新時期廣西壯族自治區(qū)高校的檔案管理與利用

摘 要：自2008年9月教育部和國家檔案局頒布《高等學(xué)校檔案管理辦法》以來，高校檔案工作備受重視。本論文以廣西壯族自治區(qū)本科高校檔案工作為調(diào)研基礎(chǔ)，通過對廣西警察學(xué)院檔案管理實踐的案例分析，研究廣西壯族自治區(qū)高校檔案管理與利用的重要性及其在高校發(fā)展中的作用。探討如何優(yōu)化高校檔案管理，并分析高校檔案利用的方式和策略，以提高高校檔案資源的價值和應(yīng)用效能。

關(guān)鍵詞：高校檔案；規(guī)范化管理；高校檔案資源利用

基金項目：本文系2022年度廣西高校中青年教師科研基礎(chǔ)能力提升項目課題“新時期高校檔案管理與利用工作研究——以廣西警察學(xué)院為例”（項目編號：2022KY0873）研究成果。

高校檔案管理是指對高校產(chǎn)生的各種檔案進行收集、整理、保管、利用和銷毀等工作的過程。高校檔案利用是指將高校檔案信息資源轉(zhuǎn)化為實際應(yīng)用價值的過程。高校檔案管理與利用是高校管理工作的重要組成部分，對提高高校管理水平，促進高校發(fā)展、學(xué)術(shù)研究、管理決策和文化傳承具有深遠意義。在高校發(fā)展運行的過程中，檔案管理和利用的現(xiàn)狀在不同高校和地區(qū)也存在一定的差異。據(jù)調(diào)研，廣西高校的檔案管理與利用水平在全國高校范圍來看仍需大力提高。

一、廣西高校檔案管理與利用現(xiàn)狀

1.檔案管理機構(gòu)建設(shè)存在差異

在調(diào)研的37所廣西本科高校中，有11所高校成立了檔案館，對高校檔案資源展開統(tǒng)一管理，廣西警察學(xué)院于2019年成立了檔案館，負責(zé)檔案的收集、整理、保存、保護和利用等工作。在人員編制方面，廣西大學(xué)和廣西師范大學(xué)的檔案專職人員配備10人，其他成立了檔案館的高校一般都是配備專職檔案工作人員6名。另外，26所沒有成立檔案館的高校，檔案管理機構(gòu)一般掛靠在校辦公室或者與其他職能部門合并設(shè)置。

2.檔案管理人員組成結(jié)構(gòu)存在差異和不足

（1）專業(yè)背景存在差異。檔案管理人員的專業(yè)背景多為歷史學(xué)、圖書情報學(xué)或者檔案學(xué)，但是很多廣西高校的檔案工作人員并沒有相關(guān)的專業(yè)背景，如廣西警察學(xué)院檔案館的6名專職人員沒有一位是檔案專業(yè)的。（2）職稱結(jié)構(gòu)不合理。目前，我國檔案管理人員職稱主要分為初級、中級和高級三個等級，但在實際工作中，職稱等級與實際工作能力不匹配的現(xiàn)象較為普遍，高級職稱人數(shù)偏少。（3）年齡結(jié)構(gòu)和性別結(jié)構(gòu)不均衡。一方面，檔案管理隊伍年齡偏大，以廣西警察學(xué)院為例，專職檔案工作人員的平均年齡達到了50歲，由于知識結(jié)構(gòu)和技能水平的限制，難以適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作，調(diào)研的其他廣西高校年齡結(jié)構(gòu)雖然沒有這么大，但年輕人也普遍偏少；另一方面，檔案管理人員男女比例不協(xié)調(diào)，以女性為多，這可能會影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時，性別比例失衡也可能導(dǎo)致男性檔案管理人員在工作中承擔(dān)更多的責(zé)任和壓力。

3.檔案館舍建設(shè)不到位

（1）建筑面積存在差異。在調(diào)研的37所本科院校中，建筑面積一般在500～700平方米之間，建筑面積最大的是廣西師范大學(xué)，有3200平方米。廣西警察學(xué)院的建筑面積為609.15平方米，庫房面積為273.10平方米，勉強滿足未來三年的存檔需求。（2）檔案裝具使用普遍落后。據(jù)了解，廣西高校檔案裝具普遍采用的是普通鐵皮柜，像廣西師范大學(xué)和北部灣大學(xué)一樣使用密集架的寥寥可數(shù)。廣西警察學(xué)院的檔案裝具尤為落后，年代久遠的鐵皮柜有的已經(jīng)打不開或者柜鎖已經(jīng)損毀。（3）館舍建設(shè)、辦公設(shè)備設(shè)施與《檔案館建設(shè)標準》要求仍有差距。在調(diào)研的高校中可以看出，新建成的檔案館或者是剛剛建校不久的高校，檔案館舍建設(shè)都比較現(xiàn)代化，但多數(shù)高校的館舍建設(shè)與辦公設(shè)備設(shè)施和國家檔案局《檔案館建設(shè)標準》（建標 103—2008）要求的仍有差距。例如，廣西警察學(xué)院雖然成立了獨立的檔案管理機構(gòu)，但因庫房承重不達標，檔案庫房安置在一樓，不符合檔案管理的規(guī)定；雖然安裝了全天候視頻監(jiān)控系統(tǒng)、火災(zāi)報警系統(tǒng)，手持式干粉滅火器等設(shè)備設(shè)施，滿足了檔案八防要求，但檔案專用掃描儀等先進的現(xiàn)代辦公設(shè)備仍沒有配置。

4.檔案信息化建設(shè)落后

（1）檔案信息化建設(shè)資金投入不高。據(jù)《2022年我國高校檔案工作發(fā)展報告》顯示，全國高校截至2022年底，累計投入檔案信息化經(jīng)費校均103.71萬元，檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化規(guī)劃的占75.82%，高校檔案館信息化建設(shè)已經(jīng)成為一個重要的發(fā)展方向，是大勢所趨。從自治區(qū)檔案局印發(fā)的《廣西壯族自治區(qū)機關(guān)企事業(yè)檔案工作年度檢查辦法》可以看出，年度檢查評分標準中檔案信息化建設(shè)的評分比重越來越高。同時，全區(qū)檔案工作要點也要求，加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，繼續(xù)做好“存量數(shù)字化”，大力推進“增量電子化”，推動縣級以上國家綜合檔案館和區(qū)直各單位館（室）藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達60%以上。但是，廣西高校檔案信息化資金投入明顯不足。自2020年至今，廣西警察學(xué)院投入經(jīng)費24余萬元，對檔案館成立以后的2019年～2021年的全部綜合檔案、部分歷年學(xué)籍檔案及財務(wù)檔案進行數(shù)字化加工，實現(xiàn)了檔案全文檢索，提高了查閱和利用的效率。但比照《廣西壯族自治區(qū)機關(guān)企事業(yè)單位檔案室等級認定標準》，廣西警察學(xué)院檔案館完成3年的檔案數(shù)字化數(shù)量還遠遠不夠認定標準，信息化推進落實較慢，和區(qū)外高校，如四川大學(xué)累計投入600萬的信息化建設(shè)差距較大。（2）檔案信息資源管理系統(tǒng)建設(shè)仍顯落后。檔案信息資源管理是高校檔案館信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。調(diào)研結(jié)果顯示，廣西高校檔案館的信息系統(tǒng)建設(shè)情況不盡相同。個別高校檔案館已經(jīng)建立了專業(yè)化、綜合化的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫的搭建和應(yīng)用。例如，廣西大學(xué)檔案館建設(shè)了西大檔案信息管理系統(tǒng)，廣西師范大學(xué)建設(shè)了南大智星檔案綜合管理系統(tǒng)和學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。但廣西警察學(xué)院仍然采用傳統(tǒng)的GD2016檔案管理系統(tǒng)，不利于檔案資源的有效管理。（3）仍需重視檔案信息化安全保障建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)過程中，信息安全是一個重要的問題。據(jù)了解，調(diào)研的高校檔案館對信息安全保障均非常重視，采取了多重措施，如數(shù)據(jù)加密、權(quán)限管理和備份等，確保檔案信息的安全性和完整性。但檔案信息化建設(shè)安全保障形成制度的高校檔案館卻寥寥無幾。以廣西警察學(xué)院為例，在檔案信息化建設(shè)的過程中，僅與外包單位簽署保密協(xié)議，但沒有具體到制度措施上來，沒有制定信息化相關(guān)的規(guī)章和標準，容易暴露信息安全的風(fēng)險。（4）檔案信息化人才缺乏。高校檔案館信息化建設(shè)需要專業(yè)的人才支持。調(diào)研顯示，廣西高校檔案館在人才建設(shè)方面已經(jīng)取得了一定進展，加強了對檔案信息化專業(yè)人才的引進與培養(yǎng)。通過開展相關(guān)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流，提高工作人員的信息化專業(yè)知識和技能水平。調(diào)研的廣西本科高?；灸鼙ＷC每年90學(xué)時的繼續(xù)教育培訓(xùn)，平均每年參加培訓(xùn)專題數(shù)2項，尤其是自治區(qū)檔案局每年主辦的自治區(qū)直屬機關(guān)企事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，對提高新進檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平起到了積極的作用。但是不可否認的是，檔案信息化的人才引進進展仍然緩慢，尤其是信息與網(wǎng)絡(luò)安全方面的人才。

5.檔案宣傳平臺建設(shè)滯后

調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，11所成立了檔案館的本科高校都建立了專門性檔案館門戶網(wǎng)站，且可與學(xué)校其他部門網(wǎng)站連通，網(wǎng)站提供最新工作動態(tài)、新聞通告、相關(guān)法律法規(guī)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、網(wǎng)上檔案宣傳、檔案館簡介、館藏檔案、檔案館領(lǐng)導(dǎo)介紹以及歷史沿革等相關(guān)檔案查閱服務(wù)和檔案工作問題解答。但是，基本上工作動態(tài)都是每月更新，甚至有的高校每年更新，訪問量不高，建設(shè)新媒體平臺等檔案宣傳窗口的幾乎沒有。

6.檔案資源利用情況單一

高校檔案資源利用是指高校檔案管理部門將檔案資源的信息價值充分發(fā)揮出來，為高校教學(xué)、科研和管理等各個領(lǐng)域提供服務(wù)和支持的過程?？梢酝ㄟ^多種方式實現(xiàn)，包括檔案信息服務(wù)、檔案信息開發(fā)以及檔案信息咨詢等。但就目前來講，高校檔案資源利用仍沒有得到有效開發(fā)。例如，廣西警察學(xué)院目前主要就是提供檔案信息咨詢服務(wù)，檔案的資源體系建設(shè)不夠到位。

二、廣西高校檔案管理與利用的對策和建議

1.按要求實現(xiàn)檔案集中管理，實行部門立卷制度

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部令第27號）第二章第六條規(guī)定：“具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當設(shè)立檔案館：建校歷史在50年以上；全日制在校生規(guī)模在1萬人以上；已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上?！痹谡{(diào)研的本科高校中，仍有26所學(xué)校沒有成立檔案館，其中不乏符合以上條件的高校。檔案集中管理，實行部門立卷，一是方便檔案管理人員對檔案資源展開管理和調(diào)用，提高檔案管理效率；二是可以加強對檔案資源的保護，避免檔案的丟失和損害；三是方便檔案工作人員整理和編研檔案資源，提高檔案利用效率。

2.優(yōu)化檔案工作隊伍結(jié)構(gòu)

（1）建立專職的檔案管理團隊。合理配置檔案工作人員是保障高校檔案管理工作順利進行的重要環(huán)節(jié)。檔案管理機構(gòu)的負責(zé)人要具有檔案管理專業(yè)背景和管理經(jīng)驗，負責(zé)整體的檔案管理規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)以及工作監(jiān)督。其他的專職檔案工作人員，應(yīng)熟悉檔案管理的相關(guān)法規(guī)和規(guī)范，并熟悉檔案工作的基本流程，具備良好的組織、協(xié)調(diào)和溝通能力。隨著數(shù)字化技術(shù)的進步，高校檔案管理也趨向于數(shù)字化，建議配置一些具有數(shù)字化檔案管理專業(yè)背景和技術(shù)能力的人員，負責(zé)檔案數(shù)字化處理、數(shù)據(jù)庫管理和數(shù)字檔案的存儲與保護等工作。還要設(shè)置專門的檔案安全保護專員或安全管理小組，負責(zé)檔案的安全保護、防災(zāi)備災(zāi)措施的制定與實施，以及檔案安全風(fēng)險的評估與應(yīng)對。同時，要考慮檔案管理人員的性別和年齡，老中青合理配置，男女比例協(xié)調(diào)，才能保證檔案工作以老帶新，不斷層。（2）加大檔案專業(yè)人才引進和培訓(xùn)。首先，應(yīng)該加大力度引進專業(yè)人才，尤其是具備檔案管理能力和計算機操控能力的多元化人才。其次，應(yīng)該強化檔案工作人員培訓(xùn)與學(xué)習(xí)力度。建立檔案管理人員的內(nèi)部培訓(xùn)機制，通過定期培訓(xùn)課程、技能講座、經(jīng)驗交流等形式，不斷提升檔案工作人員的專業(yè)能力和實踐技能。尤其是要到廣西壯族自治區(qū)外各高校交流，走出去看世界，看到差距，進步自己。

3.加快檔案信息化進程

（1）制定信息化規(guī)劃，加大資金投入。制定明確的檔案信息化規(guī)劃，確定發(fā)展目標、階段性任務(wù)和資源投入，確保信息化發(fā)展與高校整體發(fā)展目標相一致。檔案數(shù)字化是未來檔案管理的方向。各高校檔案管理部門應(yīng)該把檔案信息化建設(shè)納入經(jīng)費預(yù)算，為檔案數(shù)字化提供資金保障。開展檔案數(shù)字化，實現(xiàn)檔案“存量數(shù)字化、增量電子化”，以檔案管理信息化為重點，進一步完善文檔一體化管理，充分利用信息技術(shù)提高檔案管理效率。（2）取得學(xué)校支持，建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)通過數(shù)字化的方式，將檔案信息集中存儲和管理。一是可以提高檔案管理的效率和準確性，減少煩瑣的手工檢索和整理工作，避免人為的失誤操作和檔案丟失等問題。二是檔案管理系統(tǒng)集成了多種功能模塊，如存儲管理、檢索查詢、鑒定評估以及借閱管理等，可以對檔案展開全面的管理和控制，實現(xiàn)了檔案信息的一體化管理，便于整體規(guī)劃、統(tǒng)籌和監(jiān)控檔案資源的利用。三是可以提升檔案資源的安全性和保護性。只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能訪問和修改檔案信息，避免了檔案被非法獲取或篡改的風(fēng)險。同時，系統(tǒng)對檔案信息進行備份和冗余存儲，也能防止意外災(zāi)害和數(shù)據(jù)丟失對檔案資源的損害。四是檔案管理系統(tǒng)為研究人員提供了豐富的數(shù)據(jù)資源，支持對檔案資料的深入研究和分析。檔案管理系統(tǒng)的引入和應(yīng)用，可以大幅提高高校檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。（3）加強檔案信息化與其他系統(tǒng)的集成。與高校的教務(wù)管理、人事管理和圖書館管理等其他系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)信息共享和流程互通，提高工作效率和資源利用效益，加強智慧校園的信息化建設(shè)。

4.加大檔案宣傳力度

（1）制訂宣傳計劃。制訂全面的宣傳計劃，明確宣傳的目標、內(nèi)容和方法，有針對性地開展宣傳工作。例如，廣西警察學(xué)院在新生入校后和畢業(yè)生離校前會專門開設(shè)講座，對新生檔案的歸檔和收集以及畢業(yè)生檔案的整理和郵寄開展培訓(xùn)，讓歸檔的兼職檔案員和學(xué)生對檔案的歸檔內(nèi)容和流程心中有數(shù)，不走彎路。（2）開展檔案宣傳活動。開展檔案宣傳活動，如充分利用好每年6.9檔案開放日、開展檔案征文比賽和檔案知識競賽等加強檔案宣傳教育，使老師和學(xué)生對檔案工作有更加深入的認識和了解，促進檔案工作的開展。（3）建設(shè)好學(xué)校檔案網(wǎng)站等宣傳平臺。除了常規(guī)的檔案門戶網(wǎng)站要及時更新內(nèi)容，網(wǎng)站建設(shè)還應(yīng)更為豐富，加入愛國主義教育基地、校史博物、名人風(fēng)采、友情鏈接和公眾反饋等內(nèi)容。通過新媒體平臺等宣傳窗口，提高學(xué)校檔案工作的社會認知度，增強社會對學(xué)校檔案工作的重視和支持，增強學(xué)校的社會影響力和文化吸引力，提高學(xué)校檔案資源的價值和利用效率。

5.加強檔案利用與研究

（1）高校檔案利用與研究的意義。高校檔案資源記錄了高校的發(fā)展歷程、人才培養(yǎng)和學(xué)術(shù)研究成果等重要信息，對于保存和傳承高校的歷史記憶和文化遺產(chǎn)具有重要意義。高校檔案資源還為學(xué)術(shù)研究和教育教學(xué)提供了豐富的資料和參考，促進了學(xué)術(shù)研究的深入和教學(xué)質(zhì)量的提升，為高校的定位、發(fā)展戰(zhàn)略和決策提供重要參考，推動高校的可持續(xù)發(fā)展。（2）高校檔案利用與研究的方法。一是建立檔案資源開放共享機制，促進高校之間的信息互通和檔案資源的共享。二是發(fā)展多樣化的檔案利用途徑，通過與教育、學(xué)術(shù)研究機構(gòu)以及社會團體的合作和交流，鼓勵多樣化的檔案利用。三是制定檔案利用政策與規(guī)范，包括檔案利用的權(quán)限、程序以及費用等方面，確保檔案利用的公平性、合法性和便利性。四是鼓勵檔案研究與學(xué)術(shù)交流，鼓勵學(xué)者和研究人員展示研究成果和分享經(jīng)驗。例如，廣西警察學(xué)院曾經(jīng)編寫了《忠勇鑄警魂——廣西警察學(xué)院英模校友先進事跡匯編》一書，從3個篇章展現(xiàn)公安民警與犯罪分子殊死搏斗、忠勇鑄魂的英雄形象，在老師和學(xué)生中間產(chǎn)生了很大的反響。這就是和公安部門以及社會各方面共同研究和資源共享的成果。

三、結(jié)語

綜上，廣西壯族自治區(qū)高校的檔案管理與利用工作取得了一定的成績，但仍與先進的高校檔案管理機構(gòu)存在一定的距離，廣西壯族自治區(qū)高校之間也存在著一定的差異，各高校檔案管理部門要分析問題，找出原因，切合實際，精準解決。面對未來，創(chuàng)新求變，相信廣西高校檔案管理與利用工作會更上一個新的臺階。

參考文獻：

[1]許冬凌.新時期高校檔案的保管和利用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（02）：165-166.

[2]劉玉紅.加強新時期高校檔案管理的幾點建議[J].蘭臺內(nèi)外，2019（19）：25-26.

作者簡介：趙夢琪（1985—），女，漢族，黑龍江海倫人，研究生，助理研究員，研究方向：高校檔案管理與利用。