企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目電子檔案歸集模式研究

樊紅勛 高大偉 李如潔

摘 要：加快檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，推進(jìn)電子檔案單套管理是當(dāng)前企業(yè)檔案管理的重要任務(wù)。當(dāng)前企業(yè)固投項(xiàng)目檔案歸集在完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全性等方面仍存在一些較為普遍的問(wèn)題，其中電子檔案歸集困難、數(shù)字化歸集管控能力不足等現(xiàn)象較為突出。應(yīng)建立“三點(diǎn)合一”“多規(guī)合一”“智慧歸集”的企業(yè)固投項(xiàng)目電子檔案歸集模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理中業(yè)務(wù)、技術(shù)和資源邏輯的同頻共振，業(yè)務(wù)規(guī)范域和檔案規(guī)范域的有機(jī)銜接，推進(jìn)電子檔案歸集智能化。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目；企業(yè)檔案；電子文件；電子檔案；檔案歸集

基金項(xiàng)目：國(guó)家社科基金項(xiàng)目“國(guó)家建設(shè)工程檔案資源保障體系研究”（17CTQ049）；鄭州航院研究生創(chuàng)新基金“大數(shù)據(jù)背景下建設(shè)工程檔案智慧監(jiān)管機(jī)制建設(shè)研究”（2022CX30）及“數(shù)智時(shí)代下城建電子檔案審驗(yàn)云平臺(tái)建設(shè)與分析決策服務(wù)研究”（2022CX32）。

引言

隨著以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等為代表的新一代信息技術(shù)快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，我國(guó)制造業(yè)、建筑業(yè)信息化已取得突破性進(jìn)展，檔案工作信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型不斷加速。有研究者指出當(dāng)前檔案治理的話語(yǔ)情境已迎來(lái)具有變革意義的“數(shù)智”轉(zhuǎn)向[1]。在實(shí)踐中，推進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)，加強(qiáng)數(shù)字化環(huán)境下的重點(diǎn)檔案歸集等已列入當(dāng)前檔案工作的要點(diǎn)[2]，“推進(jìn)企業(yè)事業(yè)單位電子文件單套制歸檔從會(huì)計(jì)系統(tǒng)向管理系統(tǒng)、工程技術(shù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等更廣泛領(lǐng)域推廣”[3]也已成為“十四五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的重要任務(wù)。

如何做好數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案歸集是當(dāng)前企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱“固投項(xiàng)目”）檔案管理的重要課題。工程前期電子文件如何從政府、企業(yè)等多來(lái)源渠道獲取聚合，工程設(shè)計(jì)、施工、竣工及交付階段的各類電子記錄如何采集、歸檔、驗(yàn)收等問(wèn)題亟待解決。尤其是企業(yè)大型固投項(xiàng)目周期跨度長(zhǎng)，且電子檔案跨系統(tǒng)平臺(tái)、跨內(nèi)外業(yè)場(chǎng)景生成極為普遍，更是加大了企業(yè)固投項(xiàng)目電子檔案的歸集難度。這就要求調(diào)整檔案歸集思路，加快電子文件單套歸檔、智慧驗(yàn)收等模式改革，以數(shù)字化、智慧化創(chuàng)新實(shí)踐賦能歸集效能提升，本研究正是在這種背景下開(kāi)展的。

1 企業(yè)固投項(xiàng)目檔案歸集現(xiàn)狀

結(jié)合企業(yè)固投項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作實(shí)踐發(fā)現(xiàn)：固投項(xiàng)目檔案歸集在完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全性等方面仍存在一些較為普遍的問(wèn)題。其中既有零散材料不全、簽章手續(xù)不完備、依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一致等“老問(wèn)題”，也有電子文件歸檔功能建設(shè)滯后、元數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象多、將檔案數(shù)字化副本認(rèn)定為電子檔案、沒(méi)有歸檔原生電子圖紙、打印輸出保存易褪色的“偽藍(lán)圖”等“新問(wèn)題”。因此，提升企業(yè)固投項(xiàng)目檔案管理水平，尤其是強(qiáng)化電子檔案歸集模式探索，以信息化驅(qū)動(dòng)企業(yè)固投項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)代化極為緊迫。

2 企業(yè)固投項(xiàng)目電子檔案歸集模式的構(gòu)成及實(shí)現(xiàn)

企業(yè)固投項(xiàng)目電子檔案歸集應(yīng)立足國(guó)家電子檔案單套管理改革背景，堅(jiān)持系統(tǒng)觀念、數(shù)據(jù)思維和問(wèn)題導(dǎo)向，圍繞整體系統(tǒng)、來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)和安全管理等原則，通過(guò)管理、制度、技術(shù)等多維度探索，逐步實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)全程無(wú)紙化和智能化，提升歸集管控質(zhì)量，優(yōu)化檔案資源素質(zhì)和結(jié)構(gòu)，為后續(xù)電子檔案長(zhǎng)期保存和有效利用打好基礎(chǔ)。其中，歸集模式探索應(yīng)立足固投項(xiàng)目檔案管理規(guī)律，依據(jù)電子文件歸檔與電子檔案管理有關(guān)規(guī)范要求合理設(shè)計(jì)，建立兼具合規(guī)性和創(chuàng)新性的適用模式與實(shí)施策略。本文提出“三點(diǎn)合一”“多規(guī)合一”“智慧歸集”的企業(yè)固投項(xiàng)目電子檔案歸集模式。

2.1 “三點(diǎn)合一”模型構(gòu)建

“三點(diǎn)合一”模型構(gòu)建聚焦電子檔案歸集渠道建設(shè)問(wèn)題。根據(jù)筆者前期研究，應(yīng)圍繞業(yè)務(wù)、技術(shù)和資源邏輯同頻共振的主線貫通渠道，構(gòu)建“三點(diǎn)合一”管理模型，見(jiàn)圖1所示[4]。

一是將固投項(xiàng)目建設(shè)的業(yè)務(wù)邏輯抽象化為“項(xiàng)目合規(guī)控制”，根據(jù)項(xiàng)目全生命周期管理及關(guān)鍵業(yè)務(wù)發(fā)生次序，確定“項(xiàng)目合規(guī)控制節(jié)點(diǎn)”，建立“項(xiàng)目合規(guī)控制流線”。二是將工程信息溝通、業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)協(xié)作的技術(shù)邏輯抽象化為“項(xiàng)目信息交互”，厘清項(xiàng)目各參與方的“項(xiàng)目信息交互節(jié)點(diǎn)”，建立“項(xiàng)目信息交互流線”。三是將項(xiàng)目原始數(shù)據(jù)生成、電子文件歸檔的資源邏輯抽象化為“原始信息檔案化管理”，以項(xiàng)目信息、質(zhì)量信息等為核心同步項(xiàng)目進(jìn)度、施工部位、現(xiàn)場(chǎng)行為等數(shù)據(jù)，融合文字、圖像、聲音等媒介形式，運(yùn)用電子簽名、電子簽章等手段，生成并固化項(xiàng)目原始記錄，形成“原始信息形成節(jié)點(diǎn)”，確立“原始記錄形成流線”。四是根據(jù)上述三類管理流線和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，交叉形成支持建設(shè)單位檔案部門有效介入、文件形成單位廣泛參與的“電子文件歸檔與電子檔案管理節(jié)點(diǎn)”，實(shí)現(xiàn)電子文件從形成、采集、歸檔到驗(yàn)收的全面覆蓋和實(shí)時(shí)可控，破解“補(bǔ)檔案”“造檔案”現(xiàn)象及檔案不完整、不準(zhǔn)確等質(zhì)量問(wèn)題。

2.2 “多規(guī)合一”規(guī)范建設(shè)

“多規(guī)合一”指通過(guò)整合各領(lǐng)域固投項(xiàng)目檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，打通業(yè)務(wù)規(guī)范域和檔案規(guī)范域銜接堵點(diǎn)，協(xié)調(diào)制度邏輯，建立滿足“三點(diǎn)合一”管理要求的規(guī)范體系，以制度創(chuàng)新固化企業(yè)固投項(xiàng)目電子檔案歸集模式。一方面根據(jù)國(guó)家檔案局《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》等文件有關(guān)要求，在融合《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》等檔案、住建領(lǐng)域規(guī)范基礎(chǔ)上，研制“固投項(xiàng)目電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范”，構(gòu)建包含“文件實(shí)體、業(yè)務(wù)實(shí)體、責(zé)任者實(shí)體、關(guān)系實(shí)體”在內(nèi)的元數(shù)據(jù)體系，清晰從項(xiàng)目原始數(shù)據(jù)生成到電子文件采集和歸檔的核心數(shù)據(jù)。另一方面，從項(xiàng)目建設(shè)的前端入手，細(xì)化固投項(xiàng)目建設(shè)管理中業(yè)務(wù)邏輯的制度化表達(dá)，研制“固投項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量節(jié)點(diǎn)管理”“固投項(xiàng)目電子文件類目和代碼”等規(guī)范，識(shí)別“三點(diǎn)合一”的“項(xiàng)目合規(guī)控制節(jié)點(diǎn)”“項(xiàng)目信息交互節(jié)點(diǎn)”及“原始信息形成節(jié)點(diǎn)”，明晰管理要求。

2.3 “智慧歸集”應(yīng)用創(chuàng)新

積極應(yīng)用新一代信息技術(shù)，推進(jìn)企業(yè)固投項(xiàng)目電子檔案歸集的智慧升級(jí)，實(shí)現(xiàn)“智慧歸集”創(chuàng)新。電子檔案智慧歸集的目標(biāo)是運(yùn)用內(nèi)容識(shí)別、人工智能、信息可視化等技術(shù)，賦能實(shí)現(xiàn)檔案歸集全流程智能化，主要包括智能收集、智能分類、智能整理、可視化組織、智能檢查、可視化驗(yàn)收等，見(jiàn)表1。

在實(shí)踐中，一方面可將智慧歸集模塊嵌入到已融合了“三點(diǎn)合一”“多規(guī)合一”要求的電子文件歸檔與電子檔案管理有關(guān)系統(tǒng)，供建設(shè)單位及其他項(xiàng)目參與方使用；另一方面也可單獨(dú)提取智能檢查、可視化驗(yàn)收等模塊，建立固投項(xiàng)目檔案可視化驗(yàn)收和在線監(jiān)管系統(tǒng)，供檔案驗(yàn)收單位及其他監(jiān)管單位使用。

結(jié)語(yǔ)

本文針對(duì)企業(yè)固投項(xiàng)目檔案歸集中常見(jiàn)問(wèn)題，立足國(guó)家電子檔案管理單套制改革背景，從較為宏觀的角度探討了“三點(diǎn)合一”“多規(guī)合一”“智慧歸集”的企業(yè)固投項(xiàng)目電子檔案歸集模式，以期為加快推進(jìn)企業(yè)固投項(xiàng)目檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供思路和方法借鑒。

參考文獻(xiàn)

[1]金波，楊鵬.“數(shù)智”賦能檔案治理現(xiàn)代化：話語(yǔ)轉(zhuǎn)向、范式變革與路徑構(gòu)筑[J].檔案學(xué)研究，2022（2）：4-5.

[2]陸國(guó)強(qiáng).全面貫徹落實(shí)黨的二十大精神奮力書(shū)寫(xiě)檔案事業(yè)現(xiàn)代化和高質(zhì)量發(fā)展新篇章——在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上的報(bào)告[EB/OL].（2023-02-16）[2023-04-14]https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202302/edef53f544bb4eea8bfacd87fd8a223e.shtml.

[3]國(guó)家檔案局.中辦國(guó)辦印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》[EB/OL].（2021-06-09）[2023-04-14].https：//www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

[4]高大偉，蔣雪潔，丁曉雪等.供需問(wèn)題、理論內(nèi)涵與關(guān)鍵策略：企業(yè)檔案資源體系高質(zhì)量發(fā)展探析[J].檔案學(xué)通訊，2022（2）：53.

作者簡(jiǎn)介：樊紅勛，航宇救生裝備有限公司檔案館館長(zhǎng)、鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院兼職碩士生導(dǎo)師、副研究館員。高大偉，鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院碩士生導(dǎo)師、副教授。李如潔，鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院碩士研究生。