信息時(shí)代大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展研究

王學(xué)紅

摘 要：信息化時(shí)代，為推動(dòng)各行業(yè)信息化發(fā)展提供了有力的技術(shù)手段，傳統(tǒng)檔案管理工作也開始引入和應(yīng)用各種信息化手段，大幅提高了管理效率和水平。作為高校基礎(chǔ)工作的重要組成部分，大學(xué)生檔案管理工作包括檔案收集、整理以及歸檔儲(chǔ)存等，還要充分發(fā)揮檔案信息的利用價(jià)值。為了使大學(xué)生檔案管理工作適應(yīng)新時(shí)期信息社會(huì)和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展要求，就必須勇于打破傳統(tǒng)思維定式和管理模式。人才交流中心在大學(xué)生檔案管理工作中，應(yīng)樹立與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展理念，積極引入信息化管理手段，持續(xù)提高檔案管理水平，高效服務(wù)于大學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)。本文圍繞信息時(shí)代大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展展開探究。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；人才交流中心；大學(xué)生檔案管理；創(chuàng)新發(fā)展

大學(xué)生檔案管理工作是各地人才交流中心工作的核心部分，在做好檔案收集、整理以及歸檔等工作的同時(shí)，要充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，主動(dòng)為大學(xué)生就業(yè)提供高質(zhì)量服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案管理工作大都以紙質(zhì)管理為主，在這種管理模式下，檔案資料的查詢利用手續(xù)及流程較為繁雜，抑制了檔案資源價(jià)值的發(fā)揮，給大學(xué)生帶來很多不便。同時(shí)，人工檔案管理模式也容易出現(xiàn)一些誤差，給檔案資源的利用帶來諸多不便。對(duì)此，人才交流中心要主動(dòng)適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需要，跟隨信息化時(shí)代的發(fā)展步伐，從思維觀念到管理實(shí)踐，積極利用現(xiàn)代化檔案管理手段，切實(shí)提高檔案管理的信息化水平，推動(dòng)檔案資源數(shù)字化建設(shè)和檔案管理手段多元?jiǎng)?chuàng)新，拓寬檔案資源利用渠道，為大學(xué)生提供更加高效、便捷的檔案服務(wù)。

一、信息時(shí)代大學(xué)生檔案管理工作概述

大學(xué)生檔案是對(duì)大學(xué)生在校生活以及社會(huì)活動(dòng)中的主要經(jīng)歷、道德品行和家庭背景等個(gè)人情況的全面記錄，是大學(xué)生就業(yè)時(shí)的憑證，也是用人單位挑選人才的重要依據(jù)。地方人才交流中心是溝通企業(yè)與大學(xué)生之間的橋梁，其服務(wù)重心在于推動(dòng)大學(xué)生就業(yè)，承擔(dān)著大學(xué)生檔案存放管理的重要職責(zé)。人才交流中心所存放的大學(xué)生檔案，全面記錄了大學(xué)生的成長(zhǎng)經(jīng)歷和基本信息，是最真實(shí)、可靠的依據(jù)和憑證，具有較強(qiáng)的法律效力。因此，開展好人才交流中心檔案管理工作至關(guān)重要。新時(shí)期人才交流中心的檔案管理工作愈發(fā)復(fù)雜，而信息管理水平滯后已成為阻礙檔案管理工作發(fā)展的重要因素。在人才服務(wù)中心的大學(xué)生檔案管理工作中，包含了大量的信息資源，采用傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)管理手段，信息采集效率低下，且易出現(xiàn)諸多問題。

信息化背景下人才交流中心的檔案管理工作呈現(xiàn)以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：第一，規(guī)范化。信息時(shí)代雖然為創(chuàng)新檔案管理工作手段提供了諸多先進(jìn)技術(shù)，但與此同時(shí)也增大了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容與性質(zhì)，規(guī)范檔案管理工作流程及內(nèi)容，建立完善的法律法規(guī)至關(guān)重要。第二，便捷化。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)實(shí)物檔案被電子檔案所替代，這也成為各行業(yè)領(lǐng)域檔案管理信息化建設(shè)的突出標(biāo)志，為檔案管理工作提供了極大便利。第三，高效率。傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理模式在處理龐大的檔案資料時(shí)，效率比較低，而數(shù)字化和電子化的檔案管理工作則體現(xiàn)了高效率的特點(diǎn)，檔案資料的收集、歸檔和查找等工作開展更為高效，服務(wù)于大學(xué)生的水平也明顯提高。

二、信息時(shí)代推動(dòng)大學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

1.傳統(tǒng)檔案管理模式難以為繼

近年來，高校畢業(yè)生人數(shù)不斷增多，人才交流中心存放的大學(xué)生檔案也不斷增加，給檔案材料的集中管理工作增加了難度，且大學(xué)生在檔案資源的查找和利用等方面具有越來越個(gè)性化、多樣化的需求，傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端不斷顯現(xiàn)。從傳統(tǒng)人才檔案管理工作來看，所接收的大學(xué)生檔案都是紙質(zhì)的，管理工作雖然借助了計(jì)算機(jī)設(shè)備，但仍然需要依靠人工整理分類、系統(tǒng)錄入以及入庫存檔等，這樣的工作模式效率低下，增加了檔案管理工作的人工成本。同時(shí)，大量紙質(zhì)檔案的存放也增加了檔案遺失等的風(fēng)險(xiǎn)，傳統(tǒng)檔案管理模式已難以適應(yīng)當(dāng)下檔案信息化管理的需求。隨著大學(xué)生流動(dòng)性的增強(qiáng)，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，很容易存在“人檔分離”的情況，而對(duì)于人才交流中心而言，開展紙質(zhì)檔案異地管理無疑會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間以及人力，既造成了成本的增加和資源的浪費(fèi)，同時(shí)，也影響了工作效率。雖然推動(dòng)人才交流中心檔案管理信息化是國家的重要部署，但真正提高基層人才交流中心信息化管理水平，還有很長(zhǎng)的一段路要走。目前，很多基層人才交流中心的檔案管理信息化還停留在查詢和搜索等簡(jiǎn)單功能層面，尚未建立起完善的檔案資源管理信息化平臺(tái)，檔案資源實(shí)時(shí)更新和共享功能等有待優(yōu)化。對(duì)此，人才交流中心在檔案管理方面要積極改變傳統(tǒng)滯后的思維方式和管理模式，把握信息時(shí)代帶來的技術(shù)契機(jī)，認(rèn)清檔案管理工作當(dāng)下面臨的巨大挑戰(zhàn)，推動(dòng)思維和技術(shù)革新，促進(jìn)檔案管理水平有效提高。

2.信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)

信息化時(shí)代的到來給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)，但同時(shí)也為基層人才交流中心等部門積極改革創(chuàng)新檔案管理工作帶來了前所未有的契機(jī)。在信息化時(shí)代背景下，切實(shí)提高檔案管理的信息化水平，既是基層人才交流中心自我革新與發(fā)展的必然需求，也是信息化時(shí)代的內(nèi)在要求。和傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理工作模式相比，信息化管理模式能夠存儲(chǔ)大量的檔案信息資源，能夠?yàn)闄n案使用者提供規(guī)?；臋n案信息，大大促進(jìn)了檔案資源信息的交流共享，減輕檔案管理工作人員的壓力和負(fù)擔(dān)，壓縮檔案管理工作成本，進(jìn)一步優(yōu)化配置檔案管理工作中的各種資源?？梢?，檔案管理信息化相較于傳統(tǒng)模式優(yōu)勢(shì)明顯。在信息化時(shí)代，信息處理分析工作具有如下特點(diǎn)：一是面臨著巨大的數(shù)據(jù)信息資源；二是數(shù)據(jù)信息的內(nèi)容豐富多樣，涉及各個(gè)領(lǐng)域；三是數(shù)據(jù)處理速度要求提高，需要完成即時(shí)處理和分析。信息化時(shí)代要求信息分析處理部門具有更強(qiáng)的信息分析能力和更快的信息處理速度，才能夠?qū)⒆钣袃r(jià)值的信息，在最短的時(shí)間之內(nèi)順利傳遞給需求對(duì)象；四是隨著人們價(jià)值意識(shí)覺醒，越來越多的人意識(shí)到數(shù)據(jù)信息的寶貴性，除了要提高信息資源的利用率以外，保障信息資源的有效性和安全性也至關(guān)重要。在檔案管理工作中，通過實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)變，運(yùn)用各種先進(jìn)智能手段處理檔案數(shù)據(jù)，有利于快速找出有助于社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的檔案信息資源。五是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代要求更快、更好地構(gòu)建知識(shí)資源體系，而檔案管理工作就必須發(fā)揮更加積極的作用，對(duì)創(chuàng)新傳統(tǒng)能源管理模式提出了必然要求。

可見，海量檔案信息資源迫切需要?jiǎng)?chuàng)新儲(chǔ)存管理方式。信息化時(shí)代的到來，推動(dòng)著檔案存儲(chǔ)的載體從紙張逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐粢曨l、電子文檔和圖片等數(shù)字化載體，基層人才交流中心應(yīng)該積極引進(jìn)利用大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等先進(jìn)的信息技術(shù)手段，建立更為完善的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)及應(yīng)用平臺(tái)，在減輕檔案管理工作壓力的同時(shí)，進(jìn)一步提高檔案資源服務(wù)質(zhì)量。

三、信息時(shí)代大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展策略

1.切實(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)

認(rèn)識(shí)指導(dǎo)實(shí)踐，要推動(dòng)人才交流中心創(chuàng)新大學(xué)生檔案管理工作，需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)，提高思想站位。人才交流中心要高度重視大學(xué)生檔案管理工作，切實(shí)提升全員檔案信息化管理意識(shí)。數(shù)字化時(shí)代為提高檔案信息化管理水平提供了良好的技術(shù)環(huán)境，加強(qiáng)對(duì)各種信息化手段的靈活運(yùn)用，必須以樹立正確的信息化檔案管理意識(shí)為前提，因此，基層人才交流中心務(wù)必要對(duì)檔案信息化建設(shè)引起重視。在開展大學(xué)生檔案管理工作時(shí)，要與時(shí)俱進(jìn)地更新檔案管理工作要求，強(qiáng)化全員檔案信息化管理意識(shí)。此外，還要進(jìn)一步加大大學(xué)生檔案信息化建設(shè)管理的經(jīng)費(fèi)、人力和設(shè)備設(shè)施等投入，確保信息化檔案管理工作高效推進(jìn)，充分發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)。基層人才交流中心定期召開檔案信息化建設(shè)專題會(huì)議，研究檔案信息化工作推進(jìn)，優(yōu)化改善檔案信息化管理的環(huán)境和條件。

2.依托信息手段加快檔案管理電子化速度

智能化和信息化是新時(shí)期檔案管理工作的變革趨勢(shì)，基層人才交流中心在大學(xué)生檔案管理工作實(shí)際中，要充分依托信息化技術(shù)手段，結(jié)合大學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際需要，靈活運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段，改變傳統(tǒng)檔案管理的瑣碎化，使檔案管理工作更為靈活多樣。節(jié)約時(shí)間成本以及優(yōu)化效能，最大化地提高資源利用率，切實(shí)發(fā)揮檔案管理工作效力，才能使其更好地服務(wù)于大學(xué)生多元化、個(gè)性化的檔案利用需求。為了使大學(xué)生檔案管理工作更加便捷化，基層人才服務(wù)中心在接收大學(xué)生檔案時(shí)，便將其檔案信息錄入電腦，針對(duì)大學(xué)生提取檔案及時(shí)做好細(xì)致記錄，規(guī)范提檔流程。此外，地方政府應(yīng)增加人才交流中心檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，為提高大學(xué)生檔案管理的信息化水平奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，從而為大學(xué)生提供更加優(yōu)質(zhì)便捷的檔案服務(wù)。

3.構(gòu)建專業(yè)的大學(xué)生檔案管理信息平臺(tái)

在信息化時(shí)代背景下，高校開展人才交流中心大學(xué)生檔案工作，必須要充分把握和利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，建設(shè)專業(yè)的大學(xué)生檔案管理信息平臺(tái)，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。在平臺(tái)構(gòu)建過程中，人才交流中心應(yīng)深化對(duì)學(xué)生檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，只有借助高效的信息化處理手段，才能切實(shí)提高檔案管理工作水平。要構(gòu)建專業(yè)的大學(xué)生檔案管理信息平臺(tái)，僅依靠基層人才交流中心的技術(shù)力量是不夠的，應(yīng)當(dāng)與專業(yè)系統(tǒng)開發(fā)部門合作，在原本的檔案管理平臺(tái)中增設(shè)大學(xué)生檔案信息化管理模塊，并配備專業(yè)的電子化檔案管理員，專門負(fù)責(zé)大學(xué)生檔案信息的錄入與運(yùn)行維護(hù)，篩查答案內(nèi)容的規(guī)范性等。大學(xué)生檔案管理信息平臺(tái)還應(yīng)該設(shè)置學(xué)管系統(tǒng)，對(duì)檔案管理工作的全過程開展監(jiān)管，把控檔案工作的質(zhì)量，優(yōu)化提高檔案管理效果。

4.營造安全穩(wěn)定的檔案管理環(huán)境

大學(xué)生檔案管理工作的重要性不言而喻，除了要保證檔案工作服務(wù)質(zhì)量以外，還要切實(shí)提高檔案管理的安全性。信息時(shí)代是一把雙刃劍，既為檔案管理創(chuàng)新提供了先進(jìn)技術(shù)手段支撐，也帶來了很多潛在的危險(xiǎn)因素， 人才交流中心在做好檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)高度重視檔案安全管理，營造安全穩(wěn)定的大學(xué)生檔案信息化管理環(huán)境。

第一，與大數(shù)據(jù)平臺(tái)展開密切交流合作，制定完善的檔案信息化管理工作流程，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息化平臺(tái)建設(shè)，制定更為科學(xué)、高效的檔案創(chuàng)新管理體系。

第二，結(jié)合現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理者與檔案提交者（使用者）之間的溝通交流，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，合理限制信息處理權(quán)限，確保檔案管理工作開展的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

第三，高度重視檔案信息化平臺(tái)的安全管理，有效杜絕不法分子入侵。集中人力、財(cái)力和物力構(gòu)建安全的檔案信息管理平臺(tái)，對(duì)違法盜竊檔案資料等行為要及時(shí)提交給有關(guān)部門，進(jìn)行嚴(yán)厲懲處。

第四，人才服務(wù)中心應(yīng)該加強(qiáng)監(jiān)管控制，對(duì)檔案信息化建設(shè)管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)強(qiáng)化監(jiān)督管理，引進(jìn)先進(jìn)安全的信息技術(shù)，確保檔案管理工作開展的全過程都能夠處于安全的運(yùn)行環(huán)境中。加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案安全管理職責(zé)的落實(shí)。

5.加強(qiáng)檔案信息化的軟硬件設(shè)施建設(shè)

信息化時(shí)代的到來為基層人才交流中心創(chuàng)新發(fā)展檔案管理服務(wù)提供了科學(xué)技術(shù)、專業(yè)人才以及先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施支持，為了促進(jìn)大學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)持續(xù)加強(qiáng)檔案信息化的軟硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)，在人員和配備設(shè)備設(shè)施建設(shè)等方面加大投入。

一是加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。依托現(xiàn)有的資源條件，基層人才交流中心應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的技能培訓(xùn)課程方案，加強(qiáng)檔案工作人員的專業(yè)技能培養(yǎng)，提高其綜合素質(zhì)能力，拓寬檔案工作人員的知識(shí)面，更新其工作觀念，在筑牢檔案專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)的同時(shí)，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作技能，為大學(xué)生提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。除了加強(qiáng)現(xiàn)有人才隊(duì)伍培訓(xùn)外，還要積極從高校引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，壯大檔案管理工作隊(duì)伍。

二是提高基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施配備水平。人才交流中心要結(jié)合實(shí)際情況制定完善的檔案信息化硬件設(shè)備設(shè)施管理方案，結(jié)合現(xiàn)有的技術(shù)與經(jīng)濟(jì)條件，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器等硬軟件設(shè)備設(shè)施的優(yōu)化升級(jí)，確保其處于良好的運(yùn)行狀態(tài)，保證檔案信息數(shù)據(jù)能夠在安全穩(wěn)定的環(huán)境中儲(chǔ)存和傳輸。人才交流中心的檔案基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)要跟隨時(shí)代發(fā)展步伐，爭(zhēng)取財(cái)政資金的支持，引入先進(jìn)設(shè)施，輔助檔案信息化建設(shè)管理。

三是切實(shí)加強(qiáng)設(shè)備設(shè)施管理維護(hù)。定期開展檔案信息化管理中的硬軟件設(shè)備設(shè)施的檢查維護(hù)，及時(shí)解決系統(tǒng)漏洞問題，為軟件運(yùn)行提供安全環(huán)境。同時(shí)，還要關(guān)注設(shè)備設(shè)施使用的外部環(huán)境安全，下載網(wǎng)絡(luò)防火墻和防毒軟件等，防止不法分子入侵破壞，確保檔案材料順利下載和上傳等。

6.優(yōu)化大學(xué)生檔案信息化管理流程

隨著大學(xué)生檔案信息管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)研發(fā)，基層人才交流中心還需要結(jié)合大學(xué)生檔案管理工作的開展實(shí)際，對(duì)原本的檔案管理流程展開優(yōu)化改進(jìn)，依托信息管理平臺(tái)，建立更加完善和規(guī)范的檔案管理流程，確保大學(xué)生檔案管理工作的實(shí)效，使信息化檔案平臺(tái)切實(shí)發(fā)揮檔案管理價(jià)值。檔案信息化管理流程中要明確檔案信息保密要求，依照正式存檔流程進(jìn)行檔案的歸集，對(duì)相關(guān)檔案工作人員開展保密教育，嚴(yán)禁泄露學(xué)生個(gè)人隱私。對(duì)寄存在人才交流中心的大學(xué)畢業(yè)生人事檔案實(shí)現(xiàn)全文存儲(chǔ)，在檔案信息化管理平臺(tái)，采用目錄分類方式開展高效管理，在目錄數(shù)據(jù)中設(shè)置瀏覽功能和檢索入口，便于對(duì)檔案信息全文檢索，提高檔案資源查找的便捷性。此外，優(yōu)化學(xué)生檔案流轉(zhuǎn)流程，借助信息化管理平臺(tái)提高學(xué)生檔案在線流轉(zhuǎn)效率，精簡(jiǎn)不必要的手續(xù)，切實(shí)為學(xué)生查詢、利用及流轉(zhuǎn)檔案提供便捷、高效的服務(wù)。

四、結(jié)語

綜上所述，大學(xué)生檔案管理是基層人才交流中心日常工作的重要組成部分，在信息化及知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，大學(xué)生檔案管理工作愈發(fā)復(fù)雜。人才交流中心應(yīng)看到傳統(tǒng)檔案管理模式的諸多弊端，認(rèn)識(shí)到推動(dòng)檔案管理工作信息化建設(shè)的必然趨勢(shì)。切實(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)，依托先進(jìn)科學(xué)的信息化技術(shù)手段，加快檔案管理電子化速度，構(gòu)建專業(yè)的大學(xué)生檔案管理信息平臺(tái)，營造安全穩(wěn)定的檔案管理環(huán)境，加強(qiáng)檔案信息化的軟硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)，充實(shí)檔案管理人才隊(duì)伍，優(yōu)化大學(xué)生檔案信息化管理流程等，使各項(xiàng)工作有序推進(jìn)，助力大學(xué)生檔案管理工作再上新臺(tái)階。

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（作者單位：信陽市平橋區(qū)人才交流中心）