新時代人力資源和社會保障局檔案管理策略探析

董恩政

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，人力資源和社會保障局檔案管理的策略也在不斷變化和完善。本文從檔案管理的重要性出發(fā)，分析了新時代人力資源和社會保障局檔案管理工作中存在的問題，并根據(jù)我國的實(shí)際情況，提出了滿足社會發(fā)展需要，并符合我國基本國情的檔案管理策略。包括加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用、優(yōu)化檔案管理流程、加強(qiáng)檔案安全保障、提升檔案管理人員素質(zhì)等，旨在能夠有效提高人力資源和社會保障局檔案管理的效率和質(zhì)量，進(jìn)一步促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人力資源和社會保障局；檔案管理；數(shù)字化技術(shù)

引言

檔案管理是一個國家治理中非常重要的環(huán)節(jié)，是對國家歷史文化以及經(jīng)濟(jì)社會等各個領(lǐng)域的記錄和反映，也是國家決策、管理和服務(wù)的重要依據(jù)。在新時代，人力資源和社會保障局是一個承擔(dān)著社會保障、勞動就業(yè)和人才管理等任務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，對于檔案管理也需要符合新時代的要求。隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理方式和手段也在不斷變化和完善。

一、新時代人力資源和社會保障局檔案管理的問題

1.數(shù)字化建設(shè)滯后

數(shù)字化建設(shè)滯后是人力資源和社會保障局檔案管理中的一個重要問題，主要原因是缺乏足夠的資金和技術(shù)支持。另外，一些管理人員對數(shù)字化建設(shè)缺乏足夠的認(rèn)識和理解，缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃和戰(zhàn)略思考，導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)展緩慢。數(shù)字化建設(shè)滯后不僅影響了檔案管理的效率和質(zhì)量，也給檔案信息的安全帶來一定的隱患。由于缺乏數(shù)字化技術(shù)的支持，檔案管理工作往往需要大量的人力和時間，容易產(chǎn)生錯誤和疏漏，影響檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。此外，傳統(tǒng)的檔案管理模式也難以滿足現(xiàn)代信息共享和查詢的需求，難以實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面共享和利用。

2.檔案管理流程煩瑣

檔案管理流程煩瑣是人力資源和社會保障局檔案管理中的另一個重要問題。檔案管理涉及多個環(huán)節(jié)和部門，包括檔案的收集、整理、分類、歸檔和保管等多個環(huán)節(jié)，而每個環(huán)節(jié)都需要遵循一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，需要有專業(yè)的人員處理。這些環(huán)節(jié)之間需要有效的信息傳遞和協(xié)作，同時，需要保證文件處理的規(guī)范性和及時性。然而，現(xiàn)實(shí)中檔案管理流程煩瑣，存在著信息傳遞不及時與文件處理不規(guī)范等問題。一些環(huán)節(jié)可能存在延誤或者疏漏，導(dǎo)致檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性受到影響。同時，檔案管理的責(zé)任制度不夠明確，缺乏有效的監(jiān)管和評估機(jī)制，也導(dǎo)致檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平有待提高。

3.檔案安全保障形勢嚴(yán)峻

檔案安全保障形勢嚴(yán)峻是人力資源和社會保障局檔案管理中的另一個重要問題。檔案中包含了大量的個人信息和敏感信息，如工資、社保和醫(yī)療等各種檔案資料，這些信息容易被非法獲取、篡改和泄露等，對個人和社會造成較大的損失和風(fēng)險。同時，隨著數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)攻擊與黑客攻擊等安全威脅也日益增多，檔案安全風(fēng)險愈發(fā)嚴(yán)峻。

二、適應(yīng)新時代發(fā)展要求的人力資源和社會保障局檔案管理策略

1.加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用

（1）建立數(shù)字化檔案庫

數(shù)字化檔案庫是一種集成了多種數(shù)字化技術(shù)的系統(tǒng)，包括掃描、識別、存儲、檢索和共享等，能有效解決檔案管理中的一系列問題，如存儲空間不足與檔案檢索不便等。在建立數(shù)字化檔案庫時，需要考慮多個方面的因素，如存儲設(shè)備、技術(shù)方案、數(shù)據(jù)格式和安全保障等。其中，存儲設(shè)備是數(shù)字化檔案庫建設(shè)的關(guān)鍵，需要選擇穩(wěn)定可靠與安全高效的存儲設(shè)備，如磁盤陣列與光纖存儲等，以確保檔案信息的安全性和可靠性。同時，還需要選擇合適的技術(shù)方案和數(shù)據(jù)格式，以滿足不同需求的檔案信息的存儲和檢索。數(shù)字化檔案需要定期維護(hù)和更新，以保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性。隨著時間的推移，數(shù)字化檔案可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤、丟失等問題，需要及時維護(hù)和更新數(shù)字化檔案，以確保檔案的質(zhì)量和可靠性。

（2）推進(jìn)檔案數(shù)字化處理

檔案數(shù)字化處理是檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速整理和歸檔，提高檔案處理效率和質(zhì)量。其中，OCR技術(shù)是一種能夠?qū)D像中的文字轉(zhuǎn)換為可編輯文本的技術(shù)，通過自動識別圖像中的文字信息，實(shí)現(xiàn)文字的數(shù)字化處理。自然語言處理技術(shù)則是一種將自然語言轉(zhuǎn)換為機(jī)器可處理形式的技術(shù)，能夠充分利用檔案信息展開分析和處理，有效保證信息處理的準(zhǔn)確性，確保檔案管理效率的提高。推進(jìn)檔案數(shù)字化處理，需要建立適合自己的數(shù)字化處理流程和規(guī)范，以確保數(shù)字化處理的高效性和質(zhì)量。具體來說，應(yīng)按照檔案數(shù)字化處理的流程，包括采集、傳輸、處理、存儲和檢索等步驟，開展數(shù)字化處理工作。此外，還需要建立數(shù)字化處理質(zhì)量的監(jiān)控和評估機(jī)制，對數(shù)字化處理過程中出現(xiàn)的問題和缺陷及時糾正和改進(jìn)。數(shù)字化處理過程中可能會涉及檔案信息的泄露與篡改等安全問題，需要采取多種安全措施，如數(shù)據(jù)備份、權(quán)限控制和加密傳輸?shù)?，以確保檔案信息的安全性和保密性。

（3）加強(qiáng)檔案數(shù)字化共享

當(dāng)前，各部門之間在檔案共享方面存在信息交流不暢、共享渠道單一、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不一致等問題，阻礙了檔案共享的開展。因此，人力資源和社會保障局應(yīng)該加強(qiáng)檔案數(shù)字化共享建設(shè)，通過建立信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)不同部門與不同地區(qū)之間的檔案信息互通共享。首先，應(yīng)該制定統(tǒng)一的數(shù)字化檔案共享標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，確保檔案共享的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容規(guī)范統(tǒng)一。其次，建立數(shù)字化檔案共享平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線共享和交換，提高共享效率和效益。同時，還需要加強(qiáng)檔案共享管理，建立嚴(yán)格的共享權(quán)限和訪問控制機(jī)制，確保檔案信息的安全性和保密性。此外，人力資源和社會保障局還可以通過開展檔案信息共享的培訓(xùn)和宣傳活動，提高各部門和員工對于檔案共享的認(rèn)識和意識，增強(qiáng)檔案共享的主動性和積極性。通過這些措施，可以推動檔案信息的共享和交流，實(shí)現(xiàn)檔案信息的最大化利用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

2.優(yōu)化檔案管理流程

為了簡化檔案管理流程，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，應(yīng)該優(yōu)化檔案管理流程，確立責(zé)任制度和監(jiān)管機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。具體的優(yōu)化措施包括：

（1）建立檔案管理制度

為了優(yōu)化檔案管理流程，人力資源和社會保障局應(yīng)該采取一系列措施，建立檔案管理制度，明確責(zé)任制度和監(jiān)管機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。首先，應(yīng)該建立檔案管理制度，包括規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)化和操作流程等，確保檔案管理流程規(guī)范有序。其次，應(yīng)該明確檔案管理責(zé)任制，分工明確，明確各個管理環(huán)節(jié)的責(zé)任人和責(zé)任范圍，加強(qiáng)責(zé)任意識，保證檔案管理工作的落實(shí)和執(zhí)行。同時，要加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)管機(jī)制，建立檔案管理的監(jiān)管體系，對檔案管理進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。另外，要加強(qiáng)檔案的分類和歸檔，建立檔案目錄和檔案檢索系統(tǒng)，方便用戶查詢和借閱。最后，建立檔案留用和淘汰機(jī)制，淘汰處理已經(jīng)無用的檔案按照規(guī)定的時間和程序，為新的檔案騰出空間和資源。通過這些舉措，可以提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量，為公共服務(wù)提供有力支撐。

（2）簡化檔案管理流程

為了提高檔案管理效率和質(zhì)量，人力資源和社會保障局需要簡化檔案管理流程，通過建立在線申請平臺、自助借閱機(jī)和數(shù)字化建設(shè)等方式來實(shí)現(xiàn)。建立在線申請平臺可以讓用戶自主申請、自助查詢和在線借閱等，從而減少申請流程中的煩瑣環(huán)節(jié)和人工干預(yù)。通過自助借閱機(jī)和移動終端應(yīng)用等方式，可以實(shí)現(xiàn)檔案的自助借還，避免借閱環(huán)節(jié)的等待和擁擠。通過數(shù)字化建設(shè)，可以建立檔案信息化平臺，實(shí)現(xiàn)在線查閱、下載和打印等功能，從而避免了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查閱環(huán)節(jié)中的煩瑣手續(xù)和時間浪費(fèi)。此外，通過信息化手段，還可以實(shí)現(xiàn)檔案的在線管理和維護(hù)，減少人工干預(yù)和煩瑣操作，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化檔案管理流程的目標(biāo)。

（3）加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督和評估

建立檔案管理監(jiān)督和評估機(jī)制，定期對檔案管理工作實(shí)行監(jiān)督和評估，發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，有效保證檔案管理工作的全面升級。監(jiān)督和評估工作應(yīng)該貫穿于檔案管理的各個環(huán)節(jié)，如檔案收集、整理、存儲、保管以及利用等，著重關(guān)注檔案管理的效率與質(zhì)量以及安全問題。同時，對于存在問題的部門及個人，應(yīng)督促和整改，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平得到有效提升。

在實(shí)施檔案管理監(jiān)督和評估時，還需要注重與外部機(jī)構(gòu)的合作和交流，如與國家檔案局、地方檔案館等建立合作關(guān)系，綜合利用先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和信息化管理技術(shù)。此外，相關(guān)工作人員應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作重要性的宣傳，讓民眾能夠充分意識到檔案管理工作的積極作用，并因此能夠充分理解和認(rèn)識檔案管理工作的本質(zhì)，從而推進(jìn)檔案管理工作的良性循環(huán)。

3.加強(qiáng)檔案安全管理

（1）加強(qiáng)檔案安全意識教育

加強(qiáng)檔案安全意識教育是確保檔案信息安全的重要措施。教育和培訓(xùn)應(yīng)該針對所有檔案管理人員，包括檔案管理員、檔案保管員以及檔案處理人員等，通過多種形式和途徑，如專題講座、培訓(xùn)課程和演練等方式，普及檔案信息安全知識和操作規(guī)范。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案信息安全意識的培養(yǎng)、檔案安全保密政策法規(guī)的宣傳以及檔案信息安全管理制度的介紹等，使檔案管理人員能夠充分認(rèn)識檔案信息安全的重要性和必要性，并掌握相應(yīng)的安全管理技能和措施。同時，還應(yīng)該針對不同崗位和職責(zé)的人員開展分類培訓(xùn)，確保各個環(huán)節(jié)的檔案管理人員都能夠做好檔案信息安全保障工作。

（2）建立檔案安全管理制度

在檔案保密級別劃分和管理方面，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案涉及的內(nèi)容與涉密程度等因素科學(xué)的分類和分級，制定不同的保密措施。在檔案保密審查方面，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案涉及的內(nèi)容和級別，嚴(yán)格的審查和核實(shí)，確保檔案信息的安全性和保密性。在檔案保密措施方面，應(yīng)當(dāng)采取物理和技術(shù)手段相結(jié)合的方式，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的安全保障。檔案安全應(yīng)急預(yù)案應(yīng)當(dāng)包括檔案安全事件的分類和應(yīng)急處理流程、檔案信息恢復(fù)和重建措施等。在檔案安全事件的分類和應(yīng)急處理流程方面，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案安全事件的不同類型，制定不同的應(yīng)急處理方案，明確各級檔案管理部門和檔案管理人員的責(zé)任和義務(wù)。在檔案信息恢復(fù)和重建措施方面，應(yīng)當(dāng)采取多種手段和方法，如數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)和重建檔案信息等，保障檔案信息的完整性和可靠性。

（3）加強(qiáng)檔案安全技術(shù)措施

通過技術(shù)手段，可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的全方位保護(hù)和監(jiān)控。一是加密技術(shù)。對于重要的檔案信息，應(yīng)采用加密技術(shù)保護(hù)。加密技術(shù)可以將檔案信息實(shí)施加密處理，只有授權(quán)用戶才能解密獲取。常用的加密技術(shù)包括對稱加密和非對稱加密，可根據(jù)需要選擇不同的加密算法和密鑰長度；二是防火墻。防火墻是一種安全設(shè)備，可以過濾和控制網(wǎng)絡(luò)流量，防止未經(jīng)授權(quán)的用戶訪問檔案信息。通過設(shè)置防火墻規(guī)則，可以限制訪問來源、協(xié)議和端口等，提高檔案信息的安全性；三是訪問控制。訪問控制是一種基于身份驗(yàn)證的安全措施，可以限制用戶對檔案信息的訪問和操作權(quán)限。通過設(shè)置訪問控制策略，可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的細(xì)粒度控制，確保檔案信息的安全性和保密性；四是入侵檢測和防范。入侵檢測和防范是一種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，可以檢測和防范黑客攻擊、病毒感染等安全威脅。通過安裝入侵檢測和防范軟件，可以實(shí)時監(jiān)測系統(tǒng)的安全狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全事件，保障檔案信息的安全性。

三、結(jié)束語

在信息化快速發(fā)展的時代，檔案管理不再是一項(xiàng)簡單的工作，而是需要應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段和創(chuàng)新思維來提高管理效率和信息安全保障能力。對于檔案管理工作而言，只有全面認(rèn)識完善的管理制度是保證該項(xiàng)工作科學(xué)規(guī)范的有效途徑，通過完善檔案管理制度，不僅可以減少人工管理的復(fù)雜性和不確定性，還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動化整理、分類和檢索，并保障檔案信息的安全性和完整性。加強(qiáng)共享可以促進(jìn)檔案信息的交流和互通，方便用戶和機(jī)構(gòu)之間的檔案信息共享和查詢。加強(qiáng)安全意識教育可以增強(qiáng)員工和用戶的信息安全意識和防范能力，避免檔案信息被惡意利用和泄露?？傊瑱n案管理是一項(xiàng)綜合性強(qiáng)的工作，需要從多個方面入手，不斷完善和創(chuàng)新，才能滿足各方面的需求，為機(jī)構(gòu)和組織的發(fā)展提供有力支撐。

參考文獻(xiàn)：

[1]袁 輝. 新時代下的人力資源和社會保障局檔案管理策略[J]. 休閑，2021，000（016）：P.1-2.

[2]高立文.新環(huán)境下人力資源和社會保障局檔案管理策略研究[J].黑龍江檔案，2021（4）：98-99.

[3]楊 菁，蔣文亭.大數(shù)據(jù)環(huán)境下軍隊(duì)人力資源檔案管理工作思考[J].政工學(xué)刊，2020（10）：60-61.

[4]孫 毓.對加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].科技風(fēng)，2020（26）：193-194.

[5]宋瑞雪.醫(yī)院人事檔案管理對人力資源開發(fā)的作用[J].人才資源開發(fā)，2020（19）：31-32.

[6]高欣欣.干部人事檔案內(nèi)控管理綜述[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（18）：162-163.

[7]楊淑霞.信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用[J].中國寬帶，2022，18（11）：88-90.

[8]李 靜.#新時代事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].陜西檔案，2022，（5）：40-41.

[9]王儉奎.淺談新時期如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作[J].蘭臺內(nèi)外，2022（34）：46-48.

[10]成玉潔.探討新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理工作[J].財(cái)經(jīng)界，2018（18）：128-129.

[11]玄淑云.新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理工作探討[J].中國集體經(jīng)濟(jì)，2017（16）：29-30.

（作者單位：鄆城縣人力資源和社會保障局）