辦公自動化背景下干部人事檔案工作優(yōu)化分析

摘 要：以大數據、區(qū)塊鏈為代表的新一代信息技術，使機關辦公進入數據管理時代，給干部人事檔案管理帶來了新模式新路徑。干部檔案信息化提升了檔案管理效率、提升了檔案安全水平，大大改變了傳統(tǒng)管理模式的弊端。新形勢下，干部人事檔案管理要加強保障機制建設，夯實信息化基礎條件，以質量和安全建設為著力點，以高效利用為目標，加快構建新型管理模式，以人事檔案管理的高水平推動組織人事工作的高質量發(fā)展。

關鍵詞：干部人事檔案；信息化；優(yōu)化路徑

干部人事檔案是選撥干部和人才的重要依據。在辦公自動化背景下，要高度重視干部人事檔案信息化工作，以業(yè)務應用為導向，著力構建安全、便捷、高效的干部人事數字化檔案網絡，扎實推進干部人事檔案信息化建設進程，不斷提高干部人事檔案管理水平和服務水平，為從嚴監(jiān)督管理、選拔任用干部工作提供堅實的基礎。

1 信息技術對干部人事檔案管理的意義

1.1 有利于干部人事檔案管理效率的提高

隨著內外部環(huán)境的急劇變化，許多單位的員工流動性增大，造成干部人事檔案內容變化多、檔案轉遞速度快，直接沖擊著傳統(tǒng)的干部人事檔案管理方式。在傳統(tǒng)的管理查詢方式中，人事檔案的收集、整理、查詢、利用都以人工為主，工作量大、效率不高，有的檔案因各種原因無法調閱，給干部提拔任用帶來負面影響。以電子檔案為主的干部檔案信息化管理模式，能夠對檔案資料反復調閱，也避免以往一本檔案只能供一人查閱的局限性。大數據技術能夠自動對電子檔案進行獲取、存儲和分析，支持多類型數據介質，豐富了干部人事檔案管理的形式，干部人事檔案管理效率和利用率得以大幅度提升。

1.2 有利于延長紙質檔案生命力

傳統(tǒng)模式中，紙質檔案被反復查閱，對檔案本身造成二次破壞。有些人事檔案室管理不達標，紙質檔案在長期不合格環(huán)境中，其中的字跡容易磨損不清，影響了檔案材料的完整性、準確性，大大縮短了紙質檔案的使用壽命。加快干部人事檔案信息化管理，紙質檔案通過掃描、采集、人工錄入等方式，有效生成適合互聯網查閱的數字文件格式，存儲在電子載體中，通過搭建人事檔案管理系統(tǒng)，實現查詢的便利化。減少了使用紙質檔案材料的頻率，極大地減少折卷整理的頻次。除了干部升職時需數字檔案與紙質檔案相統(tǒng)一外，其他的查詢利用流程都可在檔案管理系統(tǒng)中進行。

1.3 有利于確保檔案的真實性

干部人事檔案最重要的特點和價值，在于其具有歷史性、真實性、原始性、可信性，這是檔案的生命。但一直以來，有些人為了個人私利，通過各種方式弄虛作假。有的涂改出生年月，有的偽造學歷，有的編造工作簡歷，有的偷換檔案材料[1]，嚴重破壞了檔案的真實性，使檔案可信度大打折扣。干部人事檔案信息化后，能夠全方位監(jiān)督干部人事檔案資料收集歸檔、保存、查閱和流轉的軌跡，無論哪個環(huán)節(jié)出現涂改造假現象，都會被及時發(fā)現。在新數字技術支持下，區(qū)塊鏈技術使得干部人事檔案原始數據得以完整呈現，并通過加密技術，使得數據無法輕易更改，可以最大限度防止檔案造假，確保檔案的真實性。有些單位在大數據的支持下，要求所有數字檔案必須與紙質檔案互相印證，才能成為該檔案用戶職務晉升的有效依據，這從技術層面上杜絕了干部人事檔案造假的可能性，為干部選拔工作創(chuàng)造了一個公平、公正的環(huán)境。

1.4 有利于實現現代化的干部人事檔案管理

現代化干部人事檔案管理要求我們提升檔案管理實效，實現流程高效、閉環(huán)管理、在線控制、動態(tài)監(jiān)管，真實、準確、有效、及時地提供人事基礎資料。以大數據、互聯網+等新技術的運用為基礎，構筑安全、快捷的人事檔案數據管理模式，為干部選拔任用提供更快速、更精準、更優(yōu)化的人事檔案信息服務。

2 辦公自動化背景下干部人事檔案管理優(yōu)化的基本原則

2.1 安全性

安全性是干部人事檔案信息化管理的最重要原則。人事檔案反映了干部成長進步的全過程，是組織部門選人用人的基礎材料，對于打造高素質干部隊伍具有重要價值。檔案安全管理的重要性是由檔案本身和檔案管理的性質決定的，檔案信息化建設必須充分考慮安全問題，處理好方便、高效與安全管理的關系。隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性[2]。

2.2 非修改性

檔案的顯著特征是唯一性和憑證性。人事檔案記錄了干部的年齡、學歷、獎懲、家庭關系諸多方面，任何一個方面遭到丟失、篡改等人為因素的破壞，都會造成難以挽回的損失，進而影響單位的選賢任能。檔案的數字化要確保文件的不可修改性。如現行電子文件的歸檔必須進行禁止寫入操作處理（通常采用PDF格式處理），館藏紙質檔案的數字化處理，通常采用低像素的圖片掃描方式，以此做到對檔案內容的不可修改。區(qū)塊鏈技術對于電子文件非修改性的保障已得到廣泛認可，成為干部人事檔案建設中的新技術保障。

2.3 規(guī)范性原則

制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。干部人事作為專業(yè)檔案門類，信息化建設要根據《中共中央組織部關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》（中組發(fā)[2014]9號）要求實施，不論是存量干部檔案信息化，還是接收電子文件增量數字化，都應該堅持規(guī)范性原則，制定人事檔案整理、加工、應用的相應標準、規(guī)范，如：字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向用戶的服務格式）及數據交換標準。只有這樣才能使人事檔案電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象[3]。

3 新形勢下干部人事檔案的優(yōu)化路徑

3.1 圍繞“保障”這一關鍵，基礎工作到位

3.1.1加強制度建設。要結合單位工作實際，制定《干部人事檔案數字化建設工作實施方案》等文件，明確數字化建設工作內容、方法步驟和質量要求，召開專題會議研究部署，壓實責任，確保高效有序推進工作。與資質齊全、經驗豐富的數字化建設公司進行前期協調溝通，并就設備配置、工作流程、工作質量、完成時限等作出具體要求。

3.1.2加強信息化設施建設。要建設高標準的干部人事檔案信息室，即“監(jiān)管控”一體化智能館庫，由辦公室、檔案查閱室、檔案整理室、智能檔案庫房、監(jiān)控室等組成。檔案室要綜合利用傳感器、紅外安防監(jiān)控、智能門禁技術自動采集庫房的溫濕度、水浸、安防、門禁數據等，實現全程數據持久記錄。及時通過聲光裝置、監(jiān)控大屏和短信向管理人員報警，確保庫房恒溫恒濕、安全可控。積極協調落實建設標準化數字檔案管理場所，申請專項資金采購安裝干部檔案管理信息系統(tǒng)、數據存儲服務器、管理服務器、高清掃描儀、監(jiān)控設備等設施，為實現檔案數字化建設提供有力的硬件保障。打通檔案數字化利用的渠道，系統(tǒng)建設數字化平臺，建立干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，在干部檔案數字化基礎上，實現檢索閱覽、利用審批、數據統(tǒng)計等功能。

3.1.3著力強化工作隊伍。通過開展集中輪訓、以工代訓、跟班學習等方式，不斷提升、改進檔案管理人員的管理理念、工作思維、工作方法。干部檔案工作政策性強，政治素質要求高。干部檔案管理者要樹立底線思維，嚴守政治紀律，嚴明制度法規(guī)，嚴密甄別審核，嚴控工作程序，一把尺子量到底，不給弄虛作假者“鉆空子”的機會，讓“潛規(guī)則”無路可走。以更強的黨性意識、政治覺悟和組織紀律要求自己，做思想上的清醒人、政治上的明白人、紀律上的規(guī)矩人，維護干部檔案工作的嚴肅性和公信力。應自覺增強檔案意識，將匠人精神貫穿于檔案工作每個細節(jié)。材料收集做到“眼明、手凈、口密”，確保材料真實、全面、及時、規(guī)范；檔案整理做到“心正、氣定、神聚”，確保分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊；檔案管理做到“勤學、善思、強抓”，確保制度完善、程序嚴格、管理高效。

3.2 圍繞“質量”這一核心，過程審核到位

3.2.1加強干部檔案內容審核。全面貫徹落實《黨政領導干部選拔任用工作條例》，將“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”貫穿于干部檔案管理始終，在干部選拔任用時對擬提拔人選開展“任前審”，在接收軍轉干部、新招錄公務員時進行“入職審”，在材料收集歸檔、借閱歸還、檔案轉遞等關鍵環(huán)節(jié)加強“日常審”。持續(xù)做深做實干部人事檔案專項審核工作，以檔案專審“回頭看”“全覆蓋”為契機，對干部檔案進行“大普查”，堅持“凡疑必查、凡疑必核、凡錯必糾”原則，實現檔案審核遺留問題銷號清零，確保干部檔案信息全面準確，對發(fā)現涉嫌涂改造假、重要信息失真、內容關聯性存疑的，立即查核取證，把好組織部門選賢舉能的第一道關口，保證檔案信息真實、完整、規(guī)范，夯實信息化建設的資源基礎。

3.2.2加強檔案信息化全流程安全管控。制定人事檔案信息化流程標準，工作人員每完成一個環(huán)節(jié)，在相應流程欄簽字確認，確保各個工作環(huán)節(jié)銜接有序、責任明晰。在干部檔案信息采集和數字化加工完成后，安排專人對照紙質檔案逐一對檔案整理、目錄錄入準確率、圖像掃描質量、數據完整性、檔案實體的完整性等內容進行校核驗收，對校核存在問題及時整改，確保數字化檔案的真實準確性。

3.2.3著力完善信息系統(tǒng)。創(chuàng)新運用大數據信息技術，建立干部信息大數據應用系統(tǒng)，引入流程化管理機制，整合原有檔案業(yè)務應用，對干部人事檔案轉遞、材料接收、檔案查（借）閱、檔案審核及出入庫業(yè)務進行全流程標準信息化設計，以信息化推動干部人事檔案流程化管理，實現業(yè)務一鍵啟動辦理，系統(tǒng)自動流程化管控，確保檔案業(yè)務辦理規(guī)范及時。

3.3 圍繞“安全”這一紅線，保密措施到位

3.3.1健全完善干部人事檔案安全保密制度。經常性開展檔案業(yè)務培訓，組織學習檔案管理相關條例。數字化前期與每一名參與檔案數字化的業(yè)務人員簽訂《人事檔案保密協議》，安排專人負責全程監(jiān)督檢查。積極聯系相關安全保密部門對數字化設備和軟件的安全技術檢測，并對數字化工作全程進行監(jiān)控錄像，確保檔案信息絕不泄露。工作中，要對紙質檔案交接與保管、數字化加工保密設置、數據文檔質檢、信息化存儲模塊等操作制定明確的標準和管理措施。要求檔案數字化工作人員一律掛牌上崗，并將各項規(guī)章制度張貼上墻。建立權責明確的數字化崗位工作責任制，細化分工、責任到人、量化管理，構建全方位的質量保障網絡。

3.3.2加強紀律建設。明確檔案數字化建設期間工作紀律和崗位要求，提升信息化工作人員的責任意識、底線意識和紀律意識，確保檔案信息不外泄不外傳。同時，在數字化采集工作場地和檔案交接場所實行無死角監(jiān)控拍攝，防止檔案資料的流失、篡改等人為損壞，為干部人事檔案數字化建設織密“安全網”。設置軟硬件“雙加密”及密鑰口令“雙登錄”機制，確保檔案業(yè)務有足夠的軟硬件支撐。

3.3.3加強檔案出入庫管理。按照“依法依規(guī)、真實準確、方便利用、安全保密”的原則，建立“干部人事檔案轉入（轉出）登記簿”“ 干部人事檔案材料轉入（轉出）登記簿”“查（借）閱干部人事檔案登記簿”等日常管理工作臺賬，從檔案接收、轉遞、查（借）閱等細節(jié)之處入手，做到各類表冊齊全、各項工作有記錄、能查證、可追溯。嚴格落實干部人事檔案安全保密要求，實行“集中存放、統(tǒng)一管理”模式，配備專用房作為干部檔案室，配備專用內網電腦、掃描儀、復印機等硬件設施，有效夯實檔案管理的硬件基礎。

3.4 圍繞“使用”這一目的，成果運用到位

3.4.1建立人事檔案數據庫。該數據庫能夠建立整個人事檔案管理架構，分門別類記錄干部德、勤、廉等方面，比如廉潔檔案、教育檔案、信用檔案等。系統(tǒng)以干部管理的核心業(yè)務為重點，實現干部基本信息檢索、干部任免查詢、考核獎懲統(tǒng)計等一系列功能，切實解決干部人事檔案管理中查詢難、掌握情況不系統(tǒng)、干部綜合素質評價不精確的難題，也避免了檔案資料遭受惡意篡改、遺失等的風險隱患。同時，系統(tǒng)可實時對干部進行動態(tài)管理，反映干部成長的各項數據，為選人用人提供精準服務。

3.4.2加強信息化平臺應用。將登錄人事檔案管理專網開展工作常態(tài)化。將工作信息、干部個人信息及時整理并發(fā)布到專網上，實現專網信息的及時、動態(tài)更新。積極探索建立干部人事檔案數字化建設成果運用機制，及時啟用數字化檔案查閱、在線審核等功能，不斷提升檔案管理水平和查檔用檔效率。

3.4.3加強檔案數字化建設維護。安排專業(yè)干部負責信息系統(tǒng)維護，由專人負責及時對新形成的考核、工資、獎懲、任免等材料進行歸檔整理、數字化掃描、高清處理，做到數字檔案與紙質檔案歸檔聯動更新，確保干部“三齡兩歷”、干部職務變動等信息更準確，始終確保系統(tǒng)內干部信息保持最新狀態(tài)。

參考文獻

[1]劉慧郡.干部人事檔案管理信息化的思考[J].陜西檔案，2016（04）：25.

[2]潘建軍.談檔案信息化建設與工程檔案管理[J].科技與企業(yè)，2012（06）：22.

[3]林玉杰.淺論檔案信息化及檔案信息化建設[J].黑龍江史志，2013（07）：28.

作者簡介：王偉東（1976— ），大學學歷，自然資源部第二地理信息制圖院館員，研究方向：干部人事檔案管理及信息化。