高校固定資產(chǎn)信息化管理研究與實踐

劉倩

［摘 要］固定資產(chǎn)管理是高校管理中的重要內(nèi)容。隨著國家投入不斷增多和學(xué)校自身不斷發(fā)展，高校的固定資產(chǎn)規(guī)模在逐年擴(kuò)大。因此，高校需要適應(yīng)新形勢下的固定資產(chǎn)管理要求，運(yùn)用信息化手段，建立合理的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)固定資產(chǎn)全生命周期管理，提升高校固定資產(chǎn)的管理水平。 文章通過分析發(fā)現(xiàn)高校固定資產(chǎn)信息化管理存在信息化普及程度低，系統(tǒng)功能不完善、使用率不高，“信息孤島”現(xiàn)象凸顯，系統(tǒng)管理水平不高、缺乏監(jiān)督制度等問題，然后針對這些問題提出相應(yīng)的建議，以此提升高校固定資產(chǎn)的管理水平，促進(jìn)高校可持續(xù)健康發(fā)展。

［關(guān)鍵詞］固定資產(chǎn)；高校；信息化管理；管理系統(tǒng)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.16.025

［中圖分類號］F810.6；G647［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）16-0079-03

0? ? ?引 言

隨著國家對教育事業(yè)的投入不斷增加，高校所擁有的辦公家具、計算機(jī)、實驗設(shè)備等固定資產(chǎn)明顯增多，固定資產(chǎn)類別也越來越細(xì)。由于高校固定資產(chǎn)種類繁多、購置時間分散，高校財務(wù)人員在資產(chǎn)管理過程中容易出現(xiàn)重財輕物、賬物不符、新舊不清等情況，很有可能造成高校固定資產(chǎn)流失和資源浪費(fèi)。

2013年12月，財政部印發(fā)了《行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)管理規(guī)程》，為國有資產(chǎn)管理指明了前進(jìn)的方向。2021年4月起施行的《行政事業(yè)性國有資產(chǎn)管理條例》對國有資產(chǎn)的預(yù)算管理、使用和處置等作了詳細(xì)的要求。隨著國家對教育事業(yè)的投入不斷增加，高校固定資產(chǎn)規(guī)模日益龐大，管理漏洞也逐漸顯現(xiàn)。與現(xiàn)代企事業(yè)單位固定資產(chǎn)信息化發(fā)展程度相比，高校固定資產(chǎn)信息化管理的科技含量和通用率都偏低。如何讓高校固定資產(chǎn)發(fā)揮出最大效用，如何進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的固定資產(chǎn)管理，是擺在管理者面前的重要研究課題。

1? ? ?高校固定資產(chǎn)信息化管理存在的問題

1.1? ?信息化普及程度低

雖然很多高校很早就引入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，但是系統(tǒng)使用效果不夠理想，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是高校對固定資產(chǎn)信息化管理重視程度不高，校領(lǐng)導(dǎo)不會特意去監(jiān)管固定資產(chǎn)的動態(tài)，也不會評估系統(tǒng)流程是否合理，導(dǎo)致信息化系統(tǒng)的作用不能得到有效發(fā)揮。二是信息化水平落后，有的高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)仍采用局域版C/S版本軟件，這種版本的軟件較為落后，便捷性、可操作性都明顯處于劣勢。近兩年，部分高校開始使用B/S版本，但是起步晚，需要完善的地方還有很多。三是固定資產(chǎn)管理人員習(xí)慣傳統(tǒng)的管理模式，尤其是很多工齡長且身兼數(shù)職的人員不愿意學(xué)習(xí)和接受信息化管理模式，且高校領(lǐng)導(dǎo)也更易接受傳統(tǒng)的紙質(zhì)簽字或蓋章的方式，不會主動推動資產(chǎn)信息化管理。

1.2? ?系統(tǒng)功能不完善，使用率不高

高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)存在功能不夠完善、信息化程度不高及范圍不夠大等情況，系統(tǒng)功能只有基本的固定資產(chǎn)臺賬建立、調(diào)撥、報廢等業(yè)務(wù)流程，而固定資產(chǎn)預(yù)算審批、申請采購、固定資產(chǎn)歷史記錄查詢以及各項報表展示等功能缺失，相關(guān)業(yè)務(wù)仍要靠人工填寫紙質(zhì)單據(jù)完成，辦事效率低。

同時，在高校各種系統(tǒng)中，固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)不在主流系統(tǒng)中，使用率也不高。當(dāng)實際發(fā)生固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)時，經(jīng)辦人未及時在系統(tǒng)中創(chuàng)建或發(fā)起相關(guān)流程，等到財務(wù)結(jié)賬前1～2天才一次性把資產(chǎn)數(shù)據(jù)錄入，這樣的工作方式極易造成賬實不符的問題。另外，系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定性不高，高校前期對系統(tǒng)的投入不足，系統(tǒng)功能不完善，經(jīng)常出現(xiàn)無法登錄或頁面運(yùn)行緩慢等情況，影響日常固定資產(chǎn)線上業(yè)務(wù)操作。

1.3? ?存在“信息孤島”

高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與校內(nèi)其他系統(tǒng)無聯(lián)動，無系統(tǒng)接口，存在“信息孤島”［1］，系統(tǒng)內(nèi)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)無法直接傳到其他系統(tǒng)中，經(jīng)辦人需要在不同的系統(tǒng)內(nèi)分別維護(hù)相同的數(shù)據(jù)信息，增加了經(jīng)辦人的工作量，導(dǎo)致經(jīng)辦人工作效率降低。舉例來說，固定資產(chǎn)采購和財務(wù)預(yù)算緊密聯(lián)系，而當(dāng)前部分高校的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)未與財務(wù)系統(tǒng)對接，當(dāng)有新增固定資產(chǎn)時，經(jīng)辦人在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中新建錄入固定資產(chǎn)臺賬，與財務(wù)相關(guān)的固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)還需要到財務(wù)系統(tǒng)中錄入一遍，增加了經(jīng)辦人的工作量。從固定資產(chǎn)的使用角度來看，高校內(nèi)部各個二級學(xué)院（部門）通常各自管理自己的預(yù)算和固定資產(chǎn)，彼此互不干涉，有的部門設(shè)備閑置無用，而有的部門需要相同的設(shè)備就得新增購買，原本可以通過調(diào)撥借用來充分發(fā)揮資產(chǎn)的作用，但各部門間的“信息孤島”造成了資源浪費(fèi)。

1.4? ?系統(tǒng)管理水平不足，缺乏監(jiān)督制度

高校在系統(tǒng)管理上的不足表現(xiàn)在以下幾個方面：一是存在一人多崗的情況。高校內(nèi)存在部門和二級學(xué)院未安排專人負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)相關(guān)工作的情況，導(dǎo)致一人多崗，管理人員精力不足。二是學(xué)習(xí)積極性不夠。每年組織系統(tǒng)操作培訓(xùn)時，參訓(xùn)人員與培訓(xùn)師現(xiàn)場互動程度不高，學(xué)習(xí)效果不佳，甚至出現(xiàn)其他人代替參加培訓(xùn)的情況。三是崗位設(shè)置不明確，分工不合理。很多管理人員以兼職人員或臨時調(diào)任的形式存在［2］，具體分工模糊不清，管理人員經(jīng)?；ハ嗤普啠踔劣行├下毠ひ圆粫褂孟到y(tǒng)為由堅持使用傳統(tǒng)的手工記賬方式。這些情況的產(chǎn)生都是因為高校缺乏一個共同的系統(tǒng)監(jiān)督機(jī)制或明確的使用管理制度，導(dǎo)致各部門和二級學(xué)院固定資產(chǎn)管理執(zhí)行環(huán)節(jié)隨意性大。

2? ? ?高校固定資產(chǎn)信息化管理的優(yōu)化對策

2.1? ?建立和升級信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)固定資產(chǎn)全生命周期動態(tài)管理

高校的固定資產(chǎn)種類眾多，如土地、房屋、各類建筑物等不動產(chǎn)，以及圖書檔案、各類展品、通用和專用設(shè)備、教學(xué)用具裝具、實驗室設(shè)備等。高校利用信息化系統(tǒng)實現(xiàn)對固定資產(chǎn)的全生命周期管理，可以極大地提高管理效能。

2.1.1? ?設(shè)計搭建固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)，提高信息化程度

對于固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的模塊設(shè)計及完善，高校需要將財務(wù)預(yù)算和項目結(jié)合起來，通過系統(tǒng)實現(xiàn)。①在建立資產(chǎn)卡片時生成唯一的資產(chǎn)編碼，按照不同的財務(wù)預(yù)算科目對固定資產(chǎn)進(jìn)行分類管理，規(guī)范固定資產(chǎn)臺賬管理，做到賬卡一致，并針對不同歸口管理部門的資產(chǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行分類管理。②完善固定資產(chǎn)管理全流程，包括從預(yù)算管理、采購、資產(chǎn)轉(zhuǎn)資、設(shè)備維修到盤點、調(diào)撥、報廢處置等各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，并跟蹤所有固定資產(chǎn)變動記錄，實現(xiàn)資產(chǎn)的全生命周期動態(tài)監(jiān)管。③建立閑置固定資產(chǎn)查詢庫，對閑置固定資產(chǎn)發(fā)起使用申請，避免資產(chǎn)重復(fù)購置，節(jié)約學(xué)校資源。④規(guī)范固定資產(chǎn)處置，按照業(yè)務(wù)流程配置系統(tǒng)審批流程。⑤打通系統(tǒng)接口，促使固定資產(chǎn)新增及變動數(shù)據(jù)無縫對接，通過數(shù)據(jù)接口將固定資產(chǎn)驗收、處置、增減值變動等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實時傳到財務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財務(wù)信息系統(tǒng)一致。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)流程如圖1所示，建立該系統(tǒng)能夠解決高校固定資產(chǎn)管理信息化程度低的問題。

2.1.2? ?對已有固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行升級改造，解決系統(tǒng)功能不完善問題

為全力做好高校固定資產(chǎn)信息化項目建設(shè)工作，高校須成立固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)優(yōu)化項目專項工作組，開展固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)項目建設(shè)。在項目需求階段，高校要組織各工作小組成員收集各歸口內(nèi)系統(tǒng)需求，根據(jù)需求走訪各部門、二級學(xué)院固定資產(chǎn)管理人員，深入了解固定資產(chǎn)種類和日常管理需求，確保最終的需求分析報告落地。在系統(tǒng)設(shè)計策劃階段，高校一是要組織各相關(guān)業(yè)務(wù)部門充分論證，對系統(tǒng)未來使用場景提前預(yù)設(shè)；二是在技術(shù)層面利用商務(wù)智能（Business Intelligence，BI）技術(shù)對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)管理分析及大屏展示，實現(xiàn)對現(xiàn)有資產(chǎn)的全面動態(tài)管理，在充分調(diào)研需求的基礎(chǔ)上開展系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)。在系統(tǒng)開發(fā)完成后，高校可以從各部門、二級學(xué)院邀請固定資產(chǎn)經(jīng)辦人作為系統(tǒng)測試的核心用戶參與測試，記錄測試過程，反饋測試問題，由系統(tǒng)開發(fā)人員完善系統(tǒng)功能［3］。系統(tǒng)上線以后，高校要進(jìn)行廣泛的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)操作培訓(xùn)，提供系統(tǒng)支持，以及后續(xù)的優(yōu)化變更服務(wù)。

2.2? ?打破信息壁壘，實現(xiàn)資產(chǎn)信息共享

在高校內(nèi)部實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的信息化，能夠共享校內(nèi)所有的固定資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)，解決各部門、二級學(xué)院之間信息不同步的問題，使校內(nèi)所有固定資產(chǎn)處于動態(tài)可控狀態(tài)，將固定資產(chǎn)充分利用，避免出現(xiàn)固定資產(chǎn)浪費(fèi)和長期閑置的情況，滿足高校管理的需求，促進(jìn)固定資產(chǎn)的一體化、規(guī)范化、精細(xì)化管理。

通過B/S架構(gòu)模式，采用HTTP、CGI、HTML等多種標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)，實現(xiàn)與其他網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通，保證數(shù)據(jù)信息的安全性（這里的數(shù)據(jù)信息安全主要指一些機(jī)密的數(shù)據(jù)［4］，如技術(shù)資料和信息在通過系統(tǒng)接口傳遞到其他系統(tǒng)時有可能出現(xiàn)泄密的情況，或者有不法分子利用數(shù)據(jù)的稀缺性牟取個人利益［5］）。

在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)升級改造后，固定資產(chǎn)管理員可通過學(xué)校門戶網(wǎng)站登錄固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行資產(chǎn)信息錄入等操作，審核人按照設(shè)定的權(quán)限完成固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)流程的審批，審批完成后通過系統(tǒng)接口將固定資產(chǎn)相關(guān)變動信息傳遞到財務(wù)系統(tǒng)，從而打破信息壁壘，實現(xiàn)資產(chǎn)數(shù)據(jù)與賬務(wù)數(shù)據(jù)一致［6］。

2.3? ?建立固定資產(chǎn)管理體系，明確管理職責(zé)，提升系統(tǒng)管理水平

管好高校的“家產(chǎn)”，既是固定資產(chǎn)歸口管理部門的責(zé)任，也是學(xué)校所有職工應(yīng)盡的義務(wù)。高校應(yīng)建立規(guī)范合理的固定資產(chǎn)管理體系，具體可以成立由書記、校長、辦公室主任、二級學(xué)院的院長、二級學(xué)院的書記等組成的固定資產(chǎn)管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，堅持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級負(fù)責(zé)，責(zé)任到人”的原則，設(shè)立專職機(jī)構(gòu)，明確每項固定資產(chǎn)的具體責(zé)任人及其職責(zé)，規(guī)范固定資產(chǎn)的運(yùn)行環(huán)節(jié)［7］。在學(xué)校內(nèi)部建立監(jiān)督機(jī)制，對固定資產(chǎn)從采購到報廢的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行把關(guān)。

另外，為提升資產(chǎn)管理人員的管理及操作水平，開展內(nèi)部培訓(xùn)工作也必不可少。高校可以通過會議研究、集中學(xué)習(xí)、部門內(nèi)訓(xùn)等培訓(xùn)方式，全面提升員工的固定資產(chǎn)管理及系統(tǒng)操作水平，強(qiáng)化員工的資產(chǎn)管理意識［8］，還可以根據(jù)實際情況引進(jìn)固定資產(chǎn)信息化管理方面的專業(yè)人才。專業(yè)人員不僅熟悉系統(tǒng)操作和流程，還能夠?qū)ο到y(tǒng)使用過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行系統(tǒng)解決，讓系統(tǒng)更加適應(yīng)實際業(yè)務(wù)的變化，從而提高固定資產(chǎn)的管理效率，提升系統(tǒng)管理水平。

3? ? ?結(jié)束語

建立合理的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，運(yùn)用信息化手段實現(xiàn)固定資產(chǎn)全生命周期管理，對于提升高校固定資產(chǎn)的管理水平具有十分重要的意義。高校通過信息化系統(tǒng)可以推動業(yè)務(wù)流程改革，去除冗余流程，提升管理體制的科學(xué)性、規(guī)范性，降低國有資產(chǎn)流失風(fēng)險，保障數(shù)據(jù)的完整性與準(zhǔn)確性，提高固定資產(chǎn)的利用率，為高校固定資產(chǎn)管理作出重要貢獻(xiàn)。

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