學籍檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展分析

摘 要：信息化改革建設(shè)是學校實現(xiàn)創(chuàng)新高效管理的重要途徑，在學生學籍檔案管理期間，應引入各類信息技術(shù)，加快學籍檔案管理信息化建設(shè)進程?；诖耍疚囊猿跫壷袑W為研究對象，分析初中學籍檔案特點，總結(jié)歸納初級中學在信息化時代存在的學籍檔案管理問題，為切實保障學籍檔案管理信息化建設(shè)實效，針對現(xiàn)有問題提出學籍檔案管理信息化建設(shè)策略。

關(guān)鍵詞：信息化時代；學籍檔案管理；信息化建設(shè)

引言

學籍檔案是學生成長軌跡、學習狀況的原始記錄文件。學校應順應時代潮流，加快學籍檔案信息化建設(shè)進程，在日常管理期間，做好學生學籍檔案的管理工作。對于大部分初級中學而言，由于缺乏檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗，在信息化管理學籍檔案過程中出現(xiàn)了一定問題，此時需具體情況具體分析，制定針對性學籍檔案管理信息化的建設(shè)方案。

1 初中學籍檔案特點分析

1.1 來源廣泛

初中學生學籍檔案涉及多個方面，需在團委、政教處、教務處等不同科室共同努下，對學生入學到畢業(yè)的重要成長軌跡進行記錄，導致學生學籍檔案信息內(nèi)容來源于不同部門，且檔案周期較長，給學籍檔案的歸檔整理造成一定難度。

1.2 內(nèi)容豐富

初中學籍檔案內(nèi)容豐富，涉及學生登記表、新生注冊材料、入學成績、成績登記冊、升休復轉(zhuǎn)學報批材料、學生獎懲、思想品德評定、入團材料等信息，是學生在校期間行為表現(xiàn)的直觀反映，具有內(nèi)容豐富的顯著特征。

1.3 變動性大

學籍檔案的形成貫穿學生入學到畢業(yè)的全過程，形成周期較長。學生學籍狀態(tài)在形成周期內(nèi)可能出現(xiàn)變動，如學生因病而休學、因家庭而轉(zhuǎn)學、受處分后取消等，學生狀態(tài)變化情況必須準確記錄，以此方可確保學籍檔案可真實反映學生具體情況，但同樣導致學生學籍檔案出現(xiàn)了變動性大的特征。

1.4 利用率高

區(qū)別于其他學段的學籍檔案，學生初中學籍檔案具有較高利用率，學生在報告高中、高校時均需查閱初中檔案，此外，檔案審定、出國手續(xù)辦理、畢業(yè)證遺失等均需初中檔案作為證明材料。由此可見，初中學籍檔案利用率高，重要性顯著，必須加強對學籍檔案管理的重視。

2 學籍檔案信息化管理必須解決的問題

2.1 重視程度不足

部分初級中學存在“重教育、輕檔案”的情況，并未足夠重視學籍檔案管理工作，部分學校管理者認為學籍檔案僅為學生資料的簡單收集與整理，對學校日常管理工作并無重大影響，導致初級中學的學籍檔案管理信息化建設(shè)進程難以推進，出現(xiàn)了信息化建設(shè)經(jīng)費不足、人員缺乏、學籍檔案信息漏填、誤填等問題[1]。

2.2 信息水平滯后

現(xiàn)階段大部分初級中學均已逐步推進信息化建設(shè)工作，但未將學籍檔案管理納入信息化工作，導致學校學籍檔案信息化水平滯后，尚未構(gòu)成完整的學籍檔案信息化體系。對學籍檔案管理信息水平滯后的主要原因：一為尚未合理運用現(xiàn)有資源，如全國中小學生學籍管理系統(tǒng)等；二為并未做好學籍檔案管理信息化建設(shè)準備工作，管理流程不嚴謹，缺乏對學生學籍檔案的提前預處理工作；三為尚未結(jié)合學籍檔案管理信息化工作而構(gòu)建相應的數(shù)據(jù)庫，相關(guān)信息數(shù)據(jù)缺乏及時共享，繼而影響了學籍檔案管理信息化建設(shè)進程。

2.3 人員技能薄弱

學籍檔案管理不是簡單的學生資料采集與整理工作，具有一定專業(yè)性、復雜性。部分初級中學學籍檔案管理人員因?qū)W籍檔案管理工作不受重視，缺乏相應培訓活動，無法提升自身專業(yè)素質(zhì)，繼而影響了學籍檔案管理信息化建設(shè)工作。在部分初級中學中存在兼任問題，導致學籍檔案管理信息化建設(shè)工作無專人負責，阻礙了電子化學籍檔案建設(shè)進程。

3 學籍檔案管理信息化建設(shè)策略分析

3.1 深化檔案意識

學籍檔案信息化建設(shè)是學校管理發(fā)展的必經(jīng)之路。傳統(tǒng)的檔案管理辦法在信息社會，因紙質(zhì)檔案管理手段滯后等因素的影響，出現(xiàn)學籍檔案文件丟失、損壞等問題，影響學籍檔案完整性和管理有效性。因此，為加快學校學籍檔案管理信息化建設(shè)進程，學校領(lǐng)導應重視學籍檔案管理，結(jié)合信息化建設(shè)要求，將學籍電子檔案納入初級中學發(fā)展規(guī)劃，在完善學校建設(shè)藍圖的同時，彰顯學校對學籍檔案管理工作的重視。進一步完善學籍檔案管理制度，基于學校實際情況，從學籍檔案辦理、歸檔、查閱、核驗等方面制定一系列管理制度，同時為學籍檔案管理信息化建設(shè)工作提供足夠資源支持，為初級中學學籍檔案管理信息化建設(shè)工作奠定良好基礎(chǔ)。還要做好學生學籍檔案意識的引導工作，使學生認識到學籍檔案對自身學業(yè)及個人今后發(fā)展的重要性，確保學生能夠精準填寫學籍檔案信息[2]。

3.2 完善信息化體系

3.2.1合理應用現(xiàn)有資源。在互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)的快速普及下，我國教育事業(yè)早已進入信息化改革階段。在此期間，為優(yōu)化義務教育，指導中學檔案管理數(shù)字化發(fā)展，“全國中小學生學籍管理系統(tǒng)”現(xiàn)已投入應用。該系統(tǒng)功能完善，內(nèi)部記錄有學生所有學籍信息，如學籍變動軌跡、獎懲信息、學習簡歷、基本情況等?！叭珖行W生學籍管理系統(tǒng)”的應用，學生學籍信息實現(xiàn)實時存儲與高效傳遞。初級中學在學籍檔案信息化建設(shè)時，可通過“全國中小學生學籍管理系統(tǒng)”內(nèi)“全國學籍查詢”功能了解學生完整的學籍信息，以該系統(tǒng)學籍信息為依據(jù)對學校內(nèi)部學籍情況進行審查。若發(fā)現(xiàn)身份證號碼重復等重大問題，及時將該學籍檔案視為“問題檔案”，并第一時間與當?shù)毓矙C關(guān)進行對接，落實審查工作，以此防止出現(xiàn)學籍重復等問題。除此之外，還可借助“全國中小學生學籍管理系統(tǒng)”動態(tài)管理與跟蹤學生轉(zhuǎn)學、升學情況，為初級中學學籍檔案管理信息化建設(shè)工作奠定基礎(chǔ)?！叭珖行W生學籍管理系統(tǒng)”展開信息化建設(shè)期間，應注意該系統(tǒng)無學生評語系統(tǒng)、綜合素質(zhì)評價、學生成績管理等功能模塊，故建設(shè)電子化、信息化學籍檔案期間，需校方根據(jù)學生具體情況完善與補充相關(guān)信息——借助“全國中小學生學籍管理系統(tǒng)”提高信息化建設(shè)效率的同時，不可對其過于依賴。

3.2.2完善檔案準備工作。隨著九年義務教育的逐漸普及，初中學生數(shù)量逐步增長，相應地，產(chǎn)生的學生檔案也越來越多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)學籍管理方式已經(jīng)難以適應大量的檔案準備工作，而在信息化建設(shè)中，需要以更加適應現(xiàn)代化的信息管理的方式來滿足學籍檔案管理的需求，針對信息化管理建設(shè)的需要，應當在中學內(nèi)完善一定的前期準備工作。一方面，應當改革并優(yōu)化初中學籍的管理制度，采用中學生學籍管理系統(tǒng)來對在校生進行詳細的學籍信息登記、歸檔；班主任教師在教學過程中可以根據(jù)教學需要調(diào)取學生自身的學籍檔案信息，并按照學生的學習狀況進行成績與表現(xiàn)的登記活動，以此來增加學籍檔案內(nèi)容的完善程度；家長也可以通過線上查詢的方式來了解學生日常在學校的表現(xiàn)狀況，通過這種學籍檔案的優(yōu)化方式，可以進一步地推廣整個學籍檔案信息系統(tǒng)的實際操作認可度。另一方面，教師在帶領(lǐng)學生填寫學籍信息時，應當嚴格監(jiān)督，認真督導每一名學生在填寫學籍信息時的操作方式，保證學生在進行信息填寫時能夠保持統(tǒng)一格式，正確地填寫每一項學籍信息內(nèi)容，學籍管理人員在這一流程中應當嚴格按照中學的學籍管理制度來進行學籍的分類管理，按照每個學生的年級、班級、學號做好詳細的分類，便于后續(xù)的查詢更新操作。同時在檔案準備工作中，檔案管理人員應當及時對學生的學籍信息進行更新，避免學籍信息出現(xiàn)誤差對學生后續(xù)的升學造成影響，此外還應當針對學生學籍檔案的安全性進行重點防護，在對學籍信息進行歸檔以后，應當完成對學籍檔案的備份工作[3]。

在前期檔案的準備工作中，學籍檔案工作人員應當積極使用專業(yè)的檔案處理方法，對學籍檔案進行分類處理，便于后續(xù)在進行對檔案進行信息化建設(shè)時能夠更加便捷化地應用學籍信息。第一，學籍檔案管理人員可以使用二次文獻卡片法，將學生學籍信息中心具有二次檢索意義的信息內(nèi)容進行統(tǒng)一提取，并將其組裝為二次檢索文獻卡片，這樣在學籍信息檢索中，檔案管理人員只需要根據(jù)二次檢索關(guān)鍵來進行查找就能夠?qū)崿F(xiàn)精準化搜索。第二，則是檔案信息分析法。在儲存學籍檔案信息時，學籍管理人員需要將學籍信息中關(guān)鍵的內(nèi)容信息進行提取，以此來構(gòu)建整個檔案信息結(jié)構(gòu)的主題，之后將所有檔案中帶有相關(guān)主題的部分都標識出來，以此來制成檔案檢索路徑，從而在后續(xù)對學籍檔案進行檢索時只需要對檢索問題進行分析，就能夠進行主題檢索，從而確定檢索的目標內(nèi)容。通過以上兩種方式對檔案進行預先處理，能夠提升學籍檔案管理信息化建設(shè)的便捷度，只需要按照思路構(gòu)建相關(guān)的算法路徑，就能夠在計算機中完成搜索方式的構(gòu)建。

3.2.3全面構(gòu)建數(shù)據(jù)庫。在對電子學籍進行管理期間，可以應用Excel等軟件完成相應數(shù)據(jù)庫的搭建，即基于Excel的學生基本信息以及成績評語數(shù)據(jù)庫，同時，利用工作表鏈接這兩個數(shù)據(jù)庫，確保一個數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)發(fā)生變化后，另一個數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)也能夠隨之發(fā)生改變。

實踐中，需要全面獲取在校學生的成績，并在此基礎(chǔ)上落實對成績評語數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建。對于學生成績以及評語而言，其屬于學生實際在校學習期間所獲取到的重要成果，在組織展開對中學生的學籍檔案信息化管理實踐中，組織展開成績評語數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建與應用極為必要。在成績評語數(shù)據(jù)庫中，保存著所有在校學生在6個學期的在校學習過程中所取得的不同學科的成績、教師評語、綜合素質(zhì)評定等級信息，等等。依托對Excel本身所具備著的強大數(shù)據(jù)分析與計算功能的利用，能夠更好、更快地實現(xiàn)對學生成績數(shù)據(jù)以及評語信息的整合與保存，為學生學籍檔案管理工作的高質(zhì)量展開提供支持[4]。

同時，可以在全國學籍系統(tǒng)中導出所有在校學生的基本信息，并在此基礎(chǔ)上落實對學生基本信息數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建。在學生基本信息數(shù)據(jù)庫中，依托對Excel軟件功能的應用，能夠提升學生學籍檔案管理的便捷程度，幫助教師更便捷地對在校學生基本信息進行排序、篩選、查找、分類與統(tǒng)計等操作。此時，教師可以切實參考實際的工作需要，在學生基本信息數(shù)據(jù)庫內(nèi)完成對學生信息的多樣性操作。例如，當教師想要查找班級內(nèi)某名學生的身份證號碼信息時，可以在學生基本信息數(shù)據(jù)庫中，依托對Vlookup等查找函數(shù)的應用，結(jié)合學生姓名在學生信息庫內(nèi)落實批量性的精準查找，整個操作過程更為簡單，其查詢結(jié)果發(fā)生錯誤的概率極低。另外，由于學生基本信息數(shù)據(jù)庫中，實際所保存著的數(shù)據(jù)項目較多，所以需要切實應用工作表所具備著的“凍結(jié)窗口功能”——隱藏一些暫時并不需要使用的數(shù)據(jù)信息，以此達到進一步提升操作界面整潔與清晰程度的效果。

需要注意的是，在實際應用學生基本信息以及成績評語數(shù)據(jù)庫展開對中學學生學籍檔案的信息化管理期間，還應當保證整合調(diào)用數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)資源的共享。在此過程中，需要在學籍卡內(nèi)錄入學生的基本信息和成績批語等信息數(shù)據(jù)。具體而言，在Word軟件的支持下完成對學生學籍卡的設(shè)計，結(jié)合Excel數(shù)據(jù)庫的利用，將學生基本信息以及照片合并至Word表格內(nèi)，在此基礎(chǔ)上批量匯總、打印，最終完成對學生學籍卡片的制作。同時，還應當使用與上述相同的方式完成對多種表格和證書的制作，具體包括學生綜合素質(zhì)登記表、學生胸卡、準考證、畢業(yè)證等，促使學籍檔案管理信息化與共享成為現(xiàn)實[5]。

3.3 必須重視和強化人員培養(yǎng)

檔案管理人員關(guān)乎學籍檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，學校應基于現(xiàn)有組織架構(gòu)建設(shè)專業(yè)管理隊伍，在原有檔案管理部門內(nèi)下設(shè)專項管理隊伍，用于專門負責學生學籍檔案的電子化、信息化建設(shè)工作，并配備專業(yè)信息化人才，以此確保電子化學籍檔案建設(shè)質(zhì)量。但在具體管理期間，要求學籍檔案信息化建設(shè)專項小組接受監(jiān)督與檢查，以此督促學籍檔案管理工作有序推進，并防止學籍檔案信息化建設(shè)期間出現(xiàn)突發(fā)問題。此外，在日常管理過程中定期組織培訓活動，借助信息化專項培訓而提升學籍管理人員綜合素質(zhì)，并借助線上渠道的拓展培訓形式，使檔案管理人員可結(jié)合自身情況進行學習與提升。在條件允許情況下，還可聘請行業(yè)專家開展講座或座談會，通過面對面交流解決學籍檔案信息化建設(shè)難題，或前往學籍檔案信息化建設(shè)優(yōu)異學校進行學習，全方位提升相關(guān)人員的學籍檔案存儲、采集、歸檔、整理水平，為初級中學學籍檔案管理建設(shè)工作夯實人才基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

綜上所述，信息化建設(shè)是初級中學學籍檔案管理建設(shè)的必經(jīng)之路，因此，學校必須加強對該項工作的重視。為切實推進學籍檔案管理信息化建設(shè)進程，需深化學籍檔案意識，采取不同方式突出學籍檔案的重要性。在此基礎(chǔ)上，合理運用“全國中小學生學籍管理系統(tǒng)”等現(xiàn)有資源，做好學籍檔案管理的前期準備工作，搭建學籍檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息共享，同時應加強人員管理做好培訓工作。

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作者簡介：董萍發(fā)，本科學歷，山東省墾利第一中學館員，檔案研究方向：學籍管理、學校檔案管理、信息化在檔案管理的作用等。