關于房屋征收拆遷檔案數(shù)字化管理的思考

宮晉成

摘 要：我國經(jīng)濟和現(xiàn)代化科學技術不斷創(chuàng)新發(fā)展，推動了現(xiàn)代化城市的建設水平不斷提升。但在城市建設過程中遇到了有關拆遷安置、房屋征收檔案管理工作開展難度較大的問題?；ヂ?lián)網(wǎng)時代，結合現(xiàn)代化信息技術優(yōu)勢，實現(xiàn)房屋征收拆遷檔案的數(shù)字化管理，可以有效解決這些問題，提高工作質量和工作效率。本文主要探究了在房屋征收拆遷檔案管理工作中存在的問題，并思考了如何利用信息技術實現(xiàn)房屋征收拆遷檔案的數(shù)字化管理。

關鍵詞：房屋；征收拆遷；檔案數(shù)字化

時代不斷進步，傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化的檔案管理需求，房屋征收拆遷檔案管理方式也要積極創(chuàng)新改善，結合現(xiàn)代化信息技術、網(wǎng)絡技術來優(yōu)化檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化和智能化發(fā)展。檔案的數(shù)字化管理指的是把傳統(tǒng)的紙質檔案轉變成為電子檔案管理模式，在此信息化建設過程中，由于工作內容過于系統(tǒng)和復雜，為了能夠提升檔案數(shù)據(jù)信息管理的穩(wěn)定性、高效性、科學性和準確性，必須要制定出科學合理的方法，嚴格要求工作實施過程，以促進檔案管理的信息化發(fā)展。

一、房屋征收拆遷檔案管理工作的重要性

1.施行補償先行

在新的《國有土地上房屋征收與補償條例》當中，明確規(guī)定了國有土地的房屋征收，必須要補償先行。房地產(chǎn)行業(yè)的整體經(jīng)濟價值量非常大，房屋征收與補償工作牽扯到較大的經(jīng)濟利益。房屋征收拆遷檔案管理涉及違章建筑拆除、經(jīng)濟模式轉變、房屋及其宅基地、土地開發(fā)與儲備、商業(yè)門面建設、土地利益與分配、人口與計劃生育、基礎設備設施建設等眾多復雜內容，只有具備更加完善的房屋征收拆遷檔案內容，才可以讓這些經(jīng)濟利益分配有更加明確的數(shù)據(jù)參考，維護好被征當事人的經(jīng)濟利益。

2.是征收房屋的法律憑證

房屋的征收拆遷檔案內容涉及社會公共利益以及被拆遷人的切身利益，是房屋征收部門進行各項管理工作的重要工具。尤其是該地區(qū)的房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍管理部門，房屋征收拆遷檔案可以為各項工作開展提供重要憑證。工作人員通過房屋征收拆遷檔案，針對被征收的房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍進行確認、征收、補償和拆遷，合理合法地保護被征收人的合法權益，將嚴格依法征收房屋、依法先行補償?shù)恼咭筘瀼芈鋵嵉綄嵦帯?/p>

3.實行陽光征收

房屋征收拆遷檔案記錄了房屋征收和拆遷活動開展的全部過程，也積攢了很多在房屋征收與拆遷工作中的經(jīng)驗、思想和智慧。房屋征收工作也需要建立在傳統(tǒng)工作的基礎上才能不斷總結和完善，具備更加完善的房屋征收拆遷檔案，才能為后續(xù)工作的進一步發(fā)展打下良好基礎。

4.具有見證歷史的意義

檔案本身就是詳細記錄發(fā)展歷史的重要憑證，而房屋征收與拆遷檔案跟一般的歷史遺物不同，其更加客觀、詳細地保存真實的歷史標記，直接記錄了整個房屋征收前后產(chǎn)生的歷史變化過程。通過房屋征收改變了現(xiàn)代化城市發(fā)展面貌，也會對城市的社會活動形態(tài)造成影響，具有十分重要的歷史意義。

二、房屋征收與拆遷檔案管理現(xiàn)狀分析

1.紙質檔案管理不足

在傳統(tǒng)的房屋征收與拆遷檔案管理當中，主要是以紙質檔案管理為主，各類不同的正式檔案內容屬于十分重要的信息資源，也是真實性與權威性非常強的數(shù)據(jù)信息。當房屋征收與拆遷檔案采用數(shù)字化管理之后，紙質檔案的應用價值逐漸下降，甚至有一部分地區(qū)出現(xiàn)了完全以數(shù)字化檔案管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質檔案管理的模式。在數(shù)字化檔案管理工作開展初期，工作人員在數(shù)據(jù)信息錄入時如果處理不當，或者是后續(xù)受到客觀因素影響導致信息丟失，又缺少了紙質檔案的參考，將會影響檔案信息的準確性。在數(shù)字化檔案與紙質檔案新舊交換中，必須要注重兩種形式的對接。

2.數(shù)字化檔案管理人員技術專業(yè)水平不足

實現(xiàn)房屋征收與拆遷檔案的數(shù)字化管理，重要的不僅僅是檔案管理的內容，還需要把現(xiàn)代化信息技術價值充分發(fā)揮出來。一部分參與房屋檔案管理的工作人員并沒有經(jīng)過專業(yè)化和系統(tǒng)化的培訓，缺少了對專業(yè)信息化技術的掌握。而想要實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，需要檔案管理人員具備較強的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技術。傳統(tǒng)房屋征收與拆遷的檔案管理人員整體素質不足，大多數(shù)只具備了對紙質檔案的管理能力，但是對于網(wǎng)絡安全知識、計算機數(shù)據(jù)庫等相關知識點掌握較少，也影響了房屋征收與拆遷檔案管理的專業(yè)化發(fā)展。

3.房屋征收與拆遷檔案信息不全面

房屋征收檔案是城市現(xiàn)代化發(fā)展的重要憑證，具有十分重要的社會經(jīng)濟發(fā)展意義。但是，在房屋征收與拆遷檔案當中，很多信息都是不全面的。首先，一部分年代久遠的檔案，由于受到歷史遺留問題影響，并沒有及時完成信息化建設，導致出現(xiàn)保存不利的情況，缺少不少重要信息。其次，還有一部分城市內部房屋建筑信息存在被篡改和隱藏的可能，現(xiàn)有的信息數(shù)據(jù)不準確或者是欠缺，給后續(xù)城市房屋征收與拆遷工作帶來了不利影響，很難滿足合法、科學和陽光征收的要求，長此以往，不利于城市的可持續(xù)發(fā)展。

4.信息收集流程比較復雜

當前，在城市房屋征收與拆遷檔案的信息收集工作中還存在較多問題，由于對信息的收集沒有提出明確的規(guī)定和要求，信息收集責任主體不夠明確，中間工作流程比較復雜，影響了信息收集工作的順利開展。一是工作人員在前期調查和摸底中沒有及時保存房屋征收信息，后續(xù)在房屋征收與拆遷信息收集時，導致很多基本的信息已經(jīng)流失，房屋建設資源逐漸消失，影響了信息收集的完整性；二是一部分房屋征收與拆遷檔案信息分別歸屬于不同的主體，很多有價值的檔案資源沒有得到妥善管理，收集的條目不夠完整，給信息收集工作帶來了較大的影響；三是一部分信息資源在收集過程中有可能受到損壞或者是丟失，如信息傳遞和信息運輸途中保管不善會對資源造成影響，不利于信息收集以及檔案管理工作的進行。

三、房屋征收拆遷檔案數(shù)字化管理措施

1.加大資金投入力度

房屋征收與拆遷檔案的數(shù)字化管理如果能夠順利貫徹落實，可以幫助節(jié)省更多人力、財力和物力，提升內部檔案的利用效率，把更多有價值的檔案充分利用起來。但是，資金問題一直是阻礙房屋征收與拆遷檔案管理數(shù)字化建設的主要問題。為了能夠具備更加健全的數(shù)字化管理體系，為管理工作開展提供充足的人力、物力和財力資源，讓數(shù)字化建設貫徹落實，如果一味加大資金投入，還會存在資金管理不善的問題，為了能夠杜絕相關問題的出現(xiàn)，在資金投入過程中，也要提前做好預算和監(jiān)督工作，對于資金使用要有詳細的預算計劃，確保資金能夠得到充分應用。對于每一筆資金還要進行來源、用途和支出的詳細記錄，以便后續(xù)能夠及時查閱。檔案管理人員要與采購部門及時溝通，采購更加先進的檔案管理基礎設備設施。同時，還要具備信息化管理系統(tǒng)，了解房屋檔案數(shù)字化管理特點，充分利用資金，建立起更加具有特色的信息化管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)內實現(xiàn)資源共享。此外，還要配備更加專業(yè)的檔案管理信息化網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案管理部門與其他部門的互動交流，充分利用信息檔案為其他工作開展提供服務。

2.加強業(yè)務培訓工作

檔案管理人員的個人工作能力會影響房屋征收與拆遷檔案管理數(shù)字化建設的效率。為了能夠把信息化技術優(yōu)勢充分利用起來，要構建更加完善的管理信息系統(tǒng)，并針對系統(tǒng)應用定期開展人員業(yè)務培訓工作，讓每一位檔案管理人員都能夠參與到培訓活動中，了解更多有關于數(shù)字化建設工作的相關信息。比如，如何規(guī)范開展紙質檔案管理，如何制定科學、合理的檔案入庫制度，如何保存和管理檔案，如何讓管理更加條理化和規(guī)范化等。通過開展多樣化的業(yè)務培訓活動，讓檔案管理人員認識到數(shù)字化管理工作開展的重要性，為后續(xù)管理工作開展打下良好基礎。

3.做好基礎性工作

基礎性工作也會對房屋征收與拆遷管理質量造成影響。在檔案數(shù)字化管理之前，管理人員需要對基礎工作開展加強重視。首先，做好摸底調查工作，了解檔案館內部所有存量的房屋檔案，并對之前已經(jīng)保存過的檔案進行整理和歸納，確保這些檔案信息準確無誤，及時排除內容殘缺與虛假等檔案資料。其次，在基礎排查工作開展之后，也要仔細檢查檔案信息，確保房屋征收與拆遷檔案內部不會存在任何排序不明確與信息混亂的情況，確保檔案數(shù)字化建設工作順利進行。

4.加大檔案保存工作重視力度

對于房屋征收與拆遷檔案保存工作中存在的問題要加強重視，不能因為有了數(shù)字化檔案，而忽視原始紙質檔案的管理。為了能夠產(chǎn)生不必要的損失，房屋征收拆遷檔案最好能夠采取雙份制保存模式。在保證原有紙質檔案不受影響的情況下，建立完善的電子檔案，這樣，紙質檔案丟失也不會丟失相關信息，而電子信息出現(xiàn)錯誤也有紙質檔案作為憑證。雙份制保存模式，要求工作人員能夠定期針對電子檔案信息進行瀏覽，并仔細核對電子檔案和紙質檔案信息，確保兩份檔案內容能夠始終保持一致性和完整性。

5.提升管理人員的專業(yè)素質

房屋征收拆遷檔案的數(shù)字化建設綜合性和系統(tǒng)性非常強，該工作必須要有專業(yè)人才來完成。單純掌握檔案管理技術以及計算機技術的人員都不能完全勝任檔案的數(shù)字化管理工作，必須要有技術高超、專業(yè)性強、職業(yè)素養(yǎng)高，同時又掌握多學科知識點的綜合性人才，才能夠勝任這項任務。檔案管理人員要具備創(chuàng)新工作意識，明確檔案數(shù)字化管理的重要性，在工作中不斷提升個人技能，具備更加完善和全面的知識結構，掌握全方位的信息意識，在原有的紙質檔案管理基礎上，深化和提升對于檔案數(shù)字化管理的方法。同時，要加強對檔案管理人員職業(yè)道德的培養(yǎng)。工作人員應具備更加嚴謹和負責的工作態(tài)度，強化個人綜合能力，在檔案管理中能夠做到認真負責，確保數(shù)字化檔案管理質量。另外，從房地產(chǎn)行業(yè)長遠發(fā)展的角度來說，培養(yǎng)復合型人才是關鍵。

6.構建多元化的檔案檢索體系

在系統(tǒng)內部具備更加多元化的檢索體系，包含有組合條件查詢、測繪系統(tǒng)查詢、地理信息查詢與單組條件查詢等不同的方式，為更多有需求的人提供檔案咨詢服務。檔案管理工作并不是單一地進行檔案檢查與錄入，而是需要通過檔案管理為更多的人提供服務。檔案管理人員要建立有償查詢和免費查詢兩個不同的服務體系，把查詢的無償性和有償性發(fā)揮出來。一般性的文件檢索和查詢都是無償性服務，而涉及深層次、特殊的問題時，可以提供有償性服務。檔案管理人員還要建立起相應的檔案查詢權限，既可以方便人們的檔案查詢，又避免普通人員查詢到檔案館的內部機密資料，保障信息的安全性。

7.建立檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)

檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)可以有效應對房地產(chǎn)市場的發(fā)展。檔案負責人要做好數(shù)據(jù)信息分析，了解某一個階段當?shù)胤康禺a(chǎn)市場的發(fā)展方向和發(fā)展現(xiàn)狀，構建數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，不僅僅能夠平衡好當?shù)胤康禺a(chǎn)的供求關系，還能為相關職能部門的工作開展提供科學知識。同時，數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)的存在，還可以為產(chǎn)權人在進行產(chǎn)權交易時，掌握更加全面的信息資料。檔案負責人要從思想上重視檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)的建立，具備更加科學和踏實的檔案管理手段，確保數(shù)字化檔案管理工作能夠貫徹落實到實處。

8.明確責任體系

城市房屋的征收拆遷檔案管理工作，涉及多個利益主體，如政府部門、開發(fā)商以及業(yè)主等，因此，要積極創(chuàng)新檔案管理機制，確保檔案的征收可以順利完成，為城市更新發(fā)展提供更好的服務。一是要積極明確檔案管理責任體系，在工作中嚴格遵守集中管理和統(tǒng)一領導的原則，以及檔案誰形成、誰歸檔的原則。在城市房屋征收與拆遷工作開展中，把房產(chǎn)檔案的收集、整理和歸檔等程序都納入其中，明確每一個工作部門與每個工作人員在檔案征收與管理中承擔的責任，確保檔案信息管理更加準確與完整，并符合系統(tǒng)性和安全性要求。二是在檔案管理工作中，各部門要相互配合，形成更加優(yōu)質的檔案征收流程，保障檔案征收與管理質量。三是要形成統(tǒng)一和規(guī)范的管理標準，數(shù)字化建設工作方法與傳統(tǒng)的檔案管理模式不同，數(shù)字化管理要求要以完善的管理制度作為保障，具備更加健全和統(tǒng)一的管理標準，要從管理、技術和業(yè)務三方面入手，并符合房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展特點，逐漸形成管理有序、技術標準、制度規(guī)范的管理體系。四是要保障檔案信息的安全性。城市房屋的征收拆遷檔案是以電子版本形式保存在計算機中，如果計算機出現(xiàn)任何安全問題，會對數(shù)據(jù)信息造成破壞，只有具備更加規(guī)范和統(tǒng)一的管理制度，才可以確保檔案數(shù)據(jù)避免病毒的入侵，保障檔案信息的安全性。

四、結語

在新的發(fā)展時期，城市房屋征收拆遷對于現(xiàn)代化城市的發(fā)展、保護房屋所有人的合法權益都有十分重要的意義。房屋征收、拆遷過程中產(chǎn)生的檔案，屬于十分重要的文件資料，其檔案管理工作具有長期性和復雜性特點，面對在傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，必須要根據(jù)各城市的實際發(fā)展情況，加強數(shù)字化管理，從管理機制完善和人員培訓入手，優(yōu)化檔案資料的收集和保存，充分利用檔案信息的獨特價值，提升檔案管理水平，促進現(xiàn)代化城市健康發(fā)展。

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（作者單位：凌源市城鄉(xiāng)建設發(fā)展服務中心）