檔案公共服務平臺的建設策略與實現(xiàn)路徑

關敏峰

摘 要：“檔案公共服務平臺”指的是檔案公共管理部門以“檔案資源”公共需求目的為導向，通過整合各類多元的檔案管理主體以及多維的技術手段等，對各類檔案知識資源進行集成和開發(fā)利用。檔案公共服務平臺的建設應當遵循一定的原則，如檔案治理的公共性原則、重視用戶體驗的原則、檔案的整體性治理原則。檔案公共服務平臺的建設策略具有多樣化，需要筑牢“服務型檔案平臺”建設理念，完善檔案服務平臺的配套制度體系，搭建“數(shù)字化+”的檔案治理網(wǎng)絡。檔案公共服務平臺的實現(xiàn)路徑要優(yōu)先考慮三點：一是組織路徑，即成立檔案公共服務協(xié)同組織；二是技術路徑，即搭建檔案公共服務一體化平臺；三是傳播路徑，即基于多媒介整合的傳播；四是搭建路徑，即政府主導或混合建設。

關鍵詞：檔案公共服務平臺；檔案數(shù)字化；數(shù)字化檔案；檔案治理

引言

檔案指的是一種具有特定知識價值的信息載體。根據(jù)我國國家檔案局的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，截至2021年底，我國共有中央及地方各級綜合檔案館政府信息公開查閱場所2279個，共開放檔案17549.7萬卷（件）。同時，除了官方舉辦的檔案館之外，各類企業(yè)、民辦非企業(yè)單位等也有不少具有綜合性或?qū)I(yè)性檔案管理資質(zhì)。在人類歷史上，不同的社會形態(tài)和文明形態(tài)下，檔案的開發(fā)利用和管理服務等具有不盡相同的形態(tài)。立足于當前后工業(yè)化社會與數(shù)字化社會，由于檔案資源的生產(chǎn)、保管、存在形態(tài)、開發(fā)利用、傳播、共享等越來越具有“技術流”特征，與此相適應的“檔案公共服務平臺”建設也越來越具有一個“后現(xiàn)代化”的特征。

一、檔案公共服務平臺建設的幾個重要原則

以政府為主體的公共部門角度來看，“檔案公共服務平臺”指的是檔案公共管理部門以“檔案資源”公共需求目的為導向，通過整合各類多元的檔案管理主體以及多維的技術手段等，對各類檔案知識資源進行集成和開發(fā)利用的一個治理行為。在一個面向以“微時代”傳播為特征的檔案管理趨勢下，檔案公共服務平臺的建設是檔案公共服務體系的重要組成部分之一，在設計和推進這一平臺建設過程中必須遵循以下幾個原則。

1.檔案治理的公共性原則

以公共部門為主體的檔案公共服務供給本質(zhì)上是一種公共治理行為。檔案治理創(chuàng)新都是基于特定的“價值倫理”而展開的，如西方的新公共管理運動宣揚“效率優(yōu)先”價值，而新公共服務運動則倡導“公平優(yōu)先”價值，整體性治理思潮、合作治理理念等則將具有整合性的“公共性價值”推崇備至，倡導一種融“效率和回應性”于一體的價值導向。我國檔案治理現(xiàn)代化正在進入一個“以人民為中心”的全新價值時代。

2.重視用戶體驗的原則

面對海量的檔案資源，若想最大限度地借助于一定的技術手段、組織手段挖掘和實現(xiàn)檔案資源的開發(fā)利用價值，一個重要的因素是必須重視“用戶體驗”和“用戶滿意度”。盡管檔案公共服務體系帶有明顯的公共產(chǎn)品屬性，講究“非競爭性”和“非排他性”，但并不代表檔案公共服務平臺建設和運行可以脫離社會需求，尤其是不能脫離社會主流需求和大戰(zhàn)略、大項目、大科研、大創(chuàng)新等對檔案資源的獲取或開發(fā)利用。當代檔案治理學理論中的“領域細分”理論認為，在當前“需求驅(qū)動型知識開發(fā)”占據(jù)主流的前提下，任何一種檔案公共服務平臺的建設都要基于這種領域細分、專業(yè)細分情況，針對不同的檔案用戶關注的信息側(cè)重點，加強對檔案產(chǎn)品、檔案服務、檔案公共服務平臺建設等定位的創(chuàng)新，進而實現(xiàn)檔案資源價值的最大化，“讓沉睡的檔案活躍起來”。

3.檔案的整體性治理原則

檔案管理的二元價值理論認為，“檔案資源”具有兩種顯著的屬性，一是作為一種知識實踐和記錄的行為模式，即工具理性價值；二是作為一種承載著信息、知識的載體，無論是有形載體還是無形載體，即信息價值。在后工業(yè)化階段，檔案公共服務平臺的建設必須把這兩種價值予以整合，這就涉及對多元的檔案資源治理主體、治理手段、治理技術等進行“整體性治理”。檔案的整體性治理原則提倡以社會公眾的公共服務需求為導向，以“逆部門化和碎片化”“大部門式治理”“集中采購”“大力壓縮行政成本”“實施信息化協(xié)同網(wǎng)絡”，提供“一站式服務”等實現(xiàn)“協(xié)調(diào)和整合”，從而更好地確保檔案公共服務的有效回應性。

二、檔案公共服務平臺的建設策略

對于任何一個檔案管理主體來講，搭建一定的公共服務平臺實際上是在一定的檔案資源、基礎數(shù)據(jù)資源、技術資源、人才資源和資金資源等約束條件下，尋求一個公共服務最優(yōu)解的過程。就建設策略而言，以下幾點尤為重要。

1.筑牢“服務型檔案平臺”建設理念

上文有所提及，受產(chǎn)業(yè)分化、社會分化等趨勢影響，我國檔案管理的主體呈現(xiàn)出多元化的特點，檔案需求側(cè)對檔案知識資源的需求牽引也要求傳統(tǒng)的檔案管理模式必須從“強調(diào)管理”到“強調(diào)服務”，從“一元管理”到“多元治理”。在當前，我國檔案事業(yè)社會管理創(chuàng)新、社會治理能力現(xiàn)代化的過程中，“服務型理念”是一個基本的創(chuàng)新方向，這種理念的本質(zhì)在于“在整個社會民主秩序的框架下，通過法定程序，按照公民意志組建起來，以為公民服務為宗旨，實現(xiàn)著服務職能并承擔著服務責任的政府”。在現(xiàn)有的檔案管理體制下，對于基層服務型政府的建設，要把資源、服務、管理下沉基層，做實基層。因此，檔案公共服務平臺的建設必須將“服務型平臺”置于策略首位。

2.完善檔案服務平臺的配套制度體系

從檔案治理理論角度來看，檔案公共服務平臺實際上是在多元的檔案治理主體、完善的檔案治理制度、高效的檔案組織結(jié)構、科學的檔案治理技術等支撐下所形成的一整套體系，在這個檔案治理體系中，“制度”是一個處于關鍵位置的要素。近些年，在我國各地區(qū)探索建立“檔案公共服務平臺”的過程中，有不少檔案治理主體盲目上馬服務平臺建設項目，缺少制度設計和頂層規(guī)劃，導致“檔案公共服務平臺”在推進中產(chǎn)生了類似于“檔案服務僵尸賬號”，對公眾檔案需求回應性不足等問題。因此，對檔案公共服務平臺的建設應當內(nèi)嵌于一定的制度設計軌道上。

3.搭建“數(shù)字化+”的檔案治理網(wǎng)絡

檔案公共服務平臺在本質(zhì)上之所以是“服務導向”，一個很重要的治理背景是數(shù)字化浪潮重塑了這個平臺的組織形態(tài)，讓這個組織必須具有數(shù)字化基因。在檔案管理的組織視角上，西方確立的傳統(tǒng)公共行政范式下對應的主要組織形式是“科層制”，即官僚制，講究分層分部、等級節(jié)制和命令控制等，在工業(yè)化時代很好地適應了組織分化、組織分工的要求。但是，進入后工業(yè)化社會之后，科層制在應對復雜性和不確定性時呈現(xiàn)出越來越明顯的回應性不足、整體性不足和協(xié)調(diào)性不足等突出問題，因此，西方近些年來的檔案治理組織誕生了諸如“彈性化組織”“臨時性組織”“專題工作班子”“三葉草組織”等，各種具有彈性化特點的公共組織結(jié)構類型。當然，以我國高度發(fā)達的互聯(lián)網(wǎng)普及率，必須將網(wǎng)絡化、數(shù)字化、智能化策略納入檔案公共服務平臺建設中。

4.促進信息技術與檔案服務融合

以互聯(lián)網(wǎng)、云計算、 大數(shù)據(jù)、人工智能、 區(qū)塊鏈等為代表的現(xiàn)代信息技術在推動檔案服務革新的同時，也為檔案公共服務平臺搭建提供了良好的契機?；诖?，更新的組織和治理理念催生了全新的檔案管理模式和記錄方式。檔案工作正悄然地經(jīng)歷著一個變革的過程，主要表現(xiàn)在從紙質(zhì)檔案的接收保管到電子檔案的接收，從檔案實體資源到檔案數(shù)據(jù)資源，從傳統(tǒng)的手工操作到目前的智能化操作，從分散利用檔案資源到互聯(lián)網(wǎng)共享。在此背景下，檔案管理部門必須借助信息技術讓檔案公共服務實現(xiàn)智慧化和精細化。 第一，進行檔案信息資源的全面整合?？梢酝ㄟ^大數(shù)據(jù)、人工智能等現(xiàn)代信息技術進行檔案資源的挖掘，在海量數(shù)字檔案中發(fā)掘保存價值高的檔案，歸檔后實施集中管理。 第二，進行信息數(shù)據(jù)庫的構建，以滿足用戶的需求。具體來說，要根據(jù)檔案用戶對檔案資源使用的習慣和偏好，進行需求范圍的分析，進而構建能夠滿足用戶需求的信息數(shù)據(jù)庫。并以此為前提，通過大數(shù)據(jù)的預測能力篩選用戶的某些潛在需求，精準地為檔案用戶推送需要的檔案信息資源，真正實現(xiàn)檔案公共服務的智慧化和精細化。第三，進行服務方式的創(chuàng)新。根據(jù)檔案用戶的需求導向，促進線上和線下服務的有機融合，并進行檔案“移動服務” 項目建設的持續(xù)優(yōu)化，為廣大檔案用戶搭建信息資源檢索和檔案資源利用的有效服務平臺。

三、檔案公共服務平臺的實現(xiàn)路徑

近十幾年來，我國在人事檔案、科技檔案、學術檔案等不同的專門檔案領域已經(jīng)有了一定的“公共服務平臺”路徑探索，并形成了很好的經(jīng)驗借鑒。

1.組織路徑：成立檔案公共服務協(xié)同組織

基于建設特定領域，如人事檔案、科技檔案、基建檔案、學術檔案等“檔案公共服務平臺”需要，組織內(nèi)部不同的業(yè)務部門之間、組織外部不同的主體之間，都需要一種具體的“以任務為導向的任務型組織”作為開展集體行動的組織基礎?！叭蝿招徒M織”指的是一種“基于特定的或臨時的任務而組建的一種組織”，不是一種常態(tài)性存在的組織，具有臨時性、協(xié)調(diào)性、任務性、自我終結(jié)性、彈性等突出特點。建議可以由一定區(qū)域內(nèi)政府檔案管理部門牽頭成立檔案公共服務平臺領導小組，將各業(yè)務部門、不同的業(yè)務主體檔案管理負責人納入領導小組，形成“檔案公共服務平臺聯(lián)盟”組織。在這一協(xié)同聯(lián)盟組織內(nèi)部，可以靈活設置諸如“檔案服務協(xié)同推進委員會”“協(xié)同歸檔計劃委員會”“檔案技術管理委員會”“檔案平臺預算委員會”“檔案開發(fā)利用委員會”等專門的組織形態(tài)，破除檔案公共服務平臺建設中存在的部門藩籬。

2.技術路徑：搭建檔案公共服務一體化平臺

在大數(shù)據(jù)時代，檔案公共服務平臺發(fā)展的重要趨勢之一就是檔案知識資源的數(shù)據(jù)化，以及檔案知識資源管理的數(shù)據(jù)化和檔案知識資源開發(fā)利用等服務過程的數(shù)據(jù)化。在本研究中，檔案公共服務一體化平臺指的是一種“一站式”線上+線下集成服務體系，通過專門的計算機軟件系統(tǒng)將檔案知識資源進行連接共享、互通互聯(lián)、整合利用。其核心是在服務器端為每個用戶準備專用的虛擬機，并在其中部署用戶所需的操作系統(tǒng)和各種應用，通過桌面顯示協(xié)議將完整的虛擬機桌面交付遠程的用戶使用，用戶可以通過客戶端或者其他任何與網(wǎng)絡相連的設備來訪問跨平臺的應用程序，以及整個客戶桌面。

從檔案公共服務一體化平臺的構成來看，主要包括三個部分：一是“運營管理層”，主要是承擔對系統(tǒng)資源進行管理調(diào)度，系統(tǒng)用戶管理、告警監(jiān)控及故障處理等職責；二是“虛擬化層”，主要是通過虛擬軟件在服務器上創(chuàng)建多個虛擬機及相關應用，同時，給每個虛擬機分配不同的物理資源，使虛擬機發(fā)揮基本PC的功能；三是“用戶訪問層”，主要是用戶利用計算機、平板電腦、手機等終端設備通過網(wǎng)絡訪問檔案公共服務系統(tǒng)。用戶借助于一體化平臺系統(tǒng)，可以一次性獲取自己所需的特定檔案知識資源，無論是電子化形式還是紙質(zhì)版形式，極大提高了檔案知識資源的流通速度和服務效率。

3.傳播路徑：基于多媒介整合的傳播

自人類進入工業(yè)文明時代以來，知識資源、信息資源的傳播范式革命先后經(jīng)歷了從“平面媒體技術→電視技術→計算機技術→多媒體和網(wǎng)絡技術”，再到后工業(yè)化時代的“移動互聯(lián)網(wǎng)技術”的顯著跨越。我們認為，檔案公共服務平臺的建設和發(fā)展在基于中臺、后臺組織再造、制度再造、流程再造等過程之后，最關鍵的突破點在于“前臺接觸”，即通過微信、微博等移動互聯(lián)網(wǎng)端口實現(xiàn)與億萬大眾的“全時空接觸”。一方面，檔案公共服務平臺建設迫切需要建立“檔案云”，也就是要依托云計算技術，將大量用網(wǎng)絡連接的檔案知識資源統(tǒng)一管理和調(diào)度，構成一個檔案知識、檔案信息計算資源池向用戶提供服務。另一方面，要搭建整合傳播網(wǎng)絡，依托設立特定的檔案公共服務微信公眾號，開辟“客戶需求模塊”信息，建立起一種與檔案需求者動態(tài)互動、動態(tài)傾聽大眾需求的機制，從而為檔案公共服務平臺的動態(tài)改進、動態(tài)進化提供觸媒支撐。

4.搭建路徑：政府主導或混合建設

在特定的區(qū)域內(nèi)，檔案公共服務平臺是一種公共服務或準公共服務。為了實現(xiàn)對這一公共服務的供給，檔案管理主體有兩種搭建路徑。其一，是政府主導型建設模式。這種建設模式指的是由地方政府或檔案管理主管部門，利用財政投入或轉(zhuǎn)移支付的方式，投資研究區(qū)域性檔案公共服務平臺系統(tǒng)或?qū)ｉT性檔案服務系統(tǒng)，并由其負責系統(tǒng)的維護、運轉(zhuǎn)、維修和保養(yǎng)。這種建構模式的特點是更加符合我國檔案公共管理體制的現(xiàn)狀，具有極強的社會公信力、受眾滿意度高等特點。其二，是混合建設模式，也是多元主體之間合作開發(fā)檔案公共服務平臺模式。當“檔案公共服務平臺”作為一種技術產(chǎn)品在市場上進行交易的時候就是商品，而當政府將其列為一種教育基礎必備元素時，它就具有了公共產(chǎn)品的屬性。在我國經(jīng)濟結(jié)構調(diào)整進入新常態(tài)的背景下，政府、企業(yè)、社會組織等借助于一定的利益分成機制和風險共擔機制來共同投資開發(fā)檔案公共服務平臺系統(tǒng)成為一種新的模式，可以稱之為是“混合建設模式”。

四、結(jié)論

檔案公共服務平臺的建設表面看來是一個服務手段、管理手段的變革，但是，本質(zhì)上卻是檔案治理體系的一個深層次變革過程。在知識化、數(shù)字化時代，檔案事業(yè)的治理、檔案公共服務平臺的建設需要樹立起“服務型政府”的理念，并要以公眾需求為導向、以國家重大戰(zhàn)略或行業(yè)戰(zhàn)略需求為導向，借助組織變革、制度變革、機制變革、技術變革和傳播變革等多樣化的手段去設計和創(chuàng)新。當然，在這個過程中，檔案公共服務平臺的設計歸根到底要靠“人的現(xiàn)代化”和各種要素資源，如資金支持的充分保障才能成行。

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作者單位：廣東省佛山市南海區(qū)自然資源檔案館

（南海區(qū)城市建設檔案館）