數(shù)字化時代高校電子發(fā)票報銷管理模式探究

馬惠媚

摘 要：隨著全社會信息技術的發(fā)展，很多原始會計憑證實現(xiàn)了電子化，增值稅電子普通發(fā)票、全數(shù)字化電子發(fā)票、財政非稅電子票據(jù)、銀行電子回單等電子票據(jù)的推廣應用可以提高會計處理的工作效率，降低單位經營成本，節(jié)約社會資源，但也存在著接收、查驗、入賬、歸檔難等問題。文章以Z大學參與電子發(fā)票電子化報銷入賬歸檔試點實踐經驗，探討電子發(fā)票電子化報銷管理模式及其實現(xiàn)路徑，解決電子發(fā)票報銷“卡脖子”問題。

關鍵詞：電子發(fā)票 電子化報銷 高校 歸檔管理

中圖分類號：F233文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2023）09-068-02

近年來，隨著數(shù)字經濟的高速發(fā)展、新興技術的日益成熟以及綠色發(fā)展理念的逐漸普及，紙質發(fā)票低效率、高成本等弊端日漸暴露，電子發(fā)票應運而生。在社會呼喚和政策力推的共同作用下，發(fā)票電子化改革不斷推進，增值稅電子發(fā)票、鐵路電子客票、航空運輸電子客票行程單、電子非稅收入一般繳款書、銀行電子回單、全面數(shù)字化的電子發(fā)票等日漸興起。隨著電子發(fā)票在各行各業(yè)得到廣泛應用，對發(fā)票的電子化管理也提出了更高的要求，給財務報銷管理帶來了新的困難和挑戰(zhàn)。

自2019年起，國家檔案局、財政部、商務部、國家稅務總局（以下簡稱“四部門”）先后分三批選定近600家單位開展增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作。2023年2月，財政部發(fā)布《關于聯(lián)合開展電子憑證會計數(shù)據(jù)標準深化試點工作的通知（征求意見稿）》，將試點票種范圍擴大到增值稅電子普通發(fā)票、增值稅電子專用發(fā)票、鐵路電子客票、航空運輸電子客票行程單、電子非稅收入一般繳款書、銀行電子回單、銀行電子對賬單、全面數(shù)字化的電子發(fā)票等，為電子發(fā)票全流程電子化管理探索行之有效的推廣方案。高校作為電子發(fā)票改革的重要領域，研究建構電子發(fā)票電子化報銷管理模式尤為必要和迫切。筆者所在的Z大學參與了2021年廣西壯族自治區(qū)增值稅電子發(fā)票電子化報銷入賬歸檔試點工作，并通過了試點單位驗收，2023年進一步參與電子憑證會計數(shù)據(jù)標準深化試點工作?；谝陨媳尘?，本文以Z大學為例，探討高校電子發(fā)票電子化報銷管理模式。

一、電子發(fā)票報銷管理痛點分析

電子發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經營活動中，開具、收取的以數(shù)據(jù)電文為載體的收付款憑證[1]。與傳統(tǒng)紙質票據(jù)相比，電子發(fā)票主要特點在于無紙化和自動化，各環(huán)節(jié)都可由信息系統(tǒng)完成，具有低耗能、易保存、易查詢等諸多優(yōu)點，但在實際應用中也存在真?zhèn)舞b定、重復報銷、歸檔保存等管理難題。

（一）真?zhèn)舞b別難，報銷流程冗繁

《財政部、國家檔案局關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號）要求“接收的電子會計憑證經查驗合法、真實”[2]，電子發(fā)票的報銷需要查驗真?zhèn)?。由于各高校信息化程度普遍不高，未能與國家稅務局、財政部發(fā)票查驗平臺互連，無法實時查驗，需要手工輸入發(fā)票代碼等5要素進行驗真，信息錄入繁瑣，查驗平臺不統(tǒng)一，增值稅發(fā)票和財政電子票據(jù)需要登陸不同平臺核查，師生操作不順暢，填報過程耗費大量時間和精力，加劇“報賬難”“報賬繁”，師生報銷體驗差。

（二）入賬審核難，存在報銷管控風險

當前電子發(fā)票種類眾多，標準不統(tǒng)一，打印出來的格式五花八門，財務人員需要甄別、界定哪種電子票據(jù)是合法有效的，加重了接收處理負擔。同時，電子發(fā)票以數(shù)據(jù)形式存在，可重復打印使用，由于信息系統(tǒng)未健全，大部分高校電子發(fā)票管控主要依靠人工，由財務人員通過掃描或拍照上傳等方式將每張電子發(fā)票錄入財務管理系統(tǒng)，防止重復報銷，掃碼錄入工作量大且無法避免人工操作疏漏的弊端。此外，打印的電子發(fā)票容易通過PS等工具進行修改，人工審核難以辨別，存在虛假發(fā)票及重復報賬風險。

（三）歸檔管理難，信息無效沉淀

根據(jù)財會〔2020〕6號“單位以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證”[2]，對電子憑證歸檔管理提出了更高的要求。當前高校大多以電子發(fā)票的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)，由經辦人或安排專人逐張打印，連同其他原始憑證附于記賬憑證后裝訂歸檔，實行電子和紙質“雙套制”歸檔模式，這種歸檔保存方式，將電子發(fā)票的數(shù)據(jù)固化于紙上，無法輸出電子會計憑證及其元數(shù)據(jù)，導致發(fā)票信息無效沉淀，不利于開展大數(shù)據(jù)分析，同時，對電子發(fā)票等會計檔案的查閱主要依靠線下查詢模式，耗時費力，未能實現(xiàn)電子發(fā)票的優(yōu)勢，與國家推行電子發(fā)票的初衷相悖。

二、Z大學電子發(fā)票電子化報銷管理模式

（一）Z大學基本情況

Z大學是國家中西部基礎能力建設高校及國家中醫(yī)藥管理局與廣西壯族自治區(qū)共建高校。學校以中醫(yī)藥學科為主，醫(yī)理工管多學科協(xié)同，產學研醫(yī)結合突出，民族醫(yī)藥特色鮮明，對外交流合作優(yōu)勢明顯。學校包括2個校區(qū)，設有16個學院，3個直屬公共教學部，有3所直屬附屬醫(yī)院。實行“統(tǒng)一領導，集中核算、分級管理”的財務管理體制，2018年起，學校對財務管理信息系統(tǒng)進了全面升級，實行網上報銷、審批，經辦人員網上填寫報銷單，經線上流轉審批后，打印報銷單，附上發(fā)票等相關報銷附件投遞至各投遞點，如屬電子發(fā)票，需要打印發(fā)票紙質件以及發(fā)票驗真結果截圖，填寫電子發(fā)票報銷承諾書，財務處安排專人接收投遞單據(jù)并安排審核處理，將電子發(fā)票掃碼錄入核算系統(tǒng)保存，有問題退單再通知相關人員到財務處領取整改，這種報銷管理模式有效解決了師生報賬排隊難的問題，一定程度提升了財務管理水平。但隨著電子發(fā)票的深入推廣應用，學校日常報銷中涉及的電子發(fā)票種類日益增加，數(shù)量不斷攀升，如2022年已接收18357張，前述電子發(fā)票驗真、入賬審核、歸檔保存等難題日益凸顯，極大影響了財務工作效率。

（二）整體解決方案

為解決發(fā)票管理中存在的痛點問題，規(guī)范電子發(fā)票報銷、歸檔的業(yè)務流程和日常管理，Z大學根據(jù)國家關于電子憑證管理的有關規(guī)范和要求，結合學校實際業(yè)務開展需要，以原有網上報銷和核算模式為基礎，建立以網上報銷、影像系統(tǒng)、核算系統(tǒng)、會計檔案電子管理系統(tǒng)為依托，通過系統(tǒng)集成，將電子發(fā)票采集、報銷管控、銀企直連支付、憑證歸檔管理等功能有機串聯(lián)，構建電子票據(jù)歸集、報銷、入賬、歸檔全流程在線電子化能力，提高電子票據(jù)管理效率和質量。

（三）電子發(fā)票歸集、報銷、入賬、歸檔具體做法

1.電子發(fā)票歸集流程。建立票據(jù)影像系統(tǒng)歸集票據(jù)數(shù)據(jù)，可以通過多種方式（平臺直聯(lián)獲取發(fā)票、郵箱獲取、短信獲取、文件導入等）獲取發(fā)票并進行驗簽、查驗和查重，提取結構化數(shù)據(jù)進行解析，形成單位發(fā)票臺賬和個人發(fā)票夾完成票據(jù)采集。為提高師生報銷的便捷性，將票據(jù)影像系統(tǒng)功能嵌入網上報銷系統(tǒng)，報賬人員可將電子發(fā)票PDF或OFD等版式文件直接上傳至網上報銷系統(tǒng)完成電子發(fā)票的歸集。

2.電子發(fā)票報銷流程。報賬人按照原流程通過網上報銷系統(tǒng)選擇對應經費和業(yè)務版塊開始制單，填寫基本信息、報銷內容后，上傳電子發(fā)票等相關票據(jù)及附件，系統(tǒng)自動進行發(fā)票驗真查重，并根據(jù)內置的報銷管控規(guī)則自動進行費用范圍、報銷標準、預算額度等校驗，經校驗合格的電子發(fā)票才能進入下一階段的審批環(huán)節(jié)，審批通過后生成網上報銷確認單提交進行財務處理。

3.電子發(fā)票入賬流程。財務人員在核算系統(tǒng)掃碼接單后，可直接獲取報銷單對應發(fā)票及附件影像信息，審核無誤后，核算系統(tǒng)自動采集網報單摘要信息，依據(jù)預置的核算規(guī)則，自動生成會計憑證，支付信息自動傳遞至資金管理模塊，出納通過銀企直聯(lián)進行快捷支付，支付成功后自動獲取電子憑證銀行回單并自動匹配業(yè)務單據(jù)及發(fā)票。通過網上報銷系統(tǒng)、票據(jù)影像系統(tǒng)以及核算系統(tǒng)相互對接融合，完成票據(jù)的智能入賬，自動關聯(lián)、回寫相應的影像、憑證號、銀行回單等信息。

4.電子發(fā)票歸檔流程。通過系統(tǒng)集成，會計檔案電子管理系統(tǒng)自動采集核算系統(tǒng)和影像系統(tǒng)產生的憑證資料，將電子憑證元文件，入賬信息結構化數(shù)據(jù)文件、記賬憑證、報銷單、銀行回單等信息進行歸檔資料收集，檔案管理員也可以手動添加紙質發(fā)票、合同文件掃描件等其他需要歸檔的會計資料，系統(tǒng)對取得的數(shù)據(jù)進行真實性、完整性、可用性、安全性四性檢測，檢測通過后進行分類組裝檔案元數(shù)據(jù)及其附件文件，同時加密數(shù)據(jù)信息，并進行板式文件格式轉換、完成組卷歸檔。檔案管理員根據(jù)實物歸檔情況填寫案卷號、案卷題名、冊號等信息，保持電子檔案和學?，F(xiàn)有實物歸檔流程一致。實物附件可在系統(tǒng)“實物歸檔信息”處查看實物資料信息條形碼，可打印該條形碼粘貼到實物資料上，后續(xù)掃描該條形碼快速調閱電子檔案文件信息，從而滿足電子檔案與實物檔案互為參照的要求。

（四）電子化報銷管理成效

通過電子發(fā)票電子化報銷試點工作，Z大學進一步梳理了報銷管控流程，新增影像系統(tǒng)和會計檔案電子管理系統(tǒng)，對原有的網上報銷、會計核算、銀?；ヂ?lián)等系統(tǒng)進行了升級，解決了電子發(fā)票報銷管理痛點難點問題，取得了很好的成效。一是票據(jù)歸集更加高效，報銷單填寫時間大幅縮減，提高了師生服務體驗。二是系統(tǒng)運營更智慧，發(fā)票自動驗偽和查重，提高財務審核入賬、歸檔保存工作效率，減少發(fā)票管理風險。三是憑證以電子形式保存，節(jié)約紙張使用量、打印機損耗等人力和物耗成本，隨著電子發(fā)票接收量的增長，節(jié)約成本的倍增效益更加凸顯。四是信息傳遞更快速，學?？赏ㄟ^歸集整合發(fā)票相關數(shù)據(jù)，開展財務分析和風險防范管理，提高財務信息決策支持能力。

三、對電子發(fā)票報銷管理的思考

（一）推進電子發(fā)票業(yè)財一體化

電子發(fā)票的采集、接收、入賬、歸檔應與高校網上報銷、會計核算、檔案管理等業(yè)務系統(tǒng)有機融合，實現(xiàn)電子票據(jù)業(yè)務流和財務流的全鏈路打通。在電子發(fā)票開具后，通過平臺直聯(lián)、郵箱、短信等實時推送報銷系統(tǒng)，自動進行發(fā)票查重驗真、發(fā)票抬頭核驗、敏感內容預警等，核驗通過后展開后續(xù)報銷、入賬、歸檔流轉。同一類業(yè)務，電子發(fā)票和紙質發(fā)票，從費用標準、附件要求、憑證規(guī)則等在財務系統(tǒng)中按統(tǒng)一標準進行管控，通過電子化流轉、智能化制證、自動化歸檔，提升業(yè)務與財務一體化融合水平，提高會計信息質量和財務工作效率。

（二）推進會計檔案全面電子化歸檔

當前，高校接收的電子發(fā)票相對較少，還存在著大量的紙質發(fā)票、自制憑證、合同等紙質檔案，會計檔案主要以紙質件裝訂歸檔，內外部檢查審計查閱會計檔案時，需要耗費大量人力和時間。為提高工作質效，一方面，可研究制定內部自制原始憑證數(shù)據(jù)標準，推進學宿費上繳、科研項目立項、獎助學金發(fā)放、薪酬勞務發(fā)放、內部轉賬等自制憑證電子化報銷、入賬、歸檔;另一方面，可以按會計檔案信息化管理規(guī)范要求，將紙質發(fā)票、外部通知文件等附件材料集中掃描上傳至會計檔案電子化管理系統(tǒng)，逐步推進會計檔案全面電子化管理，實現(xiàn)高效便捷的電子化查閱和管理，為數(shù)字化管理決策奠定堅實的基礎。

（三）推動會計人員向管理者轉型

電子化票據(jù)是數(shù)字化時代發(fā)展的成果，在推進電子發(fā)票電子化報銷管理的過程中，能夠推動網上報銷、會計核算、檔案管理等系統(tǒng)有機串聯(lián)，實現(xiàn)財務信息數(shù)字化，審核控制自動化，流程管理規(guī)范化，帶動財務工作質效的加速提升和全面變革。高校應緊跟時代發(fā)展，加強會計信息化人才隊伍建設，推動會計人員由傳統(tǒng)的核算會計向管理會計轉型，更多地投入職能拓展、流程優(yōu)化、數(shù)據(jù)挖掘等工作，以信息化為抓手，全面提升高校財務管理數(shù)字化和智能化水平。

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