基于大數(shù)據(jù)的事業(yè)單位辦公室文書檔案管理分析

張志剛

摘 要：在社會(huì)發(fā)展及國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)中，事業(yè)單位起到重要的服務(wù)作用。在事業(yè)單位行政管理中，辦公室文書檔案管理是一項(xiàng)重要內(nèi)容，該項(xiàng)工作主要負(fù)責(zé)記錄、分類以及保存文書檔案，確保文書檔案的真實(shí)性與完整性，充分體現(xiàn)單位發(fā)展軌跡和歷程。同時(shí)，也為單位發(fā)展提供重要的參考資料，更好地服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展。文章概述了事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的重要性，分析了大數(shù)據(jù)對(duì)事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的作用，以及事業(yè)單位辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀問題，并探討了大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位辦公室文書檔案管理創(chuàng)新對(duì)策。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；事業(yè)單位；文書檔案管理；問題；對(duì)策

當(dāng)今社會(huì)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)使人們的工作及生活得到極大的便利。辦公室文書檔案作為事業(yè)單位重要的信息資料，必須要妥善儲(chǔ)存和保管。然而，當(dāng)前事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作尚存在著諸多問題，如不重視文書檔案管理、管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善和信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢等，嚴(yán)重影響辦公室文書檔案管理工作效率和質(zhì)量，不利于事業(yè)單位的發(fā)展。因此，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位辦公室文書檔案管理，是發(fā)展的大勢(shì)所趨。

一、事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的重要性

事業(yè)單位辦公室文書檔案，指的是在行政管理活動(dòng)中，通過文書的形式保存會(huì)議記錄、決定指示、報(bào)告、通知以及批復(fù)等重要信息資料，并分類管理，使得事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作具有條理化，進(jìn)而為事業(yè)單位發(fā)展提供更好的服務(wù)。在事業(yè)單位發(fā)展中，辦公室文書檔案管理工作意義重大。

1.促進(jìn)事業(yè)單位檔案建設(shè)

在事業(yè)單位檔案管理中，辦公室文書檔案管理是重要內(nèi)容。加強(qiáng)辦公室文書檔案管理，有助于保證檔案資料的完整性，提高其利用價(jià)值。在開展辦公室文書檔案管理時(shí)，要完整做好事業(yè)單位行政活動(dòng)的記錄、分類、整理以及保存等工作，為后期查閱和利用提供方便。此外，要確保文書檔案資料的完整性，并鑒定和比較檔案，突出其價(jià)值，促進(jìn)事業(yè)單位檔案建設(shè)。

2.促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)

辦公室文書檔案管理的主要目的是能夠更好地查閱和利用檔案。但未經(jīng)整理的辦公室文書檔案是零散的，不利于日后查找利用，無法真實(shí)和準(zhǔn)確地反映事業(yè)單位發(fā)展及成長，影響檔案價(jià)值發(fā)揮。通過加強(qiáng)辦公室文書檔案系統(tǒng)化管理，對(duì)其分類和編目后再儲(chǔ)存，保證辦公室文書檔案的完整性及有序性，突出各文檔的聯(lián)系，為后期檔案信息資源開發(fā)和利用奠定有力的基礎(chǔ)。

3.促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展

辦公室文書檔案管理和事業(yè)單位發(fā)展密切相關(guān)，通過妥善管理辦公室文書檔案，在保證文書檔案完整的同時(shí)，搭建文檔檢索系統(tǒng)，滿足檔案檢索利用需求。不僅如此，通過加強(qiáng)辦公室文書檔案管理，提高事業(yè)單位檔案管理工作效率和質(zhì)量，更好地服務(wù)于事業(yè)單位，有助于促進(jìn)事業(yè)單位健康持續(xù)發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)對(duì)事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的作用

1.提高文書檔案歸檔效率

辦公室文書檔案資料大多是以紙質(zhì)形式保存，不僅管理工作量大和效率低，而且極易出現(xiàn)丟失和破損等問題。大數(shù)據(jù)時(shí)代，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)管理辦公室文書檔案，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案并存儲(chǔ)，再配合使用云計(jì)算技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室文書檔案的自動(dòng)化歸檔，和傳統(tǒng)管理模式相比較而言，事業(yè)單位辦公室電子文書檔案歸檔及管理效率顯著提高。

2.提高文書檔案檢索便利性

事業(yè)單位辦公室文書檔案具備較高的利用價(jià)值。然而，傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案在查詢利用時(shí)，需要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力，而且長期反復(fù)翻閱極易出現(xiàn)破損現(xiàn)象，影響辦公室文書檔案的完整及利用價(jià)值。在大數(shù)據(jù)背景下，通過加強(qiáng)辦公室文書檔案信息化建設(shè)，借助文書檔案檢索系統(tǒng)即可一鍵查詢相應(yīng)日期和內(nèi)容的文書檔案，整個(gè)過程非常方便快捷。不僅如此，在查詢需要的文書檔案后，可將其在線傳輸、下載和打印，提高事業(yè)單位辦公室文書檔案的利用價(jià)值。

3.節(jié)省文書檔案存儲(chǔ)空間

傳統(tǒng)辦公室文書檔案經(jīng)過日積月累的記錄和保存，需要占用較大的空間存儲(chǔ)，而且，隨著檔案材料不斷積累，必須進(jìn)一步擴(kuò)大存儲(chǔ)空間。大數(shù)據(jù)時(shí)代，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、移動(dòng)硬盤和云盤，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室文書檔案的快速存儲(chǔ)，并且存儲(chǔ)量巨大，極大地節(jié)約了辦公室文書檔案存儲(chǔ)空間，為事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)?；l(fā)展奠定基礎(chǔ)。

三、事業(yè)單位辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀問題

1.對(duì)文書檔案管理重視不足

當(dāng)前，部分事業(yè)單位在行政管理工作中，忽視辦公室文書檔案管理的工作，該項(xiàng)工作長期處于邊緣化狀態(tài)，管理觀念和管理思維滯后，無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求。同時(shí)，受傳統(tǒng)觀念和思維束縛，領(lǐng)導(dǎo)者和管理者對(duì)辦公室文書檔案管理工作的重要性和必要性缺乏正確的認(rèn)知，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位辦公室文書檔案管理信息化建設(shè)。此外，辦公室文書檔案管理人員因缺乏科學(xué)的思想指導(dǎo)，導(dǎo)致辦公室文書檔案的利用價(jià)值得不到有效發(fā)揮，無法為事業(yè)單位的發(fā)展提供服務(wù)。

2.文書檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施不完善

事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作的開展，是建立在完善的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施上。但調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分事業(yè)單位因沒有意識(shí)到辦公室文書檔案管理的價(jià)值，導(dǎo)致辦公室文書檔案管理的機(jī)房建設(shè)滯后，各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施不完善，僅配備基本的計(jì)算機(jī)和打印機(jī)等，缺乏電子平板掃描儀等功能強(qiáng)大的設(shè)備設(shè)施，無法很好滿足低辦公室文書檔案的電子化管理需求。同時(shí)，部分單位搭建的電子文書檔案管理系統(tǒng)功能單一，兼容性差，不符合大數(shù)據(jù)時(shí)代的需求。

3.檔案管理人員結(jié)構(gòu)有待優(yōu)化

在事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作中，管理人員發(fā)揮著重要作用。尤其在大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)提出了更高的要求。但是，當(dāng)前事業(yè)單位辦公室文書檔案管理人員的結(jié)構(gòu)存在一定缺陷，管理隊(duì)伍的專業(yè)化不高，綜合素質(zhì)參差不齊，專職的檔案管理人員不足或者身兼多職，無法集中精力管理辦公室文書檔案。同時(shí)，單位不重視對(duì)辦公室文書檔案管理人員的定期培訓(xùn)，檔案管理人員無法學(xué)習(xí)和掌握最新的知識(shí)和技術(shù)，難以適應(yīng)在大數(shù)據(jù)時(shí)代辦公室文書檔案管理工作的要求，降低了檔案工作的效率和質(zhì)量。

4.文書檔案管理安全問題突出

事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作，是建立在安全的物理環(huán)境基礎(chǔ)上。然而，當(dāng)前部分單位辦公室文書管理工作卻存在突出的安全問題，如檔案損壞和丟失等，嚴(yán)重影響文書檔案的完整性。同時(shí)，部分單位不重視意外災(zāi)害的防范工作，如火災(zāi)等，再加之計(jì)算機(jī)設(shè)備的管理工作不到位，極易引發(fā)機(jī)械故障，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，影響辦公室文書檔案的開發(fā)利用。此外，在信息時(shí)代，事業(yè)單位的信息資料成為不法分子竊取的重要目標(biāo)，黑客利用漏洞或植入病毒，導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰，并破壞和竊取辦公室文書檔案資料，嚴(yán)重影響事業(yè)單位辦公室文書檔案保密性和安全性。

5.文書檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢

大數(shù)據(jù)時(shí)代，推動(dòng)事業(yè)單位辦公室文書檔案管理信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨，能夠顯著提升檔案管理工作效率及質(zhì)量。當(dāng)前，雖然事業(yè)單位逐漸意識(shí)到文書檔案信息化建設(shè)的重要性，但整體建設(shè)進(jìn)程仍非常緩慢，尚處于初級(jí)階段，工作人員僅是利用Word和Excel等錄入方式管理文書檔案，尚未實(shí)現(xiàn)更深層次的應(yīng)用。事業(yè)單位辦公室文書檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程之所以緩慢，很大程度上是因領(lǐng)導(dǎo)不重視或認(rèn)知錯(cuò)誤所導(dǎo)致，其普遍認(rèn)為辦公室文書檔案管理工作簡(jiǎn)單，無需先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，因而沒有投入相應(yīng)的人力、物力和財(cái)力的支持，對(duì)新時(shí)期的辦公室文書檔案管理工作開展產(chǎn)生諸多不便和影響。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位辦公室文書檔案管理創(chuàng)新對(duì)策

1.與時(shí)俱進(jìn)，提高思想認(rèn)識(shí)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者要與時(shí)俱進(jìn)，提高思想認(rèn)識(shí)、創(chuàng)新思維方式和管理理念，明確辦公室文書檔案資料的重要價(jià)值，充分意識(shí)到辦公室文書檔案管理工作的重要性和必要性，積極推進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)和辦公室文書檔案的融合，促進(jìn)事業(yè)單位辦公室文書檔案管理信息化建設(shè)。領(lǐng)導(dǎo)者要將辦公室文書檔案管理的工作提升至戰(zhàn)略高度，加大對(duì)辦公室文書檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，引導(dǎo)管理人員樹立全新的管理意識(shí)，促使其積極主動(dòng)地落實(shí)辦公室文書檔案的管理工作，確保檔案的完整性和有效性，更好地服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展。

2.統(tǒng)籌規(guī)劃，制定信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位辦公室文書檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢(shì)，為確保達(dá)到理想建設(shè)與管理效果，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者要認(rèn)真做好統(tǒng)籌規(guī)劃工作，制定辦公室文書檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，結(jié)合新標(biāo)準(zhǔn)和新規(guī)范做好對(duì)前期文書檔案的查漏補(bǔ)缺和整改完善工作。同時(shí)，結(jié)合檔案類型分類管理，如文書檔案、實(shí)物檔案和聲像檔案等，對(duì)各類檔案立卷歸檔，明確保管期限，編制各門類檔案目錄，為事業(yè)單位今后的發(fā)展提供支持，促進(jìn)事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作質(zhì)效有效提升。

3.加大經(jīng)費(fèi)投入，完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施

大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位辦公室文書檔案管理及信息化建設(shè)工作開展均需要大量的經(jīng)費(fèi)。為滿足文書檔案信息化建設(shè)需求，事業(yè)單位應(yīng)加大經(jīng)費(fèi)投入力度，合理安排經(jīng)費(fèi)使用。一方面，要增加先進(jìn)技術(shù)引入經(jīng)費(fèi)投入。積極借鑒和吸納國內(nèi)外先進(jìn)技術(shù)，并結(jié)合單位實(shí)際需求適時(shí)引入，推動(dòng)辦公室文書檔案管理改革。另一方面，要增加基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入。充分結(jié)合辦公室文書檔案管理需求，靈活配置各類設(shè)備設(shè)施，如掃描儀、攝像機(jī)、打印機(jī)和復(fù)印機(jī)等，提升事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的工作效率及質(zhì)量。

4.完善電子系統(tǒng)，做好管理運(yùn)行

事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和復(fù)雜性，為加快推進(jìn)文書檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，要重視對(duì)電子檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與搭建，利用該系統(tǒng)及時(shí)匯總事業(yè)單位各部門電子文件，并按照文件類別和部門類別對(duì)文件進(jìn)行自動(dòng)化分類存儲(chǔ)，構(gòu)建電子檔案資料庫，為后期文書檔案查詢和利用提供便利和幫助。利用電子檔案管理系統(tǒng)，工作人員可實(shí)時(shí)上傳、錄入和整理文書檔案，并設(shè)置目錄和檢索功能，快速查詢和利用相關(guān)文書檔案資料，提高事業(yè)單位辦公室文書檔案管理效率和利用價(jià)值，提高辦公室檔案服務(wù)水平。

5.完善管理制度，提高管理效能

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，為了提高事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的工作效能，要積極健全完善管理制度，發(fā)揮制度的約束和規(guī)范作用，為辦公室文書檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化開展奠定有力的基礎(chǔ)。事業(yè)單位應(yīng)積極結(jié)合《中華人民共和國檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等相關(guān)規(guī)定以及單位實(shí)際情況，制定規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及現(xiàn)代化的辦公室文書檔案管理制度，健全機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度，明確辦公室文書檔案管理辦法，落實(shí)檔案人員崗位責(zé)任制，完善檔案安全保管突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案及文書檔案保密機(jī)制，規(guī)范文件收集、整理和歸檔程序，有效保障辦公室文書檔案的安全性和完整性，提高其利用價(jià)值，提高事業(yè)單位辦公室文書檔案的精細(xì)化管理水平。

6.加強(qiáng)人員培養(yǎng)，打造專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍

在辦公室文書檔案管理工作中，管理人員發(fā)揮著重要作用，為了滿足新時(shí)期辦公室文書檔案管理對(duì)管理人員的高標(biāo)準(zhǔn)及要求，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培養(yǎng)，組建一支專業(yè)化和復(fù)合型的檔案管理隊(duì)伍。首先，要重視對(duì)優(yōu)秀人才的招聘，結(jié)合實(shí)際工作需求制訂招聘計(jì)劃，嚴(yán)把入職門檻，認(rèn)真做好對(duì)應(yīng)聘人員的考核工作，確保其具備較高的專業(yè)水平及素質(zhì)，為管理隊(duì)伍注入新鮮血液，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理隊(duì)伍年齡、學(xué)歷和職稱結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。其次，要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，制定科學(xué)的培訓(xùn)制度，通過線上+線下培訓(xùn)相結(jié)合的方式，創(chuàng)新培訓(xùn)方法，增強(qiáng)培訓(xùn)效果，幫助檔案管理人員掌握大數(shù)據(jù)時(shí)代辦公室文書檔案的電子化和數(shù)字化管理技能，提高業(yè)務(wù)能力、專業(yè)知識(shí)以及綜合素質(zhì)。此外，在培訓(xùn)后要做好考核工作，將考核結(jié)果、職稱評(píng)定和薪資福利待遇等掛鉤，提高檔案管理人員工作積極性和主動(dòng)性。

7.加強(qiáng)安全防護(hù)，保障文書檔案安全

信息和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，雖然為事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作提供了巨大的便利，但也面臨著嚴(yán)峻的安全問題。所以，事業(yè)單位在辦公室文書檔案管理及信息化建設(shè)時(shí)，要增強(qiáng)安全防護(hù)意識(shí)，做好對(duì)重要文書檔案的自動(dòng)備份工作，確保能夠及時(shí)恢復(fù)重要信息。與此同時(shí)，要重視對(duì)各項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用，如防火墻技術(shù)、密碼技術(shù)以及身份驗(yàn)證技術(shù)等，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，阻止陌生人員訪問和侵入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，保障文書檔案的安全性。此外，要定期做好系統(tǒng)監(jiān)測(cè)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞并自動(dòng)化升級(jí)和修復(fù)，防止文書檔案被泄露。還要定期查殺木馬病毒，可以安裝電腦管家和360安全衛(wèi)士等軟件，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除病毒，避免發(fā)生被攻擊和篡改辦公室文書檔案資料，確保大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位辦公室文書檔案安全和完整。

五、結(jié)語

綜上所述，辦公室文書檔案管理是事業(yè)單位行政管理及檔案管理的重要內(nèi)容。針對(duì)該項(xiàng)工作中所存在的諸多問題，要高度重視并深入分析問題的根本原因，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)和辦公室文書檔案管理的融合應(yīng)用，發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)事業(yè)單位辦公室文書檔案信息化建設(shè)，提高事業(yè)單位辦公室文書檔案信息化、現(xiàn)代化管理水平以及檔案管理工作效能，促進(jìn)事業(yè)單位良好發(fā)展。

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（作者單位：山東省單縣機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心）