新形勢下，做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的思考

摘 要：隨著社會的不斷進步和發(fā)展，事業(yè)單位也迎來了全新的機遇和挑戰(zhàn)。在新形勢下，事業(yè)單位需要進一步完善自身的管理機制，不斷提高文書檔案管理水平，從而為單位各項工作的開展提供便利和保障。因此，在當前形勢下，事業(yè)單位要認識到文書檔案管理工作的重要性，進一步明確其具體內(nèi)容和意義，采取有效措施提升事業(yè)單位文書檔案管理水平，為單位各項工作的順利開展提供保障。本文主要介紹了事業(yè)單位文書檔案管理的內(nèi)容和意義，提出了做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的措施，希望對提高事業(yè)單位文書檔案管理水平有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案；工作

文書檔案是事業(yè)單位運行過程中形成的具有保存價值的文件，文書檔案主要包括文件、計劃、方案等，還有一些總結(jié)報告和合同協(xié)議，這些資料都是事業(yè)單位在運行過程中形成的具有保存價值的資料，是事業(yè)單位日常工作的重要組成部分。隨著社會的不斷進步和發(fā)展，事業(yè)單位在工作中會產(chǎn)生大量的文書檔案，而文書檔案又是對單位日常工作具有重要意義和價值的文件資料，因此，文書檔案管理工作顯得尤為重要。為了提升事業(yè)單位文書檔案管理水平，提高其使用價值，事業(yè)單位需要將其重視起來，采取有效措施解決當前存在的問題。

一、新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理的重要性

文書檔案是事業(yè)單位對文件材料進行收集、整理及歸檔的一項重要內(nèi)容，也是一項重要的檔案管理工作。文書檔案作為事業(yè)單位管理的重要載體，對促進事業(yè)單位的發(fā)展具有十分重要的意義。第一，文書檔案作為事業(yè)單位工作材料和事務文件材料的主要載體，具有較強的實用性和針對性；第二，文書檔案對于推動事業(yè)單位的發(fā)展具有重要作用。因此，在新形勢下做好文書檔案管理工作尤為重要，要結(jié)合當前工作實際情況和發(fā)展需要，加強對文書檔案管理工作的重視力度，充分發(fā)揮文書檔案在事業(yè)單位發(fā)展中的作用。

一是檔案作為重要的信息資源，在社會發(fā)展和經(jīng)濟建設中發(fā)揮著重要作用。在新形勢下，文書檔案管理工作不僅是記錄歷史的重要手段，也是經(jīng)濟建設與文化建設中不可或缺的重要組成部分，對促進事業(yè)單位和社會發(fā)展具有十分重要的作用。

二是文書檔案在事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。文書檔案作為事業(yè)單位重要的信息資源，不僅能夠為工作人員提供參考，也能夠為單位領(lǐng)導決策提供科學依據(jù)。因此，在新形勢下加強事業(yè)單位文書檔案管理工作具有十分重要的意義。

三是文書檔案能夠為社會各方面發(fā)展提供借鑒。隨著社會各方面的不斷發(fā)展和進步，社會各領(lǐng)域都需要不斷創(chuàng)新，才能更好地推動社會的發(fā)展。

四是在新形勢下加強事業(yè)單位文書檔案管理工作能夠提高事業(yè)單位管理水平和工作效率。當前，社會各方面不斷發(fā)展，隨著時代的變化和技術(shù)的進步，各類現(xiàn)代化的辦公設備逐漸走進了人們的日常生活。而文書檔案作為事業(yè)單位管理工作最基礎(chǔ)和最重要的一項內(nèi)容，能夠有效促進事業(yè)單位各項工作有序進行，從而提高整體工作效率和管理水平，使事業(yè)單位獲得更大發(fā)展。

五是提高事業(yè)單位文書檔案管理水平能夠有效推動事業(yè)單位健康、穩(wěn)定發(fā)展。當前，我國各事業(yè)單位也在不斷提高自身建設水平，從宏觀角度來看，這一過程就是實現(xiàn)社會健康和穩(wěn)定發(fā)展的過程。

二、新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題

從當前事業(yè)單位文書檔案管理工作的實際情況來看，還存在著諸多問題，主要表現(xiàn)為以下幾點：第一，在開展文書檔案管理工作時，相關(guān)的工作人員往往對其不夠重視，缺乏一定的管理意識，沒有認識到文書檔案管理工作的重要性，缺乏有效的管理和維護；第二，事業(yè)單位對文書檔案管理工作的認識存在著一定的誤區(qū)，對于文書檔案管理工作并不重視；第三，目前，很多事業(yè)單位還存在著對文書檔案管理工作僅實行簡單處理和記錄；第四，事業(yè)單位文書檔案管理人員的整體素質(zhì)不高，對于新形勢下所需要的現(xiàn)代化信息技術(shù)和先進設備并不了解；第五，當前，很多事業(yè)單位在開展文書檔案管理工作時還存在著一些問題。

除此之外，隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和科學技術(shù)水平的不斷提升，我國也開始重視對于文書檔案管理技術(shù)方面的研究與應用。在這一背景下，當前，很多事業(yè)單位也開始積極主動地開展文書檔案管理技術(shù)研究和創(chuàng)新。比如，一些事業(yè)單位開始運用現(xiàn)代化信息技術(shù)和先進設備開展文書檔案管理工作。

三、新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理途徑

1.加強對文書檔案管理的重視程度

事業(yè)單位要在思想上重視文書檔案管理工作，并將其作為一項長期的工作來開展，必須嚴格按照有關(guān)的標準實行檔案管理，保障檔案資料的完整和安全。另外，要加強對文書檔案管理人員的培訓，使其熟悉文書檔案管理工作的內(nèi)容和要求。同時，還要將文書檔案管理與單位實際發(fā)展相結(jié)合，制定相應的管理目標，提高檔案管理水平。在進行文書檔案的收集整理時，要保證其符合相關(guān)的規(guī)范標準，將其與單位業(yè)務工作緊密結(jié)合。對應歸檔文件材料及時歸檔，確保材料齊全完整，使其具有較高的利用價值。除此之外，還要做好保管期限的確定工作，認真檢查文件材料是否齊全、完整、真實可靠以及保管是否安全等問題。要嚴格按照文書檔案的標準整理，將其與實際工作相結(jié)合，科學分類，使其具有較高的檢索技術(shù)手段。另外，在歸檔過程中，還要保證其具有較高的真實可靠性，保證檔案資料的完整、真實以及準確。

對于已經(jīng)歸檔的文書檔案要認真整理，確保其具有較高的保管期限，使其能夠得到妥善保管。在保管時，還要做好檔案材料的銷毀工作，保證檔案資料的安全。事業(yè)單位要明確文書檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中的意義，保證文書檔案管理工作能夠順利開展，為單位發(fā)展提供良好輔助作用。另外，還要提高工作人員對文書檔案管理工作的重視程度。

2.完善文書檔案管理制度

事業(yè)單位要加強對文書檔案管理制度的完善，建立健全文書檔案管理制度，使其能夠在工作過程中充分發(fā)揮作用。首先，事業(yè)單位要對文書檔案管理過程中涉及的所有事項詳細記錄，確保文書檔案能夠按照相關(guān)規(guī)定歸檔。同時，要將收集、整理以及分類等工作貫穿整個流程。其次，事業(yè)單位還要建立健全文書檔案管理相關(guān)制度，確定責任歸屬以及內(nèi)容等。在此過程中，事業(yè)單位要根據(jù)工作人員的工作能力、崗位性質(zhì)等不同選擇相應的管理模式，保證每位員工都能夠依據(jù)制度開展工作。最后，要選擇科學、有效的監(jiān)督方式。例如，在文書檔案管理過程中，可以選擇在重要的時間節(jié)點或者其他重要事項開展監(jiān)督，主要是通過查閱、審核以及檢查等方式來實現(xiàn)；再如，在文書檔案歸檔過程中，可以定期對其檢查，通過查閱相關(guān)資料以及相關(guān)人員詢問等方式，一旦發(fā)現(xiàn)檔案歸檔不完整或者有未歸檔的現(xiàn)象，可以通過有效方式予以解決，從而保證文書檔案能夠按照規(guī)定歸檔。

3.開展集中統(tǒng)一的檔案管理

為了能夠更好地做好文書檔案管理工作，需要對文書檔案實行集中統(tǒng)一管理，在明確統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)上，建立事業(yè)單位專門的檔案機構(gòu)，并配備專業(yè)的檔案管理人員，明確檔案管理部門的職能和職責，并能夠與單位各部門實現(xiàn)有效的溝通。在檔案機構(gòu)設立之后，能夠更好地對文書檔案統(tǒng)一管理，制定切實的文書檔案保管制度。并且，要確保文書檔案和其他資料分開，更好地實現(xiàn)文書檔案管理工作的有效性。首先，在對文書檔案開展歸檔工作時，要將收集到的文書檔案材料分類整理，確保歸檔質(zhì)量和分類效果。其次，在對文書檔案開展保管工作時，要對不同類別和期限的文書檔案實行區(qū)別保管。最后，要積極地對文書檔案的利用情況加以統(tǒng)計，以便了解文書檔案的使用情況和利用效率。此外，當發(fā)現(xiàn)有不利于檔案利用的因素出現(xiàn)時，要及時采取措施解決問題。

4.增強文書檔案信息資源開發(fā)力度

在當前的事業(yè)單位發(fā)展中，文書檔案管理工作中的信息資源開發(fā)力度不足，導致文書檔案管理工作質(zhì)量較低，影響文書檔案資源的利用。為了解決這一問題，就需要增強文書檔案信息資源的開發(fā)力度，為文書檔案提供更加全面、具體、準確的信息。

在文書檔案信息資源開發(fā)工作中，需要注重檔案信息資源的全面性，要求文書檔案管理人員在日常的文書檔案信息資源開發(fā)工作中，對文書檔案展開全面分析，找出存在的問題，明確文書檔案信息資源的開發(fā)重點，進而有針對性地開展文書檔案信息資源開發(fā)工作。

在文書檔案信息資源開發(fā)工作中，需要注重文書檔案信息資源的時效性。文書檔案管理人員在日常的文書檔案信息資源開發(fā)中，需要注重對動態(tài)文件的收集與整理工作，為動態(tài)文件建立電子文檔索引目錄，明確動態(tài)文件的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容，實現(xiàn)動態(tài)文件的系統(tǒng)化管理，為文書檔案信息資源的開發(fā)提供更好的支撐。同時，文書檔案信息資源開發(fā)中，需要注重對不同類型的資源開發(fā)，確保其多樣性與時效性。

為避免動態(tài)文件內(nèi)容出現(xiàn)遺漏，文書檔案管理人員在日常的資源開發(fā)中要注重收集動態(tài)文件的內(nèi)容，提高動態(tài)文件內(nèi)容收集工作效率與質(zhì)量。

5.提升文書檔案信息化水平

在新時期，信息化技術(shù)在事業(yè)單位文書檔案管理中的應用已經(jīng)成為必然趨勢，為此，事業(yè)單位在實施文書檔案信息化管理時，應以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，全面提升文書檔案信息化水平。

一是應用先進的網(wǎng)絡技術(shù)與軟件系統(tǒng)。由于傳統(tǒng)的文書檔案管理工作無法實現(xiàn)信息資源的共享，為此，事業(yè)單位應將信息技術(shù)與軟件系統(tǒng)應用到文書檔案管理工作中，確保各部門在實際操作過程中都能夠得到有效支持。

二是強化相關(guān)基礎(chǔ)設備設施建設。要想確保文書檔案信息資源的安全有效傳輸，就必須構(gòu)建相應的網(wǎng)絡基礎(chǔ)設備設施，為此，事業(yè)單位應加強對相關(guān)硬件設備設施的建設力度，并做好日常的維護與管理工作。

三是提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。要想實現(xiàn)文書檔案信息化管理，就必須全面提升相關(guān)管理人員的專業(yè)素質(zhì)，為此，事業(yè)單位應強化對文書檔案管理人員的培訓力度，定期開展培訓活動，不斷提高他們的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)。

四是加強檔案設備設施的安全檢查。文書檔案信息化建設離不開相應的設備設施，為此，事業(yè)單位在實施文書檔案信息化管理時，必須對相關(guān)設備設施定期檢查與維護，尤其是對服務器和操作系統(tǒng)等重點檢查與維護，確保相關(guān)設備設施運行良好。一旦出現(xiàn)異常，應及時采取有效處理措施，降低文書檔案信息被損毀的可能性。

6.完善相關(guān)的基礎(chǔ)設備設施建設

完善相關(guān)的基礎(chǔ)設備設施建設，是檔案管理工作順利開展的前提和基礎(chǔ)。首先，事業(yè)單位要配備專業(yè)的檔案管理人員，這些人員應當具備基本的檔案管理知識和技能，熟悉文書檔案管理的相關(guān)規(guī)定和制度；其次，要根據(jù)實際工作需求配備辦公設備設施，如打印機、計算機和檔案柜等；再次，要根據(jù)實際工作需要配備專門的檔案室，檔案室應當具備基本的溫濕度控制系統(tǒng)等。最后，事業(yè)單位還要根據(jù)文書檔案管理工作需要配備必要的保護設施設備，如通風和防塵設備等。并且，在相關(guān)設備設施使用結(jié)束要及時清理和保養(yǎng)，以保障其能夠良好運行。另外，還要做好日常防范措施，防止檔案受到各種因素的影響和損害。

同時，事業(yè)單位還要將檔案管理工作納入本單位的年度工作計劃，與其他部門協(xié)調(diào)配合，統(tǒng)一規(guī)劃本單位文書檔案管理工作。檔案部門要與相關(guān)部門加強溝通，充分利用其他部門的資源，以加強文書檔案管理工作的有效性，如其他部門可以通過收集文件材料等方式為文書檔案管理提供便利。

事業(yè)單位要始終堅持文書檔案管理工作的中心地位，以充分發(fā)揮文書檔案對本單位各項工作開展所起到的作用為目標開展具體工作，以實現(xiàn)對單位各項工作所起到的作用。在實際工作中，要始終堅持以促進事業(yè)單位發(fā)展為中心，將拓展和提高本單位業(yè)務作為基本目標之一，以充分發(fā)揮文書檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展過程中所起到的作用。

四、結(jié)語

在新形勢下，事業(yè)單位文書檔案管理工作存在諸多問題，需要不斷地改進，為事業(yè)單位的發(fā)展提供強有力的支持。因此，在事業(yè)單位的發(fā)展中，要從加強文書檔案管理工作的意識入手，充分認識文書檔案管理工作的重要性及意義，采取有效的措施加強文書檔案管理工作。對于文書檔案管理工作中存在的問題，要積極的探索和研究，不斷促進文書檔案管理工作水平的提升。與此同時，為了實現(xiàn)對事業(yè)單位整體形象的提升，提高事業(yè)單位文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)也是十分必要的。因此，在新形勢下，要不斷加強事業(yè)單位文書檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)力度，為促進社會和諧發(fā)展作出貢獻。

參考文獻：

[1]李 晶.基于大數(shù)據(jù)的事業(yè)單位辦公室文書檔案管理分析[J].辦公室業(yè)務，2023（02）：148-149+192.

[2]馮亞峰.事業(yè)單位文書檔案管理效率的提升路徑探討[J].辦公室業(yè)務，2023（01）：64-66.

[3]韓 冰.事業(yè)單位文書檔案的管理實踐探討[J].浙江工商職業(yè)技術(shù)學院學報，2022，21（03）：17-19.

[4]石建蕓.基層事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量提升路徑探究[J].檔案，2022（08）：62-64.

[5]黃 偉.事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量提升路徑[J].辦公室業(yè)務，2022（14）：134-135.

作者簡介：曹海濤（1982—），男，漢族，陜西延安人，研究生，館員，研究方向：檔案管理。