人力資源管理視域下人事檔案管理工作優(yōu)化方法

摘 要：人事檔案與人力資源管理工作密切相關(guān)，尤其是在數(shù)字化背景下，人事檔案資源的利用率顯著提高，能夠?yàn)槿肆Y源管理提供更多助益。從當(dāng)前人事檔案的管理與利用情況來看，人事檔案數(shù)據(jù)建設(shè)，檔案查找與服務(wù)尚不能滿足人力資源管理的發(fā)展需求。為此，要從優(yōu)化人事檔案管理工作方法著手，形成全面、真實(shí)、規(guī)范的人事檔案數(shù)據(jù)，同時(shí)完善管理制度和技術(shù)手段，使得人事檔案與人力資源管理的關(guān)系更為緊密。

關(guān)鍵詞：人事檔案；人力資源；檔案服務(wù)；管理制度

人事檔案管理工作與人力資源管理工作息息相關(guān)。一方面，在人力資源管理工作中能夠?yàn)槿耸聶n案工作提供豐富的人事檔案信息。另一方面人事檔案管理工作質(zhì)量的不斷提升，也能夠?yàn)槿肆Y源管理工作提供詳盡的人事檔案數(shù)據(jù)支持。因此二者屬于相輔相成關(guān)系，人力資源管理是把人事檔案管理工作應(yīng)圍繞人力資源管理的具體需求對管理方式方法進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)一步提升人事檔案管理工作質(zhì)量。

1 人事檔案在人力資源管理中的應(yīng)用價(jià)值

從人事檔案的來源看，很多都是在人力資源管理過程中相關(guān)部門在考察和使用人才過程中所產(chǎn)生的信息，例如，人事檔案中的考核、考察、審計(jì)等材料都是在人力資源管理部門針對相關(guān)人員考核過程中產(chǎn)生的詳細(xì)材料。這些材料經(jīng)過人力資源管理部門認(rèn)定，因此能夠保證其真實(shí)性[1]。

1.1 有助于縮減人力資源管理成本

一直以來合理控制成本是人力資源管理工作的重要方面。新形勢下，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，人事檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)結(jié)合也越來越緊密，電子化、信息化成為人事檔案管理工作未來發(fā)展的重要趨向。在信息技術(shù)支持之下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理模式逐漸向信息化人事檔案管理模式轉(zhuǎn)型，在轉(zhuǎn)型過程中通過大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，能夠?qū)θ耸聶n案管理流程進(jìn)行優(yōu)化和完善，快速調(diào)取不同類型的人事檔案信息，提升人事檔案服務(wù)效率，有利于減少人力資源投入，為人力資源管理工作節(jié)省大量時(shí)間，縮減人力資源管理成本投入。

1.2 有助于提高人力資源管理效率

新時(shí)期，單位發(fā)展對人力資源管理工作提出了更高要求，需要人力資源管理部門對各個(gè)流程進(jìn)行優(yōu)化和完善。隨著人事檔案信息化的不斷推進(jìn)，能夠更好滿足新形勢下人力資源管理工作的效率要求。信息化背景下，人事檔案管理流程變得更為科學(xué)合理、規(guī)范，在人力資源管理過程中所涉及的人事檔案管理工作不僅能夠保證高質(zhì)量，而且能夠縮短時(shí)間，提升效率，相應(yīng)也就為人力資源管理效率提升創(chuàng)造了有利條件。在實(shí)際人力資源管理過程中，要想實(shí)現(xiàn)人力資源的合理安排，就需要根據(jù)不同崗位、不同人員的特性進(jìn)行有機(jī)匹配，從而為單位創(chuàng)造更大價(jià)值，在這背后，需要人事檔案管理工作的大力支持[2]。既要對崗位特性進(jìn)行分析，也要找到匹配的人事檔案資料，全面分析不同崗位對于人才的具體要求，實(shí)現(xiàn)員工特長與崗位的精準(zhǔn)匹配，使優(yōu)秀人才能夠在崗位上創(chuàng)造更多價(jià)值，更好促進(jìn)單位可持續(xù)發(fā)展。

1.3 有助于科學(xué)預(yù)測人才需求

人事檔案本身就具有輔助決策和管理作用，可以實(shí)現(xiàn)崗位與人才的精準(zhǔn)匹配，對人力資源管理工作進(jìn)行科學(xué)預(yù)測，通過人事檔案資源的合理開發(fā)和利用，能夠降低人力資源管理成本，提升人才與崗位的匹配精準(zhǔn)度。新時(shí)期，單位對人力資源的需求隨著外部的工作環(huán)境以及內(nèi)部的崗位調(diào)整隨時(shí)發(fā)生變化，這也就需要人力資源管理部門與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化對人力資源管理工作進(jìn)行調(diào)整和完善，更好幫助單位發(fā)現(xiàn)人才，既要做好現(xiàn)有人才管理工作，也要有針對性地進(jìn)行人才引進(jìn)。在這一過程中，通過人事檔案的精準(zhǔn)分析，能夠?yàn)槿肆Y源規(guī)劃提供全方位的檔案信息支持，提升人才需求預(yù)測的精準(zhǔn)性，有效避免人力資源管理成本浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)單位人力資源與崗位的供需平衡。

2 人事檔案在人力資源管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

當(dāng)前部分單位對人事檔案工作重視程度不足，沒有實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作與人力資源管理工作的同步協(xié)調(diào)，也就無法發(fā)現(xiàn)人事檔案管理的價(jià)值和作用，這就客觀上影響了單位人力資源管理對人事檔案利用效果。

2.1 檔案查找與服務(wù)尚未能滿足人力資源管理的實(shí)際需求

當(dāng)前部分單位在人力資源管理過程中對人事檔案工作重視程度不足，在人事檔案管理過程中依靠人工方式對人事檔案進(jìn)行處理、存儲和使用。相應(yīng)地，在人力資源管理過程中需要涉及人事檔案方面的查詢和借閱工作，還需要走煩瑣的流程才能夠獲得需要的人事檔案信息[3]。一旦人事檔案管理部門人員不足，相應(yīng)的人事檔案信息查閱借閱工作還將推遲，不利于提升人事檔案管理效率，也不利于單位人力資源管理工作開展。落后的，陳舊式的是檔案管理模式，不僅阻礙了人事檔案信息作用發(fā)揮，也浪費(fèi)了大量的時(shí)間和寶貴的人力，難以真正提升人力資源管理質(zhì)量，長此以往，人事檔案管理工作必然無法為人力資源管理工作提供高效便捷服務(wù)。也無法跟上新時(shí)期人力資源管理工作快速變化的人事檔案信息訴求，最終導(dǎo)致企業(yè)人力資源管理工作與人事檔案管理工作落后于時(shí)代發(fā)展。

2.2 人事檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一致和動(dòng)態(tài)更新不及時(shí)

當(dāng)前部分單位在人力資源管理過程中，由于對人事檔案管理工作重視程度不足，導(dǎo)致人力資源管理部門與人事檔案管理部門缺少溝通和互動(dòng)。數(shù)字時(shí)代背景下，人事檔案逐漸向數(shù)字化、信息化方向發(fā)展，隨著數(shù)字檔案資源數(shù)量的不斷增加，要想對其進(jìn)行合理開發(fā)和利用，就需要人力資源管理部門與人事檔案管理部門溝通，形成一致的人事檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)制度規(guī)范。但由于目前部分單位在人力資源管理部門和人事檔案管理部門溝通方面還存在很多制度機(jī)制障礙，人力資源管理部門生成的信息與人事檔案管理相關(guān)制度要求并不相符，這也就造成了人事檔案數(shù)據(jù)在采集、管理、利用過程中出現(xiàn)了不一致的問題[4]。相應(yīng)地，人事檔案管理部門也就無法對人事檔案信息進(jìn)行及時(shí)更新和共享，也就難以對海量人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合分析。也就無法滿足人力資源管理工作對于人事檔案數(shù)據(jù)的現(xiàn)實(shí)訴求，在一定程度上影響了人力資源管理質(zhì)量。

2.3 人事檔案管理整體效率偏低，共享水平不高

人事檔案管理工作對于單位發(fā)展非常重要，如果在單位發(fā)展過程中人力資源管理部門與人事檔案管理部門沒有密切配合，在數(shù)據(jù)共享方面沒有形成對接機(jī)制，也就無法對重要的人事檔案信息進(jìn)行共享。降低人事檔案管理整體質(zhì)量和效率。目前部分單位在人事檔案管理過程中硬件設(shè)施建設(shè)落后。給予人事檔案管理部門的資金難以完成人事的信息系統(tǒng)的更新?lián)Q代，在硬件設(shè)施支持力度不足，軟件系統(tǒng)落后的現(xiàn)實(shí)背景下，制約了人事檔案信息的系統(tǒng)采集、高效處理、及時(shí)更新和高度共享，導(dǎo)致人事檔案信息只在人事檔案管理部門發(fā)揮作用，難以與其他部門進(jìn)行人事檔案信息共享，也難以為人事調(diào)動(dòng)、人事管理提供快速人事檔案信息支持。一方面，影響了人事檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性，看不到人事檔案管理工作未來發(fā)展趨勢。另一方面，影響了人事檔案自身管理質(zhì)量，降低了人事檔案管理效率，無法發(fā)揮人事檔案信息的特殊價(jià)值。

3 強(qiáng)化人事檔案在人力資源管理中應(yīng)用的建議

新時(shí)期，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，單位人力資源管理工作面臨的內(nèi)外部環(huán)境也在發(fā)生著深刻變化。要想實(shí)現(xiàn)人力資源與單位發(fā)展的有機(jī)匹配，充分發(fā)揮人力資源的特殊優(yōu)勢，就需要發(fā)揮人事檔案優(yōu)勢。因此，新形勢下，應(yīng)充分認(rèn)識到人事檔案管理與人力資源管理的特殊聯(lián)系。在人力資源管理中應(yīng)充分發(fā)揮人事檔案的特殊價(jià)值和作用，在具體運(yùn)用過程中，一方面，要以信息化建設(shè)為背景，加速推進(jìn)電子人事檔案建設(shè)，切實(shí)保證人事檔案信息的真實(shí)性、完整性。另一方面，結(jié)合人力資源管理實(shí)際需要，對人事檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化和完善，密切人事檔案與人力資源管理的關(guān)聯(lián)性。此外，要充分認(rèn)識人事檔案信息的特殊價(jià)值，重視人事檔案信息安全工作，發(fā)揮人事檔案信息的特殊作用，維護(hù)人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)益。

3.1 加速推進(jìn)電子人事檔案建設(shè)，保障人事檔案數(shù)據(jù)真實(shí)、完整

3.1.1積極推進(jìn)電子人事檔案建設(shè)。很長一段時(shí)間，很多單位人事檔案管理以傳統(tǒng)的人工檔案管理模式為主，在檔案工作開展過程中無法發(fā)揮人事檔案的全面價(jià)值，也無法為人力資源管理工作提供快捷便利的檔案信息支持。因此，新形勢下，有必要將推進(jìn)電子人事檔案建設(shè)作為人事檔案管理工作轉(zhuǎn)型的突破口，主動(dòng)地運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，圍繞人事檔案管理實(shí)際對人事檔案管理模式、管理手段和方式進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，進(jìn)一步提升人事檔案管理質(zhì)量。在具體實(shí)施過程中，一方面，要夯實(shí)人事檔案軟硬件建設(shè)基礎(chǔ)，主動(dòng)地引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備以及人事檔案管理系統(tǒng)，為電子人事檔案建設(shè)提供扎實(shí)的硬件保障。另一方面，重視電子人事檔案技術(shù)創(chuàng)新，圍繞人事檔案信息化建設(shè)關(guān)鍵技術(shù)，給予必要的人才和資金支持，進(jìn)一步提升人事檔案管理質(zhì)量。

3.1.2要確保人事檔案信息的真實(shí)性、完整性。要想實(shí)現(xiàn)人事檔案與人力資源管理工作的有機(jī)結(jié)合，為人力資源管理工作提供全方位的檔案信息支持，就需要保證人事檔案信息的真實(shí)性和完整性，這既是人事檔案管理工作開展的重要前提，也是提升人事檔案管理質(zhì)量的現(xiàn)實(shí)依據(jù)。因此，一方面，要重視人事檔案信息收集工作，在人事檔案信息收集過程中，要與人事檔案當(dāng)事人進(jìn)行仔細(xì)核對，特別是涉及人事檔案當(dāng)事人切身利益的關(guān)鍵信息，一定要有佐證材料[5]。另一方面，要定期對人事檔案資料進(jìn)行核對和審查，在干部提拔重用、薪資待遇調(diào)整等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，一定要對干部人事檔案信息進(jìn)行重新核對和審查，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)度和完整性，對缺少的關(guān)鍵信息要及時(shí)進(jìn)行核對和補(bǔ)充，對虛假材料要及時(shí)剔除，并追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任，確保人事檔案信息能夠真實(shí)反映當(dāng)事人的真實(shí)情況。

3.2 優(yōu)化人事檔案管理制度，密切人事檔案與人力資源管理的關(guān)聯(lián)

3.2.1要完善人事檔案管理制度。人事檔案管理制度是人事檔案工作開展的重要依據(jù)，只有明確部門和崗位分工，才能夠確保在人事檔案工作開展過程中不會出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象，才能夠保證人事檔案管理工作能夠真正的落實(shí)到位。在人事檔案制度建設(shè)過程中，一方面，充分考慮到人事檔案管理工作的特殊性，制度制定既要征詢專家意見，也要了解人事檔案管理的實(shí)際情況，確保所制定的制度機(jī)制能夠真正發(fā)揮作用。另一方面，要完善人事檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。新時(shí)期，無論是對人事檔案信息資源開發(fā)，還是服務(wù)人民群眾，人力資源管理工作都需要一定的標(biāo)準(zhǔn)作為約束。因此，要參考人事檔案管理工作與人力資源管理工作實(shí)際，對相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行優(yōu)化，確保人事檔案信息能夠快速傳遞、高效共享。

3.2.2重視人事檔案與人力資源關(guān)系。人力資源管理是人事檔案形成的重要來源，而人事檔案信息整理、加工、開發(fā)能夠?yàn)槿肆Y源管理工作提供人事檔案數(shù)據(jù)支持，因此二者關(guān)系緊密，相互依存。在人事檔案管理工作中，要充分考慮人力資源管理的實(shí)際需要，不斷地對人事檔案制度機(jī)制技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行優(yōu)化和完善，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作與人力資源管理工作的有效契合，確保人事檔案信息在人力資源管理部門和人事檔案管理部門順暢流動(dòng)。

3.3 保障人事檔案信息安全，以保密為前提推進(jìn)人事檔案互通共享

3.3.1重視人事檔案信息安全。人事檔案信息對人事檔案當(dāng)事人和單位發(fā)展都產(chǎn)生著至關(guān)重要影響。因此，要將人事檔案信息作為重要信息加以保護(hù)。一方面，在人事檔案信息生成階段，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)人事檔案信息收集，確保收集上來的人事檔案信息真實(shí)性和完整性，盡量減少中間環(huán)節(jié)，避免無關(guān)人員查看人事檔案信息。盡量減少人事檔案信息接觸面，切實(shí)保護(hù)人事檔案信息當(dāng)事人的信息安全。另一方面，要從制度機(jī)制入手，建立人事檔案信息訪問授權(quán)控制制度，只有具備相應(yīng)權(quán)限和相關(guān)工作人員才有權(quán)訪問人事檔案信息，避免因人為原因造成重要人事檔案信息泄密。此外，還要重視人事檔案信息系統(tǒng)安全升級，定期對人事檔案信息系統(tǒng)安全硬件和軟件進(jìn)行更新，確保人事檔案信息安全。

3.3.2重視人事的信息互通共享。對不敏感、不涉密的人事檔案信息應(yīng)以單位發(fā)展作為前提，以人事檔案信息保密作為保障，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息在一定范圍內(nèi)的互通共享。當(dāng)前大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及各類信息技術(shù)為人事檔案信息互通共享提供了技術(shù)支撐。因此，新形勢下，單位為更好地利用人事檔案信息，有必要在人事檔案管理部門和人力資源管理部門之間建立起人事檔案信息互通共享機(jī)制，進(jìn)一步提升人事檔案信息的共享效果，更好地發(fā)揮人事檔案信息在人力資源管理工作中的特殊作用。

總之，新形勢下，單位應(yīng)充分認(rèn)識到人力資源管理工作背景下人事檔案管理工作創(chuàng)新的重要性和必要性，要結(jié)合新時(shí)期人力資源管理工作的現(xiàn)實(shí)訴求，對人事檔案管理工作制度、機(jī)制、手段、方式、流程進(jìn)行優(yōu)化和完善，主動(dòng)地引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)。搭建人事檔案管理平臺，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的合理流動(dòng)，更好地發(fā)揮人事檔案信息的特殊功能和作用，為單位發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]鄭尚元，王昭.我國人事檔案管理法制化過程中的權(quán)利確證與功能轉(zhuǎn)向[J].深圳大學(xué)學(xué)報(bào)（人文社會科學(xué)版），2022（05）：82-92.

[2]王華.大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案數(shù)據(jù)的保全與保密問題研究[J].檔案與建設(shè)，2022（08）：70-71.

[3]萬淑君，王毓欣.改革開放以來我國人事檔案領(lǐng)域研究熱點(diǎn)及其演進(jìn)分析[J].檔案管理，2021（06）：86+89.

[4]殷鋮.人才高度流動(dòng)背景下企業(yè)人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與應(yīng)對[J].檔案管理，2021（05）：92-93.

[5]錢德鳳，燕慧.基于文件連續(xù)體理論的人事檔案管理模式探析[J].檔案與建設(shè)，2021（07）：69-72.

作者簡介：閆玲玲，臨沂市園林環(huán)衛(wèi)保障服務(wù)中心副研究館員，研究方向：檔案管理。