新時代企業(yè)檔案管理體制的調(diào)查與思考

郝玉梅

摘 要：隨著我國企業(yè)的組織形式、所有制形式和管理體制的不斷發(fā)展變化，作為管理體制有機組成部分的企業(yè)檔案管理體制，也面臨著新的情況、新的問題。如何調(diào)整思路，建立一種適應(yīng)我國經(jīng)濟基礎(chǔ)和政治制度，能促進企業(yè)發(fā)展的檔案管理體制，是擺在每一個企業(yè)管理者和檔案工作者面前的新課題。對此，筆者結(jié)合當?shù)仄髽I(yè)管理體制，進行初步的調(diào)查和思考，希望能對新時代企業(yè)檔案管理體制的建立有所裨益。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；調(diào)查和思考

一、企業(yè)檔案管理體制的現(xiàn)狀

1.企業(yè)檔案管理體制的“上層建筑”

企業(yè)檔案管理體制可以簡單概括為“檔案部門抓全面，搞指導(dǎo)；主管機關(guān)抓領(lǐng)導(dǎo)，下任務(wù)；企業(yè)自身抓管理，促利用”。而檔案部門和主管機關(guān)的職能就是代表企業(yè)檔案管理體制的“上層建筑”，也就是領(lǐng)導(dǎo)決策。其具體表現(xiàn)為：一是各級檔案行政管理部門依據(jù)《檔案法》所賦予的職權(quán)和政府機關(guān)的行政職能，對所轄區(qū)域的檔案工作展開組織協(xié)調(diào)、宏觀管理和監(jiān)督指導(dǎo)，既發(fā)揮了行政職能，又履行了執(zhí)法監(jiān)督的職責；二是各專業(yè)主管機關(guān)根據(jù)檔案部門的要求，從抓領(lǐng)導(dǎo)認識入手，以下達任務(wù)指標為起步，把企業(yè)檔案工作列入整體管理之中，對轄屬企業(yè)壓擔子、提要求，促使企業(yè)提高認識、自我加壓。實踐證明，這是做好企業(yè)檔案工作的重要條件和必要環(huán)節(jié)。

2.企業(yè)檔案管理體制運營現(xiàn)狀分類

由于企業(yè)的所有制形式、組織形式和管理方式差異很大，因而企業(yè)的管理體制也有較大差異，從調(diào)查情況看，大致有五種情況：一是國有和集體大中型企業(yè)。由于基礎(chǔ)較好，管理正規(guī)，大都設(shè)立專門的檔案室（或檔案科），負責對本企業(yè)的檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，或統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度以及分級管理。其檔案機構(gòu)有的是與其他職能部門平行的單獨機構(gòu)，有的則隸屬于某個職能部門，這種體制基本能夠根據(jù)各級檔案行政管理部門與專業(yè)主管機關(guān)的要求履行職責；二是國有和集體小型企業(yè)。由于專業(yè)主管機關(guān)的要求和受大中型企業(yè)的影響，大都有一個隸屬于某一職能部門（科室）的檔案室，或在某一科室中設(shè)有專（兼）職檔案員，具體負責管理本單位的檔案，這種體制絕大部分能夠根據(jù)檔案部門和專業(yè)主管機關(guān)的要求，從事管理，提供服務(wù)。但有時難以對其他科室實施監(jiān)督指導(dǎo)，較難保證文件材料的齊全完整；三是股份制企業(yè)。股份制企業(yè)又包含兩種情況，一種是由國有、集體企業(yè)改制且國家、集體占主導(dǎo)地位的，基本上延續(xù)了國有和集體企業(yè)的檔案管理體制和方式。另一種是新組建的股份制企業(yè)和個人股份占主導(dǎo)地位的企業(yè)，大都無專門的檔案管理機構(gòu)，而是分口管理，分級負責，個別的小型企業(yè)還把檔案分散在個人手中，這種體制難以實行科學(xué)的管理和利用；四是中外合資企業(yè)。也分兩種情況，一種是中方控股，中方管理或外方控股，中方管理，這種情況基本與國有和集體企業(yè)一樣，有專門的機構(gòu)和人員，檔案工作也比較正規(guī)。另外一種是外方控股、外方管理的企業(yè)，大都無專門的檔案機構(gòu)和人員，其檔案管理隨意性很大；五是外商獨資企業(yè)的個體私營企業(yè)。這種企業(yè)內(nèi)絕大部分既無檔案機構(gòu)，又無檔案人員，其檔案主要是控制在有關(guān)人員手里或企業(yè)老板手里。

二、企業(yè)檔案管理機制存在的問題剖析

一是有些企業(yè)的體制運行并不暢通，各級檔案行政管理部門的政策、規(guī)范和標準難以及時有效地貫徹落實；二是檔案行政管理部門與專業(yè)主管機關(guān)的銜接缺乏規(guī)范性，完全靠人為操作；三是專業(yè)主管機關(guān)對企業(yè)的檔案管理還未真正納入整體管理和目標管理，其工作開展在很大程度上是靠爭取，靠督促；四是企業(yè)自身檔案的管理體制缺乏統(tǒng)一性，工作力度不夠，工作領(lǐng)域不寬，主動超前的服務(wù)功能不強，還難以適應(yīng)市場變化和企業(yè)發(fā)展的需要。這些問題的存在，一定程度上制約了企業(yè)檔案工作全面及協(xié)調(diào)開展。因此，建立適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟和不同所有制形式與組織形式的企業(yè)檔案管理體制，是推動企業(yè)檔案工作再上新臺階的重要途徑。

三、新時代企業(yè)檔案管理體制的思考

1.市場經(jīng)濟為企業(yè)檔案工作帶來的沖擊和影響分析

檔案工作以其記錄歷史真跡、提供憑證和信息服務(wù)等特有功能獨樹一幟，是市場經(jīng)濟中必不可少的重要環(huán)節(jié)和基礎(chǔ)條件。而在市場經(jīng)濟發(fā)生變化時，首當其沖的就是檔案工作。據(jù)筆者分析，市場經(jīng)濟造成的沖擊和影響主要為檔案工作帶來了以下五個方面的變化：一是檔案的所有制形式發(fā)生變化。在傳統(tǒng)的計劃經(jīng)濟條件下，一切財產(chǎn)歸國家所有，檔案自然也是國家所有。實行市場經(jīng)濟后，公有制雖然仍是國家經(jīng)濟的主導(dǎo)，但個體經(jīng)濟、私營經(jīng)濟、外資經(jīng)濟和股份制經(jīng)濟等多種經(jīng)濟成分同時并存。企業(yè)所有制形式的多元化，使作為記錄經(jīng)濟活動的檔案由統(tǒng)一國有轉(zhuǎn)變?yōu)閲?、集體、個人所有及股東共有等多種形式并存的所屬關(guān)系。二是檔案管理形式發(fā)生變化。萬變的市場經(jīng)濟和激烈的市場競爭，要求形成高效率、快節(jié)奏的運行機制。檔案信息各自為政、分散管理，顯然已不適應(yīng)市場經(jīng)濟的要求，必須建立統(tǒng)一有效的綜合管理網(wǎng)絡(luò)，形成完善的檔案信息系統(tǒng)，以便快速及時地處理、傳遞各類信息，更好地發(fā)揮檔案信息中心的整體功能。三是檔案的社會需求結(jié)構(gòu)發(fā)生變化。在實行市場經(jīng)濟前，社會對檔案的需求主要體現(xiàn)在政治、文化和工作考查方面。實行市場經(jīng)濟后，經(jīng)濟活動方面明顯增多，經(jīng)營決策、產(chǎn)品生產(chǎn)、市場營銷和經(jīng)濟糾紛等無一不需要利用檔案，這使得檔案在經(jīng)濟建設(shè)中所發(fā)揮的效能越來越大，所處的地位也越來越顯著。四是檔案服務(wù)方式和內(nèi)容發(fā)生變化。高速運轉(zhuǎn)、講求效益是市場經(jīng)濟的顯著特點，傳統(tǒng)的“坐門等客、你要我調(diào)”的被動型、封閉型服務(wù)方式和提供檔案原件的單一模式，已不適應(yīng)市場經(jīng)濟的需要。檔案服務(wù)工作必然向主動型、開放型和多途徑以及多角度服務(wù)方式轉(zhuǎn)變。五是檔案行政管理工作難度增加。在計劃經(jīng)濟條件下，政府部門對經(jīng)濟活動通過行政命令展開管理，檔案部門管理企業(yè)檔案工作也主要靠行政手段來完成。實行市場經(jīng)濟后，企業(yè)成為自主經(jīng)營、自負盈虧和依法納稅的經(jīng)濟實體，檔案工作僅以行政手段管理的難度相應(yīng)增加。

2.企業(yè)檔案工作亟待變換方法應(yīng)對市場經(jīng)濟體制變化

針對市場經(jīng)濟體制對企業(yè)檔案工作產(chǎn)生的影響，筆者結(jié)合實際展開思考，若要保證企業(yè)檔案工作的發(fā)展，必須加大改革力度，完善管理體制，調(diào)整工作思路，改進方法手段，建立起適應(yīng)市場經(jīng)濟的新型企業(yè)檔案管理體制。

一是繼續(xù)貫徹企業(yè)檔案工作的基本原則，實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級管理”，是《中華人民共和國檔案法》提出的檔案工作基本原則。首先，社會主義市場經(jīng)濟是與社會主義的基本制度結(jié)合在一起的，社會主義是我國根本的社會制度；其次，我國的經(jīng)濟雖然呈現(xiàn)出國有、集體、私營以及外資等多種經(jīng)濟成分并存的局面，但是國有經(jīng)濟、集體經(jīng)濟在我國國民經(jīng)濟中仍占主導(dǎo)地位，因而以檔案歸國家所有為前提的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的基本原則應(yīng)成為檔案工作中的主導(dǎo)原則。

二是改進、完善檔案行政管理部門的工作方法和手段，充分發(fā)揮專業(yè)主管部門的職能，在企業(yè)內(nèi)部建立面向市場、靈活高效的檔案機構(gòu)，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造條件，發(fā)揮作用。首先，要改進、完善檔案行政管理部門的工作方法和手段，加強宏觀管理，突出依法治檔。在市場經(jīng)濟條件下，檔案行政管理部門作為政府的職能部門，同其他部門一樣，也要適應(yīng)形勢，轉(zhuǎn)變職能，改變過去那種靠行政手段和具體指導(dǎo)管理企業(yè)檔案工作的做法，加強宏觀調(diào)控，搞好協(xié)調(diào)監(jiān)督與指導(dǎo)，通過對企業(yè)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，組織制定和推廣企業(yè)檔案管理的標準、規(guī)范，培養(yǎng)典型，樹立榜樣，推廣經(jīng)驗，搞好培訓(xùn)等手段，切實為企業(yè)搞好服務(wù)。在強化服務(wù)的同時，運用新《檔案法》及與之配套的檔案法規(guī)約束、規(guī)范以及監(jiān)督企業(yè)的檔案工作，做到依法治檔。其次，充分發(fā)揮專業(yè)主管部門的作用，依靠專業(yè)主管部門做好本行業(yè)，本系統(tǒng)的企業(yè)檔案工作。在搞好宣傳、搞好配合的同時，可以將所轄企業(yè)的檔案工作與主管機關(guān)的檔案工作緊密聯(lián)系，列入主管機關(guān)檔案人員的工作職責，統(tǒng)一目標，統(tǒng)一考核，加強對企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。再次，應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部建立靈活高效的檔案工作管理機制。市場經(jīng)濟注重的就是效益，企業(yè)的一切活動都圍繞增加經(jīng)濟效益運轉(zhuǎn)，企業(yè)檔案機構(gòu)也要面向市場，力求“精簡、高效”。為適應(yīng)快速發(fā)展、高效運轉(zhuǎn)的需要，有條件的企業(yè)應(yīng)及早建立“檔案信息情報中心”，實行檔案信息情報一體化管理，以做到全方位管理，多功能服務(wù)。在負責收集、保管本單位的全部檔案的同時，針對企業(yè)的需求開發(fā)檔案資源為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項工作超前服務(wù)。暫不具備條件的企業(yè)，要在穩(wěn)定現(xiàn)有檔案機構(gòu)的基礎(chǔ)上，盡快提高人員素質(zhì)，加強科學(xué)管理，注重高效服務(wù)。

三是建章立制，依法行政。為確保市場經(jīng)濟條件下企業(yè)檔案工作能夠順利開展，應(yīng)重點做好四件事：第一，結(jié)合行政方法，強化法制手段管理檔案工作；第二，圍繞檔案工作為市場經(jīng)濟服務(wù)的地位和作用，有針對性地搞好法制宣傳，加大依法治檔力度；第三，適應(yīng)市場經(jīng)濟的需要，制定、完善與新《檔案法》相配套的地方性檔案管理制度和法規(guī)，把檔案工作在各方面的要求通過法律法規(guī)形式確定下來，規(guī)范經(jīng)濟領(lǐng)域的檔案管理工作，規(guī)范檔案工作行為；第四，強化監(jiān)督檢查。根據(jù)實際情況，集中力量，有重點地進行檔案執(zhí)法檢查，做到有法必依，違法必究，促進業(yè)務(wù)建設(shè)，擴大社會影響。

四是抓住經(jīng)濟“熱點”，拓寬工作領(lǐng)域，搞好跟蹤服務(wù)。隨著改革開放的深入發(fā)展，出現(xiàn)很多新的經(jīng)濟領(lǐng)域，如經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)、三資企業(yè)、股份制企業(yè)等。這些領(lǐng)域產(chǎn)生的檔案體現(xiàn)了黨的改革開放政策，真實記錄了新經(jīng)濟領(lǐng)域各項事業(yè)的發(fā)展，錄了新的科研成果和新生產(chǎn)技術(shù)、新管理方式，是維護各方面經(jīng)濟利益的重要依據(jù)，對發(fā)展生產(chǎn)、借鑒管理經(jīng)驗等方面都有不可替代的作用。因此，檔案工作就要抓住這些特點，走向經(jīng)濟建設(shè)的主戰(zhàn)場，靠高效的工作，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，奠定新經(jīng)濟領(lǐng)域開展檔案工作的基礎(chǔ)。

3.企業(yè)加強標準建設(shè)，落實科學(xué)發(fā)展

在信息化時代，電子檔案管理工作體現(xiàn)出明顯的煩瑣性，需遵循循序漸進的原則開展此項工作。首先，企業(yè)應(yīng)以長遠的眼光看待此項工作，依據(jù)實際情況制定長遠規(guī)劃，積極落實傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的歸檔工作，避免開展后續(xù)工作時比較困難。其次，企業(yè)需制定相應(yīng)的標準和目標，工作人員必須深入了解每項電子管理的特點，對電子管理的要求規(guī)范產(chǎn)生明確認知，知曉每類電子文件檔案管理的時間和標準，確保每份有價值的文件管理到位。最后，企業(yè)需明確要求，齊抓共管。企業(yè)各個部門必須明確自身職責，與其他部門搭建溝通的橋梁，圍繞檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新展開溝通交流，提出創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式面臨的困難，共同制定解決措施，共同積極開展文件歸檔工作。從電子檔案的角度分析，最明顯的優(yōu)勢是便捷性以及不會發(fā)生破損問題。所以，相關(guān)人員必須高度重視電子檔案，將電子檔案歸檔工作落實，以高標準來對待此項工作，確保檔案信息獲得完整的保存。

倘若想避免企業(yè)開展檔案管理工作的過程中面臨諸多阻礙，那么必須以完善的檔案管理制度為基礎(chǔ)，良好且完善的檔案管理制度具有重要作用，除了可以提高檔案管理效率外，還可以促使檔案管理的效果更加理想。隨著改革開放的日益深入，我國經(jīng)濟多元化的情形日益顯著，人才流動量不斷增大，流動頻率也明顯高于之前，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理面臨著嚴峻挑戰(zhàn)。所以，企業(yè)應(yīng)充分考慮當?shù)亟?jīng)濟社會情況，對政府職能部門人才的發(fā)展和培養(yǎng)進行多角度分析，在立足實際情況的基礎(chǔ)上建立針對性的檔案管理制度，及時分析該制度是否存在不合理之處，采取相應(yīng)措施將其解決，從而助力檔案管理工作順利開展。

4.加強對大數(shù)據(jù)的合理應(yīng)用，提高企業(yè)檔案管理信息技術(shù)水平

在今后的實際工作中，企業(yè)需以長遠發(fā)展的立場，開展檔案管理信息化建設(shè)，順應(yīng)大數(shù)據(jù)的發(fā)展熱潮，提升大數(shù)據(jù)技術(shù)的利用率，使大數(shù)據(jù)和檔案管理的相應(yīng)步驟有機融合，利用大數(shù)據(jù)增強檔案管理的先進性。在具體實踐中，企業(yè)需摒棄落后、單一的檔案管理，提高對大數(shù)據(jù)技術(shù)的關(guān)注度，了解該技術(shù)的功能、涵蓋類型等，依據(jù)大數(shù)據(jù)的發(fā)展現(xiàn)狀可知，存儲技術(shù)主要包括 New SQL、No SQL 以及分布式文件系統(tǒng)等。企業(yè)需積極使用上述技術(shù)，并選擇專門人員開展大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的建設(shè)工作，這是大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的重中之重。目前，大數(shù)據(jù)分析技術(shù)涵蓋數(shù)理統(tǒng)計分析、機器學(xué)習(xí)、可視化分析等諸多技術(shù)，企業(yè)的選擇要有針對性，為實際工作提供一定參考。同時，企業(yè)要轉(zhuǎn)變早期的發(fā)展思路和模式，以現(xiàn)代化的視角看待檔案管理工作，從不同層面分析該工作的需求，分析此項工作需要哪些硬件設(shè)備設(shè)施，對此展開引進，如終端計算機、檔案管理服務(wù)器、專用數(shù)據(jù)存儲設(shè)備、掃描儀等。此外，企業(yè)需將平臺軟件建設(shè)納入重要事程，搭建比較適宜的檔案管理信息化平臺，將檔案錄入到平臺中，并通過該平臺整理、編撰相關(guān)檔案，使檔案以現(xiàn)代化的方式保存，還應(yīng)著眼于檔案管理信息化平臺系統(tǒng)，加大對該系統(tǒng)的開發(fā)力度，將信息技術(shù)利用起來，避免人員面臨繁重的工作任務(wù)，如通過信息技術(shù)檢查檔案信息內(nèi)容有無存在不完整的情況，并要深刻認識到對檔案加密保護的必要性，將此項工作提上日程，如需傳輸檔案，要以虛擬專用網(wǎng)絡(luò)（VPN）為主，建立私密的數(shù)據(jù)通道。

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（作者單位：棲霞市人力資源和社會保障局勞動人事爭議調(diào)解仲裁院）