信息化背景下，教師培訓(xùn)檔案管理效能提升方略

摘 要：教師培訓(xùn)檔案管理對于提高教師的專業(yè)素養(yǎng)和教學(xué)水平，促進(jìn)學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量不斷提高至關(guān)重要。探究信息化背景下教師培訓(xùn)檔案管理效能的提升方略，對于實現(xiàn)檔案管理信息化具有重要的現(xiàn)實意義。本文基于信息化背景下提升教師培訓(xùn)檔案管理效能的重要作用，分析了當(dāng)前信息化背景下教師檔案管理效能現(xiàn)狀問題，從系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)共享、管理技能、安全機(jī)制及創(chuàng)新方向出發(fā)，提出了信息化背景下教師培訓(xùn)檔案管理效能的具體提升方略，以期提升教師培訓(xùn)檔案數(shù)字化建設(shè)管理水平，優(yōu)化教師培訓(xùn)檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：教師檔案；檔案管理；管理效能；教師培訓(xùn)

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，教師培訓(xùn)檔案管理信息化已經(jīng)成為學(xué)校檔案管理改革發(fā)展的重要方向之一。教師培訓(xùn)檔案是教師培訓(xùn)的重要組成部分，通過對教師培訓(xùn)檔案進(jìn)行信息化管理，可以保障教師培訓(xùn)檔案信息安全，便于教師培訓(xùn)檔案信息的查詢使用，有效提高教師培訓(xùn)的效率和質(zhì)量?；诖?，通過分析信息化背景下提升教師培訓(xùn)檔案管理效能的意義，對信息化背景下教師檔案管理效能現(xiàn)狀展開簡要分析，針對現(xiàn)階段檔案管理信息化系統(tǒng)尚未健全、數(shù)據(jù)共享和互聯(lián)互通能力有限、管理人員缺乏專業(yè)知識或經(jīng)驗、缺乏檔案管理良好安全機(jī)制、信息化技術(shù)應(yīng)用創(chuàng)新度不足等現(xiàn)狀問題，提出了建立完善的信息化檔案管理系統(tǒng)、提高數(shù)據(jù)質(zhì)量和安全性、培訓(xùn)管理人員的技能和素質(zhì)、建立良好的檔案管理安全機(jī)制、加強信息化技術(shù)的應(yīng)用和創(chuàng)新等管理效能提升路徑，以期為學(xué)校教師檔案管理工作的合理開展提供一定參考。

一、在信息化背景下，提升教師培訓(xùn)檔案管理效能的意義

1.教師培訓(xùn)規(guī)范化

信息化背景下，提升教師培訓(xùn)檔案管理效能可有效規(guī)范教師培訓(xùn)活動。首先，通過信息化手段，可以對教師培訓(xùn)檔案開展規(guī)范化管理，建立完整的培訓(xùn)檔案，包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)效果等，方便查詢教師的培訓(xùn)記錄及培訓(xùn)情況，保證教師參與培訓(xùn)活動的真實性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。其次，通過信息化手段，并規(guī)范化管理教師的培訓(xùn)內(nèi)容，制定具有針對性的教師培訓(xùn)課程及教材，確保教師得到高質(zhì)量、有針對性的培訓(xùn)，全面提升培訓(xùn)效果。最后，采用信息化手段可有效對教師培訓(xùn)的方式開展規(guī)范化管理，如線上培訓(xùn)、線下培訓(xùn)、面對面培訓(xùn)、遠(yuǎn)程培訓(xùn)等多種模式，既有助于增強培訓(xùn)效果，又便于信息系統(tǒng)規(guī)范化管理。

2.培訓(xùn)效率高效化

信息化背景下，提升教師培訓(xùn)檔案管理效能可有效促使教師培訓(xùn)效率高效化。通過信息化手段，可實現(xiàn)教師培訓(xùn)資源的共享和整合，如課程資源、教材資源、案例資源等，避免了培訓(xùn)資源的重復(fù)或浪費。此外，通過信息化技術(shù)參與培訓(xùn)，教師可通過線上選擇培訓(xùn)課程，不受培訓(xùn)時間及空間限制，自由選擇培訓(xùn)時間或地點，并根據(jù)自身需求，利用信息化渠道，個性化選取所需培訓(xùn)內(nèi)容，避免教師花費時間接受無用培訓(xùn)信息，減輕教師工作負(fù)擔(dān)，全面提升教師培訓(xùn)效率。

3.職業(yè)發(fā)展有據(jù)可依

信息化背景下，提升教師培訓(xùn)檔案管理效能，可使教師職業(yè)發(fā)展有據(jù)可依。通過信息化手段，可完善教師的培訓(xùn)記錄及獲取證書情況，為教師提供一定的職業(yè)規(guī)劃支持，幫助教師明確自身職業(yè)目標(biāo)和發(fā)展方向。通過建立教師評價和反饋機(jī)制，還可以對教師的工作表現(xiàn)展開評價和反饋，為教師的職業(yè)發(fā)展提供參考指導(dǎo)。借助信息化手段，有助于讓教師職業(yè)發(fā)展路徑透明化，幫助教師清楚認(rèn)識自身職業(yè)發(fā)展路徑及發(fā)展?fàn)顩r，讓教師在職業(yè)發(fā)展方面有據(jù)可依，為教師的職業(yè)發(fā)展提供有力的支持和保障。

4.便于校方評估管理

信息化背景下，提升教師培訓(xùn)檔案管理效能還可以輔助校方評估管理教師教學(xué)狀況。校方通過系統(tǒng)記錄的教師參加培訓(xùn)活動的內(nèi)容、時間、地點、授課等信息，可全方位了解教師參與培訓(xùn)的成果、績效考核成績、教師職業(yè)發(fā)展歷程及成長軌跡，一定程度上為校方評估和管理教師培訓(xùn)效果提供了相應(yīng)依據(jù)。例如，通過信息系統(tǒng)測評，校方可直接檢驗教師的培訓(xùn)成果。通過信息化手段提升教師培訓(xùn)檔案管理效能，便于校方評估和管理教師，提高教師綜合教學(xué)質(zhì)量。

二、信息化背景下，教師檔案管理效能現(xiàn)狀

1.檔案管理信息化系統(tǒng)尚未健全

傳統(tǒng)培訓(xùn)檔案管理方式通常需要手工錄入處理，檔案管理流程煩瑣、耗時長，工作效率低下且易出錯，致使教師培訓(xùn)檔案中出現(xiàn)缺失培訓(xùn)記錄、工作履歷、業(yè)績成果等狀況時有發(fā)生，直接影響教師的績效考核和職業(yè)發(fā)展。同時，傳統(tǒng)檔案管理方式大多需要人工手動查找，存在操作頻次多、數(shù)據(jù)信息真實度有待考核等多種問題，導(dǎo)致教師檔案中數(shù)據(jù)質(zhì)量難以保證，不利于教師的培訓(xùn)檔案管理及教師職業(yè)發(fā)展。雖然部分學(xué)校采用了檔案管理信息化系統(tǒng)，但因其功能尚不健全，一定程度上仍難以滿足校方管理教師培訓(xùn)業(yè)務(wù)等相關(guān)需求，致使校方檔案管理信息化系統(tǒng)的使用效率和管理效果不佳。

2.數(shù)據(jù)共享和互聯(lián)互通能力有限

由于教師培訓(xùn)檔案存儲于不同部門或不同系統(tǒng)，致使教師檔案信息數(shù)據(jù)共享互聯(lián)互通能力有限，出現(xiàn)數(shù)據(jù)孤島、數(shù)據(jù)冗余或數(shù)據(jù)不一致等相應(yīng)問題。數(shù)據(jù)孤島，即不同部門和系統(tǒng)之間的教師檔案信息數(shù)據(jù)無法互相傳遞和共享，需要手動輸入和處理，造成了時間和人力成本的浪費；數(shù)據(jù)冗余，即不同部門和系統(tǒng)之間可能存在教師檔案信息重復(fù)輸入和存儲數(shù)據(jù)的情況，造成了數(shù)據(jù)冗余的問題，不僅浪費了教師培訓(xùn)檔案管理效能系統(tǒng)的存儲空間，也增加了系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理維護(hù)的難度；數(shù)據(jù)不一致的情況在信息化檔案管理系統(tǒng)中仍然存在，即不同部門和系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)共享和互聯(lián)互通能力有限，數(shù)據(jù)的更新和維護(hù)可能存在滯后和不同步的情況，導(dǎo)致教師檔案信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)不一致的問題，給教師檔案管理帶來不便和風(fēng)險。此外，由于數(shù)據(jù)共享和互聯(lián)互通能力有限，教師培訓(xùn)信息檔案還可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)安全問題，其存在被泄露、篡改的風(fēng)險，因此，校方仍需采取相應(yīng)措施，強化教師檔案數(shù)據(jù)安全防護(hù)工作。

3.管理人員缺乏專業(yè)知識或經(jīng)驗

現(xiàn)階段，教師培訓(xùn)檔案管理人員普遍缺乏檔案管理專業(yè)知識或相關(guān)的檔案管理經(jīng)驗，教師檔案管理人員對檔案管理政策方向不熟悉，無法正確理解或執(zhí)行檔案管理的相關(guān)政策，導(dǎo)致管理者對檔案管理流程不清晰，對教師檔案的管理不規(guī)范，出現(xiàn)教師檔案數(shù)據(jù)管理不當(dāng)、數(shù)據(jù)質(zhì)量不高等狀況。此外，由于檔案管理人員缺乏信息化專業(yè)知識或相關(guān)經(jīng)驗，存在管理者對教師檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用不熟練、無法正確操作和維護(hù)系統(tǒng)等相關(guān)問題，極有可能出現(xiàn)教師培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)發(fā)生故障或教師培訓(xùn)數(shù)據(jù)丟失等問題，影響校方對教師培訓(xùn)狀況的管理效率及數(shù)據(jù)收集質(zhì)量。

4.缺乏檔案管理良好安全機(jī)制

當(dāng)前，教師培訓(xùn)檔案出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)完整性不足、檔案管理流程不規(guī)范、檔案數(shù)據(jù)訪問控制不嚴(yán)格、檔案備份恢復(fù)欠管理等相關(guān)問題，對明確教師培訓(xùn)檔案管理機(jī)制提出了新的要求。現(xiàn)階段，學(xué)校因缺乏教師培訓(xùn)檔案管理良好的安全機(jī)制，使教師培訓(xùn)檔案數(shù)據(jù)備份不足，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)丟失，則無法及時恢復(fù)。因檔案管理流程不規(guī)范，致使無法及時、精準(zhǔn)管理教師參與培訓(xùn)的檔案，影響教師參與培訓(xùn)信息的安全性和完整性。對檔案數(shù)據(jù)訪問控制不嚴(yán)格，則可能引發(fā)教師檔案被非法訪問的風(fēng)險，致使教師檔案信息被篡改或刪除。檔案備份恢復(fù)欠管理，則可能引發(fā)備份數(shù)據(jù)發(fā)生損壞或恢復(fù)數(shù)據(jù)不完整，以上問題均有可能對教師的培訓(xùn)檔案產(chǎn)生重要影響，因而，建立良好的檔案管理安全機(jī)制勢在必行。

5.信息化技術(shù)應(yīng)用創(chuàng)新度不足

受傳統(tǒng)教師培訓(xùn)檔案管理模式影響，部分學(xué)校雖然開展了數(shù)字化轉(zhuǎn)型任務(wù)，但并未深入實現(xiàn)，致使教師培訓(xùn)檔案在管理過程中尚未具體落實，仍然存在大量紙質(zhì)檔案，難以實現(xiàn)全面的數(shù)字化管理，此外，學(xué)校采用的教師檔案管理系統(tǒng)功能相對單一，大多僅具備基本的檔案存儲和查詢功能，無法滿足教師培訓(xùn)檔案管理的各項需求，學(xué)校在開展教師培訓(xùn)檔案管理過程中，缺乏新技術(shù)的應(yīng)用，如人工智能、大數(shù)據(jù)分析等，因此，尚未全方位提高教師培訓(xùn)檔案管理效率水平，缺乏一定的技術(shù)創(chuàng)新性。

三、信息化背景下，提升教師檔案管理效能的策略

1.建立完善的信息化檔案管理系統(tǒng)

建立完善的教師培訓(xùn)信息化檔案管理系統(tǒng)，需要綜合考慮技術(shù)、管理和人員培訓(xùn)等多方面的因素，校方可根據(jù)教師培訓(xùn)檔案管理實際的需求，設(shè)計完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)教師檔案的自動化管理、數(shù)據(jù)共享和多維度分析，提高教師培訓(xùn)檔案管理效率質(zhì)量。在數(shù)據(jù)庫設(shè)計和管理方面，校方可根據(jù)教師培訓(xùn)信息的種類、數(shù)量和結(jié)構(gòu)等因素，設(shè)計出合理的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，確保教師參加培訓(xùn)數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。在系統(tǒng)集成和應(yīng)用方面，可以將教師培訓(xùn)的信息化檔案管理系統(tǒng)同其他教育管理系統(tǒng)互聯(lián)互通，如教務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等相互集成，用以實現(xiàn)教師培訓(xùn)檔案數(shù)據(jù)的共享和互聯(lián)互通，提高信息化管理效率。

2.提高數(shù)據(jù)質(zhì)量和安全性

學(xué)校可加強對數(shù)據(jù)質(zhì)量和安全性的管理和控制，建立數(shù)據(jù)質(zhì)量和安全保障體系，包括數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)和加密等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的真實性、完整性和保密性。數(shù)據(jù)采集和錄入是保障教師培訓(xùn)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的第一步，校方可制定規(guī)范的數(shù)據(jù)采集和錄入流程，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，設(shè)立數(shù)據(jù)驗證和審查機(jī)制，確保錄入教師培訓(xùn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合法性，通過定期對教師培訓(xùn)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，且建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，提升教師培訓(xùn)檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。在安全管理方面，應(yīng)提前建立教師培訓(xùn)檔案系統(tǒng)管理和訪問權(quán)限控制機(jī)制，采用數(shù)據(jù)加密和安全傳輸技術(shù)，確保教師培訓(xùn)檔案數(shù)據(jù)在傳輸過程中的安全性和完整性。

3.培訓(xùn)管理人員的技能和素質(zhì)

通過加強對管理人員的培訓(xùn)和教育，可有效提升檔案管理人員的信息化技能和素質(zhì)，更好地應(yīng)用信息化技術(shù)管理教師培訓(xùn)檔案。培訓(xùn)檔案管理人員技能和素質(zhì)可通過開展培訓(xùn)活動、制定崗位職責(zé)、建立團(tuán)隊協(xié)作機(jī)制、制定績效考核和激勵機(jī)制等方法進(jìn)一步實現(xiàn)。校方組織開展培訓(xùn)活動，可有效提高檔案管理人員的信息化管理水平和技能，通過制定崗位職責(zé)和工作流程，可明確管理人員的工作職責(zé)和工作流程，提高其工作效率和管理水平。建立團(tuán)隊協(xié)作機(jī)制，校方可促進(jìn)檔案管理人員之間的協(xié)作溝通，提高教師檔案管理團(tuán)隊的凝聚力和工作效率。制定教師培訓(xùn)檔案管理人員績效考核標(biāo)準(zhǔn)和激勵政策，可有效激勵檔案管理人員的工作積極性，有利于提高其綜合素質(zhì)和檔案管理技能，提升其綜合管理水平及服務(wù)質(zhì)量。

4.建立良好的檔案管理安全機(jī)制

建立良好的檔案管理安全機(jī)制可通過制定安全管理制度、加強安全信息保障、建立權(quán)限管理機(jī)制、強化技術(shù)支持服務(wù)、定期安全檢查評估等方式得以實現(xiàn)。通過制定教師培訓(xùn)檔案管理安全管理制度，可明確安全管理的職責(zé)、權(quán)限、流程和措施，為教師培訓(xùn)檔案安全管理提供規(guī)范和指導(dǎo)。通過加強教師培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)的信息安全保障，做好網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)、訪問控制等相應(yīng)工作，可提升教師培訓(xùn)檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全可靠性。建立教師培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限管理機(jī)制，有助于明確各級管理人員訪問教師檔案的權(quán)限范圍及權(quán)限等級，能有效杜絕因權(quán)限濫用出現(xiàn)信息被泄露。強化技術(shù)支持服務(wù)，能夠為教師群體提供更為及時、準(zhǔn)確的技術(shù)支持及相應(yīng)服務(wù)。此外，開展定期安全檢查評估工作，可幫助校方及時發(fā)現(xiàn)和解決教師培訓(xùn)檔案系統(tǒng)安全問題，提高校方安全管理系統(tǒng)的綜合水平能力。

5.加強信息化技術(shù)的應(yīng)用和創(chuàng)新

加強學(xué)校教師培訓(xùn)檔案管理效能信息化技術(shù)的應(yīng)用和創(chuàng)新，可通過優(yōu)化系統(tǒng)功能、推廣移動端應(yīng)用、引入新技術(shù)、加強數(shù)據(jù)分析應(yīng)用等方式進(jìn)一步落實。首先，對現(xiàn)有教師培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化升級，加強系統(tǒng)的功能性及用戶體驗，提高教師使用系統(tǒng)的積極性和操作效率；其次，將教師培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)推廣至移動端應(yīng)用，可方便教師隨時對培訓(xùn)檔案統(tǒng)一管理，提高教師利用系統(tǒng)的工作效率；再次，校方可積極引入新的信息化技術(shù)，如人工智能、大數(shù)據(jù)及云計算等，以優(yōu)化教師培訓(xùn)檔案管理流程，大幅提升教師培訓(xùn)檔案數(shù)據(jù)處理分析效率，采用電子簽名等相關(guān)技術(shù)方式，提高教師培訓(xùn)檔案管理的合規(guī)性和安全性，既能提升教師使用系統(tǒng)平臺的效率，也實現(xiàn)了對紙質(zhì)資源的節(jié)約利用；最后，通過對教師培訓(xùn)檔案數(shù)據(jù)展開分析及應(yīng)用，可建立起教師培訓(xùn)檔案數(shù)據(jù)分析平臺，為學(xué)校決策提供科學(xué)依據(jù)。通過實施以上措施，可加強學(xué)校教師培訓(xùn)檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用和創(chuàng)新，提高教師培訓(xùn)工作的效率和質(zhì)量。

四、結(jié)束語

信息化時代背景下，提升教師培訓(xùn)檔案管理效能工作至關(guān)重要。在理解信息化背景下提升教師培訓(xùn)檔案管理效能的基礎(chǔ)上，應(yīng)結(jié)合當(dāng)前實際，通過借助信息化系統(tǒng)，對教師培訓(xùn)檔案進(jìn)一步科學(xué)管理，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，通過加強培訓(xùn)檔案數(shù)字化建設(shè)，建立完善的培訓(xùn)檔案管理制度，拓寬教師培訓(xùn)渠道，強化對教師培訓(xùn)檔案的質(zhì)量管理，逐步實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)和規(guī)范化管理，進(jìn)一步推動教師教育及教學(xué)質(zhì)量的全方位提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]張 靜.國有企業(yè)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展路徑研究——以陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司檔案事業(yè)發(fā)展為例[J].陜西檔案，2023（01）：51-53.

[2]董林玨.新形勢下機(jī)要檔案面臨的信息安全風(fēng)險及策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2023（04）：119-120+135.

[3]李薪宇.高校檔案數(shù)字化建設(shè)的動力、影響因素及優(yōu)化策略[J].檔案天地，2023（02）：19-24+61.

[4]鄭 潔，梁茜茜，陳 黎，等.大數(shù)據(jù)背景下廣西高校檔案信息化建設(shè)與數(shù)據(jù)開放研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2023（03）：95-97.

[5]國艷秀.智慧校園背景下，高校辦公平臺與檔案系統(tǒng)的對接研究——以山東輕工職業(yè)學(xué)院為例[J].蘭臺內(nèi)外，2023（02）：1-3.

[6]江 瑛.淺談高校培訓(xùn)班業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的有效對策[J].黑龍江檔案，2022（04）：137-139.

[7]張永強.大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理中隱私權(quán)保護(hù)問題與對策[J].蘭臺內(nèi)外，2022（34）：4-6.

[8]江 瑛.淺談高校培訓(xùn)班業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的有效對策[J].黑龍江檔案，2022（04）：137-139.

作者簡介：林義寧（1972—），男，漢族，山東青島人，在職本科，檔案館員，研究方向：干部教師培訓(xùn)及檔案管理工作。