關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究與思考

孟凡華++于佩蘭

【摘要】本文通過對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及問題進(jìn)行分析，闡述了加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)采取的對策及措施，從而說明了加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)可以提升企業(yè)現(xiàn)代管理水平和市場競爭能力。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；信息化；建設(shè)；現(xiàn)狀；措施

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必要條件，它是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，以數(shù)字信息為主要形式，對企業(yè)檔案資源進(jìn)行挖掘、整理和開發(fā)利用，經(jīng)過系統(tǒng)操作程序?qū)崿F(xiàn)檔案管理最有效服務(wù)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行，從而提升企業(yè)現(xiàn)代管理水平和市場競爭能力的過程。因此，不斷加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平，逐步完善企業(yè)檔案信息管理體系是擺在檔案工作者面前的課題，需要我們認(rèn)真研究思考。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作現(xiàn)狀及問題分析

（一）對企業(yè)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足。改革開放以來，我國大中型企業(yè)得到了長足發(fā)展，民營企業(yè)迅速興起，且在國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)中作出了巨大的貢獻(xiàn)，但是，檔案發(fā)展水平與經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r存在著很大的差距，尤其是檔案信息化建設(shè)水平較為落后，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案數(shù)字化只是將檔案目錄錄入微機(jī)，或者是將電子檔案存儲(chǔ)在微機(jī)里就實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理了；檔案管理信息化也不能為企業(yè)直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益等認(rèn)識(shí)上的偏差 ，造成缺乏資金投入，缺少人員編制，這不僅阻礙了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，還影響了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平落后。隨著檔案信息化建設(shè)速度的加快，很多大中型國有、合資、上市企業(yè)等已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理和資源共享，但是還有許多集體、民營企業(yè)等檔案管理水平低，甚至還沒有達(dá)到科學(xué)規(guī)范管理，企業(yè)檔案管理模式一般還停留在“一人一機(jī)一室”式，形成了“檔案沙灘”“信息孤島”等片狀的不利于企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)象。粗放型、封閉型的企業(yè)檔案信息化管理模式，給企業(yè)檔案信息資源共享帶來了很大難度，影響了檔案作用的發(fā)揮。

（三）企業(yè)檔案信息化建設(shè)安全意識(shí)淡薄。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與普及給企業(yè)檔案信息化管理帶來了前所未有的快捷與便利，同時(shí)也存在著許多隱患和不足，如：涉密問題，企業(yè)檔案信息安全問題等。由于企業(yè)檔案是企業(yè)進(jìn)行科研課題研究、生產(chǎn)經(jīng)營、商業(yè)策劃等活動(dòng)的原始記錄，是企業(yè)發(fā)展的命脈，它涵蓋科研數(shù)據(jù)、產(chǎn)品專利、產(chǎn)品商標(biāo)以及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的規(guī)劃、決策等重要商業(yè)機(jī)密信息。如果檔案管理人員安全意識(shí)淡薄，計(jì)算管理檔案信息系統(tǒng)安全設(shè)置和防護(hù)措施差，就會(huì)使企業(yè)檔案信息泄露丟失，給企業(yè)帶來無法估量的損失。

（四）企業(yè)檔案信息化建設(shè)管理人才匱乏?，F(xiàn)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)不僅需要責(zé)任心強(qiáng)、懂檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才，還需要熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。長期以來，受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，企業(yè)檔案人員“等、靠、要”思想嚴(yán)重，不思進(jìn)取，不加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)修養(yǎng)；加之領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案工作，在人員配備上，要么安排年齡偏高員工，不懂現(xiàn)代管理技術(shù)；要么配備新參加工作人員，沒有檔案管理經(jīng)驗(yàn)，不能適應(yīng)檔案工作的需要，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化發(fā)展進(jìn)程。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作對策及措施

（一）不斷更新觀念，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者及檔案管理人員要站在企業(yè)改革與發(fā)展的角度，深刻認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)和重要組成部分，它能更好地為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供快速、便捷的有價(jià)值的檔案信息服務(wù)，如企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、生產(chǎn)流程、安全環(huán)保、市場經(jīng)營狀況等信息資料，它能促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。要有大局觀念，與時(shí)俱進(jìn)，要以國家檔案局印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見》為指導(dǎo)，堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步、技術(shù)與管理并重的原則，制定并實(shí)施與企業(yè)發(fā)展相統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃、制度；充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立完善科學(xué)適用的紙質(zhì)檔案與電子文件歸檔、整理、保管和開發(fā)利用檔案管理系統(tǒng)，提高檔案為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的效率，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享。

（二）不斷加大投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。提高企業(yè)檔案信息化管理水平，必須使用現(xiàn)代化的硬件和檔案系統(tǒng)管理軟件設(shè)備，重視軟硬件設(shè)備的配備，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化傳輸、數(shù)字化管理、檔案資源共享的保障，是信息化的基礎(chǔ)。開展企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的歸檔、接收、鑒定、整理、保管、利用等管理工作。所以要加大投入，配備與企業(yè)檔案信息化建設(shè)相適應(yīng)的軟硬件設(shè)備。同時(shí)，要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)各部門之間的協(xié)調(diào)與合作，使用統(tǒng)一的管理軟件、信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)全文存儲(chǔ)、語言識(shí)別、自動(dòng)編目檢索、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化、計(jì)算機(jī)輔助立卷歸檔及自動(dòng)化標(biāo)引等檔案信息一體化管理。充分利用企業(yè)現(xiàn)有資源，規(guī)范局域網(wǎng)建設(shè)，為提高企業(yè)檔案信息化管理水平提供充足有利的條件，促進(jìn)企業(yè)信息化管理進(jìn)程。

（三）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)安全有效。檔案行政管理部門要加強(qiáng)對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)施有效的指導(dǎo)和監(jiān)督；企業(yè)檔案部門要結(jié)合本單位工作實(shí)際情況，制定出嚴(yán)格、完善、符合企業(yè)需要的信息化管理制度，建立科學(xué)有效的檔案信息化建設(shè)安全防范機(jī)制；明確檔案信息化建設(shè)內(nèi)容和目標(biāo)任務(wù)，并嚴(yán)格按照相關(guān)要求有序工作，對檔案管理人員實(shí)行責(zé)任分工制度，列入目標(biāo)考核。按照國家關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一著錄項(xiàng)目、統(tǒng)一檢索語言、規(guī)范制作數(shù)據(jù)，確保對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確、全面檢索。由于電子檔案具有不安全、易篡改等特征，檔案人員可采取對電子文件及時(shí)歸檔，紙質(zhì)檔案也要同時(shí)歸檔的做法，將電子檔案信息與紙質(zhì)檔案資料同時(shí)收集存儲(chǔ)；技術(shù)人員要通過加密、設(shè)置防火墻、備份數(shù)據(jù)等手段，避免檔案的泄密和數(shù)據(jù)的丟失，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與數(shù)據(jù)信息的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)庫的安全。

（四）處理好傳統(tǒng)檔案與信息化建設(shè)的關(guān)系。檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)方便快捷地開發(fā)利用檔案信息資源，提高工作效率，避免以手工操作為主的傳統(tǒng)檔案管理模式帶來的工作量巨大、步驟繁瑣的缺陷。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)?，F(xiàn)在，我國大部分企業(yè)尤其是民營企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平還很低，還不能完全實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化管理。現(xiàn)有的大部信息化的檔案數(shù)據(jù)是通過微機(jī)錄入、全文掃描、數(shù)據(jù)處理等由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化而來的，只有少部分檔案數(shù)據(jù)是由電子文件歸檔收集來的，況且信息化的檔案易篡改，其檔案信息與載體是可以分離的，想要復(fù)制或者更改檔案信息很容易；用于檔案信息化管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)容易遭受病毒侵襲，系統(tǒng)管理軟件容易被破壞，所以說，檔案信息化建設(shè)離不開傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，我們只有擁有豐富的傳統(tǒng)的館（室）藏檔案資源，才能更好地開展企業(yè)檔案信息化建設(shè)，建立龐大的檔案數(shù)據(jù)庫信息。

（五）加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)人才培養(yǎng)。企業(yè)檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低會(huì)直接影響檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。要想提高企業(yè)檔案信息化管理水平，必須加強(qiáng)新時(shí)期檔案管理人才的培養(yǎng)，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理人員不僅要具備較高的知識(shí)層次、職業(yè)道德、執(zhí)行政策能力，還應(yīng)熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，擁有使用檔案系統(tǒng)管理軟件進(jìn)行檔案信息加工、信息整理、信息獲取等能力。檔案管理人員要更新觀念，樹立自學(xué)意識(shí)，積極參與系統(tǒng)的檔案信息化管理培訓(xùn)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)。企業(yè)要對檔案管理人員進(jìn)行優(yōu)化管理，在開發(fā)現(xiàn)有人力資源的基礎(chǔ)上，注重引進(jìn)信息化管理人才；通過舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、學(xué)用并舉、自學(xué)等形式，建設(shè)一批掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、熟悉檔案管理業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。

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