檔案信息化建設(shè)助力公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展

摘 要：十九屆五中全會(huì)提出，“十四五”時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展要以提升質(zhì)量為核心。公立醫(yī)院是中國醫(yī)療服務(wù)體系的主體，公立醫(yī)院改革質(zhì)量將直接影響到群眾能否獲得高品質(zhì)、安全可靠、高效率的醫(yī)療。隨著科技的飛速發(fā)展，紙質(zhì)檔案逐漸向電子檔案過渡，電子檔案的應(yīng)用極大程度地提高了檔案信息的共享度和利用率，也能有效地保障原始紙質(zhì)檔案的安全和完整。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，如何進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化工作成為亟待解決的問題。本文分析當(dāng)前阻礙公立醫(yī)院檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的管理理念滯后、保障性制度不完善、信息系統(tǒng)利用率低、專業(yè)人才力量薄弱等問題，并提出了相應(yīng)的對(duì)策，旨在促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)健康有序發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；公立醫(yī)院；高質(zhì)量發(fā)展

《中華人民共和國檔案法》第三十五條規(guī)定，各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。隨著歷史變遷，那些歷史悠久的公立醫(yī)院的紙質(zhì)檔案已經(jīng)變得泛黃、損壞嚴(yán)重，記載的信息內(nèi)容模糊不清，影響了檔案信息的完整性。通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，不但極大地改善了檔案的保管質(zhì)量，能夠幫助其長(zhǎng)期保存，還能有效提高檔案信息的利用率。因此，加快推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要意義

國家衛(wèi)生健康委體制改革司司長(zhǎng)許樹強(qiáng)在2022CHINC上提出：“將信息化全面融入公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展?！边@是衛(wèi)生行政部門首次公開使用這一表述，該表述肯定信息化建設(shè)之于醫(yī)院發(fā)展的巨大價(jià)值，為醫(yī)院的信息化建設(shè)指明方向。國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于推動(dòng)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》提出，將信息化全面融入公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展，強(qiáng)化信息化支撐作用是公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的重點(diǎn)任務(wù)和建設(shè)目標(biāo)之一。部分醫(yī)院已經(jīng)開始嘗試實(shí)施信息化管理，從而有效地改變了傳統(tǒng)的人工管理模式，實(shí)現(xiàn)了各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造，使得醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)資源得到合理配置，降低了運(yùn)營成本，提高了效率。

1.1 加快檔案信息化建設(shè)，是提升醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力和服務(wù)管理水平的有效手段之一

為了加快推進(jìn)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展，醫(yī)院需要建立健全現(xiàn)代醫(yī)院管理體制機(jī)制，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理模式，這就要求各部門之間相互配合，形成合力。加快檔案信息化建設(shè)，是提升醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力和服務(wù)管理水平的有效手段之一[1]。通過實(shí)施檔案信息化，可以有效地整合和共享檔案信息資源，使其具備系統(tǒng)性、有效性和可共享性，從而拓展檔案資源的應(yīng)用范圍，讓檔案事業(yè)跟上社會(huì)信息化發(fā)展步伐。

1.2 檔案信息化豐富檢索手段，提高檔案利用效率

通過實(shí)現(xiàn)檔案信息化科學(xué)管理，可以利用關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索查詢，就可以快速準(zhǔn)確地找到所需檔案資料，這樣既方便又快捷，大大減少了查找時(shí)間，提高了查閱效率；另外，通過建立數(shù)據(jù)庫，可以隨時(shí)隨地調(diào)取相關(guān)資料，滿足不同用戶需求，真正做到讓檔案活起來，充分發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價(jià)值。通過構(gòu)建檔案信息管理平臺(tái)，可以打破過去封閉式的管理模式，實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域、跨機(jī)構(gòu)的協(xié)同辦公，改變?cè)懈髯元?dú)立運(yùn)行的局面，形成一個(gè)統(tǒng)一開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，便于及時(shí)獲取最新最全的檔案資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供強(qiáng)有力的支持，同時(shí)也可以全面提升醫(yī)院整體形象，擴(kuò)大知名度和美譽(yù)度，樹立良好口碑，創(chuàng)造更高效益。

1.3 實(shí)施檔案信息化，可以更好地保存和管理檔案信息資源

眾所周知，紙質(zhì)檔案容易受到外界因素干擾而出現(xiàn)破損或者遺失現(xiàn)象，尤其是年代較為久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案，一旦發(fā)生意外很難恢復(fù)，甚至永遠(yuǎn)無法找回。隨著醫(yī)院建設(shè)和高質(zhì)量發(fā)展的不斷推進(jìn)，檔案資料需要采取信息化處理，以電子文件的形式進(jìn)行收藏、管理和利用，以有效避免由于紙張?zhí)厥庑远鴮?dǎo)致的管理成本高、使用效率低、原件容易損壞等問題[2]。

2 醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

2.1 檔案管理理念滯后

目前大多數(shù)醫(yī)院管理者對(duì)檔案資源的重要作用和社會(huì)價(jià)值沒有足夠的認(rèn)識(shí)，大多數(shù)管理層將過多的精力放在醫(yī)療主營業(yè)務(wù)上，忽略了檔案管理信息化的重要性和實(shí)用性。部分醫(yī)院尚未設(shè)立專門負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)的職能部門，或者即使設(shè)置了這一部門，但職責(zé)權(quán)限不夠明確，人員配備不到位，不能完全勝任本職工作，使得該部門形同虛設(shè)。一些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作簡(jiǎn)單，也就是收、管、存，忽視檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)意義，不愿意花費(fèi)過多資金用于購買先進(jìn)設(shè)備及軟件開發(fā)維護(hù)，最終導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)停滯不前。另外，基層檔案管理人員也受到上級(jí)不夠重視的影響，很難正視自己的工作，工作的積極性不高，管理方式陳舊，導(dǎo)致創(chuàng)新動(dòng)力不足。理念成就結(jié)果，先進(jìn)的管理理念是引領(lǐng)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵，落后的管理理念會(huì)對(duì)整個(gè)醫(yī)院的檔案事業(yè)發(fā)展造成嚴(yán)重的影響，不利于醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的改革和發(fā)展。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

醫(yī)院綜合檔案室作為醫(yī)院的重要組成部門，承擔(dān)著醫(yī)院各類重要門類檔案的管理工作。由于歷史原因，不少醫(yī)院存在庫房老舊、硬件條件差、安全隱患突出等現(xiàn)象，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，難以保證檔案實(shí)體的安全。在推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化發(fā)展過程中，多數(shù)情況下醫(yī)院非常重視醫(yī)療設(shè)備的更新和投入，但對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的投入不足，導(dǎo)致檔案基礎(chǔ)設(shè)施配套不完善，專業(yè)檔案軟件配置單一，管理系統(tǒng)功能不健全，信息化技術(shù)力量和設(shè)備購置資金投入不足，無法適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理要求。此外，一些老舊的硬件設(shè)備老化現(xiàn)象比較明顯，甚至部分設(shè)備急需更換新的設(shè)備，已經(jīng)無法滿足開展檔案信息化工作的需求，阻礙了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的順利開展。

2.3 制度建設(shè)不夠完善

當(dāng)前我國大部分醫(yī)院雖然制定了各種規(guī)章制度，但大多只注重形式，流于表面，缺乏實(shí)際意義。尤其是檔案管理這一塊，基本處于空白狀態(tài)，即使有些醫(yī)院制定了相應(yīng)的制度規(guī)定，但往往過于籠統(tǒng)，加上缺乏行之有效的監(jiān)督保障性規(guī)定，導(dǎo)致執(zhí)行效果不佳，難以落實(shí)到位。例如，一些科研成果沒有及時(shí)歸檔，即使歸檔了，也出現(xiàn)檔案資料記錄不完整、缺失等問題，甚至有些單位根本不知道什么叫檔案管理，只知道把文件材料交到檔案館去存檔。

2.4 復(fù)合型人才隊(duì)伍匱乏

隨著信息化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已滲透到社會(huì)方方面面，因此，檔案人才在檔案管理過程中的作用也發(fā)生了巨大變化，不再是簡(jiǎn)單的執(zhí)行者，而成為參與者、組織者和引導(dǎo)者。他們不僅要掌握扎實(shí)的檔案理論知識(shí)，還必須熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代通信技術(shù)，才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求。然而，目前許多醫(yī)院仍存在檔案管理人員年齡偏大、學(xué)歷較低、技能單一等問題，特別是懂得檔案管理信息化的復(fù)合型人才更為稀缺。復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍建設(shè)是整個(gè)醫(yī)院檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵因素，也是快速推進(jìn)檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息化建設(shè)人才稀缺的問題逐漸顯現(xiàn)，尤其是既懂得計(jì)算機(jī)又精通檔案學(xué)知識(shí)的高端復(fù)合型人才更為緊俏，而當(dāng)前我國大部分醫(yī)院檔案從業(yè)人員多為兼職，他們大多只掌握基本技能，缺少必要的理論支撐，難以適應(yīng)新形勢(shì)下醫(yī)院檔案信息化工作的要求。

總之，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)漫長(zhǎng)、復(fù)雜和艱巨的任務(wù)，涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，各個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都可能給后續(xù)環(huán)節(jié)帶來不可估量的損失，從而影響整體運(yùn)行效率[3]。因此，我們應(yīng)該充分認(rèn)清當(dāng)下醫(yī)院檔案信息化建設(shè)所遇到的困難，采取切實(shí)有效措施加以解決，以促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。

3 檔案信息化建設(shè)助力公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展建設(shè)的具體措施

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》在“加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化”章節(jié)中明確提出要“實(shí)施檔案信息化強(qiáng)基工程，在全國檔案信息化基礎(chǔ)性關(guān)鍵性領(lǐng)域開展專項(xiàng)建設(shè)，推動(dòng)檔案信息化固本強(qiáng)基邁上新臺(tái)階”。公立醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，就要轉(zhuǎn)變思想觀念，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，加大人力、物力、財(cái)力的投入，科學(xué)部署，建立與檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律相符合的工作機(jī)制，加快推動(dòng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)步伐。

3.1 創(chuàng)新檔案管理方式

為了更好地推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化管理，我們必須改變傳統(tǒng)的檔案管理方式。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理信息化建設(shè)，加大人力物力財(cái)力投入，配備充足的軟硬件設(shè)備，確保檔案信息化建設(shè)順利實(shí)施；其次，成立專門負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)的職能科室或小組，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)溝通協(xié)作，統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案信息化建設(shè)工作；最后，定期召開會(huì)議研究討論檔案信息化建設(shè)方案，不斷優(yōu)化調(diào)整，以便最大限度地保證檔案信息化建設(shè)的高效有序開展。此外，我們也必須將檔案工作納入我們的整體發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃和考核體系，并與業(yè)務(wù)工作同步進(jìn)行。為了確保檔案工作能夠順利進(jìn)行，我們必須為其投入足夠的資金。采用全面的大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)所有的信息進(jìn)行精確的整合、分析，從而有效地挖掘出醫(yī)院的戰(zhàn)略性資源，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力的支持，以及有效的指導(dǎo)，促使其做出正確的決策。

3.2 加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)步伐

為了實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，我們可以分幾個(gè)步驟進(jìn)行：一是要做好頂層設(shè)計(jì)，結(jié)合醫(yī)院自身特點(diǎn)和實(shí)際需要，制訂切實(shí)可行的總體目標(biāo)和階段性目標(biāo)，分步驟、分層次逐步完成，首先配置先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，建立一個(gè)安全可靠的數(shù)據(jù)庫，配備相應(yīng)的硬件設(shè)施，如服務(wù)器、存儲(chǔ)器、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，然后再開發(fā)應(yīng)用程序，搭建起一套完整的檔案信息管理平臺(tái)，最終建成集電子文檔收集整理、查詢利用、統(tǒng)計(jì)分析、備份恢復(fù)等于一體的檔案信息服務(wù)中心，這樣才能保證檔案信息化建設(shè)的正常運(yùn)行；二是要強(qiáng)化安全防護(hù)意識(shí)，為了提升檔案信息安全性，要嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)采購符合要求的硬件設(shè)備，避免因操作不當(dāng)引起不必要的損失，防止泄密事件發(fā)生，同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)防火墻設(shè)置，安裝殺毒軟件，定期升級(jí)病毒庫，做好備份工作；三是要合理布局，科學(xué)設(shè)置，充分利用現(xiàn)有條件，減少重復(fù)投資，提高利用率，并且建立安全可靠的儲(chǔ)存空間，加強(qiáng)對(duì)光盤等儲(chǔ)存載體的保護(hù)與管理，以確保檔案的安全性和完整性；四是我們需要保障檔案庫房配備必要的溫濕度監(jiān)測(cè)調(diào)控系統(tǒng)、門禁識(shí)別系統(tǒng)、電子巡查等安全防范系統(tǒng)，以防止人為原因引發(fā)的火災(zāi)事故；五是要建立長(zhǎng)效機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)各方面的積極性，共同努力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)向縱深方向發(fā)展。

3.3 培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才，提升檔案智力支撐能力

從《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中可以看出，培育檔案現(xiàn)代化管理人才是檔案信息化建設(shè)的重要手段。為了充分發(fā)掘公立醫(yī)院檔案事業(yè)的潛力，我們應(yīng)該積極引進(jìn)具有信息、醫(yī)學(xué)、檔案專業(yè)背景的復(fù)合型檔案管理人才，并對(duì)他們進(jìn)行系統(tǒng)化的專業(yè)培訓(xùn)，以提升他們的技術(shù)能力、增強(qiáng)他們的業(yè)務(wù)素養(yǎng)、提高他們的實(shí)際工作技能[4]。此外，我們還應(yīng)該完善激勵(lì)機(jī)制，建立一個(gè)公平、合理的人才評(píng)價(jià)體系，摒棄“旁系列”的觀念，將醫(yī)、藥、護(hù)、技等各個(gè)領(lǐng)域的人員都視為同等重要，以更好地發(fā)揮他們的潛力，為公立醫(yī)院的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。通過提升檔案專業(yè)技術(shù)人員的職業(yè)認(rèn)可度和自豪感，我們可以建立一個(gè)更加完善的結(jié)構(gòu)，并且提高他們的素質(zhì)。此外，為了提高檔案管理人才的綜合能力，我們應(yīng)該鼓勵(lì)他們積極探索新的工作技巧，并且定期與同事溝通，通過崗位調(diào)整來提高檔案管理人才的綜合素養(yǎng)。

3.4 加強(qiáng)醫(yī)院信息檔案的規(guī)范化管理，構(gòu)建全方位立體化的監(jiān)督管理模式

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的日新月異，各種類型的信息呈爆炸式增長(zhǎng)趨勢(shì)，這就使得檔案管理工作日趨復(fù)雜。因此，我們有必要采取一定的手段來應(yīng)對(duì)這一變化，即制定相關(guān)法律法規(guī)，健全監(jiān)督制度，形成良好的內(nèi)部環(huán)境。一方面，我們應(yīng)該健全內(nèi)部控制制度，規(guī)范各項(xiàng)流程，做到有章可循，有規(guī)可依，從源頭杜絕違規(guī)行為的產(chǎn)生；另一方面，我們應(yīng)當(dāng)借助外部監(jiān)督手段，引入社會(huì)公眾參與監(jiān)管，形成內(nèi)外部聯(lián)合監(jiān)督機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的漏洞和不足之處，并采取針對(duì)性改進(jìn)措施，使醫(yī)院檔案管理工作能夠始終處于良性循環(huán)狀態(tài)中。

結(jié)語

檔案現(xiàn)代化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。醫(yī)院作為醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的提供者，致力于為患者打造智慧醫(yī)院，改善醫(yī)療服務(wù)，而檔案信息化建設(shè)正是完成這一使命不可缺少的步驟。通過推進(jìn)檔案工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，讓人民群眾少跑腿、讓檔案數(shù)據(jù)多跑路，打造智慧檔案，提供智慧服務(wù)，進(jìn)一步推動(dòng)公立醫(yī)院智慧管理領(lǐng)域改革，真正意義上實(shí)現(xiàn)智慧醫(yī)院。這對(duì)我國衛(wèi)生事業(yè)的長(zhǎng)足進(jìn)步有著十分重大的現(xiàn)實(shí)意義。

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作者簡(jiǎn)介：黃玲，大學(xué)學(xué)歷，南寧市紅十字會(huì)醫(yī)院檔案室館員，研究方向：檔案管理。