北京公交檔案數(shù)字化管理的思考

鞏欣雨

摘 要：北京公交集團(tuán)公司要穩(wěn)定、快速發(fā)展，就必須順應(yīng)現(xiàn)代數(shù)字信息時(shí)代的發(fā)展趨勢，加強(qiáng)數(shù)字化管理和信息建設(shè)。本文闡述了北京公交檔案數(shù)字化管理的發(fā)展現(xiàn)狀及其必要性，以電車分公司為例分析初期檔案數(shù)字化出現(xiàn)的突出問題，就如何提高檔案數(shù)字化管理展開分析并提出有效解決途徑，希望對以后的工作有所參考。

關(guān)鍵詞：公交；檔案；數(shù)字化管理

一、北京公交檔案數(shù)字化管理的發(fā)展現(xiàn)狀

北京公共交通控股（集團(tuán)）有限公司（后簡稱“北京公交集團(tuán)公司”）是以經(jīng)營地面公共交通客運(yùn)業(yè)務(wù)為依托，多元化投資，多種經(jīng)濟(jì)類型并存的企業(yè)，承擔(dān)著北京地面公交的主體任務(wù)，在北京城市公共交通發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。隨著北京公交的不斷發(fā)展，檔案形成的種類和數(shù)量也日趨增多。從2016年起，北京公交集團(tuán)公司開發(fā)使用OA檔案管理系統(tǒng)，實(shí)行檔案數(shù)字化初期建設(shè)與管理，但因檔案制度體系不夠完善、開發(fā)初期系統(tǒng)利用的意識薄弱、部分模塊檔案數(shù)字化建設(shè)受限、檔案信息安全難以保障等問題，在一定程度上制約了公交檔案數(shù)字化管理的發(fā)展進(jìn)度。

二、交通檔案數(shù)字化管理的重要性

1.進(jìn)一步深化檔案信息化建設(shè)的需要

我國檔案信息化建設(shè)起步于20世紀(jì)70年代末，開始嘗試運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，80年代開始普遍建立各類計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，已實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。進(jìn)入21世紀(jì)，檔案網(wǎng)站建設(shè)得到快速發(fā)展，檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢。2021年1月1日，修訂后的《中華人民共和國檔案法》指出強(qiáng)化檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，加強(qiáng)深化檔案數(shù)字化管理成為必然。

2.用戶需求的轉(zhuǎn)向

一是《檔案法》提出“一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)，享有依法利用檔案的權(quán)利”，開始將檔案保護(hù)的義務(wù)和檔案利用的權(quán)利置于同等地位。二是隨著數(shù)字化信息時(shí)代發(fā)展，用戶所需要的檔案信息發(fā)生轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案借閱方式已不能完全滿足用戶需求，而是擬通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地查閱檔案信息，解決實(shí)際問題，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字管理勢在必行。

3.企業(yè)發(fā)展的需求

北京公交檔案是北京公交企業(yè)在行政管理、地面公共交通客運(yùn)業(yè)務(wù)經(jīng)營、社會(huì)服務(wù)以及科學(xué)研究等活動(dòng)中產(chǎn)生的文字、圖表、聲像和實(shí)物等歷史記錄，是經(jīng)營生產(chǎn)服務(wù)過程具備保存價(jià)值及參考意義的歷史記錄。完善的北京公交檔案可以直觀再現(xiàn)公交車輛、人員、線路以及場站等核心要素信息數(shù)據(jù)，再現(xiàn)首都人民日常出行軌跡，是推動(dòng)公交運(yùn)營改革、線網(wǎng)優(yōu)化、車輛升級、服務(wù)提升、場站建設(shè)及減少企業(yè)成本投入的重要依據(jù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理方式發(fā)生了一系列的轉(zhuǎn)變，檔案管理工作逐步由傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案數(shù)據(jù)管理。北京公交在傳統(tǒng)辦公模式轉(zhuǎn)向信息化辦公模式的過程中，檔案管理模式也隨之改變，既要兼顧紙質(zhì)文件與電子文件，又要符合北京公交企業(yè)發(fā)展需求。北京公交集團(tuán)的傳統(tǒng)辦公機(jī)制和檔案管理機(jī)制無法滿足企業(yè)管理模式的需求，將智能化、自動(dòng)化以及數(shù)字化技術(shù)納入實(shí)際檔案管理工作中，推動(dòng)智能檔案系統(tǒng)和辦公平臺(tái)的對接，構(gòu)建并完善北京公交檔案管理系統(tǒng)是必要的。

4.對城市公共交通行業(yè)運(yùn)營的新趨勢發(fā)展具有參考價(jià)值

知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，通過對檔案數(shù)據(jù)的知識管理，碎片化歷史檔案整合，為公共交通行業(yè)提供決策依據(jù)，為企業(yè)提供知識咨詢以及為乘客解決實(shí)際問題。尤其在城市公共交通運(yùn)營等課題中，參考公交車輛技術(shù)檔案歷史數(shù)據(jù)分析，對地面公共交通運(yùn)營優(yōu)化、改革和創(chuàng)新有著重要價(jià)值。

三、北京公交檔案數(shù)字化管理面臨的問題及分析

當(dāng)前，北京公交集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)二級單位基本覆蓋使用，電車分公司作為系統(tǒng)試點(diǎn)單位使用檔案管理系統(tǒng)，此過程中暴露出的一些問題，一定程度上制約了本單位初期檔案數(shù)字管理的發(fā)展。

1.檔案分級管理模式

現(xiàn)階段，北京公交集團(tuán)檔案管理組織模式屬于“分級管理”，所屬單位檔案業(yè)務(wù)管理具有較高的獨(dú)立性，集團(tuán)總部對基層企業(yè)管控能力被弱化，各方面檔案管理的要求在落實(shí)上容易打折扣，存在基層企業(yè)單位檔案管理發(fā)展不均衡等問題，影響企業(yè)集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)推廣以及管理質(zhì)量的保障。

2.檔案制度體系有待完善

電車分公司于1998年建立檔案室并制定《檔案管理規(guī)定》，2016年第一次修訂，2019年12月第二次修訂《檔案工作管理規(guī)定》，并制定本單位的《檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案》，初步形成了本單位的檔案管理制度體系。但隨著檔案管理系統(tǒng)的使用，現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)中使用的規(guī)定制度并不完備。雖然國家檔案局出臺(tái)了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等一系列行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，但由于本單位檔案系統(tǒng)已開發(fā)的功能模塊有限、各部門產(chǎn)生的檔案類型、載體不一致等實(shí)際問題，導(dǎo)致在使用初期制定的一些適用于本單位檔案管理系統(tǒng)的規(guī)定具有一定困難。

3.開發(fā)初期，系統(tǒng)利用意識薄弱

為方便辦理借閱，簡化流程，解決實(shí)際問題，現(xiàn)已開通本單位機(jī)關(guān)管理人員借閱權(quán)限，但仍出現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)使用率較低的情況。一是歷史檔案量巨大，檔案卷件目錄多為手寫目錄，整理需要時(shí)間，導(dǎo)致辦理老檔案借閱需按照傳統(tǒng)方式辦理。二是在著目工作完成的基礎(chǔ)上，大量紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作待完成，實(shí)現(xiàn)“賦權(quán)申請?jiān)诰€查閱”功能還需要一定的時(shí)間。三是本單位管理人員還需加強(qiáng)檔案系統(tǒng)使用培訓(xùn)，引導(dǎo)使用檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能。

4.部分模塊檔案數(shù)字化建設(shè)受限

在檔案數(shù)字化過程中，檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)開發(fā)功能有限與不穩(wěn)定的問題。截至2023年3月，電車分公司檔案管理系統(tǒng)還未全面開通會(huì)計(jì)檔案模塊和科技檔案模塊，只有案卷目錄信息導(dǎo)入，無法實(shí)現(xiàn)使用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案和科技檔案的移交、接收、鑒定、整理、編號和組盒等歸檔工作。檔案初期數(shù)字化建設(shè)持續(xù)推進(jìn)受阻。

5.檔案管理系統(tǒng)與各辦公平臺(tái)對接不暢

在構(gòu)建信息互聯(lián)互通、共建共享的智慧檔案管理系統(tǒng)的進(jìn)程中，北京公交集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)僅實(shí)現(xiàn)與OA辦公平臺(tái)成功對接，實(shí)現(xiàn)各類會(huì)議紀(jì)要、發(fā)文、請示與批復(fù)文件元數(shù)據(jù)自動(dòng)推送功能。但短時(shí)間內(nèi)無法實(shí)現(xiàn)與合同管理系統(tǒng)、線網(wǎng)管理系統(tǒng)、智能調(diào)度系統(tǒng)、車輛技術(shù)管理平臺(tái)、資產(chǎn)管理平臺(tái)、人力資源管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等各辦公平臺(tái)之間的對接，在一定程度上影響了會(huì)計(jì)檔案、合同檔案、公交“車輛與線路”運(yùn)營特色檔案的歸檔效率，各辦公平臺(tái)與檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)既獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫的橋梁中斷，無法實(shí)現(xiàn)兩個(gè)數(shù)據(jù)庫的相互轉(zhuǎn)換和利用。大量的運(yùn)營數(shù)據(jù)、工作人員分配、線網(wǎng)規(guī)劃、車輛技術(shù)應(yīng)用以及場站利用規(guī)劃等核心業(yè)務(wù)信息無法及時(shí)歸檔，并產(chǎn)生信息關(guān)聯(lián)，北京公交核心運(yùn)營數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)及分析難以提供精準(zhǔn)助力。

6.保障檔案信息安全是檔案數(shù)字化工作面臨的新課題

在信息化背景下，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換是必然趨勢。在保障檔案實(shí)體庫房符合“九防”標(biāo)準(zhǔn)的情況下，開展多樣借閱檢索的同時(shí)，檔案數(shù)字化也存在檔案信息盜竊或數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，尤其是重大活動(dòng)或突發(fā)事件所產(chǎn)生的含有不宜對外公開的涉密信息文件。

四、完善北京公交檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)開發(fā)利用的實(shí)現(xiàn)策略

1.樹立資產(chǎn)化管理意識

資產(chǎn)是經(jīng)濟(jì)學(xué)范圍的一個(gè)專業(yè)術(shù)語，是被特定權(quán)利主體擁有和控制，并能為其帶來經(jīng)濟(jì)利益的經(jīng)濟(jì)資源。而企業(yè)檔案是能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益的，屬于企業(yè)知識資源的經(jīng)濟(jì)資源，所以，企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)，檔案應(yīng)該被視為企業(yè)資產(chǎn)并實(shí)行保護(hù)、開發(fā)與利用。樹立檔案資產(chǎn)化管理意識，無論從管理層、基層還是專職檔案員角度，都應(yīng)重視檔案利用價(jià)值，加快數(shù)字化進(jìn)程，加大其開發(fā)力度。

2.完善檔案規(guī)章制度，形成完善的制度體系

想要完善本單位檔案數(shù)字化工作制度，一是需要北京公交集團(tuán)公司加快開發(fā)檔案管理系統(tǒng)的功能模塊、檔案數(shù)字化進(jìn)度。二是根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)和自身實(shí)際情況明確數(shù)字化歸檔標(biāo)準(zhǔn)，形成制度體系。三是完善歸檔質(zhì)量核查和考核機(jī)制，結(jié)合檔案特征，重點(diǎn)針對實(shí)物和聲像檔案，設(shè)置收集、整理與歸檔要求，保證歸檔質(zhì)量。同時(shí)，主動(dòng)定期匯報(bào)工作，爭取相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視和認(rèn)可，將檔案質(zhì)量核查納入考核機(jī)制內(nèi)，以求更好地發(fā)揮監(jiān)督檢查職能，高效完成歸檔工作。

3.加大檔案數(shù)字化經(jīng)濟(jì)支持，加快實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)互聯(lián)”

檔案室在保障實(shí)體檔案“物物互聯(lián)”的前提下，建設(shè)以紙質(zhì)檔案數(shù)字化和電子檔案元數(shù)據(jù)著錄建設(shè)為主的數(shù)字檔案，以“數(shù)據(jù)互聯(lián)”為目的，初步搭建初期數(shù)字檔案結(jié)構(gòu)，為下一步形成“知識互聯(lián)”的智慧型數(shù)字檔案模式打下堅(jiān)實(shí)的基石。

一是需要領(lǐng)導(dǎo)給予大力支持，提供必要的庫房、設(shè)備設(shè)施及人員，加大數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)濟(jì)支持，協(xié)調(diào)檔案數(shù)字化工作中的實(shí)際問題，加速數(shù)字化進(jìn)度。

二是加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)與開發(fā)。2016年至今，基本實(shí)現(xiàn)二級單位檔案管理系統(tǒng)覆蓋，但還存在檔案管理系統(tǒng)模塊功能開通不全、系統(tǒng)維護(hù)不到位的問題，需加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)，加大資金投入，實(shí)現(xiàn)檔案功能模塊全部開通，優(yōu)化現(xiàn)有系統(tǒng)歸檔流程，簡化跨單位借閱流程，為公共交通行業(yè)的發(fā)展規(guī)劃提供更便捷的服務(wù)。

三是北京公交企業(yè)的檔案系統(tǒng)建設(shè)要堅(jiān)持由集團(tuán)總部統(tǒng)籌統(tǒng)建的原則，由集團(tuán)總部制定信息化發(fā)展規(guī)劃及總體框架體系?！笆濉逼陂g，北京公交在不斷發(fā)展完善信息化的同時(shí)，開始向數(shù)字化階段轉(zhuǎn)型，多個(gè)信息系統(tǒng)完成建設(shè)或升級，包括合同管理系統(tǒng)、線網(wǎng)管理系統(tǒng)、智能調(diào)度系統(tǒng)、車輛技術(shù)管理平臺(tái)、資產(chǎn)管理平臺(tái)、人力資源管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等共計(jì)60個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)。北京公交檔案管理系統(tǒng)應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，完善檔案管理系統(tǒng)信息化、智能化，打通各業(yè)務(wù)辦公平臺(tái)與檔案管理系統(tǒng)之間的壁壘。城市公共交通檔案管理工作是一項(xiàng)重要的、長期的建設(shè)工程，檔案工作人員要做好持續(xù)改進(jìn)、完善檔案系統(tǒng)制度與平臺(tái)建設(shè)的準(zhǔn)備。

4.加大檔案人才培訓(xùn)力度，提升檔案專業(yè)素養(yǎng)

加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，可以從以下四個(gè)方面著手：一是通過組織多形式、多途徑的檔案知識宣傳，積極學(xué)習(xí)檔案知識，了解檔案工作的重要性，從而提升工作積極性與重視程度。二是增加企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)范圍與數(shù)量，定期開展檔案培訓(xùn)或宣傳活動(dòng)，提升全體人員的檔案素養(yǎng)。三是在北京公共交通行業(yè)培訓(xùn)計(jì)劃中增加檔案培訓(xùn)項(xiàng)目，為同行業(yè)檔案管理人員創(chuàng)造相互學(xué)習(xí)和研討的機(jī)會(huì)，增強(qiáng)自身的專業(yè)知識。四是建議市檔案局多渠道收集不同方面的檔案整理難題，召開專題會(huì)議，整理并公開專題資料，調(diào)動(dòng)積極性。

5.加大人防和技防攻關(guān)力度，守住檔案安全底線

為保障檔案安全，在檔案實(shí)體做到“九防”標(biāo)準(zhǔn)的情況下，需加強(qiáng)人防和技防。在人防上，一是檔案室定期開展檔案知識與保密制度法規(guī)宣傳培訓(xùn)，提升對檔案信息安全的敏感度。二是加大專職檔案嚴(yán)格審批的力度。一方面，針對內(nèi)部涉密的重要文件信息整理、信息錄入、編目嚴(yán)格執(zhí)行保密制度要求。另一方面，分層分類配置機(jī)構(gòu)用戶使用權(quán)限，嚴(yán)格執(zhí)行重要檔案借閱審批手續(xù)。在技防上，定期檢查和更新檔案管理系統(tǒng)及電子版著目存儲(chǔ)設(shè)備，利用先進(jìn)技術(shù)防止檔案數(shù)據(jù)失真、丟失或被篡改，確保檔案信息安全。

6.打造具有“人、車、站、線”公交特色的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)廣泛存在于社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，在技術(shù)的支撐下，數(shù)據(jù)的內(nèi)涵擴(kuò)展化，具有大數(shù)據(jù)的時(shí)代特征。檔案數(shù)據(jù)管理需要以“業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)”為根基進(jìn)行檔案整理，轉(zhuǎn)化檔案管理模式，最大程度上發(fā)揮檔案作用。北京公交集團(tuán)應(yīng)形成具有公交企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)的檔案管理模式，形成“檔案管理集約化、信息系統(tǒng)統(tǒng)籌化、數(shù)學(xué)資源標(biāo)準(zhǔn)化、專題庫特色化”的檔案管理模式和北京公交檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步規(guī)范北京公交集團(tuán)總部和所屬單位的檔案管理工作。

在北京公交檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中，實(shí)現(xiàn)“OA+1”系統(tǒng)對接，即在OA辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)一個(gè)業(yè)務(wù)辦公系統(tǒng)平臺(tái)與檔案管理系統(tǒng)對接?，F(xiàn)北京公交集團(tuán)使用的業(yè)務(wù)辦公平臺(tái)呈現(xiàn)數(shù)量多、分布廣的特點(diǎn)，包括合同管理系統(tǒng)、線網(wǎng)管理系統(tǒng)、智能調(diào)度系統(tǒng)、車輛技術(shù)管理平臺(tái)、資產(chǎn)管理平臺(tái)、人力資源管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)等共計(jì)60個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)。北京公交每月都會(huì)對線網(wǎng)實(shí)行開辟、調(diào)整及延長，在此過程中會(huì)產(chǎn)生大量有價(jià)值的信息和數(shù)據(jù)，包括客流調(diào)研、客流量增減、運(yùn)能變化和乘客意見等。檔案管理系統(tǒng)的對接建議從著重探索核心層單位的主營業(yè)務(wù)系統(tǒng)入手，且系統(tǒng)電子文件產(chǎn)生數(shù)量較有對接需求的業(yè)務(wù)系統(tǒng)優(yōu)先考慮，并實(shí)現(xiàn)對接。

在實(shí)現(xiàn)核心業(yè)務(wù)辦公平臺(tái)與檔案管理系統(tǒng)成功對接的基礎(chǔ)上，探索電子文件歸檔管理模式，構(gòu)建企業(yè)特色電子檔案專題庫，如線網(wǎng)檔案庫、站點(diǎn)檔案庫、車輛檔案庫等。圍繞公交行業(yè)“人、車、站、線”四大板塊的管理要求，充分收集有憑證價(jià)值、參考價(jià)值和長期保存價(jià)值的電子文件，做到“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”，使檔案發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值和貢獻(xiàn)。

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（作者單位：北京公共交通控股（集團(tuán)）有限公司）