全生命周期視角下文書檔案質(zhì)量影響因素及對策

摘 要：運用全生命周期分析影響文書檔案質(zhì)量的各種因素，有針對性地采取措施，對提高檔案管理質(zhì)量和效率具有重要意義。本文以某單位文書檔案為例，從觀察組、對照組各選取50份文書檔案進行統(tǒng)計分析，運用全生命周期理論，探討了前端、中端、末端影響文書檔案質(zhì)量的各種因素，并在此基礎(chǔ)上提出了提升文書檔案管理質(zhì)量的對策，以期大幅度提升文書檔案管理整體質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：文書檔案；檔案質(zhì)量；全生命周期

引言

梁山縣工業(yè)和信息化局在檔案管理方面積極推行電子化管理，建立了完善的檔案系統(tǒng)，注重檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化，將質(zhì)量控制作為檔案管理的重要組成部分，持續(xù)完善檔案管理制度和流程，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。但在文書檔案質(zhì)量控制方面仍存在一些不足。分析影響檔案質(zhì)量的因素，有針對性地采取措施，對提高檔案管理質(zhì)量和效率具有重要的現(xiàn)實意義。

《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）中提出，“文書檔案”是反映黨務(wù)、行政管理活動的檔案。文件是文書檔案前身，文書檔案是文件的最終歸宿。全生命周期用于文書檔案管理，是將文書檔案作為一個有始有終、不斷發(fā)展變化的對象，從收集、整理、保管、利用、銷毀五個環(huán)節(jié)動態(tài)地將文書檔案經(jīng)歷劃分為形成期、發(fā)展期、成熟期、衰退期，即文書檔案全生命周期（參見表1）。文書檔案全生命周期中，無論是前端的形成期，還是中端的發(fā)展期、成熟期，亦或是末端的衰退期，任一環(huán)節(jié)中的任一因素，都會直接影響文書檔案管理整體質(zhì)量[1]。因此，需要詳細(xì)分析文書檔案不同階段影響質(zhì)量因素，采取針對性、差別化管理措施，嚴(yán)格控制前端、中端、末端三個環(huán)節(jié)、形成期、發(fā)展期、成熟期和衰退期四個周期文書檔案質(zhì)量[2]。結(jié)合文書檔案管理現(xiàn)實需要，運用全生命周期理論，不斷提升文書檔案管理總體質(zhì)量和水平，最大程度地發(fā)揮文書檔案在存史、資政、育人的功能和價值。

文種是否正確；公文格式是否規(guī)范；文件字跡是否準(zhǔn)確，等等。 文檔收集是否完整、分類是否準(zhǔn)確、整理是否規(guī)范、裝訂是否符合要求、入庫是否及時，等等。 統(tǒng)計與分析是否準(zhǔn)確；編輯與研究是否全面；借閱與歸還是否安全，等等。 文書檔案鑒定、銷毀是否準(zhǔn)確，等等。

1 資料與方法

1.1 資料

利用隨機數(shù)字表法將從檔案室收集的2021年1—12月期間的文書檔案分為兩組：對照組和觀察組，每一組50份。將對照組與觀察組文書檔案質(zhì)量進行比較。

1.2 指標(biāo)

基于全生命周期文書檔案質(zhì)量控制理論，將文書檔案質(zhì)量按前端質(zhì)量、中端質(zhì)量和末端質(zhì)量賦分。發(fā)放問卷調(diào)查表50份。參與評價的有局領(lǐng)導(dǎo)、中心及部門負(fù)責(zé)人、一般工作人員、企業(yè)經(jīng)營者。采用百分制，分別對文書檔案管理效果和文書檔案合格率進行評價：（1）文書檔案管理效果。80—100分為高效；60—79分為一般；59分（含）以下為不滿。其中“高效+一般”為總管理效果。（2）文書檔案合格率。80—100分為正確；60—79分為達標(biāo)；59分（含）以下為不合格。其中“正確率+達標(biāo)率”為總合格率。

1.3 方法

對照組采用傳統(tǒng)的文書檔案管理方法，進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、利用和銷毀。觀察組運用全生命周期理論進行文書檔案管理。采用SPSS23.0處理統(tǒng)計數(shù)據(jù)，采用百分比表示計數(shù)資料，用x2檢驗，P＜0.05時表示差異具有統(tǒng)計學(xué)意義。

2 結(jié)果

2.1 管理效果

從兩組文書檔案管理效果統(tǒng)計對比來看（見表2），運用全生命周期理論管理文書檔案，總有效率96%，傳統(tǒng)的檔案管理模式下文書檔案管理總有效率為86%。

2.2總合格率。

從兩組文書檔案管理總合格率統(tǒng)計對比來看（見表3），全生命周期理論應(yīng)用于文書檔案質(zhì)量管理，總合格率達98%，傳統(tǒng)的文書檔案管理總合格率為84%。

對比兩組文書檔案管理效果、總合格率，運用全生命周期理論均有顯著提升。

3 分析

從全生命周期視角分析《檔案法》《國家行政機關(guān)公文處理辦法》《文書檔案案卷格式》等法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，前端、中端和末端都有相關(guān)因素影響著文書檔案質(zhì)量。

3.1 前端

文書檔案的前身是文件[3]。文件形成階段是公文處理的首要環(huán)節(jié)，也是影響文書檔案質(zhì)量的首要階段。文書檔案形成期作為文書檔案前端，該環(huán)節(jié)的文件質(zhì)量高低會直接影響文書檔案質(zhì)量的高低。因此，控制好文書檔案前端具有重要意義。從觀察組和對照組的文書檔案質(zhì)量因素分析來看，發(fā)生在前端、影響文書檔案質(zhì)量的因素主要有：（1）正文。文件的正文記載了黨務(wù)、行政管理活動信息。文件能否發(fā)揮其應(yīng)有功能，取決于正文內(nèi)容是否真實、準(zhǔn)確，文件正文記錄信息是否完整、準(zhǔn)確，正文表達意圖是否清晰。這些都是評價文件質(zhì)量的重要因素，也在很大程度上決定著文書檔案能否發(fā)揮其查考、憑據(jù)、參考功能。（2）文種。為了使公文能夠有穩(wěn)定的性質(zhì)、特定的用途，公文行文時會選擇適當(dāng)?shù)奈姆N。常見的文種有公告、通告、意見、通知、通報、報告、決議、決定、函、紀(jì)要，等等。文種不分或混淆就會使行文出現(xiàn)錯誤。例如，請示是一文一事，請示的事項是尚未開始的，需要上級答復(fù)；而報告是一文寫多事，也可事后行文。將其混用，是影響文書檔案的重要因素[4]。（3）要素。一份完整的公文由眉首、主體和版記三個要素組成。根據(jù)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第十條規(guī)定，公文通常由份號、密級、保密期限、緊急程度、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、主題詞等18個部分要素組成。任一部分要素出現(xiàn)錯誤或疏忽，都會直接影響公文質(zhì)量，最終影響文書檔案質(zhì)量。（4）材料。文件除了信息內(nèi)容要求高質(zhì)量，還要保證文件材料選用得當(dāng)。如，應(yīng)選用規(guī)格統(tǒng)一（A3、A4、B5）、耐老化、堅韌的公文用紙；公文書寫應(yīng)保證字跡清晰，選用黑色墨水。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆擬稿。

3.2 中端

從全生命周期視角來看，文書檔案中端主要包括發(fā)展期和成熟期，主要包括文書檔案收集、立卷、整理和利用[5]。（1）收集。從收集環(huán)節(jié)來看，文書檔案歸檔范圍制定得不具體、不全面，會影響文書檔案收集的準(zhǔn)確性、完整性和及時性。例如，收集了“請示”沒有收集“批復(fù)”；收集了“正文”沒有收集“底稿”“附件”。（2）立卷。立卷環(huán)節(jié)是影響文書檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，影響文書檔案立卷質(zhì)量的因素眾多，包括文件分類不準(zhǔn)確、保管期限劃分不精準(zhǔn)、卷內(nèi)文件排列順序顛倒；案卷卷皮格式不統(tǒng)一；卷內(nèi)文件目錄格式不符合要求、卷內(nèi)文件目錄項缺項等。典型的錯誤如文書檔案卷內(nèi)文件目錄項責(zé)任者、備注或順序號缺項，或把本該“永久”保存的檔案劃分為“定期”。（3）整理?！段臅鴻n案案卷格式》對文書檔案整理過程中的硬/軟卷皮格式、卷盒規(guī)格、填寫要求、卷內(nèi)文件目錄格式、卷內(nèi)備考表格式、案卷各部分的排列格式都做了詳細(xì)規(guī)定，若未按照規(guī)定的格式標(biāo)準(zhǔn)進行整理，會直接影響文書檔案整理質(zhì)量。（4）利用。利用質(zhì)量也是影響文書檔案管理的重要因素。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，文書檔案的信息化是直接影響檔案利用效率的重要因素，確保檔案利用安全也是其高質(zhì)量管理的重要條件。

3.3 末端

文書檔案末端，主要是指處于衰退期的管理階段。涉及文書檔案鑒定和銷毀。（1）鑒定。文書檔案鑒定是根據(jù)一定原則、標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)地判定其歷史與現(xiàn)實價值，確定其保管期限。鑒定就會涉及拆卷，剔除不需要繼續(xù)留存的文件，并重新組卷；根據(jù)保管期限的調(diào)整及案卷的變化，重新編排文書檔案案號，以及重新調(diào)整或更改案卷目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工具。鑒定質(zhì)量也是影響文書檔案質(zhì)量的又一重要環(huán)節(jié)。鑒定是否科學(xué)、全面、準(zhǔn)確，直接關(guān)乎文書檔案是繼續(xù)保留、銷毀還是做其他相應(yīng)處理。通過對到期文書檔案進行鑒定，可進一步優(yōu)化館藏檔案資源結(jié)構(gòu)，減輕文書檔案管理壓力。（2）銷毀。根據(jù)文書檔案鑒定，對沒有繼續(xù)保留價值的，符合相關(guān)規(guī)定的，要及時予以銷毀。銷毀不及時、不全面，必然會占用館藏檔案資源；銷毀不準(zhǔn)確、超范圍銷毀，勢必會造成難以估量的損失。因此，既要做到應(yīng)銷毀盡銷毀，還要確保不應(yīng)銷毀的堅決做好安全保存，確保文書檔案安全。

4 對策

文書檔案的前身是文件，文件的質(zhì)量是影響文書檔案質(zhì)量的首要因素[6]。之后，文書檔案收集、整理、歸檔、管理、編研和利用等，都會直接影響著文書檔案管理質(zhì)量。因此，要樹立全生命周期理念，優(yōu)化檔案管理流程，完善規(guī)章制度，提升檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)，綜合施策，切實提升文書檔案管理質(zhì)量。

4.1 提高前端文書處理質(zhì)量

文書與檔案是同一事物在功能、管理方面存在的差異。要嚴(yán)格規(guī)范文書制作和處理，向前延伸質(zhì)量控制關(guān)口。文書制作及處理要嚴(yán)格按照《黨政機關(guān)公文格式》《黨政機關(guān)公文處理工作條例》等的規(guī)定。規(guī)范文書處理格式和內(nèi)容。要加大文書處理的審核監(jiān)督。通過建立健全規(guī)章制度、強化崗位職責(zé)、加強文檔一體化業(yè)務(wù)素能培訓(xùn)，增強文件制作對文書檔案的重要性認(rèn)識[7]。要提高相關(guān)人員職業(yè)修養(yǎng)。文件起草者要細(xì)心、耐心和嚴(yán)謹(jǐn)，在公文格式選擇、處理程序方面要嚴(yán)格規(guī)范。一是注重文書外在形態(tài)。從公文的起草、核稿、定稿、簽發(fā)到印刷的各個環(huán)節(jié)，均做到真實、完整和權(quán)威。二是注重對文書流轉(zhuǎn)過程的處理。規(guī)范收集、整理發(fā)文稿紙、文書處理等，將文書分發(fā)、傳遞等流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)做精做細(xì)，確保文書流轉(zhuǎn)質(zhì)量[8]。三是注重文書內(nèi)在信息質(zhì)量。文書審核、簽發(fā)、擬辦、批辦、承辦等內(nèi)在信息質(zhì)量決定其文件的“是否辦理、誰辦理、如何辦理、辦理結(jié)果”等細(xì)節(jié)，這些信息組合與關(guān)聯(lián)程度也直接關(guān)系到文書檔案利用效率及效果。

4.2 嚴(yán)控文書檔案管理質(zhì)量

要按照全生命周期理念做好文件到文書檔案的轉(zhuǎn)變，并切實做好文書檔案收集、整理、歸檔、利用[9]。其中關(guān)鍵是要明確文書檔案管理流程及其質(zhì)量要求，暢通文件到文書檔案管理從組織形式到具體工作流程的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工負(fù)責(zé)、密切配合。即，由分管文書及檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任文書檔案工作質(zhì)量控制領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人，統(tǒng)籌調(diào)配資源，一體化推進質(zhì)量管理。要求文件起草部門在做好公文起草時就要把握文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，規(guī)范公文登記、收集、錄入和掃描，并按照文書檔案歸檔范圍做好收集。要嚴(yán)格做好文書檔案整理、分類、裝訂，凡涉及公文全周期文件資料、具有保存價值的都應(yīng)納入歸檔范疇。嚴(yán)格《文書檔案案卷格式》《黨政機關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，做好文書檔案的整理、裝訂、入架。此外，要加快推進文書檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展，既要做好存量的文書檔案數(shù)字化，也要加快推進增量文書檔案直接數(shù)字化，按照“單軌制”理念，打造暢通信息渠道。利用現(xiàn)代信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)，做好文書檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析和編研工作，提高文書檔案現(xiàn)實利用價值。

4.3 嚴(yán)把末端文書檔案安全質(zhì)量

一方面，要提升文書檔案鑒定質(zhì)量。從黨和國家根本利益出發(fā)，從文書檔案內(nèi)容的重要程度、檔案內(nèi)容的獨特性、時效性角度，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，判定文書檔案價值，對其作出精準(zhǔn)鑒定。全面的觀點就要求將本單位與社會其他部門、長遠與當(dāng)前、行政業(yè)務(wù)與學(xué)術(shù)研究，編史修志等需求全面結(jié)合起來進行價值鑒定。歷史的觀點就是要尊重歷史，將文書檔案作為機關(guān)“今世賴之以知古”的重要載體，分析文書檔案的各種價值因素。發(fā)展的觀點就是要做到以“后世賴之以知今”的視角和價值標(biāo)準(zhǔn)評判，從文書檔案價值的時效性、擴展性進行鑒定。另一方面，要切實做好文書檔案銷毀工作。經(jīng)鑒定后，確實不具有繼續(xù)保存價值的文書檔案，應(yīng)及時銷毀，減少庫存容量，減輕工作壓力。文書檔案銷毀要嚴(yán)格按照程序和要求，堅持檔案銷毀標(biāo)準(zhǔn)，按照保管期限表規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)等，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。根據(jù)文書檔案載體形式選擇相應(yīng)的銷毀方式，如物理粉碎、電子消磁、紙張熔漿再生、無害化焚燒等。嚴(yán)格執(zhí)行銷毀流程，做好清點在冊、報批，并安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，在目錄上注銷，其他統(tǒng)計臺賬注明。

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作者簡介：范敏（1974— ），漢族，梁山縣工業(yè)和信息化局高級會計師，本科，主要從事檔案學(xué)基礎(chǔ)理論與發(fā)展研究。