數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下文書檔案數(shù)字化的有效管理對(duì)策分析

菅愛愛

摘 要：文書檔案作為具有保存、參考價(jià)值的文件材料，詳細(xì)地記錄了企業(yè)管理活動(dòng)以及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，在企業(yè)的發(fā)展中，起到了重要的作用。在如今數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景之下，怎樣進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案數(shù)字化進(jìn)程，提高管理效率，創(chuàng)新管理模式，促使文書檔案管理朝著現(xiàn)代化、數(shù)字化的方向發(fā)展，是現(xiàn)階段值得關(guān)注和思考的問題。基于此，本文主要分析數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，提出文書檔案數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中存在的問題與解決方法，旨在助力增強(qiáng)企業(yè)文書檔案管理能力。

關(guān)鍵詞：文書檔案；數(shù)字轉(zhuǎn)型；數(shù)字化建設(shè)

隨著近些年我國(guó)信息技術(shù)的高速發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)在各個(gè)行業(yè)中都被廣泛應(yīng)用。就文書檔案而言，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的問題日益增加，亟需改善當(dāng)今的管理模式，把數(shù)字化技術(shù)融入其中，構(gòu)建全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以此更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，確保信息的完整性。

1 數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

1.1 增強(qiáng)文書檔案管理實(shí)效

在人們步入到數(shù)字化社會(huì)之后，信息技術(shù)對(duì)各個(gè)行業(yè)的影響日益加深。就現(xiàn)階段發(fā)展而言，文書檔案數(shù)字化已然成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。不斷加強(qiáng)文書檔案數(shù)字化建設(shè)，充分地把現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用在文書檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)中，改善優(yōu)化文書檔案管理內(nèi)容，這樣就可以更好地收集信息資源，在最大程度上增強(qiáng)立卷歸檔效率。過去的紙質(zhì)化、純手工化的管理模式中，文書檔案保管周期短、成本高，并且還會(huì)非常容易受到檔案管理環(huán)境的影響。與此相比，加強(qiáng)文書檔案數(shù)字化建設(shè)，把文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的形式進(jìn)行保存以及管理，可以有效延長(zhǎng)文書檔案的保管期限，打破文書檔案開發(fā)利用的時(shí)間和空間屏障，進(jìn)而充分保障文書檔案資源的完整和真實(shí)性。

1.2 滿足文書檔案利用需求

文書檔案是企業(yè)日常行政事務(wù)中所產(chǎn)生出的信息資源，有著尤為重要的社會(huì)價(jià)值、文化價(jià)值以及經(jīng)濟(jì)價(jià)值。所以，深入挖掘文書檔案的價(jià)值，切實(shí)滿足相關(guān)主題的利用需求，是數(shù)字化時(shí)代文書檔案管理工作的主要目標(biāo)之一。首先，加強(qiáng)文書檔案數(shù)字化建設(shè)，簡(jiǎn)化文書檔案收集、整理以及歸檔立卷的等環(huán)節(jié)，創(chuàng)建一體化的檔案管理模式，這樣就可以更好的對(duì)文書檔案進(jìn)行查詢和檢索，從而為企業(yè)以及其他用檔主體的查檔等提供信息參考。比如，在文書檔案數(shù)字化之后，可以有效改善現(xiàn)階段的檔案管理、檔案利用格局，在同一時(shí)間內(nèi)滿足多個(gè)主體的查檔需求，以此來真正提高企業(yè)整體工作的效率和質(zhì)量。文書檔案記載了日常行政事務(wù)的全過程，反映了企業(yè)日常行政事務(wù)的內(nèi)容和規(guī)律，有著特別關(guān)鍵的參考和指導(dǎo)作用。其次，加強(qiáng)文書檔案數(shù)字化建設(shè)，創(chuàng)建相應(yīng)的檔案系統(tǒng)平臺(tái)，能夠直接在內(nèi)網(wǎng)或者外網(wǎng)終端為相關(guān)主體提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，從而幫助其更好地掌握到相關(guān)信息。最后，加強(qiáng)文書檔案數(shù)字化建設(shè)，可以進(jìn)一步為部門領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，加強(qiáng)決策的科學(xué)有效性。

1.3 增強(qiáng)文書檔案的利用率

把信息技術(shù)融入進(jìn)這一項(xiàng)工作中，以此作為基礎(chǔ)，建立完善的信息平臺(tái)，進(jìn)而在最大程度上提高工作水平。此外，就現(xiàn)階段發(fā)展而言，工作之間的交叉越來越頻繁，人們也把重心放在了信息獲取方面，而應(yīng)用數(shù)字化管理，可以加強(qiáng)部門之間的交流，促使其共享信息，真正增強(qiáng)信息利用率。

1.4 健全檔案管理工作模式

促進(jìn)文書檔案管理工作向數(shù)字化方向發(fā)展。在行業(yè)高速發(fā)展這一背景下，文書檔案管理有了前所未有的機(jī)遇，同時(shí)也面臨了不小的挑戰(zhàn)，積極創(chuàng)新數(shù)字化管理模式，已然成為必然趨勢(shì)。所以，檔案員應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)化過去的觀念，優(yōu)化管理模式，以此為整個(gè)工作實(shí)效性的提升，打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[1]。

2 數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

2.1 建設(shè)制度不完善，影響數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范

其一，文書檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)不夠明確，對(duì)于數(shù)字類檔案的歸檔清單、歸檔格式、歸檔流程缺少清楚的規(guī)定，數(shù)字檔案的規(guī)范性急需增強(qiáng)[2]。其二，沒有根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，對(duì)數(shù)字類文書檔案的查閱、傳輸流程等進(jìn)行明確和細(xì)化，很不利于梳理權(quán)責(zé)。

2.2 建設(shè)水平過低，影響數(shù)字化建設(shè)的可持續(xù)性

其一，文書檔案管理沒有格式轉(zhuǎn)化功能，使得系統(tǒng)難以統(tǒng)一，在之后的處理難度系數(shù)較大，不利于數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)工作，同時(shí)也難以兼容聲像以及圖像等形式的文件，無(wú)法適應(yīng)文書檔案形式多元化的要求，并且和企業(yè)OA辦公系統(tǒng)、商務(wù)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)及其它各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)度較低，難以真正實(shí)現(xiàn)電子文件自動(dòng)同步和更新。其二，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用水平較低，企業(yè)在文書檔案資料自動(dòng)識(shí)別、提取、監(jiān)測(cè)等領(lǐng)域中依然存在很大的缺陷。其三，云儲(chǔ)存技術(shù)的應(yīng)用水平過低，企業(yè)方面無(wú)法真正達(dá)成文書檔案自動(dòng)備份以及一站式共享的目標(biāo)[3]。

2.3 文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)滯后，影響數(shù)字化建設(shè)的效率

就現(xiàn)階段發(fā)展而言，文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)相對(duì)滯后，檔案員的業(yè)務(wù)水平和數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書檔案管理要求不相匹配，對(duì)數(shù)字化進(jìn)程造成了嚴(yán)重的阻礙。其一，對(duì)檔案員的培訓(xùn)不夠，致使其不但對(duì)數(shù)字化信息技術(shù)缺少必要的掌握，并且也對(duì)實(shí)際的檔案業(yè)務(wù)以及檔案管理流程等，缺少充足的認(rèn)知，難以在最短的時(shí)間內(nèi)融入到工作環(huán)境當(dāng)中。其二，培訓(xùn)的內(nèi)容過于循規(guī)蹈矩，并沒有重視從信息技術(shù)應(yīng)用、檔案數(shù)字化建設(shè)等多個(gè)視角對(duì)檔案員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，難以真正做到緊跟時(shí)代發(fā)展。

3 文書檔案數(shù)字化管理的功能

3.1 推進(jìn)現(xiàn)代信息交流形式

文書檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，極大地促進(jìn)了現(xiàn)代信息交流，并且也因此提高了管理水平。在數(shù)字化背景下，相關(guān)人員可以結(jié)合常規(guī)，最大化增強(qiáng)管理效率。此外，有了數(shù)字化的支撐，使得管理水平也上升到了新的高度，并且和管理方式協(xié)調(diào)發(fā)展，一起確保了檔案的真實(shí)完整性[4]。

3.2 滿足單位辦公管理需求

就現(xiàn)階段發(fā)展而言，市場(chǎng)作用力逐漸增加，每個(gè)行業(yè)中的企業(yè)都在激烈的環(huán)境中，為可以獲得持續(xù)發(fā)展而競(jìng)爭(zhēng)。那么在面對(duì)現(xiàn)代化管理問題時(shí)，就更需予以重視，在思考過去的模式所帶來嚴(yán)重阻礙的基礎(chǔ)上，積極倡導(dǎo)數(shù)字化，從全新的角度強(qiáng)化管理工作。

3.3 保障文書檔案完整

借助數(shù)字化管理，不僅可以保障安全性，還可以確保其完整地展現(xiàn)出來。數(shù)字化影響力擴(kuò)大的同時(shí)，相應(yīng)地，網(wǎng)絡(luò)信息是否安全等問題，引起了不小的重視，而企業(yè)也應(yīng)貼近社會(huì)，借助數(shù)字化，不斷強(qiáng)化檔案完整性，這樣就會(huì)使企業(yè)獲得更大的發(fā)展空間。

4 文書檔案數(shù)字化管理模式的優(yōu)勢(shì)

4.1 增強(qiáng)文書檔案檢索的便捷性

在傳統(tǒng)的管理模式中，當(dāng)文書檔案查找利用時(shí)，通常會(huì)用到很多的人力以及時(shí)間，不僅給檔案員的工作帶來了巨大的壓力，還極大降低了利用率。在實(shí)施數(shù)字化之后，只需要搜索關(guān)鍵詞，就可以快速查找到相關(guān)信息，為檔案員帶來便捷，并且還提高了利用率。

4.2 實(shí)現(xiàn)文書檔案資源共享化

在進(jìn)行數(shù)字化管理之后，與企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立端口連接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)在線歸檔，自動(dòng)保存到系統(tǒng)當(dāng)中。多人異地同時(shí)在線查找利用，從而做到了真正的資源共享。

5 數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下文書檔案數(shù)字化建設(shè)的有效方法

5.1 健全文書檔案數(shù)字化管理制度，從制度上規(guī)范文書檔案數(shù)字化工作

首先，要制定相關(guān)規(guī)章制度，理清檔案數(shù)字化建設(shè)的具體職責(zé)和分工，逐一細(xì)化每一項(xiàng)工作的具體內(nèi)容和實(shí)施條件。其次，是要清楚文書檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，在文書檔案管理系統(tǒng)中設(shè)計(jì)出歸檔清單、歸檔格式、歸檔流程等基本參數(shù)：其一，是歸檔清單要和歸檔范圍相互匹配，做到明確具體、應(yīng)歸盡歸，確保文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性，并且為有效防止電子文件歸檔不及時(shí)的問題，需清楚電子文件歸檔、更新、清退的具體時(shí)限，落實(shí)相關(guān)的績(jī)效考核以及責(zé)任；其二，是數(shù)字類文書檔案的格式應(yīng)結(jié)合文件的具體類別，應(yīng)用PDF、JPG、OFD、CEB、Word、Excel、WPS等多種具有相互轉(zhuǎn)化性的格式。其三，是要清楚每一個(gè)職能部門在文書檔案系統(tǒng)中的流程節(jié)點(diǎn)、具體分工，切實(shí)做到環(huán)環(huán)相扣，全面發(fā)揮出文書檔案管理系統(tǒng)的作用。最后是要根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)的環(huán)境，始終堅(jiān)持安全管控的基本原則，清楚不同主體在文書檔案管理系統(tǒng)終端的查閱權(quán)限、使用權(quán)限等，以此有效防止發(fā)生相應(yīng)的泄密事件。

5.2 綜合應(yīng)用多樣化信息技術(shù)，構(gòu)建可持續(xù)化的管理模式

要充分保障文書檔案管理系統(tǒng)的功能完備，切實(shí)滿足現(xiàn)階段文書檔案深層次管理和開發(fā)的需求。其一，是企業(yè)方面應(yīng)保障文書檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)Σ煌碾娮游募M(jìn)行格式轉(zhuǎn)化，減少檔案員在工作上的煩瑣度，最大程度增強(qiáng)效率，滿足后期檔案編研的需要。其二，是企業(yè)方面需保障文書檔案系統(tǒng)要可以兼容聲像、圖像等格式的檔案資源，適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案形式多元化的趨勢(shì)。其三，是企業(yè)方面應(yīng)通過技術(shù)手段，建立文書檔案與各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的端口連接，實(shí)現(xiàn)文書檔案進(jìn)行一站式登記、核查、錄入等。其四，是要加快應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、加強(qiáng)對(duì)圖像、文字的自動(dòng)化識(shí)別功能、自動(dòng)提取功能以及自動(dòng)檢索功能，進(jìn)而切實(shí)滿足數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的需要。特別是要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)為企業(yè)提供決策支持和數(shù)據(jù)支持，以此全面發(fā)揮出文書檔案的價(jià)值。最后，是要強(qiáng)化云儲(chǔ)存服務(wù)，建立云儲(chǔ)存系統(tǒng)和文書檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)連接，實(shí)現(xiàn)文書檔案自動(dòng)備份功能，做好事后防范工作。

5.3 強(qiáng)化文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，適應(yīng)數(shù)字時(shí)代的轉(zhuǎn)型需要

文書檔案數(shù)字化建設(shè)不僅管理煩瑣，而且工作量巨大，需要高素質(zhì)人才隊(duì)伍作為支撐。所以，企業(yè)方面要以檔案數(shù)字化建設(shè)、精細(xì)化利用作為目標(biāo)，以文書檔案信息資源開發(fā)為核心，培養(yǎng)出專業(yè)技術(shù)型和復(fù)合型的檔案管理人才隊(duì)伍。其一，是要注重專兼職檔案員的培訓(xùn)，健全崗前培訓(xùn)和崗中培訓(xùn)。特別是在崗前培訓(xùn)中，需要不斷加強(qiáng)檔案員對(duì)文書檔案數(shù)字化建設(shè)以及檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的掌握程度，以此防治檔案管理脫離企業(yè)的業(yè)務(wù)，督促其真正做好文書檔案資源的收集、分類和整理等諸多工作。其二，是要健全文書檔案員培訓(xùn)工作。企業(yè)方面應(yīng)著眼于數(shù)字化建設(shè)的基本要求，著重進(jìn)行以信息技術(shù)利用為核心的檔案管理培訓(xùn)工作，計(jì)劃出檔案管理人才培養(yǎng)方案，切實(shí)做到培訓(xùn)工作整體推進(jìn)、及時(shí)規(guī)劃等，從而有效達(dá)成檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)。此外，還要著重從實(shí)踐操作指導(dǎo)方面對(duì)檔案員展開培訓(xùn)，以此增強(qiáng)檔案員的實(shí)踐能力，防止培訓(xùn)工作過于理論化和形式化。其三，企業(yè)方面應(yīng)不斷深化和檔案局、檔案館、檔案學(xué)會(huì)等專業(yè)單位之間的合作，全力開展以信息技術(shù)、檔案數(shù)字化建設(shè)為主題的交流活動(dòng)、講座活動(dòng)等，進(jìn)而為檔案員提供交流學(xué)習(xí)的平臺(tái)，借鑒檔案數(shù)字化建設(shè)中的新經(jīng)驗(yàn)，在最大程度上提高人才建設(shè)質(zhì)量[6]。

5.4 加大資金投入力度，創(chuàng)建系統(tǒng)的電子文檔安全防護(hù)體系

相關(guān)部門在對(duì)文書檔案信息進(jìn)行實(shí)際管理的過程中，需要首先考慮資金是否充裕，并以此作為基礎(chǔ)，根據(jù)實(shí)際情況，來選擇對(duì)資金的投入，全面意識(shí)到有序進(jìn)行文書檔案工作的重要意義，并將其作為基礎(chǔ)，創(chuàng)建系統(tǒng)的電子文檔安全保護(hù)體系。根據(jù)文書檔案管理工作的具體要求，需把大數(shù)據(jù)技術(shù)作為整個(gè)管理工作的核心，及時(shí)改善和優(yōu)化管理工作中存在的問題。在檔案管理工作實(shí)際進(jìn)行的過程中，非常容易受到各種主觀和客觀因素帶來的影響，在很大程度上增加了檔案信息被外來人員刪除或者篡改的可能性，很難從真正意義上確保文書檔案資料的安全性和可靠性。所以，在文書檔案數(shù)字化管理的過程中，需安裝正版殺毒軟件，設(shè)置防火墻等安全防護(hù)系統(tǒng)，以此充分保障整個(gè)檔案管理系統(tǒng)處于相對(duì)安全的運(yùn)行環(huán)境中。相關(guān)工作人員需要對(duì)保密級(jí)別較高的檔案設(shè)置瀏覽權(quán)限，認(rèn)真落實(shí)重要檔案的防護(hù)工作。

在實(shí)際進(jìn)行文書檔案管理工作的過程中，可以把相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)融入進(jìn)具體的工作環(huán)節(jié)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理、存儲(chǔ)以及應(yīng)用的一體化建設(shè)，并通過國(guó)產(chǎn)軟件和硬件的有效結(jié)合，在最大程度上增強(qiáng)電子文書檔案管理的安全可靠性，促使檔案數(shù)字化管理的可持續(xù)發(fā)展。此外，依托于以數(shù)字化為基礎(chǔ)的檔案管理平臺(tái)，促進(jìn)云計(jì)算和大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段的融合發(fā)展，還可以進(jìn)一步挖掘出檔案數(shù)據(jù)中隱含的實(shí)效性價(jià)值，進(jìn)而在一站式管理模式的支撐下，增強(qiáng)集成效率，以此在真正意義上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的全過程監(jiān)管和防護(hù)的目標(biāo)，在加強(qiáng)電子檔案元數(shù)據(jù)安全性的基礎(chǔ)上，把數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)控制在合理的范圍內(nèi)。

綜上所述，在數(shù)字轉(zhuǎn)型這一大背景之下，通過對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，使得對(duì)文書檔案管理工作有了深遠(yuǎn)的影響。因?yàn)槲臅鴻n案數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)性強(qiáng)，涉及范圍廣。管理方法及內(nèi)容等，都會(huì)直接影響到最終管理的效果。因此檔案員應(yīng)逐漸樹立起創(chuàng)新意識(shí)，用新思維解決企業(yè)文書檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，以此切實(shí)保障檔案資源完整與真實(shí)。

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