加強(qiáng)行政審批檔案管理與利用的思考

摘 要：行政審批檔案管理工作是各行政單位機(jī)構(gòu)發(fā)展的一項(xiàng)重要工作，創(chuàng)建行政審批檔案規(guī)范化管理體系，優(yōu)化行政審批檔案利用平臺(tái)，探索未來工作發(fā)展走向，分析規(guī)范化管理體系構(gòu)建時(shí)應(yīng)掌握的重點(diǎn)及關(guān)鍵因素，是當(dāng)前行政部門單位應(yīng)該引起充分重視的問題。因此，本文從社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、信息化、公眾關(guān)注度出發(fā)，針對(duì)行政審批檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的必要性、存在的問題、面臨的挑戰(zhàn)、如何轉(zhuǎn)變管理思維、如何優(yōu)化管理制度與今后的工作重點(diǎn)進(jìn)行深入討論。

關(guān)鍵字：行政審批檔案；信息化；管理利用；社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展

行政審批檔案是各級(jí)政府部門在行政許可、行政確認(rèn)等日常工作活動(dòng)中產(chǎn)生的專業(yè)檔案，是辦理行政許可過程中的原始記錄，也是配合各項(xiàng)監(jiān)督檢查工作的關(guān)鍵資料。在專業(yè)檔案領(lǐng)域內(nèi)，各職能部門在主要職能活動(dòng)中產(chǎn)生的行政審批檔案扮演著極為重要的角色。

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)背景下，行政審批檔案管理工作增加線上服務(wù)，服務(wù)范圍更加廣泛，涉及檔案種類越來越多，固有的檔案紙質(zhì)文件無論在形式上還是利用上都呈多元發(fā)展態(tài)勢(shì)。人民群眾對(duì)行政審批檔案的真實(shí)性、完整性以及部門的服務(wù)水平提出更高的要求。建立規(guī)范的行政審批檔案管理體系，促進(jìn)檔案管理流程的有序性建設(shè)，推動(dòng)檔案管理水平的不斷提升，將檔案保管好利用好，可盡快實(shí)現(xiàn)讓檔案工作服務(wù)于人民、服務(wù)于社會(huì)的工作目標(biāo)。

1 行政審批檔案規(guī)范化管理利用的必要性

1.1 滿足時(shí)代需求 引領(lǐng)行業(yè)發(fā)展

行政審批檔案的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)模式下粗放式檔案管理模式的摒棄，進(jìn)一步明確了檔案管理內(nèi)容，推動(dòng)了管理流程再造、系統(tǒng)化發(fā)展，為行政審批檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)化精細(xì)化管理提供助力，滿足了時(shí)代發(fā)展需求。在規(guī)范化管理模式下，工作人員可從容應(yīng)對(duì)在行政審批工作流程進(jìn)行中對(duì)涉及資料進(jìn)行收集、整理、分類與合理編目，信息技術(shù)的支持極大提升了檔案管理的工作效率，滿足時(shí)代需求，從而形成標(biāo)桿，引領(lǐng)行業(yè)潮流。

1.2 提高審批效率 提供便捷服務(wù)

在規(guī)范化管理模式下，行政審批檔案管理體系與在線平臺(tái)同步構(gòu)建，用戶通過管理系統(tǒng)平臺(tái)賦予的查詢權(quán)限，在權(quán)限內(nèi)對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢和下載，為用戶提供了多元化服務(wù)，帶來極大便利，檔案的利用率和用戶滿意率不斷提升。例如，企業(yè)或者個(gè)體在辦理營(yíng)業(yè)執(zhí)照時(shí)，可通過在線平臺(tái)提交相關(guān)材料信息，并自主查看辦理進(jìn)展情況，工作人員審核后會(huì)反饋審批進(jìn)展和存在問題，通過線上交流達(dá)到用戶辦理目標(biāo)，讓其以最快的速度獲得營(yíng)業(yè)執(zhí)照，開展生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

1.3 建立防御機(jī)制 提升安全水平

行政審批檔案與社會(huì)廣大商戶和人民群眾的利益息息相關(guān)，與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著緊密的聯(lián)系。在過去以紙質(zhì)文件為主的年代，信息涂改、蓋章不全、活頁丟失、復(fù)印模糊、簽署不完整等因素，往往會(huì)導(dǎo)致返工，帶來了極大的不便，而且對(duì)今后數(shù)字化工作的開展也造成了一定影響。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)分析、云服務(wù)等技術(shù)的支持下，幾乎所有的行政部門都具備自建管理系統(tǒng)，相關(guān)平臺(tái)應(yīng)用越來越多，再加上無紙化辦公政策的深入推行和逐漸普及，檔案數(shù)據(jù)的安全性難以得到保障，例如黑客攻擊、病毒侵害、不法分子惡意篡改等行為導(dǎo)致檔案信息泄露與丟失的現(xiàn)象頻頻發(fā)生。在規(guī)范化管理模式下，行政審批檔案管理體系與在線平臺(tái)的構(gòu)建，可提升檔案信息的安全性。對(duì)重要檔案信息的日常維護(hù)、對(duì)具有史存價(jià)值的檔案加以保護(hù)、對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行集中化統(tǒng)一化管理，并加以建立相應(yīng)內(nèi)外防御機(jī)制，可極大提升檔案信息安全程度，讓政府放心，讓群眾滿意。

1.4 加快信息整合 滿足群眾需求

傳統(tǒng)的行政審批業(yè)務(wù)管理中，辦事群體廣泛，辦事流程復(fù)雜，審批部門眾多，各單位由于審批職能不同，不同的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)各自的審批管理，形成了各司其職的條塊分割模式，所形成的檔案也分布在不同的行政機(jī)構(gòu)中，群眾辦事辦理審批登記需要跑中介、跑政府、跑銀行，重復(fù)提交多份材料，耗費(fèi)大量時(shí)間和精力。在規(guī)范化管理模式下，行政審批檔案管理體系具有高度整合性，不同單位之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集中、統(tǒng)一管理，推動(dòng)檔案信息共建共享，讓“數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿”“一次辦好”落地落實(shí)，進(jìn)一步滿足群眾需求。同時(shí)，平臺(tái)可根據(jù)檔案信息的私密程度進(jìn)行精準(zhǔn)劃分，使不同的檔案信息存在于不同的數(shù)據(jù)庫中，用戶查詢更具有針對(duì)性，利用成效及速率顯著提升，讓群眾擁有更好的辦事體驗(yàn)，擁有更多的獲得感和幸福感。

2 行政審批檔案規(guī)范化管理利用的原則

2.1 嚴(yán)格的管理制度

規(guī)范的行政審批檔案的管理體系構(gòu)建，會(huì)以相對(duì)完善的管理制度作為依據(jù)，來進(jìn)一步促進(jìn)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，進(jìn)一步提升體系健全程度。行政單位在體系構(gòu)建之前，應(yīng)結(jié)合相應(yīng)的政策與法律法規(guī)，根據(jù)檔案管理工作開展的實(shí)際情況和預(yù)期成效進(jìn)行深入調(diào)研、實(shí)地考察，構(gòu)建符合本單位實(shí)際、具有本單位特色的制度體系，從而推動(dòng)行政審批檔案的收集、管理、存儲(chǔ)和利用，為檔案資源平臺(tái)的統(tǒng)一性、集中性、科學(xué)性建設(shè)做服務(wù)。

2.2 專業(yè)的人員配置

在行政審批檔案的具體管理中，相關(guān)人員是主要載體和具體執(zhí)行者，工作的開展、體系的建立、制度的落實(shí)與工作人員的水平息息相關(guān)，其專業(yè)程度直接影響管理工作成效。所以在構(gòu)建管理體系時(shí)，應(yīng)對(duì)相關(guān)工作人員的知識(shí)儲(chǔ)備、業(yè)務(wù)能力、實(shí)操經(jīng)驗(yàn)給予充分重視，在招聘過程中要將職業(yè)素養(yǎng)的養(yǎng)成納入到考核范圍，構(gòu)建以工作思維和業(yè)務(wù)能力為一體的考核體系，提升人才引進(jìn)質(zhì)量，塑造管理者的職業(yè)價(jià)值觀。同時(shí)要對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，線上線下相結(jié)合，提供其充足的機(jī)會(huì)去汲取知識(shí)、提升能力。為今后行政審批檔案科學(xué)化發(fā)展提供人才支持，呈現(xiàn)良好的效果。

2.3 工作的具體落實(shí)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的提升，行政審批檔案的分類變得更加復(fù)雜，區(qū)分程度更加精細(xì)，對(duì)應(yīng)的行政部門和單位也逐漸增加。各部門行政職能不同，責(zé)任各異，行政審批檔案主管部門應(yīng)明確相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，避免產(chǎn)生職能重合的情況，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)檔案管理均有相關(guān)單位具體落實(shí)，統(tǒng)籌推進(jìn)、突出重點(diǎn)，各單位各司其職、各盡其能、上下聯(lián)動(dòng)、密切配合，逐級(jí)抓好責(zé)任落實(shí)，推動(dòng)行政審批檔案管理環(huán)境形成務(wù)實(shí)高效工作作風(fēng)，確保其運(yùn)轉(zhuǎn)的規(guī)范性和針對(duì)性。同時(shí)，各單位在履行職責(zé)中，應(yīng)通過對(duì)檔案價(jià)值性的鑒定進(jìn)行管理工作分類，促進(jìn)管理內(nèi)容的豐富性建設(shè)，做到職責(zé)分明，減少不必要的推諉糾紛，解決機(jī)構(gòu)重疊、層次過多、授權(quán)不清、人浮于事等問題，提高組織機(jī)構(gòu)的科學(xué)化、系統(tǒng)化水平，使組織機(jī)構(gòu)經(jīng)常處于合理高效的狀態(tài)，促進(jìn)管理內(nèi)容的豐富性建設(shè)。

2.4 信息化體系的協(xié)同建設(shè)

目前，部分行政審批部門雖然初步購買了數(shù)字化設(shè)備，但是受到經(jīng)費(fèi)、技術(shù)、政策、人員等因素的限制，尚未配套建設(shè)信息系統(tǒng)，使得行政審批信息化服務(wù)與全流程網(wǎng)上辦理嚴(yán)重脫軌。目前行政單位可積極向政府申請(qǐng)政策支持，充分運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”技術(shù)手段，通過強(qiáng)化部門間聯(lián)審聯(lián)辦和信息共享，研發(fā)并推出行政審批檔案一體化辦理平臺(tái)，利用信息化建設(shè)賦能政務(wù)服務(wù)提質(zhì)增效，通過信息共享，打破部門之間的“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)“一網(wǎng)通辦、異地可辦、就近辦理”，形成數(shù)據(jù)通、系統(tǒng)通、業(yè)務(wù)通的政務(wù)服務(wù)協(xié)同聯(lián)動(dòng)機(jī)制，切實(shí)以更加便捷、優(yōu)質(zhì)的政務(wù)服務(wù)助力經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展。

3 行政審批檔案規(guī)范化管理利用的重點(diǎn)

3.1 提高歸檔工作的重視程度

歸檔是管理工作的重要環(huán)節(jié)，歸檔工作出現(xiàn)問題，后面的管理只會(huì)越管越亂。在行政審批檔案規(guī)范化管理工作開展之前，工作人員應(yīng)對(duì)相關(guān)歸檔制度文件、業(yè)務(wù)流程做到心中有數(shù)，對(duì)待歸檔文件有宏觀的把控，進(jìn)而細(xì)化歸檔標(biāo)準(zhǔn)、范圍和期限，保證按時(shí)按規(guī)收錄有價(jià)值的檔案信息，推動(dòng)管理工作集中性、統(tǒng)一性建設(shè)。與此同時(shí)，工作人員應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，結(jié)合自身實(shí)際工作狀況，對(duì)紙質(zhì)原始檔案統(tǒng)一存放，對(duì)電子數(shù)據(jù)分類分項(xiàng)分級(jí)管理，為行政審批檔案的查詢利用打下良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。最后，要在及時(shí)歸檔的基礎(chǔ)上，重視共建共享流程并在此過程中保證檔案信息安全性，檔案管理利用平臺(tái)應(yīng)在建設(shè)初期為用戶設(shè)置相關(guān)權(quán)限，以部門與員工的職能責(zé)任和分管范圍為依據(jù)，保證有針對(duì)性地對(duì)檔案進(jìn)行歸檔整理，避免資源信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)在歸檔的過程中對(duì)行政審批檔案的維護(hù)。

3.2 檔案業(yè)務(wù)管理精細(xì)化建設(shè)

現(xiàn)階段，相關(guān)法律法規(guī)、制度條例的出臺(tái)，行政審批檔案有法可依、有據(jù)可循，其管理工作的順利開展離不開法律制度及政策的支持。對(duì)應(yīng)的約束條件，各部門應(yīng)制定適合自身實(shí)際的管理制度。注重檔案業(yè)務(wù)管理精細(xì)化建設(shè)，首先，應(yīng)落實(shí)工作責(zé)任制，使相關(guān)從業(yè)人員明確自身的職責(zé)，對(duì)工作范圍進(jìn)行嚴(yán)格界定，對(duì)越界行為進(jìn)行嚴(yán)厲處罰，對(duì)失職瀆職行為進(jìn)行嚴(yán)肅整改，在制度層面上保證檔案管理工作平穩(wěn)運(yùn)行。其次，應(yīng)對(duì)行政審批檔案的歸檔范圍、保管年限、是否涉密、利用流程進(jìn)行明確界定，對(duì)過期、無效、利用價(jià)值低的檔案進(jìn)行退回或單獨(dú)存放。無用的檔案越少，管理平臺(tái)的壓力越小，管理難度就會(huì)降低，可進(jìn)一步提升檔案查詢效率和利用率。最后，要制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確細(xì)則與要求，針對(duì)管理成果要進(jìn)行督導(dǎo)抽查，對(duì)于問題錯(cuò)誤性管理要及時(shí)整改或返工，保證系統(tǒng)平臺(tái)內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)零失誤，為檔案在收管存用過程中的規(guī)范化提供扎實(shí)保障，助推檔案管理質(zhì)量提高。

3.3 加大人才隊(duì)伍業(yè)務(wù)培養(yǎng)與考核約束

檔案管理人員對(duì)行政審批檔案的科學(xué)掌控是規(guī)范化體系建立的基礎(chǔ)，行政部門要在工作開展過程中，有意識(shí)地培養(yǎng)一批具有良好的理論素養(yǎng)、扎實(shí)的專業(yè)能力以及有較強(qiáng)榮譽(yù)感使命感責(zé)任感的工作人員，定期組織線上線下培訓(xùn)，多渠道開展活動(dòng)，分享先進(jìn)地區(qū)先進(jìn)部門先進(jìn)思想、模式和先進(jìn)技術(shù)。同時(shí)要為檔案管理人員成長(zhǎng)“鋪路架橋”，讓管理人員走出去學(xué)習(xí)、引進(jìn)來提升、干起來鍛煉。人才獲得成長(zhǎng)、重用，單位獲得發(fā)展、壯大，開創(chuàng)雙贏局面。要在單位內(nèi)形成考核機(jī)制，提升對(duì)行政審批檔案相關(guān)從業(yè)人員的約束力，促進(jìn)各項(xiàng)制度和措施的落實(shí)，進(jìn)而保證管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化開展。各部門要根據(jù)行政審批檔案管理人員的工作態(tài)度、工作執(zhí)行力開展考核工作，以線上與線下相結(jié)合、隨機(jī)與定期相配合的方式對(duì)人員行為進(jìn)行評(píng)估評(píng)價(jià)，獎(jiǎng)懲分明、樹立榜樣，調(diào)動(dòng)其工作積極性，為管理工作的進(jìn)行提供指引，形成良性循環(huán)。

3.4 促進(jìn)檔案管理模式創(chuàng)新

行政審批檔案管理模式的創(chuàng)新主要分為兩方面，一是制度理論創(chuàng)新，各部門要以行政職能為基礎(chǔ)，定期開展工作“回頭看”，對(duì)效果好的工作做及時(shí)推廣，對(duì)效果差的工作要梳理總結(jié)，對(duì)管理制度進(jìn)行充分完善，推動(dòng)工作有序高質(zhì)量開展。二是信息化技術(shù)創(chuàng)新，隨著時(shí)代的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、數(shù)據(jù)分析、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)不斷涌現(xiàn)，在先進(jìn)科技的支撐下，行政審批檔案管理工作可實(shí)現(xiàn)多元化發(fā)展。面對(duì)行政審批檔案數(shù)據(jù)量的日益增加和利用率的上升，推動(dòng)其走向高端信息化道路是大勢(shì)所趨，檔案管理平臺(tái)建設(shè)作為工作重點(diǎn)應(yīng)穩(wěn)步推進(jìn)，進(jìn)一步優(yōu)化管理品質(zhì)，提高查詢利用效率。與此同時(shí)，檔案管理信息化的創(chuàng)新性發(fā)展要堅(jiān)持以群眾滿意為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，不僅要讓群眾辦成事，更要提高辦事效率、提升服務(wù)品質(zhì)，提升群眾的滿意度。交出群眾滿意“成績(jī)單”，要堅(jiān)持群眾需要什么就提供什么服務(wù)，不斷創(chuàng)新服務(wù)群眾的理念與方式，做到“從群眾中來，到群眾中去”，不斷增強(qiáng)服務(wù)群眾的主動(dòng)性、自覺性，在推動(dòng)群眾工作上找對(duì)辦法，讓群眾“能辦事好辦事快辦事辦成事”，帶給群眾更多的放心、貼心和暖心。

結(jié)語

目前，行政管理體制改革不斷深化，行政審批工作日益繁重，人民群眾對(duì)檔案管理利用效率的關(guān)注度也明顯提高，行政機(jī)關(guān)對(duì)檔案管理工作愈加重視，投入精力越來越多，保證行政審批檔案的政治性、權(quán)威性、執(zhí)行性、服務(wù)性是當(dāng)前行政部門檔案管理的發(fā)展方向和必須要面對(duì)的挑戰(zhàn)。在工作開展過程中，不僅要做到對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)文件的歸檔、分類、儲(chǔ)存、利用，而且對(duì)傳統(tǒng)不可復(fù)制的紙質(zhì)文件也要做到妥善保存，使得該工作從源頭開始呈現(xiàn)高質(zhì)量成效。同時(shí)要進(jìn)一步創(chuàng)新和豐富管理人員的培訓(xùn)實(shí)踐載體，加快建成一支總體數(shù)量充足、年齡梯隊(duì)合理、專業(yè)結(jié)構(gòu)科學(xué)、能夠滿足長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需要的高素質(zhì)、專業(yè)化管理人員隊(duì)伍，為檔案事業(yè)打造新標(biāo)桿、堅(jiān)強(qiáng)組織保障和人才支撐，助力各部門工作有序開展，實(shí)現(xiàn)人民群眾對(duì)檔案利用的獲得感不斷增強(qiáng)，進(jìn)而推動(dòng)并提高社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)邁上新臺(tái)階，走向新征程。

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作者簡(jiǎn)介：陳瑤（1980— ），大學(xué)學(xué)歷 ，文水縣行政審批服務(wù)管理局館員，工作及研究方向：食品藥品行政審批檔案。