智慧政務(wù)背景下不動(dòng)產(chǎn)檔案管理策略研究

摘 要：在智慧政務(wù)的背景下，不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理逐步由數(shù)字化走向智慧化、動(dòng)態(tài)化、專業(yè)化，給檔案資源的存儲(chǔ)、查閱、利用帶來極大便利，使之更好地服務(wù)社會(huì)，造福人民。本文基于不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作在智慧政務(wù)背景下的應(yīng)用開展研究，圍繞概念、新形式下的優(yōu)勢與成果、面臨的問題與挑戰(zhàn)、未來建設(shè)發(fā)展方向進(jìn)行深入剖析，為不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門提供借鑒和理論參考。

關(guān)鍵詞：智慧政務(wù)；不動(dòng)產(chǎn)檔案管理；信息化；數(shù)字化

在“十三五”期間，“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”在我們國家政府工作報(bào)告中首次被提及，2013年逐步啟動(dòng)智慧城市試點(diǎn)工作后，在長三角、珠三角、京津塘環(huán)渤海地區(qū)一些智慧城市開啟了智慧政務(wù)領(lǐng)域的嘗試，并逐步應(yīng)用于不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理與利用。近年來，隨著各地房地產(chǎn)調(diào)控政策的出臺(tái)，市場逐漸走向平穩(wěn)，不動(dòng)產(chǎn)檔案的增長速率得到有效控制。在新形勢下，建立一套規(guī)范有序安全的標(biāo)準(zhǔn)化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理體系，是順應(yīng)時(shí)代改革步伐，在科學(xué)數(shù)據(jù)平臺(tái)之上實(shí)現(xiàn)政府與民眾建立溝通的重要途徑。在結(jié)合群眾辦事實(shí)際訴求，加快補(bǔ)齊短板，簡化服務(wù)步驟，優(yōu)化服務(wù)流程，節(jié)省群眾時(shí)間與資金成本，切實(shí)提升辦事效率的基礎(chǔ)上，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)由審批型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，形成部門信息資源共建共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的檔案管理模式，成為政府服務(wù)實(shí)現(xiàn)全方位管理與平穩(wěn)運(yùn)行的必經(jīng)之路，也是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的主流方向。

1 不動(dòng)產(chǎn)檔案管理及智慧政務(wù)的特征

1.1 不動(dòng)產(chǎn)檔案管理

不動(dòng)產(chǎn)檔案是指在房地產(chǎn)開發(fā)和管理中所產(chǎn)生的具有較高法律效力的圖像、文字、聲像等資料，并將其作為房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的登記、轉(zhuǎn)移、變更等工作的原始憑證，是不動(dòng)產(chǎn)最高物權(quán)效力證明。

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，不動(dòng)產(chǎn)檔案是以紙張作為信息載體，以手工抄錄查詢的方式對其進(jìn)行利用，各項(xiàng)檔案工作開展的方式大多是純?nèi)斯?、純紙化，工作流程冗長，工作效率低下，無形中對不動(dòng)產(chǎn)檔案的日常管理和利用帶來極大不便。數(shù)字檔案的出現(xiàn)后，不動(dòng)產(chǎn)檔案具有信息資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化的特點(diǎn)，數(shù)據(jù)文件取代了原有的紙質(zhì)文件，計(jì)算機(jī)搜索取代了原來的人工查詢，逐步形成目前普遍存在的信息化管理模式。隨著科技水平的不斷提升，云計(jì)算、人工智能、數(shù)據(jù)挖掘、主動(dòng)推送等現(xiàn)代信息技術(shù)，檔案信息服務(wù)體系變得更加廣覆蓋、多元化、多途徑，使得不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作走向更高水準(zhǔn)的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、動(dòng)態(tài)化、專業(yè)化。

1.2 智慧政務(wù)

“智慧政務(wù)”源于“電子政務(wù)”概念，由國家在推進(jìn)智慧城市和智慧社會(huì)建設(shè)的背景下提出，是政府單位直面企業(yè)和群眾的綜合服務(wù)大廳，是政府公共服務(wù)模式由全能型轉(zhuǎn)向服務(wù)型和智慧型的必然要求，也是轉(zhuǎn)變政府職能、優(yōu)化營商環(huán)境的重要支撐，代表著電子政務(wù)發(fā)展到更高階段。2015年至今，數(shù)字化實(shí)現(xiàn)進(jìn)階，web2.0突破為3.0，政務(wù)服務(wù)依托互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建了用戶共建、隱私保護(hù)、平臺(tái)開放的生態(tài)體系，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)實(shí)空間與數(shù)字空間雙向滲透，互相融合，虛擬網(wǎng)絡(luò)通過無線通信、大數(shù)據(jù)、語義網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)實(shí)世界交互、與全體社會(huì)成員鏈接，產(chǎn)生了基于實(shí)境網(wǎng)絡(luò)和公共領(lǐng)域的智慧政務(wù)，這一階段的特點(diǎn)使得政府服務(wù)變得更加“自由”，管理更加高效，逐漸具備了智能化、透明化、實(shí)時(shí)性、移動(dòng)性和無縫對接等特征，成為一種更為先進(jìn)的、成熟的政務(wù)服務(wù)范式。

2 智慧政務(wù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

2.1 數(shù)字化技術(shù)增強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案準(zhǔn)確性、便捷性、安全性

在智慧政務(wù)數(shù)字化管理模式中，構(gòu)建了具有獨(dú)立功能的管理平臺(tái)，目的是通過數(shù)字化手段將整理和收集到的相關(guān)材料儲(chǔ)存在信息系統(tǒng)中，形成不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫，使其具備存檔速度快、存儲(chǔ)數(shù)量大、存儲(chǔ)類型多的優(yōu)勢，檔案管理手段依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索、調(diào)用，進(jìn)而建立一個(gè)健全的、獨(dú)立的電子檔案管理系統(tǒng)。不動(dòng)產(chǎn)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，首先是需要將紙質(zhì)資料進(jìn)行電子掃描，最大程度降低了紙質(zhì)檔案實(shí)體的利用頻率，有效避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件遺失、損壞的風(fēng)險(xiǎn)，不僅可以提高管理效率，也可以在數(shù)字化過程中全面修正文檔中可能存在的錯(cuò)誤及問題，進(jìn)一步促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的集約化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化。不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理模式的應(yīng)用，簡化了檔案管理人員日常檢索和調(diào)檔的操作流程，加快了審批程序，極大提高了檔案信息的精確性，不僅能夠在檔案查詢利用方面給人民群眾帶來極大便利，同時(shí)能夠?yàn)榻窈髮?shí)現(xiàn)智慧化管理打下良好基礎(chǔ)，進(jìn)而推動(dòng)整個(gè)行業(yè)辦事效率的提升。

2.2 打破“信息壁壘”，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通

不動(dòng)產(chǎn)檔案的異地利用及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)已成為檔案利用主流，在智慧政務(wù)背景下，標(biāo)準(zhǔn)的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理體系往往配置較高水平的信息共享平臺(tái)，通過網(wǎng)絡(luò)途徑打破時(shí)空壁壘、整合優(yōu)化數(shù)據(jù)，各部門可通過電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、采取網(wǎng)絡(luò)安全準(zhǔn)入和CA認(rèn)證的安全措施，配置接口進(jìn)入系統(tǒng)查檔，達(dá)到延伸查檔、接口查檔的效果，在一定程度上消除了各單位之間在數(shù)據(jù)和工作流程上的沖突與隔閡，進(jìn)一步促進(jìn)各部門協(xié)同工作，實(shí)現(xiàn)信息資源共建共享，最大限度發(fā)揮智慧政務(wù)服務(wù)能力和社會(huì)功能。

2.3 加密技術(shù)提升檔案安全性

“安全責(zé)任重于泰山”，確保檔案安全是檔案工作的首要任務(wù)和基本職責(zé)。在智慧政務(wù)平臺(tái)下，可以借助客戶端獨(dú)立硬件加密、基于證書的軟加密、防火墻和密鑰添加等方式來保證用戶登錄信息與機(jī)要不動(dòng)產(chǎn)檔案的安全。系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限分立，不同的用戶在實(shí)際查詢過程中，根據(jù)其不同的身份賦予其不同的調(diào)檔權(quán)限，有效避免了檔案資料被隨意調(diào)取利用，促使不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作更加安全便捷。在檔案數(shù)據(jù)監(jiān)管方面，實(shí)現(xiàn)全周期維護(hù)，并做好電子數(shù)據(jù)多重備份、異地備份，避免因外界不可抗因素造成數(shù)據(jù)丟失。

2.4 深化放管服改革，提升政府“一次辦好”能力

運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”方式，通過部門跨域聯(lián)動(dòng)，流程再造，多方式、多渠道提高服務(wù)和便利度水平，使不動(dòng)產(chǎn)檔案管理實(shí)現(xiàn)智慧化，“數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑路”在檔案查詢方面體現(xiàn)最為明顯，針對群眾完全實(shí)現(xiàn)了自助式服務(wù)。用戶可以現(xiàn)場通過自助查檔終端設(shè)備進(jìn)行查詢，也可以通過網(wǎng)絡(luò)申請，提交查閱不動(dòng)產(chǎn)檔案所需材料，工作人員可對申報(bào)材料、辦理流程等內(nèi)容進(jìn)行直白注解和視頻指引，通過已獲取申請信息開具不動(dòng)產(chǎn)登記查詢證明，并用快遞到付的方式寄送給用戶，真正實(shí)現(xiàn)辦事群眾“零基礎(chǔ)”一看即懂，“零咨詢”一填就對，“零障礙”一審就過。

3 不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理面臨的問題與挑戰(zhàn)

3.1 管理者信息化意識(shí)淡漠，重視程度不夠

目前相當(dāng)龐大的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門群體，依賴于傳統(tǒng)檔案資料收集方式，雖然也同樣進(jìn)行檔案分類、收集整理，但隨著房地產(chǎn)業(yè)務(wù)量的增加，人力物力資源有限，無法對不動(dòng)產(chǎn)檔案實(shí)現(xiàn)高效利用。檔案工作人員因循守舊，在思想上排斥信息化、智慧化技術(shù)，信息化建設(shè)的政策、資金、人才等方面得不到有效支持，對于檔案資料的搜集、保存、查閱等工作，無法做到與時(shí)俱進(jìn)，阻礙了不動(dòng)產(chǎn)檔案向智慧化方向轉(zhuǎn)型升級，從而影響了智慧政務(wù)的實(shí)現(xiàn)。

3.2 現(xiàn)代化管理模式缺乏，歸檔效率低下

不動(dòng)產(chǎn)檔案種類繁多、數(shù)量龐大，每天都在產(chǎn)生大量的檔案數(shù)據(jù)，管理檔案的首要步驟便是對文件做到全面整理、統(tǒng)一編目、按時(shí)歸檔。但是由于管理人員沒有宏觀的檔案整理意識(shí)與能力，外部工作流程水平較低，導(dǎo)致檔案資料的歸檔和分類存在很大的問題，檔案資料的真實(shí)性、實(shí)效性很難得到保證，從而造成檔案資料積壓，結(jié)構(gòu)混亂，其真實(shí)性、時(shí)效性都很難得到保證，進(jìn)入死循環(huán)。

3.3 專業(yè)人才匱乏，人員綜合素質(zhì)參差不齊

不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員崗位招聘門檻低、綜合素質(zhì)不高，大量工作人員存在年齡偏大、專業(yè)性不強(qiáng)、工作變動(dòng)頻繁等問題，同時(shí)沒有接受過合理的專業(yè)性信息化技能培訓(xùn)，缺乏對檔案信息化、智慧化的系統(tǒng)認(rèn)識(shí)，無法真正掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，尚不具備較高的檔案信息管理水平和管理技能，制約了不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化、智慧化發(fā)展的進(jìn)程。

3.4 管理體系建設(shè)緩慢，信息共建共享工作較難開展

不動(dòng)產(chǎn)檔案覆蓋的領(lǐng)域較為廣泛，沒有統(tǒng)一、嚴(yán)格的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系，無法形成一定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范。各部門采用不同的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，不同的檔案數(shù)據(jù)采集方式和精讀要求，使得難以實(shí)現(xiàn)跨層級、跨系統(tǒng)、跨業(yè)務(wù)互聯(lián)互通。各級檔案管理部門由于在構(gòu)建體系時(shí)對數(shù)據(jù)互聯(lián)性關(guān)注不夠，使得已建成的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理體系名目繁多、水平各異，信息平臺(tái)無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效銜接與共享，信息更新緩慢，嚴(yán)重影響了不動(dòng)產(chǎn)數(shù)據(jù)使用效率，導(dǎo)致實(shí)際檔案管理效果大相徑庭。

4 不動(dòng)產(chǎn)檔案管理在智慧政務(wù)中的發(fā)展方向

4.1 提升檔案信息化、智慧化認(rèn)知

在未來，智慧政務(wù)逐漸普及，不動(dòng)產(chǎn)檔案的信息化、智慧化管理將會(huì)成為主流，相關(guān)檔案職能部門要充分認(rèn)識(shí)到檔案轉(zhuǎn)型升級的重要性，解放思想、與時(shí)俱進(jìn)、見招出招，拋棄過去舊時(shí)代固有的傳統(tǒng)思想，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)更新管理方式，確立一套符合當(dāng)下發(fā)展需求的檔案管理目標(biāo)。同時(shí)要積極向政府尋求政策扶持，在思想上更重視、措施上更嚴(yán)格、落實(shí)上更有力，不斷加強(qiáng)人力、物力的投入，多管齊下、多措并舉，為實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化、智慧化建設(shè)打下基礎(chǔ)。

4.2 加大不動(dòng)產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

人才管理是未來不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的重中之重，要積極爭取政策支持，采取集中培訓(xùn)和分類指導(dǎo)相結(jié)合、專家授課和個(gè)人自學(xué)相結(jié)合的方式，培養(yǎng)和選拔一批懂信息技術(shù)、熟悉檔案業(yè)務(wù)、掌握管理知識(shí)的高學(xué)歷、高素質(zhì)復(fù)合型人才。與此同時(shí)，在日常工作中，要對管理者進(jìn)行業(yè)務(wù)能力訓(xùn)練，在觀念灌輸、業(yè)務(wù)能力素質(zhì)、創(chuàng)新意識(shí)、應(yīng)變能力、實(shí)際操作能力等方面加強(qiáng)人才培養(yǎng)，多創(chuàng)造外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，多取經(jīng)，開闊視野，并采取合理的措施來擴(kuò)展思想，使其能夠具備優(yōu)秀的理論思維能力，為不動(dòng)產(chǎn)檔案管理水平的提升提供充分的人力保障和智慧支持。

4.3 促進(jìn)管理系統(tǒng)體系實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化

不動(dòng)產(chǎn)檔案具有管理范圍大、涉及資料多、內(nèi)容涉獵廣、專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，不同部門對不同檔案的管理方式、途徑各不相同，在未來實(shí)現(xiàn)智慧政務(wù)的過程中，會(huì)面臨不小的挑戰(zhàn)。在管理系統(tǒng)建設(shè)初期，需要領(lǐng)導(dǎo)者具備宏觀思路，堅(jiān)持系統(tǒng)規(guī)范化、統(tǒng)一化，積極探尋檔案資源共享方式，強(qiáng)化數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智慧化思維，充分發(fā)揮智慧平臺(tái)動(dòng)態(tài)性、發(fā)散性、便捷性的技術(shù)特點(diǎn)，建立行之有效的一套操作程序及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，一方面降低檔案查詢復(fù)雜度，實(shí)現(xiàn)多樣化檔案信息的有效匯聚，另一方面可形成一套涵蓋收集、管理、存放、利用、更新、共享等多方面數(shù)據(jù)體系，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上通辦、簡捷快辦，使之更好地服務(wù)社會(huì)，造福人民。

4.4 建立健全管理機(jī)制

當(dāng)今社會(huì)，隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)市場蓬勃發(fā)展，人們的法治觀念日益增強(qiáng)，諸如財(cái)產(chǎn)糾紛、民事案件的現(xiàn)象也逐漸增多，相當(dāng)龐大的社會(huì)群眾會(huì)選擇用法律武器維護(hù)自己合法權(quán)益，對健全法律制度的需求也日益強(qiáng)烈，故而不動(dòng)產(chǎn)檔案管理機(jī)制的完善必須持續(xù)推進(jìn)，要緊緊貼合相關(guān)法律法規(guī)，使之有法可依，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門的權(quán)威才得以維護(hù)，才能更好地滿足人民需求。要加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理者對國家相關(guān)法律和規(guī)范條例的學(xué)習(xí)，推動(dòng)檔案管理各環(huán)節(jié)條理化、規(guī)范化運(yùn)轉(zhuǎn)。要嚴(yán)格組建檔案安全應(yīng)急隊(duì)伍，進(jìn)一步明確網(wǎng)絡(luò)安全工作機(jī)構(gòu)與網(wǎng)絡(luò)安全責(zé)任制，并按崗位配備網(wǎng)絡(luò)安全工作人員定期開展安全檢查工作。同時(shí)要制定《突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》，預(yù)案要對組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)、應(yīng)急事件分類及登記、應(yīng)急預(yù)案啟動(dòng)、應(yīng)急事件處理以及應(yīng)急事件后期恢復(fù)和評估等方面做出具體說明和規(guī)定要求，并定期開展應(yīng)急演練，提高管理人員應(yīng)對突發(fā)事故的經(jīng)驗(yàn)與軟硬件實(shí)操水平，確保不動(dòng)產(chǎn)檔案在管理過程中面對發(fā)生突發(fā)性網(wǎng)絡(luò)、信息、數(shù)據(jù)庫安全事件時(shí)能夠迅速、高效、有序地進(jìn)行應(yīng)急處理。

4.5 提升安全保護(hù)級別

在發(fā)展過程中，檔案職能部門要將提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)支撐能力、優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)性能、提高抵御安全風(fēng)險(xiǎn)的水平作為一項(xiàng)長期的工作開展，要針對管理系統(tǒng)按時(shí)做好等級保護(hù)測評工作，不斷提升數(shù)據(jù)安全保護(hù)級別，建立健全網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，檢查已配備的防火墻、漏洞掃描、入侵檢測、安全審計(jì)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施，在數(shù)據(jù)點(diǎn)對點(diǎn)傳輸過程中進(jìn)行嚴(yán)格的加密、解密，并定期進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)備份，完善權(quán)限分級體系，確保檔案數(shù)據(jù)的靈活運(yùn)用及存貯便捷性。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門要全面實(shí)施涉密信息系統(tǒng)分級保護(hù)和非涉密信息系統(tǒng)等級保護(hù)工程，重點(diǎn)建設(shè)符合國家安全保密要求、滿足機(jī)關(guān)單位檔案信息化需要的安全保密平臺(tái)。

在智慧政務(wù)的背景下，完全實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化、智慧化管理是社會(huì)發(fā)展的大勢所趨，是落實(shí)國家惠民政策的重要舉措，需綿綿用力、久久為功，需要有關(guān)部門以穩(wěn)應(yīng)變、以變謀新，努力打通政務(wù)服務(wù)“最后一公里”，推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理朝著健康有序的方向發(fā)展，讓企業(yè)和群眾享受更加便利、高效的服務(wù)。

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作者簡介：秦云艷，大學(xué)學(xué)歷，山東省莒縣自然資源和規(guī)劃局副研究館員，研究方向?yàn)闄n案管理。