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    芻議檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與弊端

    2023-08-29 05:47:45宋利
    蘭臺(tái)內(nèi)外 2023年19期
    關(guān)鍵詞:數(shù)字化管理弊端檔案

    摘 要:近幾年,我國(guó)科學(xué)領(lǐng)域創(chuàng)新發(fā)展,信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)運(yùn)營(yíng)管理之中,電子信息化設(shè)備的應(yīng)用范圍也逐步拓展。基于這一發(fā)展環(huán)境,數(shù)字化檔案成為各領(lǐng)域、各行業(yè)的“必需品”。故此,本文針對(duì)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)及弊端展開(kāi)分析,并提出相應(yīng)優(yōu)化策略,以供相關(guān)人員參考借鑒。

    關(guān)鍵詞:檔案;數(shù)字化管理;優(yōu)勢(shì);弊端

    引言

    檔案數(shù)字化是現(xiàn)代信息時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物,是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云平臺(tái)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和多媒體技術(shù)等基礎(chǔ)上,形成和發(fā)展起來(lái)的一種新型檔案形態(tài)。它將分散于各個(gè)平臺(tái)不同的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行歸納整理,并利用數(shù)字的形式實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)存,以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為連接共享基點(diǎn),有效地提高檔案的管理效率,有效地發(fā)揮檔案的價(jià)值。

    一、檔案信息化管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)

    我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展,科技領(lǐng)域取得了顯著進(jìn)步。伴隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算、多媒體技術(shù)等創(chuàng)新發(fā)展,檔案數(shù)字化管理逐步取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理模式,成為眾多企業(yè)檔案管理的新手段。檔案信息化管理是基于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)基礎(chǔ)上形成的一種新型的檔案管理形態(tài),具有較強(qiáng)的分散性及多樣性,能夠?qū)⒏黝悪n案信息以網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存于網(wǎng)絡(luò)云端,有效避免了傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性。因此,檔案信息化管理已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的新需求、新要求。

    二、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

    1.有利于打破檔案管理的時(shí)空限制

    在企事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)與管理過(guò)程中,檔案資料發(fā)揮著重要作用,能夠?yàn)闆Q策層提供數(shù)據(jù)參考,便于其開(kāi)展科學(xué)的決策與制定發(fā)展規(guī)劃。開(kāi)展檔案數(shù)字化管理,能夠以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托,打破傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)空局限。檔案管理人員僅需要使用移動(dòng)終端設(shè)備便可開(kāi)展檔案管理工作,在任何場(chǎng)地任何時(shí)間都能夠開(kāi)展檔案管理。

    2.有利于保護(hù)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案

    傳統(tǒng)檔案主要是以紙張為物質(zhì)載體,盡管通過(guò)管理工作能夠保障檔案信息的完整性和客觀性。但是隨著時(shí)間的推移,紙質(zhì)檔案會(huì)受到室內(nèi)溫度、濕度、光線照射等因素影響,進(jìn)而出現(xiàn)紙質(zhì)檔案變黃、受損等問(wèn)題,最終致使很多珍貴文件失去使用價(jià)值。而開(kāi)展檔案數(shù)字化管理,能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案通過(guò)電子掃描儀、計(jì)算機(jī)設(shè)備等將其轉(zhuǎn)化為電子文檔,減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔在光照及空氣中的暴露頻次及時(shí)間,延長(zhǎng)了傳統(tǒng)檔案的保存年限。

    3.有利于整合各部門(mén)資源信息

    傳統(tǒng)的檔案管理主要是對(duì)紙質(zhì)版檔案的管理,在一定程度上制約檔案管理水平的提升與模式的創(chuàng)新,無(wú)法高度集中和整合檔案資料。例如,檔案管理部門(mén)在收集各部門(mén)檔案信息過(guò)程中,存在各部門(mén)溝通不足所導(dǎo)致檔案內(nèi)容陳舊、更新不及時(shí)等問(wèn)題。這不僅降低了檔案管理效率,也不利于決策層參考檔案信息決策與制定發(fā)展規(guī)劃。而推進(jìn)檔案數(shù)字化管理,能夠利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)各部門(mén)檔案資料在線收集,還能夠便于各部門(mén)及時(shí)更新檔案信息,有利于提高資源整合效率。

    三、檔案數(shù)字化管理的弊端

    1.電子文件存在一定安全隱患

    檔案數(shù)字化管理雖然具有操作便捷性、傳輸快速性、儲(chǔ)存空間小等特點(diǎn),但在檔案管理安全方面仍然存在一定弊端。檔案數(shù)字化管理主要借助計(jì)算機(jī)設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),應(yīng)用電子編碼技術(shù)儲(chǔ)存、調(diào)取電子檔案等,但卻無(wú)法固定載體,部分鑒別文件的原始憑證也無(wú)法編輯修訂,最終導(dǎo)致電子文件原始憑證的辨別難度加大,檔案管理效率低下。此外,檔案數(shù)字化管理是以網(wǎng)絡(luò)為傳輸媒介,在這一過(guò)程中較為容易遭到黑客攻擊或者病毒入侵,影響整個(gè)檔案數(shù)字化管理體系的運(yùn)行穩(wěn)定性,甚至造成信息泄露,影響檔案管理的整體質(zhì)量。

    2.電子文件檔案對(duì)于儲(chǔ)存載體依賴性較強(qiáng)

    雖然現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存系統(tǒng)的儲(chǔ)存空間很大,但隨著企事業(yè)單位爆炸式增長(zhǎng)的電子文件,儲(chǔ)存空間總會(huì)有用盡的一天。此外,應(yīng)用軟件更新?lián)Q代速度較快,很多早年的電子檔案已經(jīng)無(wú)法在新型系統(tǒng)軟件中有效讀取,甚至存在部分電子檔案與應(yīng)用軟件無(wú)法兼容的問(wèn)題。針對(duì)這一問(wèn)題,企事業(yè)單位在檔案形成與管理儲(chǔ)存中投入了大量精力,使用了多種設(shè)備設(shè)施及應(yīng)用軟件,進(jìn)而增加了辦公系統(tǒng)的運(yùn)載負(fù)擔(dān)。另外,電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同,無(wú)法直接讀取,且較為容易受到病毒影響造成檔案信息泄露、丟失等問(wèn)題,給企事業(yè)單位帶來(lái)不利影響。

    3.人員選擇具有一定局限性

    在檔案數(shù)字化管理中,使用計(jì)算機(jī)設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠有效提高檔案管理的效率與質(zhì)量,但也對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能和信息素養(yǎng)提出了較高要求?,F(xiàn)階段企事業(yè)單位中,仍然有部分檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)操作流程、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等掌握不足?;谛畔r(shí)代背景下開(kāi)展檔案數(shù)字化管理需要檔案管理人員既要具備扎實(shí)的傳統(tǒng)檔案管理技能,還要了解檔案數(shù)字化管理流程。而事實(shí)上,復(fù)合型檔案管理人才匱乏,不利于企事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的開(kāi)展。

    4.資源浪費(fèi)嚴(yán)重

    雖然各大企事業(yè)單位都緊跟時(shí)代發(fā)展步伐,積極開(kāi)展了信息化建設(shè),但由于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的推行時(shí)間不長(zhǎng),導(dǎo)致很多企事業(yè)單位并未完全認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理的意義與價(jià)值。尤其是檔案管理人員在日常檔案管理工作中仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理思維和管理模式,重復(fù)數(shù)據(jù)信息收集、制成檔案、掃描入庫(kù)這一模式,不僅阻礙了檔案數(shù)字化管理建設(shè)與發(fā)展,同時(shí)將檔案束之高閣,極大降低了檔案的參考及共享價(jià)值。而基于這一環(huán)境,企事業(yè)單位各部門(mén)、各崗位員工也會(huì)形成刻板思維,僅看得到眼前的檔案,而忽視了網(wǎng)絡(luò)中浩瀚的檔案資料。此外,現(xiàn)階段企事業(yè)單位還存在數(shù)字化檔案利用率低下的問(wèn)題。例如,部分單位僅使用計(jì)算機(jī)等設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案文字錄入、文件重命名和打印等。這不僅增加了檔案管理工作的復(fù)雜性,也嚴(yán)重制約了電子文件檔案的利用價(jià)值,造成設(shè)備及檔案的雙重浪費(fèi)。

    5.辦公自動(dòng)化與檔案管理系統(tǒng)不兼容

    企事業(yè)單位由不同的部門(mén)組成,各個(gè)部門(mén)組織結(jié)構(gòu)不同、工作性質(zhì)、內(nèi)容等各不相同。因此,企事業(yè)單位各部門(mén)所使用的管理軟件也各不相同。隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大以及項(xiàng)目數(shù)量的增加,每個(gè)部門(mén)每天就會(huì)產(chǎn)生相當(dāng)多的文件檔案,而管理軟件數(shù)量及類型也存在一定復(fù)雜性,這就在一定程度上降低了檔案數(shù)字化管理的效率與質(zhì)量。例如,某一企業(yè)人事部門(mén)會(huì)使用中國(guó)石油人力資源管理系統(tǒng),財(cái)務(wù)部門(mén)則使用財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理系統(tǒng),管理部門(mén)使用OA辦公平臺(tái)等,每個(gè)部門(mén)“各自為政”,遵循自身管理模式及工作需求開(kāi)展檔案管理,這就給檔案管理部門(mén)檔案收集與歸納增加了難度。此外,在檔案數(shù)字化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與建設(shè)進(jìn)程中,應(yīng)該按照我國(guó)所制定的檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展。但是,由于市場(chǎng)中的管理系統(tǒng)是由不同單位設(shè)計(jì),設(shè)計(jì)環(huán)境、管理軟件側(cè)重的領(lǐng)域等存在明顯差異性,形成的數(shù)據(jù)信息無(wú)法連接共享和轉(zhuǎn)化,也無(wú)法對(duì)各部門(mén)電子檔案的直接調(diào)取與歸檔。

    四、優(yōu)化檔案數(shù)字化管理的策略

    1.強(qiáng)化檔案安全性

    企事業(yè)單位應(yīng)該注重檔案數(shù)字化管理安全制度的建設(shè)與完善。檔案作為一個(gè)具有較高參考價(jià)值和機(jī)密性的資料,其中有部分可以對(duì)外公示,但有的部分則需要保密管理。做好安全管理就顯得尤為重要。在檔案數(shù)字化安全管理中不僅應(yīng)該包含硬件安全管理,也包含軟件系統(tǒng)的安全管理。第一,在硬件安全管理中,相關(guān)人員應(yīng)該在采購(gòu)過(guò)程中嚴(yán)格把控好信息儲(chǔ)存載體的質(zhì)量,保障硬件使用期限,為電子文件管理提供基礎(chǔ)保障。對(duì)于儲(chǔ)存電子文件的設(shè)備以及介質(zhì)都應(yīng)該委派專門(mén)人員負(fù)責(zé),以避免硬件設(shè)備長(zhǎng)期使用出現(xiàn)故障問(wèn)題,導(dǎo)致電子文件完整性受損;第二,在軟件管理中,技術(shù)人員需要對(duì)軟件安全防護(hù)系統(tǒng)建設(shè)并定期優(yōu)化升級(jí)。對(duì)外,建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)防火墻和監(jiān)管系統(tǒng),一旦發(fā)現(xiàn)非法入侵或攻擊行為及時(shí)預(yù)警;對(duì)內(nèi),結(jié)合各部門(mén)工作需求設(shè)置軟件系統(tǒng)訪問(wèn)權(quán)限和密碼管理,避免電子檔案數(shù)據(jù)信息泄露,給企事業(yè)單位帶來(lái)不良影響;第三,在檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中,不少企事業(yè)單位會(huì)將其外包給專業(yè)機(jī)構(gòu)。在這一過(guò)程中,從檔案收集、整理、錄入、操作再到重新入庫(kù)整個(gè)過(guò)程中都存在被泄露風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此,應(yīng)該明確好外包人員的工作職責(zé)、任務(wù)要求、質(zhì)量保證及保密要求等,必須使用合同、規(guī)章制度等對(duì)其約束。在數(shù)字化檔案建設(shè)完成后,專業(yè)承辦機(jī)構(gòu)的服務(wù)器及終端文件需要全部移交給檔案管理部門(mén),并要徹底刪除外部資料。此外,企業(yè)事業(yè)單位還應(yīng)該利用信息技術(shù)在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息展開(kāi)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè),對(duì)于其中存在的問(wèn)題及時(shí)修復(fù)與干預(yù),避免發(fā)生檔案管理安全隱患。這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、規(guī)范科學(xué)的檔案數(shù)字化管理模式,保障檔案安全。

    2.建設(shè)系統(tǒng)工程,實(shí)現(xiàn)信息共享

    如果企事業(yè)單位在收集與整理完檔案資料后,就將其束之高閣,那么,檔案管理工作將會(huì)變得毫無(wú)意義,檔案資料也會(huì)失去參考價(jià)值。對(duì)此,企事業(yè)單位應(yīng)該基于數(shù)字化時(shí)代背景,構(gòu)建電子檔案系統(tǒng)工程建設(shè)。其中,應(yīng)該包含檔案數(shù)字管理系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)規(guī)劃、硬件設(shè)備設(shè)施型號(hào)選擇、軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與優(yōu)化、傳統(tǒng)檔案及電子檔案集約化整理、即時(shí)掃描錄入、檔案?jìng)浞莨芾?、查詢管理以及安全系統(tǒng)建設(shè)等。此外,由于企事業(yè)單位內(nèi)部各部門(mén)的工作性質(zhì)及所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目?jī)?nèi)容不同,每天會(huì)產(chǎn)生大量檔案資料。對(duì)此,技術(shù)人員還應(yīng)該在系統(tǒng)工程建設(shè)中增加雙服務(wù)器、高速掃描儀器,對(duì)于備份光盤(pán)及磁帶都應(yīng)該設(shè)置雙份。為了進(jìn)一步提高檔案有效利用率,技術(shù)人員還可以在系統(tǒng)工程建設(shè)中增加查詢窗口。這樣,工作人員就可以根據(jù)關(guān)鍵詞、檔案時(shí)間和類型等進(jìn)行查詢,進(jìn)而提高檔案管理效率,實(shí)現(xiàn)檔案共享。

    3.加強(qiáng)人才培養(yǎng)與引進(jìn)

    隨著科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展,信息化技術(shù)逐漸被廣泛應(yīng)用在生活的方方面面。雖然為工作學(xué)習(xí)與日常交流提供了便利,但也導(dǎo)致信息總量呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)。而基于這一背景,檔案管理工作也開(kāi)始由原有的勞動(dòng)密集型逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐袁F(xiàn)代信息化技術(shù)及先進(jìn)設(shè)備為依托的技術(shù)密集型。一方面,要求企事業(yè)單位管理者具備較強(qiáng)的分析能力與預(yù)測(cè)能力,對(duì)檔案管理形式精準(zhǔn)把控;另一方面,也需要檔案管理人員熟練操作計(jì)算機(jī)設(shè)備,掌握數(shù)字化管理流程。首先,企事業(yè)單位應(yīng)該注重檔案管理人才培養(yǎng)與引進(jìn),結(jié)合實(shí)際檔案管理需求不斷完善檔案管理隊(duì)伍。首先,企事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的工作能力展開(kāi)多方評(píng)定,找到其中存在的能力薄弱點(diǎn),積極組織專業(yè)培訓(xùn)工作。培訓(xùn)內(nèi)容不僅要包含傳統(tǒng)檔案管理技能的提升,還要包含對(duì)檔案管理人員信息素養(yǎng)和信息技能的提升,促使傳統(tǒng)檔案管理人員朝著復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變;其次,企事業(yè)單位還要注重人才引進(jìn),通過(guò)完善人才福利待遇與信息專業(yè)院校開(kāi)展人才培養(yǎng)合作、拓寬社會(huì)招聘渠道等方式,引進(jìn)更多高素質(zhì)、技術(shù)過(guò)硬的人才投身于檔案數(shù)字化管理工作中,持續(xù)推進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理朝著數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型,提高檔案數(shù)字化管理水平。

    4.加強(qiáng)資源整合

    在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中,企事業(yè)單位還應(yīng)該加大檔案信息的資源整合力度,以便于檔案數(shù)字化管理工作有序開(kāi)展,提高檔案的有效利用率。首先,檔案管理人員應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案利用掃描儀實(shí)現(xiàn)數(shù)字化錄入,并分類儲(chǔ)存。其中,可以按照檔案參考價(jià)值、檔案類型、檔案制成時(shí)間等合理分類。便于后續(xù)檔案調(diào)取、共享和歸檔,強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理水平與效率。此外,技術(shù)人員還應(yīng)該通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)現(xiàn)行系統(tǒng)中各資源庫(kù)進(jìn)行資源整合與連接,形成跨數(shù)據(jù)、跨類別、跨平臺(tái)、跨內(nèi)容及跨系統(tǒng)的檔案管理體系。在這一過(guò)程中,每一個(gè)部門(mén)所形成的數(shù)據(jù)信息都可以看作一個(gè)獨(dú)立的數(shù)字檔案庫(kù),并有效連接總體的數(shù)字檔案庫(kù)資源,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源的節(jié)約化管理;其次,技術(shù)人員還可以在構(gòu)建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中,設(shè)置檔案信息采集板塊、檔案信息審核板塊、檔案管理板塊、信息共享板塊和安全板塊等,對(duì)檔案管理人員實(shí)施工作劃分,既能夠避免檔案數(shù)字化管理工作雜亂無(wú)章,同時(shí),還能夠在最大限度上提高檔案管理效率與質(zhì)量。

    5.強(qiáng)化辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與數(shù)字化檔案銜接性

    企業(yè)應(yīng)該在現(xiàn)有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中增設(shè)檔案資料查詢功能,實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)之間的有效銜接,提高財(cái)務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和人力資源管理系統(tǒng)的兼容性。針對(duì)電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理問(wèn)題,企業(yè)應(yīng)該在兩者之間建立“管理通道”,即將紙質(zhì)文件與電子文件以文本方式實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。同時(shí),還應(yīng)該結(jié)合本單位檔案數(shù)字化管理特點(diǎn)制定科學(xué)合理、切實(shí)可行的規(guī)章制度。例如,文檔一體化管理機(jī)制、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度,能夠有效提高檔案數(shù)字化管理水平與安全性,推動(dòng)企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)與發(fā)展。

    五、結(jié)語(yǔ)

    綜上所述,隨著科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展,檔案管理朝著數(shù)字化方向發(fā)展已經(jīng)成為一種趨勢(shì)。一方面,檔案管理數(shù)字化能夠打破傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)空局限性,提高檔案管理效率;另一方面,能夠?qū)崿F(xiàn)單位內(nèi)部檔案有效共享,促使檔案發(fā)揮最大效用。但是,當(dāng)前企事業(yè)單位中的檔案數(shù)字化管理仍然存在一些問(wèn)題亟待解決,需要進(jìn)一步深度探索和優(yōu)化解決,強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理水平,促使檔案發(fā)揮最大價(jià)值。

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    作者簡(jiǎn)介:宋利(1981—),女,漢族,山東滕州人,本科,館員,研究方向:病案管理與質(zhì)控。

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