xué)校而言，山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)運(yùn)用分層次管理優(yōu)勢(shì)，提高學(xué)生工作信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)。要在分層管理基礎(chǔ)上，明確各主體的工作內(nèi)容，校領(lǐng)導(dǎo)要有查閱學(xué)生信息的權(quán)限，從而能關(guān)注學(xué)生學(xué)情的所有數(shù)據(jù)。對(duì)于部門領(lǐng)導(dǎo)，學(xué)校要設(shè)置部門管理人員的權(quán)限，用于管理部門的數(shù)據(jù)信息。對(duì)于輔導(dǎo)員，應(yīng)設(shè)置負(fù)責(zé)班級(jí)信息查閱的權(quán)限，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息的管理［8］。對(duì)于任課教師，要設(shè)置管理學(xué)生姓名、班級(jí)、學(xué)號(hào)及電話等權(quán)限，用于記錄和關(guān)注學(xué)生的學(xué)習(xí)動(dòng)態(tài)。對(duì)于學(xué)生家長(zhǎng)而言，要有查閱學(xué)生在校表現(xiàn)的權(quán)限，用于關(guān)注孩子的成長(zhǎng)動(dòng)態(tài)，協(xié)助學(xué)校開(kāi)展好學(xué)生管理工作［9］。在智慧協(xié)同理念下，只有家校協(xié)同，才能實(shí)現(xiàn)學(xué)生的高效管理，從而保障學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活。

3.5? ?結(jié)合發(fā)展動(dòng)態(tài)深挖數(shù)據(jù)成果

智慧協(xié)同理念下，山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院在學(xué)生工作信息化管理過(guò)程中，應(yīng)深度挖掘數(shù)據(jù)成果［10］，記錄學(xué)生入學(xué)以來(lái)的全部信息，包括學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、違紀(jì)情況、請(qǐng)假情況、讀書情況以及住宿信息等，讓這些信息數(shù)據(jù)具有共享性和互通性。同時(shí)，要實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)信息，細(xì)化學(xué)生的各類信息，提升數(shù)據(jù)分析的敏感度，重視數(shù)據(jù)分析成果的共享［11］，使各部門都能實(shí)時(shí)掌握學(xué)生的情況，基于學(xué)生實(shí)際情況開(kāi)展管理工作。

3.6? ?結(jié)合評(píng)估與監(jiān)督完善信息化管理機(jī)制

在智慧協(xié)同的理念下，信息化管理不僅要能處理大量數(shù)據(jù)，還要能實(shí)現(xiàn)信息的跨部門、跨平臺(tái)共享，以便形成一個(gè)聯(lián)動(dòng)的、高效的工作體系。山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院在信息化管理上，不只局限于單一部門內(nèi)部，而是著力打造一個(gè)基于全校的信息共享平臺(tái)，讓所有相關(guān)部門能迅速獲取學(xué)生的相關(guān)信息，形成高效協(xié)同。評(píng)估與監(jiān)督是完善信息化管理機(jī)制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。評(píng)估主要是檢驗(yàn)信息化管理效果，如定期分析學(xué)生信息系統(tǒng)的使用情況、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性以及處理效率等。監(jiān)督則更多是從制度和規(guī)章方面，保證信息化管理的公平、公正和合規(guī)。比如，學(xué)生信息的使用應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家的信息安全和隱私保護(hù)規(guī)定執(zhí)行。

4? ? ?結(jié)束語(yǔ)

智慧協(xié)同理念下，高職院校學(xué)生工作信息化管理，不僅需要校領(lǐng)導(dǎo)在思想上重視，還需要管理人員在行動(dòng)上與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)學(xué)生管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌分析，在學(xué)生工作信息化管理過(guò)程中充分利用各類資源和技術(shù)，及時(shí)搭建信息管理平臺(tái)。不僅如此，高職院校應(yīng)重視智慧協(xié)同理念的宣傳，打造專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，做好頂層設(shè)計(jì)，充分利用各項(xiàng)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生工作的高效管理。

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