新時(shí)代事業(yè)單位檔案信息化的困境和路徑選擇

摘 要：事業(yè)單位的信息化建設(shè)已進(jìn)入了新階段，面對新技術(shù)新介質(zhì)的出現(xiàn)，事業(yè)單位信息化建設(shè)需要突破技術(shù)瓶頸，推進(jìn)互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的轉(zhuǎn)型。面對思想認(rèn)識(shí)、體制機(jī)制、信息安全等方面的不足，在路徑選擇上要著重在文檔一體化、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、管理模式和數(shù)字化檔案館建設(shè)上進(jìn)行優(yōu)化，以信息化轉(zhuǎn)型提升檔案服務(wù)的效能。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息化；路徑選擇

事業(yè)單位的信息化建設(shè)已取得了階段性成效，伴隨大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化建設(shè)進(jìn)入了轉(zhuǎn)型階段，既有機(jī)遇又有挑戰(zhàn)，需要順勢而為，以新技術(shù)的運(yùn)用提升信息化效能，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量提升。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

近年來，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對信息化建設(shè)高度重視，已經(jīng)形成一定的新經(jīng)驗(yàn)新做法，信息化建設(shè)已取得階段性的成效。

1.1 檔案信息化建設(shè)的體制架構(gòu)已經(jīng)形成

目前，國家對檔案信息化建設(shè)高度重視，已經(jīng)將檔案信息化建設(shè)納入了數(shù)字中國建設(shè)內(nèi)容。機(jī)關(guān)事業(yè)單位也緊跟國家部署安排，把信息化建設(shè)納入檔案工作的全流程，制定信息化建設(shè)遠(yuǎn)景目標(biāo)，并投入資金配備專業(yè)設(shè)備和軟件，開展系統(tǒng)的信息化專業(yè)培訓(xùn)，搭建檔案管理信息化管理系統(tǒng)。在領(lǐng)導(dǎo)層面高度重視，把檔案信息化工作納入單位的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，并與中心工作同部署、同安排、同檢查。在系統(tǒng)層面，始終把檔案信息化作為信息化建設(shè)的重點(diǎn)項(xiàng)目給予扶持，檔案信息化理念得到普遍加強(qiáng)。

1.2 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)初具規(guī)模

近幾年來，在國家對機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公用房嚴(yán)格規(guī)定的前提下，大部分單位以對檔案工作高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，專門建設(shè)了檔案管理用房。庫房建設(shè)嚴(yán)格按照九防要求，檔案庫房建設(shè)方案是利用大數(shù)據(jù)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，對檔案的存儲(chǔ)、查詢、利用、歸還等全流程管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的安全化、數(shù)字化、智能化、規(guī)范化管理，檔案信息化管理駛上了快車道。

1.3 檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)初呈網(wǎng)絡(luò)化

按照國家分類有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行分類標(biāo)準(zhǔn)，目前，機(jī)關(guān)單位的檔案類別主要有：文書檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、榮譽(yù)檔案。大部分文書檔案歸檔軟件使用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，采用BMS構(gòu)架，實(shí)行文書檔案網(wǎng)絡(luò)化目錄級(jí)管理；內(nèi)部檔案歸檔有的采用自行開發(fā)的專門業(yè)務(wù)軟件，有效地提高了歸檔效率。這些軟件系統(tǒng)均可與密集架管理軟件實(shí)現(xiàn)無縫連接，并通過應(yīng)用軟件開啟或關(guān)閉密集架[1]。聲像檔案的管理也進(jìn)入數(shù)據(jù)化時(shí)代，有的檔案室建立防磁庫房，對磁帶等進(jìn)行了數(shù)據(jù)化加工，更好地留存了影響資料。這些應(yīng)用軟件的開發(fā)利用，重塑事業(yè)單位檔案管理的模式，為檔案管理從信息化向智能化轉(zhuǎn)型打下堅(jiān)實(shí)的應(yīng)用基礎(chǔ)。

1.4 檔案信息化配套機(jī)制初步完善

制度建設(shè)邁出堅(jiān)實(shí)步伐，大部分單位制定了較為完善的規(guī)章制度，檔案管理的信息化整理加工規(guī)范、信息使用管理規(guī)定等，為信息化建設(shè)的持續(xù)快速健康發(fā)展提供制度保證。信息化檔案意識(shí)深入人心，檔案管理的信息化模式已經(jīng)成為人們的自覺行為，從檔案的產(chǎn)生到歸檔，實(shí)現(xiàn)全流程的信息化管理，改變過去僅有檔案室統(tǒng)一信息化的管理模式，避免檔案的丟失，保證齊全完整。檔案信息化的質(zhì)量大幅度提升，環(huán)節(jié)更加緊密，責(zé)任更加清晰，效率得到有效提升。

1.5 相互依托的銜接機(jī)制基本構(gòu)建

機(jī)關(guān)檔案室和信息技術(shù)部門在開展工作的過程中，是相互依托、互相彌補(bǔ)的關(guān)系。機(jī)關(guān)檔案室在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、人員技能方面具有優(yōu)勢，是機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的中樞系統(tǒng)，管理著整個(gè)機(jī)關(guān)的檔案收集、存儲(chǔ)和開發(fā)利用，是技術(shù)部門開展信息化建設(shè)的基本方向。從信息化的角度來講，技術(shù)部門在軟件研發(fā)管理、系統(tǒng)維護(hù)、人員培訓(xùn)方面具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢。兩個(gè)部門的有效配合，能夠高效地推動(dòng)機(jī)關(guān)信息化水平的提升。近年來有的單位通過兩者的通力合作，基本實(shí)現(xiàn)所有檔案資源的全文數(shù)字檢索，積累了電子檔案生成、管理、歸檔、利用的事業(yè)單位實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)，為其他單位提供可供參考的管理樣本，也探索了新時(shí)代事業(yè)單位信息化建設(shè)的基本路徑。

2 當(dāng)前開展檔案信息化建設(shè)的困境

2.1 從軟硬件上來看，軟件開發(fā)浪費(fèi)現(xiàn)象還比較嚴(yán)重

目前來看，軟件研發(fā)和應(yīng)用存在的不一致的現(xiàn)象，有的單位購買或者自主研發(fā)的系統(tǒng)與其他系統(tǒng)不兼容或者共享利用困難，造成了資源浪費(fèi)。主要表現(xiàn)在：一是單位上級(jí)頂層設(shè)計(jì)的軟件系統(tǒng)部門不符合全系統(tǒng)的實(shí)際，難以在下級(jí)有效推廣，這些軟件主要解決的是信息共享問題，但難以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部文件的安全流轉(zhuǎn)，主要依靠行政命令的方式加以推廣。而下級(jí)機(jī)關(guān)為滿足本單位的工作需要，有的自主研發(fā)、有的采取外包形式，但是由于缺乏標(biāo)準(zhǔn)，有的與上級(jí)系統(tǒng)無法銜接，造成了多個(gè)軟件系統(tǒng)并存的現(xiàn)象。二是多個(gè)檔案管理系統(tǒng)并存，進(jìn)行多重?cái)?shù)據(jù)的錄入，但是系統(tǒng)之間難以形成有效連接和共享，無法進(jìn)行高質(zhì)量的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，既浪費(fèi)了人力物力，也造成了工作效率的低下。這其中主要是兩方面原因造成的：一是系統(tǒng)內(nèi)缺乏明確的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施方案，軟件應(yīng)用工作混亂無規(guī)則[2]。二是缺乏整體的設(shè)計(jì)和組織，軟件開發(fā)應(yīng)用存在嚴(yán)重的浪費(fèi)。就機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，牽頭主管部門要切實(shí)負(fù)責(zé)，圍繞國家的建設(shè)目標(biāo)和規(guī)劃任務(wù)謀劃信息化建設(shè)，建立系統(tǒng)內(nèi)的指標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，搭建可供應(yīng)用的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。

2.2 從組織上來看，事業(yè)單位對檔案信息化重視程度不均衡

主要是對信息化帶來的效率提升和安全保障認(rèn)識(shí)不充分，主要表現(xiàn)在：一是有的業(yè)務(wù)科室對檔案信息化的認(rèn)識(shí)還有待提升。沒有認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對業(yè)務(wù)工作的推動(dòng)作用。在系統(tǒng)軟件的使用上，有的同志還不積極不主動(dòng)，認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)化辦公是一種負(fù)擔(dān)和累贅。二是技術(shù)支持還不夠。有的單位軟件研發(fā)隊(duì)伍不健全，人員構(gòu)成不穩(wěn)定，保障機(jī)制不夠完善。三是檔案室因條件限制，難以給予充分技術(shù)指導(dǎo)，造成了有些問題難以及時(shí)解決。四是多面手人才嚴(yán)重不足。目前，既具備檔案信息化技術(shù)，又善于鉆研檔案業(yè)務(wù)的人才較少，影響了工作效率。

2.3 從技能上看，檔案信息安全受到?jīng)_擊

檔案安全是檔案工作的底線和紅線。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，既為檔案安全提供了安全外衣，但也面臨著新技術(shù)的沖擊。近年來，事業(yè)單位按照《文書類電子檔案檢測一般要求》《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》等工作標(biāo)準(zhǔn)，在電子檔案的檢測和管理等方面積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)和做法。重要檔案資料實(shí)行異地備份、異質(zhì)管理、多套備份等形式。但是，近十年來，伴隨大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+、人工智能等技術(shù)全面滲透到機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化的全流程，智慧化管理成為檔案信息化的現(xiàn)實(shí)指向，但是這些技術(shù)相較傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)通信數(shù)據(jù)庫等比較成熟的技術(shù)，其安全性和穩(wěn)定性顯然還不夠。這也正是近年來頻頻曝出大數(shù)據(jù)侵犯個(gè)人資料和隱私等問題的原因。檔案的原始性、真實(shí)性決定其出現(xiàn)安全問題是不可挽回的損失。檔案信息安全與數(shù)據(jù)隱私保護(hù)的威脅與日俱增，信息安全風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生一系列的連鎖反應(yīng)。從檔案的管理、利用、數(shù)字檔案室的運(yùn)營各環(huán)節(jié)都需要進(jìn)行重塑或安全防護(hù)。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在事業(yè)單位機(jī)關(guān)檔案管理中廣泛應(yīng)用于檔案實(shí)體、建筑硬軟件中，但是也面臨著“信息安全”有關(guān)的挑戰(zhàn)。主要是檔案具有保密的屬性，有些檔案資源的利用有限度和要求，超出一定的范圍和層次，可能會(huì)給部分群體和社會(huì)公眾帶來危害。因此，檔案的保密性要求某些檔案信息不能隨意上網(wǎng)公開，需要分級(jí)利用、有序開放。

3 新時(shí)代事業(yè)單位檔案信息化路徑選擇

檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)的使用最終將落實(shí)到綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，而對于檔案室而言，只有不斷完善信息基礎(chǔ)設(shè)施，推廣、普及、深化信息系統(tǒng)的使用。推進(jìn)檔案事業(yè)的信息化高質(zhì)量發(fā)展，需要建立面向管理和服務(wù)的綜合管理模式，走出一條符合事業(yè)單位發(fā)展實(shí)際、便于開發(fā)利用的特色信息化道路。檔案信息化方案通過嵌入新技術(shù)新模式對檔案資源進(jìn)行重塑性的管理變革，實(shí)現(xiàn)檔案收集、分類、整理、利用的管理模式，推動(dòng)檔案信息化事業(yè)的提質(zhì)增效。

3.1 以文檔一體化促數(shù)據(jù)整合

硬軟件條件是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工程，沒有質(zhì)的提升，信息化建設(shè)就處于低水平徘徊的處境。檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施主要包括：交換機(jī)、路由器、高性能服務(wù)器、大容量存儲(chǔ)和備份設(shè)備，以及操作系統(tǒng)、高可靠性的信息安全系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等[3]。經(jīng)過二十多年機(jī)關(guān)信息化建設(shè)的推進(jìn)，大多數(shù)單位建設(shè)內(nèi)部局域網(wǎng)，有的系統(tǒng)還建立自上而下的廣域網(wǎng)。但是，應(yīng)該看到，檔案信息化建設(shè)還不均衡，地區(qū)和行業(yè)差距較大，有的單位還停留在傳統(tǒng)的管理模式上。信息化的建設(shè)需要一定的投入，但是對機(jī)關(guān)辦公效率的提升、數(shù)據(jù)的安全產(chǎn)生了質(zhì)的變革，目前，應(yīng)該從三個(gè)方面著手：一是檔案資料的局域網(wǎng)與辦公自動(dòng)化同步建設(shè)。要把檔案信息化納入單位工作的總格局中，保持協(xié)調(diào)、同步發(fā)展。各單位在建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的同時(shí)必須考慮文檔一體化管理的要求。二是建設(shè)好檔案網(wǎng)站。目前很多檔案部門都建設(shè)了自己的檔案網(wǎng)站，為檔案網(wǎng)上利用提供方便。下一步需要加強(qiáng)網(wǎng)站欄目優(yōu)化，更好提供精準(zhǔn)服務(wù)。三是要有長遠(yuǎn)打算，要積極關(guān)注大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的發(fā)展，把建設(shè)數(shù)字檔案館作為未來的工作目標(biāo)。

3.2 以專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)促公共服務(wù)

推廣、普及、深化檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，為信息化造“車”。除了應(yīng)具備完善的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的規(guī)范化管理和精細(xì)化使用外，還需要有先進(jìn)、實(shí)用、可靠的檔案管理軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)系統(tǒng)，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理信息系統(tǒng)。以滿足檔案管理綜合業(yè)務(wù)和局部業(yè)務(wù)需求的各種類型的檔案管理系統(tǒng)是管理永久檔案信息的軟件載體。而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有工具性，它主要是滿足機(jī)關(guān)人員的業(yè)務(wù)處理的共性需求，是實(shí)現(xiàn)檔案管理和業(yè)務(wù)信息交換、提供決策服務(wù)的數(shù)據(jù)紐帶，將整個(gè)工作群體與工作內(nèi)容進(jìn)行有效鏈接。它與檔案管理信息系統(tǒng)滿足業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)人員辦理業(yè)務(wù)的需求不同，與檔案管理信息系統(tǒng)既相對獨(dú)立又緊密聯(lián)系，既分工負(fù)責(zé)又互為補(bǔ)充，是檔案形成階段的系統(tǒng)載體。歸檔過程就是將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中管理的數(shù)據(jù)遷移到檔案管理系統(tǒng)中，因此，在信息系統(tǒng)建設(shè)和使用過程中應(yīng)將這兩大類系統(tǒng)區(qū)分開來。

“管理、決策和實(shí)施”是機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展流程，所有的工作流程和人員都是圍繞這個(gè)展開的，各類的會(huì)議紀(jì)要、工作部署、通知文件都是決策和實(shí)施工作的依據(jù)和準(zhǔn)繩。這就決定了這個(gè)環(huán)節(jié)需要大量實(shí)際檔案數(shù)據(jù)的支持。因此，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用不能停留在利用網(wǎng)絡(luò)收發(fā)電子文件的傳統(tǒng)層次上，檔案管理信息系統(tǒng)的使用也不能停留在僅僅是記載和查詢檔案目錄信息。它們的使用功能不僅僅包括公文的流轉(zhuǎn)、檔案的收管存用、信息的發(fā)布、郵件的接收等基本的功能，還應(yīng)該突出信息傳輸快捷、知識(shí)賦能、流程化管控、信息共享、協(xié)同辦公等高級(jí)設(shè)置。要同步現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用成果和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將檔案信息系統(tǒng)的發(fā)展上升到大數(shù)據(jù)和智能化水平。

3.3 從信息管理向數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變

推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，為信息化提供制度化的便捷措施。通常比喻網(wǎng)絡(luò)為“路”，數(shù)據(jù)庫為“車”，信息為“貨”，“路”因“車”的存在而具有實(shí)際價(jià)值，“車”因“貨”的存在而具有實(shí)際意義，“貨”因“路”和“車”的存在而能夠發(fā)揮其作用，“路”“車”“貨”的安全有序必須建立健全和嚴(yán)格執(zhí)行“交通法規(guī)”——規(guī)章制度。信息基礎(chǔ)設(shè)施是為信息化得到廣泛推廣而設(shè)置的，因此得到普遍的重視。信息化應(yīng)用是指行業(yè)、單位內(nèi)檔案管理由軟件管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)。

廣義的檔案管理應(yīng)包含收集、鑒定、整理、組卷、利用等。檔案信息化的最終目標(biāo)是利用現(xiàn)代科技技術(shù)加強(qiáng)檔案資源的快捷收集和安全保護(hù)，重新進(jìn)行流程再造，更新傳統(tǒng)檔案管理的模式和方式，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理，從而提升檔案管理水平，提高檔案信息的價(jià)值和作用。規(guī)范、健全的信息化管理制度的制定與執(zhí)行是檔案信息化發(fā)展的催化劑，是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必要手段。多年的經(jīng)驗(yàn)告訴我們，依法管檔的高素質(zhì)檔案工作者才是信息化、現(xiàn)代化管理的掌舵手。

3.4 以數(shù)字檔案館建設(shè)促數(shù)據(jù)共享

信息化建設(shè)成功的經(jīng)驗(yàn)告訴我們，信息若無法共享使用，不能進(jìn)行縱向、橫向的業(yè)務(wù)交流，數(shù)據(jù)無法便捷提取的信息化是不適應(yīng)現(xiàn)代辦公要求的。這種模式打造的只能是單獨(dú)的信息樹，而不是整個(gè)數(shù)據(jù)森林，獨(dú)立的信息孤島為業(yè)務(wù)發(fā)展和數(shù)據(jù)整合制造障礙。實(shí)現(xiàn)信息管理和業(yè)務(wù)融合共享，為檔案信息化提供可持續(xù)發(fā)展的環(huán)境是檔案信息化建設(shè)的最終目的。一般來講，綜合集成系統(tǒng)將軟硬件資源進(jìn)行排列組合，打造成一體化的檔案管理信息體系，形成相互貫通、信息共享、安全有效的有機(jī)整體。這個(gè)整體需要機(jī)關(guān)內(nèi)部各相關(guān)主體的密切配合，也需要上級(jí)的服務(wù)要求和決策趨向有精準(zhǔn)把握。在頂層應(yīng)用的需求牽引下，在業(yè)務(wù)流程的總體框架內(nèi)，綜合集成軟硬件、網(wǎng)絡(luò)資源，為管理提供手段，為決策提供支持，更為整個(gè)行業(yè)或機(jī)構(gòu)科學(xué)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)，創(chuàng)造最大價(jià)值和效能提供信息化平臺(tái)[4]。

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[4]郜翀，朱曼麗.在醫(yī)院檔案管理中整合檔案資源的探索[J].蘭臺(tái)世界，2022（09）：16.

作者簡介：宿錚（1989— ），碩士研究生學(xué)歷，昌平實(shí)驗(yàn)室工程師，研究方向：檔案數(shù)字化和檔案利用。