淺議建設(shè)數(shù)字檔案館對檔案管理的影響和對策

郭超萍

摘 要：隨著信息時(shí)代的到來，信息化技術(shù)不斷應(yīng)用在各大領(lǐng)域，也在檔案管理方面得到有效應(yīng)用，利用信息化技術(shù)建設(shè)數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，能夠有效提高檔案管理工作質(zhì)量和工作效率。但是，在數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中會(huì)遇到一些問題，阻礙數(shù)字檔案館的信息化建設(shè)，為此，需要結(jié)合實(shí)際情況，采取科學(xué)、合理的有效措施，完善數(shù)字檔案館的建設(shè)和使用。本文闡述了數(shù)字檔案館的概念及建設(shè)內(nèi)容，分析了數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理體制的重要影響，并研究探討了完善數(shù)字檔案館管理建設(shè)的有效策略。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；檔案管理；影響；有效策略

隨著信息化管理技術(shù)不斷進(jìn)步和社會(huì)需求不斷改變，傳統(tǒng)檔案館的檔案管理體制已不再適用于社會(huì)發(fā)展需求，需要利用先進(jìn)的信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，為此，應(yīng)加大力度建設(shè)數(shù)字檔案館，彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙制檔案管理的不足，有利于節(jié)省檔案管理人員的時(shí)間和精力，提高檔案管理工作質(zhì)量和工作效率。同時(shí)，信息化技術(shù)應(yīng)用于數(shù)字檔案館的建設(shè)，符合當(dāng)前信息時(shí)代的潮流和趨勢，使數(shù)字檔案館能夠更好地為用戶提供服務(wù)，并使檔案館服務(wù)的質(zhì)效得到全面提升。因此，本文結(jié)合數(shù)字檔案館的建設(shè)對檔案管理體制產(chǎn)生的影響，制定數(shù)字檔案館建設(shè)的對策，從而通過不斷革新數(shù)字檔案館管理，使檔案管理體制逐漸向良性方向發(fā)展。

一、數(shù)字檔案館的概念及建設(shè)內(nèi)容

1.數(shù)字檔案館的概念

數(shù)字檔案館是利用先進(jìn)信息化技術(shù)，建立具有檔案信息資源儲(chǔ)存和利用功能的信息空間，具有收集、歸納、分析以及處理檔案資源的功能，能夠?yàn)橛脩籼峁└鼉?yōu)質(zhì)和便捷的檔案管理服務(wù)。與傳統(tǒng)檔案館的檔案管理相比，數(shù)字檔案館的檔案管理更具優(yōu)勢，數(shù)字檔案館的建設(shè)依托先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，具備檔案信息資源數(shù)據(jù)化、檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息資源共享化以及檔案信息查找快捷化等特點(diǎn)，能夠更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，為人們提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。但是，數(shù)字檔案館依托先進(jìn)的信息管理技術(shù)，對信息管理技術(shù)依賴性較強(qiáng)，需要不斷優(yōu)化創(chuàng)新信息管理技術(shù)，為數(shù)字檔案館的建設(shè)和利用提供技術(shù)支持。

2.數(shù)字檔案館建設(shè)的內(nèi)容

數(shù)字檔案館的建設(shè)內(nèi)容比較多，也比較復(fù)雜，主要涉及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息管理相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用，具體包括以下幾方面內(nèi)容：一是數(shù)字檔案館的建設(shè)應(yīng)嚴(yán)格按照數(shù)字檔案館設(shè)計(jì)方案開展。應(yīng)明確數(shù)字檔案館技術(shù)應(yīng)用要求，合理配置數(shù)字檔案館軟件與硬件設(shè)備設(shè)施，確保數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)科學(xué)、合理，綜合考慮數(shù)字檔案館長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)，建立滿足數(shù)字檔案館日后檔案增長需求的各類管理和服務(wù)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施。二是建立數(shù)字檔案館應(yīng)做好數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用。利用先進(jìn)的信息化管理技術(shù)研究創(chuàng)新數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)字檔案管理系統(tǒng)具備收集、歸納、分析、處理、存儲(chǔ)以及查詢等功能，有利于檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和智能化。三是建立數(shù)字檔案資源庫群。應(yīng)當(dāng)先建立數(shù)字檔案館的檔案類別及目錄數(shù)據(jù)庫，在現(xiàn)有檔案管理工作基礎(chǔ)上，將傳統(tǒng)紙制檔案逐漸分批次錄入數(shù)字檔案館，將其轉(zhuǎn)換成電子檔案。同時(shí)，應(yīng)做好電子檔案的接收、存儲(chǔ)以及管理工作，確保數(shù)字檔案館基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)能夠高效順利開展。四是確保數(shù)字檔案館的檔案信息數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。應(yīng)利用先進(jìn)的信息管理技術(shù)完善穩(wěn)妥的檔案保管措施，確保數(shù)據(jù)檔案具備與傳統(tǒng)檔案同樣的效用，將原始憑證以圖片和圖像的形式保存于數(shù)據(jù)檔案中，保證數(shù)據(jù)檔案真實(shí)、可靠和長期可讀。五是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)共享，檔案使用者比較多，需要綜合運(yùn)用多種技術(shù)管理手段，依據(jù)使用者身份性質(zhì)不同，利用不同渠道實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案信息數(shù)據(jù)共享。六是建立數(shù)字檔案館安全保障機(jī)制由于數(shù)字檔案館管理與應(yīng)用是通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)的，為此，應(yīng)積極建立數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，確保網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，避免數(shù)字檔案在傳輸過程中出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)被泄露的問題，保證數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)安全。

二、數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理體制的影響

數(shù)字檔案館是信息時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，也是迎合信息時(shí)代發(fā)展趨勢的必然要求，由于數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比無論是在檔案管理形式和手段，還是在檔案管理的對象方面，均出現(xiàn)了較大的變化，從而導(dǎo)致檔案管理體制受到影響，這些影響主要體現(xiàn)在彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理不足、提升檔案管理效率以及為檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)三個(gè)方面。

1.彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的不足

隨著信息化管理技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展，數(shù)據(jù)檔案是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。數(shù)字檔案館的建立完善，能夠有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理體制不足，大幅度提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。傳統(tǒng)紙制檔案存儲(chǔ)占用的空間加大，而且，由于紙張?zhí)匦?，檔案長期保存會(huì)受環(huán)境因素及其他因素影響，對紙制檔案的完整性和清晰性會(huì)造成一定影響。并且，紙制檔案利用查找會(huì)耗費(fèi)管理人員大量時(shí)間和精力，嚴(yán)重影響其工作效率。而數(shù)字檔案館的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了檔案電子化存儲(chǔ)和管理，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理體制的不足，利用網(wǎng)絡(luò)虛擬空間展開電子數(shù)字檔案云存儲(chǔ)，能夠大大節(jié)約檔案存儲(chǔ)空間。由于數(shù)字檔案是網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化存儲(chǔ)，不會(huì)受時(shí)間和環(huán)境等因素影響，能確保數(shù)字檔案長期完整、有效地保存和管理。同時(shí)，能夠有效地提高檔案質(zhì)量。除此之外，數(shù)字檔案運(yùn)用先進(jìn)信息化管理技術(shù)，可以建立檔案查詢系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息快速查找，大大節(jié)省管理人員查找檔案的時(shí)間和精力，有效地提升了檔案利用效率。

2.有效提升檔案管理效率

數(shù)字檔案館的建設(shè)，能夠利用先進(jìn)的信息化管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化和數(shù)據(jù)信息化，從而可以進(jìn)一步提升檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理體制以人工管理為主，主要憑借管理人員多年的工作經(jīng)驗(yàn)開展檔案管理工作，但由于新入職員工或者人員調(diào)動(dòng)等原因，他們業(yè)務(wù)不熟練會(huì)造成檔案管理效率不高。而借助信息化管理技術(shù)開展數(shù)字檔案管理工作，使得數(shù)據(jù)檔案管理工作更加簡單快捷，新入職的員工經(jīng)過數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)操作培訓(xùn)，其業(yè)務(wù)管理水平能夠快速達(dá)到工作標(biāo)準(zhǔn)，可以大大提高檔案管理的工作效率。另外，數(shù)字檔案館的建設(shè)能夠進(jìn)一步精簡和優(yōu)化檔案管理流程，也能夠節(jié)省管理人員的大量時(shí)間和精力，從而提高檔案管理人員的檔案管理效率，數(shù)據(jù)檔案管理更具規(guī)范性，能夠減少檔案管理的錯(cuò)誤及過失，有利于提升其檔案管理質(zhì)量水平。

3.給檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)

數(shù)字檔案館的建設(shè)對檔案管理體制有著非常重要的影響，將傳統(tǒng)的檔案管理體制完全打破，建立新的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的數(shù)字檔案管理體制，雖然取得一定成就和效果，但仍然需要面對新的挑戰(zhàn)。目前來看，數(shù)字檔案館的建設(shè)需要耗費(fèi)大量人力、物力、時(shí)間以及經(jīng)費(fèi)，數(shù)字檔案館建設(shè)是長期過程，很難在短期內(nèi)快速完工投入使用。數(shù)字檔案館建設(shè)完成后，還需要花費(fèi)大量時(shí)間將紙制檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)檔案，在這期間會(huì)增加檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，在紙制檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)檔案過程中，可能會(huì)出現(xiàn)檔案遺漏或者丟失現(xiàn)象，給檔案管理工作帶來不利影響。為此，需要高度重視紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)檔案的工作，認(rèn)真檢查和全面核對，確保檔案轉(zhuǎn)換工作不會(huì)出錯(cuò)。另外，需要注意的是數(shù)字檔案館建設(shè)不可以隨意中斷，必須確保數(shù)字檔案館正常持續(xù)運(yùn)營，如果數(shù)字檔案館建設(shè)中斷，會(huì)出現(xiàn)高不成低不就的問題，既不能運(yùn)用新的檔案管理體制，也不能回到以前的檔案管理體制，很難繼續(xù)開展檔案管理工作。

三、完善數(shù)字檔案館建設(shè)的有效策略

基于數(shù)字檔案館的建設(shè)對當(dāng)前檔案管理體制產(chǎn)生的沖擊和影響，需要不斷加強(qiáng)數(shù)字檔案館的建設(shè)，并使數(shù)字檔案館逐漸走向完善，從而提升檔案管理的質(zhì)量和效率，為開展檔案管理服務(wù)工作提供有力支持。完善數(shù)字檔案管理建設(shè)可以從優(yōu)化數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容、創(chuàng)新數(shù)字檔案管理體制、合理分配檔案業(yè)務(wù)職能以及加強(qiáng)數(shù)字檔案館信息化建設(shè)四方面著手。

1.優(yōu)化數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容

數(shù)字檔案館建設(shè)是信息時(shí)代社會(huì)發(fā)展必然趨勢，必須不斷完善數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容，采取科學(xué)、合理及有效的手段和措施對數(shù)字檔案館建設(shè)加以優(yōu)化，確保數(shù)字檔案館基礎(chǔ)建設(shè)的質(zhì)量，促使檔案管理能夠更上一層樓。

首先，需要優(yōu)化完善數(shù)字檔案館建設(shè)選址工作。應(yīng)綜合考慮環(huán)境、地質(zhì)以及當(dāng)?shù)厝宋囊蛩氐?，加?qiáng)數(shù)字檔案館項(xiàng)目所在地附近地質(zhì)勘察，科學(xué)、合理地對勘察結(jié)果展開分析，確定最為合適的項(xiàng)目建設(shè)位置。同時(shí)，考慮自然氣候因素影響，將建設(shè)位置選擇在環(huán)境比較穩(wěn)定的區(qū)域，以避免自然災(zāi)害對數(shù)字檔案館建設(shè)的不利影響，還要考慮人文因素，建設(shè)具有當(dāng)?shù)靥厣臄?shù)字檔案館。其次，需要優(yōu)化數(shù)字檔案館設(shè)備設(shè)施。數(shù)據(jù)檔案建設(shè)管理需要使用大量電子設(shè)備設(shè)施，需要嚴(yán)格把控各項(xiàng)電子設(shè)備設(shè)施的質(zhì)量，做好各項(xiàng)設(shè)備設(shè)施參數(shù)調(diào)整，保證其各項(xiàng)功能得以充分運(yùn)用。最后，需要不斷更新完善數(shù)字檔案館技術(shù)應(yīng)用。數(shù)字檔案館建設(shè)涉及計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和信息防護(hù)技術(shù)等多方面技術(shù)支持，需要結(jié)合數(shù)字檔案館實(shí)際建設(shè)情況，及時(shí)更新完善，確保數(shù)字檔案館建設(shè)高技術(shù)水平。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)操作能力培養(yǎng)，以及對新技術(shù)開展專門操作培訓(xùn)，不僅能夠熟練掌握數(shù)字檔案建設(shè)管理新技術(shù)，還能夠大幅提升實(shí)際操作能力。

2.創(chuàng)新數(shù)字檔案管理體制

加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)，應(yīng)改變傳統(tǒng)檔案管理模式，打破傳統(tǒng)的檔案管理體制，為適應(yīng)數(shù)據(jù)檔案管理，積極創(chuàng)新數(shù)字檔案管理體制，確保其能夠滿足社會(huì)發(fā)展的需求，更好地服務(wù)人民群眾。同時(shí)，采取有效措施確保數(shù)字檔案體制能夠貫徹實(shí)施，保證數(shù)字檔案管理的穩(wěn)定性。首先，應(yīng)對數(shù)字檔案館的各崗位開展革新。應(yīng)明確各崗位職權(quán)、責(zé)任以及具體工作內(nèi)容，保證檔案管理工作能夠精細(xì)化開展，嚴(yán)禁檔案管理人員身兼數(shù)職，確保檔案管理人員認(rèn)真完成崗位職責(zé)，做好各崗位之間的連接工作，保證各崗位工作能夠有效連接，以便能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字檔案館檔案管理的良性循環(huán)。其次，合理設(shè)置檔案管理人員權(quán)限。檔案信息涉及重要內(nèi)容及個(gè)人隱私，需要做好檔案信息保密工作，不允許隨意查詢使用檔案，不得隨意泄露檔案信息，在檔案查詢利用過程中，需要嚴(yán)格制定檔案查詢權(quán)限，確保檔案查詢的相關(guān)程序合法合規(guī)，在檔案管理人員崗位調(diào)整時(shí)，需要及時(shí)調(diào)整工作權(quán)限和工作職責(zé)，確保檔案管理工作順利開展。最后，做好數(shù)字檔案管理的反饋工作。數(shù)字檔案館建設(shè)和利用還不夠成熟，在開展數(shù)字檔案管理工作過程中，應(yīng)鼓勵(lì)管理人員提出寶貴意見，做好檔案管理工作并及時(shí)反饋，有利于提高數(shù)字檔案管理水平，改革創(chuàng)新數(shù)字檔案管理體制，能夠更好地建設(shè)數(shù)字檔案館，推進(jìn)數(shù)字檔案普及發(fā)展。

3.合理分配檔案業(yè)務(wù)職能

數(shù)字檔案館的建設(shè)，大幅度提高了檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，但也需要進(jìn)一步合理分配檔案管理業(yè)務(wù)職能，加強(qiáng)相關(guān)部門及人員的溝通交流，確保各部門團(tuán)結(jié)協(xié)作，更好地為社會(huì)大眾提供檔案管理服務(wù)。應(yīng)加大力度做好檔案業(yè)務(wù)職能合理分配工作，結(jié)合數(shù)字檔案館實(shí)際情況和發(fā)展需求，合理分配檔案業(yè)務(wù)職能，如對檔案存儲(chǔ)職能來說，其本身包括檔案存儲(chǔ)信息的全面檢查，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行檔案存儲(chǔ)路徑，并記錄好檔案存儲(chǔ)結(jié)果，按照程序保留檔案存儲(chǔ)依據(jù)。另外，應(yīng)提升數(shù)字檔案業(yè)務(wù)職能分配的專業(yè)性，檔案管理人員應(yīng)參加數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)全過程，鼓勵(lì)檔案管理人員從專業(yè)檔案管理角度出發(fā)，提出數(shù)字檔案系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)階段、建設(shè)階段和實(shí)現(xiàn)階段等方面的寶貴意見，兼顧數(shù)字檔案全局管理和利用，以便能夠更好地優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)職能分配，完成數(shù)字檔案管理體制革新。

4.加強(qiáng)數(shù)字檔案館信息化建設(shè)

為進(jìn)一步提高數(shù)字檔案館檔案管理水平，應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字檔案館信息化建設(shè)，需不斷完善數(shù)字檔案系統(tǒng)，優(yōu)化數(shù)字檔案管理信息化技術(shù)，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，加大對檔案管理技術(shù)的研發(fā)，充分利用計(jì)算機(jī)、光盤和云存儲(chǔ)等設(shè)備功能手段，積極引進(jìn)新的信息管理技術(shù)，更好地完善數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，達(dá)到整合和細(xì)化檔案資源的目的，以便能夠更好地開展數(shù)字檔案管理工作。另外，數(shù)字檔案館建設(shè)是以先進(jìn)的信息化技術(shù)為支持，不僅需要及時(shí)完善和更新數(shù)字檔案系統(tǒng)，而且需要營造良好安全的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境，避免數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)安全，避免出現(xiàn)數(shù)字檔案信息被泄露和丟失的問題。在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)，應(yīng)做好數(shù)字檔案信息的安全防護(hù)工作，可以結(jié)合數(shù)字檔案館實(shí)際情況，科學(xué)、合理地設(shè)置相應(yīng)的防火墻和登錄權(quán)限等有效防護(hù)措施，避免數(shù)字檔案系統(tǒng)出現(xiàn)安全漏洞，從而能夠有效防止黑客攻擊和病毒入侵等問題發(fā)生，為檔案管理系統(tǒng)營造一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，降低檔案信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)，有利于數(shù)字檔案管理工作高效、安全開展。

四、總結(jié)

綜上所述，建設(shè)數(shù)字檔案館對檔案管理體制影響深遠(yuǎn)，能夠打破傳統(tǒng)檔案管理體制的局限性，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理體制的不足之處，建立適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求的新檔案管理體制。數(shù)字檔案管理體制的建立，不僅能夠提高檔案管理工作質(zhì)量和工作效率，加快檔案查找利用效率，還能夠?yàn)樯鐣?huì)大眾提供更好的檔案管理服務(wù)。為此，需要進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)工作，可以優(yōu)化數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容，完善創(chuàng)新數(shù)字檔案管理體制，科學(xué)、合理地分配檔案業(yè)務(wù)職能，加強(qiáng)數(shù)字檔案館信息化建設(shè)，以便能夠提高數(shù)字檔案館建設(shè)水平，確保數(shù)字檔案管理工作高效、順利開展。

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（作者單位：山東省菏澤市成武縣檔案館）