合同生命周期管理在企業(yè)管理中的重要性

薛文暉

摘 要：合同是企業(yè)經(jīng)營活動的源頭，能否把好合同全生命周期管理關(guān)，直接決定著企業(yè)的經(jīng)營成敗和未來發(fā)展，但在全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程加快，市場競爭愈加激烈的環(huán)境下，現(xiàn)代化企業(yè)的合同管理仍存在著諸多問題，唯有及時優(yōu)化、解決這些問題，才能更加精準(zhǔn)地防范風(fēng)險，實現(xiàn)企業(yè)長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。文章針對某公司在主營業(yè)務(wù)合同管理中發(fā)現(xiàn)和存在的問題進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：合同管理 生命周期 風(fēng)險防范

中圖分類號：F270文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2023）09-288-03

一、合同全過程管理

合同全過程管理，即從業(yè)務(wù)洽談、合同草擬、合同簽訂、生效開始，直到合同終結(jié)為止，不僅要把好合同簽訂前的管理關(guān)，更要重視簽訂后合同的風(fēng)險管控、執(zhí)行過程、履約率等動態(tài)管理，特別要時刻關(guān)注掌握行業(yè)環(huán)境、對方經(jīng)營環(huán)境、法律法規(guī)等對本公司的不利因素，以便于及時對合同提出修改、補(bǔ)充或終止等措施，降低企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

二、合同管理在企業(yè)經(jīng)營中的意義

合同是企業(yè)與相關(guān)法人、自然人或者其他組織之間設(shè)立的權(quán)利和義務(wù)，它起到約束雙方交易行為，維護(hù)市場經(jīng)濟(jì)秩序的重要作用，因此，加強(qiáng)合同管理，既是企業(yè)內(nèi)部管理控制的主要手段，也是企業(yè)規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險，維護(hù)合法權(quán)益，提高企業(yè)經(jīng)營管理成效的重要保證[1]。

（一）預(yù)防和降低企業(yè)法律風(fēng)險

企業(yè)在持續(xù)經(jīng)營中會不時面臨各種法律風(fēng)險和挑戰(zhàn)，不正當(dāng)競爭、誠信經(jīng)營危機(jī)等引起的法律訴訟、仲裁、行政處罰，進(jìn)而造成企業(yè)經(jīng)營、信譽(yù)、經(jīng)濟(jì)、社會形象等方方面面受損，嚴(yán)肅的合同全生命周期管理，不僅能從合同洽談、簽訂時進(jìn)行法律風(fēng)險識別、風(fēng)險控制，亦能在合同執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)執(zhí)行環(huán)節(jié)的偏差，及時有效地預(yù)防法律風(fēng)險的發(fā)生[2]。

（二）防范財務(wù)風(fēng)險，降低企業(yè)經(jīng)營成本

企業(yè)經(jīng)營成本控制的有效性，一方面取決于企業(yè)內(nèi)部各項管理是否合理，另一方面取決于采供、銷售、用戶及資金調(diào)度和運(yùn)用多個環(huán)節(jié)的有效銜接，合同是企業(yè)經(jīng)營活動的命脈，是企業(yè)材料采購、生產(chǎn)計劃安排、設(shè)備選擇、人員安排等人、機(jī)、料、法、環(huán)的調(diào)配依據(jù)，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動各環(huán)節(jié)銜接，互相制衡的主要動因，合同管理始終貫穿于企業(yè)一系列活動的全過程，有效的合同管理，不僅能協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部各方關(guān)系，有效監(jiān)控并規(guī)避財務(wù)風(fēng)險，提高資金周轉(zhuǎn)和使用效率，而且能保證合同交易的正常進(jìn)行，提高經(jīng)營管理水平，降低企業(yè)經(jīng)營成本[3]。

（三）維護(hù)企業(yè)信譽(yù)，規(guī)范市場秩序

企業(yè)信譽(yù)，是企業(yè)的品牌價值，是企業(yè)在多年的市場競爭中被廣泛認(rèn)可的企業(yè)綜合形象，維護(hù)良好的企業(yè)信譽(yù)，可以幫助企業(yè)在市場中獲得更多的競爭機(jī)會，是企業(yè)發(fā)展壯大的助推器。企業(yè)要想在市場中獲得認(rèn)可，最直觀的外在形象則來源于企業(yè)歷年合同的履約率，企業(yè)合同中產(chǎn)品的質(zhì)量、性能、品牌、客戶滿意度，售后服務(wù)反饋評價率，行業(yè)認(rèn)可度等等，高效的合同全生命周期管理，在提升企業(yè)信譽(yù)等級的同時，亦能良好有序地規(guī)范市場秩序。

（四）穩(wěn)健公司運(yùn)營環(huán)境

穩(wěn)健的運(yùn)營環(huán)境，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要前提，有效的合同全生命周期的時實監(jiān)控管理，能規(guī)避企業(yè)財務(wù)、法律等各類風(fēng)險，適時發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中的偏離及各項管理漏洞，及時止損，扭虧為盈，最終幫助企業(yè)實現(xiàn)利潤最大化，為穩(wěn)健的經(jīng)營環(huán)境奠定基礎(chǔ)。

三、合同管理存在的主要問題

（一）管理制度不健全、執(zhí)行落實不到位

沒有認(rèn)識到合同管理是企業(yè)不可或缺的重要組織部分，公司沒有建立起完善的合同管理機(jī)構(gòu)，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)健全的合同管理制度，在部門間職責(zé)劃分方面模糊，導(dǎo)致相關(guān)人員未能盡到管理職責(zé)，未能做到事事有人管、人人有專責(zé)，長期以往，造成了你管我管都不管推卸式的工作局面。

（二）合同文本條款不規(guī)范、要素缺失

合同文字組織不夠嚴(yán)謹(jǐn)，在合同解讀及執(zhí)行過程中容易發(fā)生歧義和誤導(dǎo)；合同條款不完整，缺少買賣雙方容易忽略的細(xì)節(jié)性條款，例如：合同標(biāo)的物的裝卸等細(xì)節(jié)問題；合同條款中刻意減弱或模糊對違約責(zé)任的描述或以保護(hù)合同某一方利益為前提的條款缺失，在出現(xiàn)違約情況時導(dǎo)致職責(zé)不明、違約責(zé)任不清；合同簽訂主體、合同洽談人、合同簽訂人的資格和代理權(quán)過期或無效，形成無法律約束的無效合同；合同簽約日期與合同交貨期不符合常規(guī)，導(dǎo)致合同不能實現(xiàn)按期履約；在合同簽名、蓋章前，當(dāng)事人一方已經(jīng)履行主要義務(wù)，對方不接受時造成的無效風(fēng)險合同[4-5]。應(yīng)變更的合同僅以口頭形式通知，未及時形成有效的書面變更。

（三）合同審核約束力不夠

合同審核雖制定了一標(biāo)一議，客戶信用分級審批、重大評議審批等管理辦法，但管理制度的重要性未能宣貫到每個經(jīng)辦人或負(fù)責(zé)人，或隨著管理制度下發(fā)的時間推移，管理要求、流程環(huán)節(jié)已被淡忘，導(dǎo)致合同審批過程逐漸流于形式，實質(zhì)性的評議審批、會簽僅留停于書面，相互就合同中的某個條款可行性的評議逐漸弱化?；蛞驌寠Z訂單，未按公司合同評審管理制度進(jìn)行合同評議便簽訂了合同，致使合同審核失去約束力，形成風(fēng)險合同。圖1為某公司2021年風(fēng)險合同時點情況。

（四）全生命周期管理受限

合同管理過程中把重心放在了合同洽談、簽訂的管理上，忽略了合同執(zhí)行過程中的動態(tài)管理。公司合同管理過程中，未針對某份合同設(shè)定總負(fù)責(zé)人，往往是各職能部門各司其職，銷售部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)洽談、合同簽訂、技術(shù)部門負(fù)責(zé)產(chǎn)品設(shè)計，技術(shù)參數(shù)確定、生產(chǎn)計劃負(fù)責(zé)合同排產(chǎn)，任務(wù)下達(dá)，生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)原材料采購、生產(chǎn)組織等直至發(fā)貨、合同終結(jié)，各職能管理部門分別負(fù)責(zé)歸口管理工作，對于合同在執(zhí)行過程中遇到的交叉問題，未能站在全局的高度加強(qiáng)協(xié)調(diào)，合同執(zhí)行過程中的橫向、縱向協(xié)作、銜接、工作落實效率不高，直接降低了合同履約率。

案例：國能某股份有限公司與A公司于2021年8月19日簽訂了一份金額為1952萬元的合同，合同標(biāo)的物為A公司自主生產(chǎn)的相關(guān)型號的設(shè)備4臺，交貨日期為合同簽訂日后的3個月內(nèi)。合同條款第十三條，違約責(zé)任：合同超期交貨，A公司所交付的產(chǎn)品每逾期到貨一天，按合同總金額的3‰計算違約金，直至合同總額扣除完畢。A公司自主生產(chǎn)的4臺設(shè)備實際交貨期分別為2021.11.18（1臺）與2021.11.30（3臺），延期交貨11天，根據(jù)合同條款，A公司需承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。評析：該合同從簽訂至交貨周期為3個月，A公司歷年來自主產(chǎn)品的生產(chǎn)周期平均為2個月左右，即A公司完全有能力在合同規(guī)定的時間內(nèi)完成產(chǎn)品交付，但卻未能按期履約該合同中的交貨約定，原因有：A公司與國能某股份有限公司簽訂的該份合同，合同中約定的交貨期，未能在公司相關(guān)管理工具或某些重要會議時準(zhǔn)確及時預(yù)警或引起足夠重視，導(dǎo)致上下信息不對稱。A公司在訂單生產(chǎn)優(yōu)先級別確定環(huán)節(jié)未能根據(jù)原始準(zhǔn)確的合同條款要求設(shè)置。A公司在生產(chǎn)組織、原材料及物料配套方面滯后，生產(chǎn)組織中的某些環(huán)節(jié)的協(xié)作、銜接、或是調(diào)度指令等方面均偏離了合同要求，直接導(dǎo)致了違約經(jīng)濟(jì)損失。

（五）合同管理工具傳統(tǒng)

合同管理采用的是由專人使用簡單的Word、ExceL錄入，其數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，合同原始信息不能準(zhǔn)確記錄，重點要素在登錄過程中容易遺漏，存在人為統(tǒng)計誤差的風(fēng)險，且匯總工作耗時費力，當(dāng)企業(yè)需要查閱歷史合同時，查找非常不便。其次，手工合同管理缺少對合同進(jìn)度、關(guān)鍵節(jié)點的預(yù)警，例如，不能及時提醒合同的簽署狀態(tài)及合同有效性，不能對合同進(jìn)度，收支等進(jìn)行準(zhǔn)確計算。合同手工管理更存在被隨意篡改、丟失、損壞的安全隱患，給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)風(fēng)險。

四、做好全生命周期合同管理的對策

（一）建立健全合同管理、審批機(jī)制

要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化，一是要建立健全完善的組織機(jī)構(gòu)，制定切實可行的合同管理流程，明確每個部門職責(zé)，細(xì)化每個流程環(huán)節(jié)需要負(fù)責(zé)的具體工作及工作標(biāo)準(zhǔn)，建立起各部門共同參與的合同風(fēng)險防范與合同管理機(jī)制。二是要督促合同管理部門定期對合同進(jìn)行分析匯總，將發(fā)現(xiàn)的異常及問題及時形成書面報告，協(xié)調(diào)責(zé)成相關(guān)職能部門限期整改，并持續(xù)積累合同履約過程中共性問題，召開專題會討論應(yīng)對措施及事前控制建議，從而使合同的簽訂、執(zhí)行等均處于受控狀態(tài)[6]。同時，加大合同重要性管理的宣貫，務(wù)必讓所有涉及到合同承辦的單位和個人，均能認(rèn)真履職，嚴(yán)格遵守公司合同管理制度及相關(guān)程序要求。

嚴(yán)格執(zhí)行合同審議制度，加強(qiáng)合同隱性細(xì)節(jié)問題的評議、嚴(yán)查合同要素是否完整，對于重大或緊急合同，各部門聯(lián)合共審，從多個管理角度審視和規(guī)避合同風(fēng)險，有效維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。

（二）規(guī)范合同文本格式

對于企業(yè)主營業(yè)務(wù)的合同，應(yīng)由公司法律部門負(fù)責(zé)制定標(biāo)準(zhǔn)的合同文本格式，確定合同文本的充分必要項，并聯(lián)合合同洽談、簽訂、執(zhí)行等部門共同審核修訂，避免合同文本中某項要素缺失，措詞不當(dāng)?shù)纫鸬募m紛及爭議，降低風(fēng)險交易。此外，在與對方簽訂合同時，努力爭取合同的起草權(quán)，能在合同起草過程中充分考慮自己的利益與細(xì)節(jié)問題的把控，認(rèn)真甄選有利于公司的措詞，更好地保護(hù)企業(yè)利益[7]。

（三）加強(qiáng)合同簽訂資質(zhì)審查

在合同洽談階段，通過查閱對方營業(yè)執(zhí)照、財務(wù)資料、資產(chǎn)情況、債務(wù)償還能力、盈運(yùn)能力等情況，了解其商業(yè)信譽(yù)，通過各種途徑驗證和核實客戶所提供信息的準(zhǔn)確性和真實性，合同金額較大時，可依法向相關(guān)行政部門核實。其次，對合同簽約人的身份進(jìn)行驗證，審查其代理委托書，代理事項、授權(quán)范圍、有效期限和委托日期及以委托單位或者法人的簽名是否真實，經(jīng)過審查無誤后，方可按照委托范圍，依據(jù)法律、法規(guī)規(guī)定，簽訂合同[8]。

（四）將合同簽訂的技術(shù)把關(guān)口前移

為了確保合同簽訂的準(zhǔn)確性，合同均應(yīng)附有配套的技術(shù)協(xié)議，包括對合同標(biāo)的物材料型號、規(guī)格的要求、技術(shù)參數(shù)的規(guī)范、特殊配套件供方資質(zhì)的要求等，將合同的審查的重點放到前期技術(shù)協(xié)議的審查上，避免在合同執(zhí)行階段出現(xiàn)產(chǎn)品技術(shù)文件、產(chǎn)品質(zhì)量及性能使用、外觀質(zhì)量等方面與合同要求偏離而造成的維修、部分件返工再制作等造成的生產(chǎn)成本增加，履約率下降等合同風(fēng)險問題。

（五）建立系統(tǒng)的合同管理培訓(xùn)

合同管理人員業(yè)務(wù)能力的高低，直接影響著合同管理的質(zhì)量，在企業(yè)的管理中，要把合同管理、相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)作為一項系統(tǒng)性、長期性的工作納入到公司級培訓(xùn)中，定期對合同洽談、簽訂、審批等相關(guān)管理人員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，通過組織各種視頻學(xué)習(xí)，專家講座，模擬實踐，小組討論等形式，提高相關(guān)人員掌握合同法律法規(guī)知識和洽談簽約技巧，提高合同管理人員的責(zé)任感。

選擇使用專業(yè)的、匹配的合同管理軟件，突破傳統(tǒng)管理瓶頸，把合同相關(guān)的信息都統(tǒng)一匯總到一個軟件平臺中，企業(yè)相關(guān)部門根據(jù)各自的權(quán)限及工作需求登錄平臺進(jìn)行對應(yīng)操作，改善合同數(shù)據(jù)登記錯誤、信息不完整、合同執(zhí)行過程更新不及時、歸檔不規(guī)范等諸多問題，并根據(jù)需要篩選數(shù)據(jù)，自動生成分析報表，為企業(yè)經(jīng)營決策提供全面而有力的數(shù)據(jù)支持。

增加合同交貨預(yù)警，在合同信息管理軟件中，根據(jù)合同簽訂要求，自動進(jìn)行交貨倒計時計算，并每日推送至生產(chǎn)、采購、銷售等相關(guān)部門。提高合同交付及時率，統(tǒng)一交付及時率計算標(biāo)準(zhǔn)，交付及時率=按時交付訂單的數(shù)量/需要交付訂單的數(shù)量×100%，以每份合同交貨期為基準(zhǔn)，定期統(tǒng)計并通報公司合同交付及時率，分析交付及時率低的原因并進(jìn)行問題的持續(xù)改善。

（六）強(qiáng)化合同執(zhí)行過程監(jiān)督

合同簽約的目的主要是保障合同的及時有效履行，防止違約行為的發(fā)生，所以，對合同執(zhí)行過程中進(jìn)行全過程監(jiān)督是十分必要的，通過實時監(jiān)督管控，可以及時發(fā)現(xiàn)影響合同履行的原因，實時采取應(yīng)對措施加以整改，防止違約發(fā)生。

合同簽訂后，即進(jìn)行合同執(zhí)行環(huán)節(jié)，為保證合同的整體履約率，可將合同以責(zé)任書的形式，確定某份合同總責(zé)任人，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和組織處理合同從產(chǎn)品設(shè)計至合同結(jié)算全過程的所有動態(tài)問題，負(fù)責(zé)監(jiān)督和管理合同執(zhí)行過程中管理部門的各項工作到位與否，以保證合同能按時按質(zhì)履行約定。其次，要特別注意違約糾紛的及時處理，合同關(guān)系是一種法律關(guān)系，違約要承擔(dān)支付違約賠償或強(qiáng)制履行等法律后果，一旦發(fā)生可能給對象造成損失的違約情形，合同總責(zé)任人要及時報告法律事務(wù)所，主動與對方進(jìn)行協(xié)商，采取補(bǔ)救措施，盡最大限度降低賠償損失。如遇對方違約，要積極收集證據(jù)，要求違約方承擔(dān)違約責(zé)任，必要時申請仲裁或向法院起訴，積極維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。

五、結(jié)語

合同管理貫穿于企業(yè)各項經(jīng)營、投資和籌資活動的全過程，做好合同管理，實際上在很大程度上就是做好企業(yè)資金資產(chǎn)管理、采購銷售管理、生產(chǎn)計劃管理等多項業(yè)務(wù)管理。加強(qiáng)合同管理對于企業(yè)防范和降低合同風(fēng)險，促（下轉(zhuǎn)第291頁）（上接第289頁）進(jìn)長期可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

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