信息化背景下，紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)探析

馬小惠

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，紙質(zhì)檔案數(shù)字化是發(fā)展的主要趨勢(shì)。不同于紙質(zhì)化檔案，數(shù)字化檔案能夠?qū)⒈４?、利用相分離。當(dāng)前，在我國(guó)檔案資源管理中，傳統(tǒng)檔案管理模式呈現(xiàn)出諸多不足，無(wú)法滿足信息化時(shí)代檔案資源管理的實(shí)際需要。為此，要積極優(yōu)化和推進(jìn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理水平和安全性，為檔案資料的開(kāi)發(fā)利用提供便利。文章基于信息化背景，對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)情況進(jìn)行闡述分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息化；紙質(zhì)檔案；數(shù)字化建設(shè)

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的快速發(fā)展，其在社會(huì)諸多行業(yè)和領(lǐng)域中都有廣泛應(yīng)用。紙質(zhì)檔案也開(kāi)始逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，為儲(chǔ)存管理與開(kāi)發(fā)利用提供便利。但在紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)中，還存在諸多問(wèn)題，影響檔案數(shù)字化的進(jìn)展，使得檔案利用率不高、管理價(jià)值受到影響。因此，必須要提高重視程度，通過(guò)科學(xué)化的措施方法全面推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)。

一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的含義與優(yōu)勢(shì)

所謂紙質(zhì)檔案數(shù)字化，就是利用數(shù)字化掃描與轉(zhuǎn)換等方法，數(shù)字化處理紙質(zhì)檔案，建立紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、儲(chǔ)存以及數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)等形成的全新的檔案信息形態(tài)，將過(guò)去以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的檔案信息，并通過(guò)數(shù)字化的方式儲(chǔ)存、網(wǎng)絡(luò)化的形式連接，借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理，建立有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，為信息利用與共享提供便利。新時(shí)期，紙質(zhì)檔案數(shù)字化是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要的，在實(shí)際工作中具有明顯的優(yōu)勢(shì)。

第一，降低管理成本。紙質(zhì)檔案管理的要求是比較高的，紙質(zhì)檔案庫(kù)房需要有滅火器、去濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備，并做到防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等。紙質(zhì)檔案管理工作的開(kāi)展需要大量人力、財(cái)力、物力作為支持，管理成本也比較高。紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠利用計(jì)算機(jī)閱讀瀏覽檔案，減少保管儲(chǔ)存成本，節(jié)省占地空間，查閱也更為便利快捷。

第二，有效保護(hù)檔案原件。利用數(shù)字化手段錄入和建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)信息化管理，可以不利用原件，降低翻閱紙質(zhì)檔案的次數(shù)，對(duì)原始檔案有效保護(hù)，延長(zhǎng)使用壽命，也能夠避免在紙質(zhì)檔案查閱中出現(xiàn)涂改、撤換和抽取材料等行為。紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)后，檔案利用時(shí)更為安全。特別是一些年代久遠(yuǎn)的檔案，進(jìn)行數(shù)字化管理其實(shí)是更好地對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)。將紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后，對(duì)檔案的整理、統(tǒng)計(jì)、編制、查閱和開(kāi)發(fā)利用等都不需要再使用原始檔案，能夠降低檔案原件受到損壞的概率，有助于維護(hù)檔案安全。

第三，提高工作效率。紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)用技術(shù)手段使傳統(tǒng)的手工檢索轉(zhuǎn)變?yōu)槔糜?jì)算機(jī)檢索，可以節(jié)省逐卷逐頁(yè)查詢的時(shí)間，快速、精準(zhǔn)地找到需要的檔案資料，減少人工和中間環(huán)節(jié)，有助于工作效率的提升。

第四，便利檔案的開(kāi)發(fā)利用。在計(jì)算機(jī)和掃描技術(shù)快速發(fā)展的背景下，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，通過(guò)數(shù)字化的形式進(jìn)行保存，也有助于檔案利用率的提高，順利實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的共享。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，能夠打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案受到的限制，檔案部門逐步向開(kāi)放化發(fā)展，有利于檔案信息資源共享，為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷和高效的服務(wù)。檔案數(shù)字化建設(shè)也讓檔案信息資料差異更加簡(jiǎn)單，檔案使用者利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不出門就可以知曉各種信息資料。

第五，使檔案館與其他部門有效對(duì)接。如今，辦公自動(dòng)化與信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化水平日漸提高，很多部門實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙辦公與信息網(wǎng)絡(luò)傳輸。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，能夠讓檔案管理部門與其他部門有效對(duì)接，更好地將檔案信息的作用發(fā)揮出來(lái)。

二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

首先，需要進(jìn)一步加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。當(dāng)前，社會(huì)上很多企業(yè)、單位發(fā)展速度慢，對(duì)檔案信息化建設(shè)重視不足、投入力度小、規(guī)劃不到位和人員不充足，這些都是限制檔案信息化建設(shè)的重要因素。還有些單位的檔案信息系統(tǒng)利用、維護(hù)不能滿足實(shí)際工作需要，只能用來(lái)查詢和瀏覽檔案，作用發(fā)揮受到限制，檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)。

其次，缺少完善的檔案數(shù)字化管理制度。對(duì)于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，其關(guān)鍵是保證數(shù)字化加工成果更加標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。但是，在實(shí)際的工作過(guò)程中，缺少完善的數(shù)字化管理制度，現(xiàn)有制度還存在著更新不及時(shí)的情況，無(wú)法滿足實(shí)際工作需要。具體而言，職責(zé)不明確，檔案數(shù)字化建設(shè)缺少完善的監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制。同時(shí)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)沒(méi)有規(guī)范化的流程和操作制度標(biāo)準(zhǔn)。此外，檔案管理人員的績(jī)效考核和激勵(lì)制度不完善。

再次，數(shù)字化檔案收集不完整。在特定條件下，紙質(zhì)檔案才能夠完整保存。對(duì)于一些基層單位，在檔案歸集時(shí)，很容易出現(xiàn)丟失、損壞和遺漏等情況。傳統(tǒng)的檔案歸集管理方式無(wú)法保證檔案能夠全部歸集，原始檔案是否連續(xù)、完整和系統(tǒng)，直接對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的可用性產(chǎn)生影響。為此，需要建立自動(dòng)組織排序，建立目錄結(jié)構(gòu)的收錄，避免手動(dòng)連接的不確定性，讓紙質(zhì)檔案與電子檔案是相同的，切實(shí)提高檔案數(shù)字化效果。

最后，存在安全隱患。紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)中還存在著一定的安全隱患。例如，運(yùn)輸紙質(zhì)檔案需要將其從檔案室搬運(yùn)到數(shù)字化加工室，加工后再放回檔案室中，在此過(guò)程，由于人為與外部因素影響，檔案可能會(huì)出現(xiàn)損壞、丟失的情況。還有紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存環(huán)境，將檔案存放在數(shù)字化加工室中，由于天氣和保管因素的影響，室內(nèi)潮濕，影響紙質(zhì)檔案的保管效果。再如，紙質(zhì)檔案在數(shù)字化加工時(shí)，要系統(tǒng)化地對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)和拆釘?shù)忍幚?，掃描后將原始檔案恢復(fù)原狀。整理時(shí)由于不清楚規(guī)則或操作不當(dāng)容易引起紙質(zhì)檔案的丟失與損壞。此外，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)背景下，病毒、黑客和硬盤驅(qū)動(dòng)器等損壞會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失與泄露。

三、信息化背景下紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的有效策略

1.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視

在紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)中，為實(shí)現(xiàn)良好的效果，需要提高對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度，將檔案數(shù)字化建設(shè)納入總體規(guī)劃建設(shè)中，并增加資金投入，為紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。各單位應(yīng)結(jié)合自身的收支情況，設(shè)置檔案工作的專項(xiàng)資金、數(shù)字化檔案的專項(xiàng)資金，為檔案工作的推進(jìn)提供保障。同時(shí)，檔案管理部門要科學(xué)、有效地利用資金，成立監(jiān)察小組，對(duì)資金的具體流向進(jìn)行把控，使紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)有序推進(jìn)。

2.建立完善的檔案數(shù)字化管理制度

在信息化背景下，要順利實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，需要有完善的管理制度作為保障，通過(guò)科學(xué)的制度對(duì)相關(guān)行為進(jìn)行約束指導(dǎo)和規(guī)范，使相關(guān)工作有效落實(shí)。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理制度建設(shè)時(shí)，要從檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際出發(fā)，依據(jù)數(shù)字化建設(shè)的具體內(nèi)容，對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行針對(duì)性的完善和調(diào)整。例如，檔案立卷歸檔，要明確相關(guān)規(guī)范與實(shí)施細(xì)則，根據(jù)檔案保管期限，了解不同類型紙質(zhì)檔案資源的保管期限，明確到期后具體處理要求，防止檔案數(shù)字化管理不到位，對(duì)檔案的利用價(jià)值造成不利影響。檔案數(shù)字化建設(shè)管理過(guò)程中，要明確電子檔案的管理流程，如歸檔制度、移交制度、接收和查閱制度等，結(jié)合電子檔案管理的各環(huán)節(jié)完善相應(yīng)的管理制度，使檔案數(shù)字化建設(shè)管理更加標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)中，檔案管理人員也是十分重要的，要提高其工作主動(dòng)性，完善績(jī)效考核制度，對(duì)于表現(xiàn)良好的檔案管理人員要給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)不好的要進(jìn)行一定的懲罰。此外，落實(shí)檔案管理責(zé)任制，結(jié)合檔案管理的具體崗位，明確工作人員的具體職責(zé)，使檔案數(shù)字化建設(shè)真正落到實(shí)處。

3.實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理

為使紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)獲得好的效果，應(yīng)建立一體化管理系統(tǒng)，從檔案的收集開(kāi)始到最終利用，對(duì)檔案進(jìn)行一體化的管理控制，使傳統(tǒng)檔案管理中的不足得到妥善處理。通過(guò)模塊化開(kāi)發(fā)，針對(duì)檔案的收集、整理、加工、保存與利用等環(huán)節(jié)的實(shí)際管理需要設(shè)置管理模塊，建立可拓展的一體化管理系統(tǒng)，使檔案數(shù)字化管理需要得到滿足。建立收集中心，將數(shù)據(jù)端口向收集對(duì)象開(kāi)放，與管理系統(tǒng)對(duì)接，自動(dòng)、實(shí)時(shí)收集數(shù)據(jù)信息，并對(duì)收集到的信息預(yù)歸檔。同時(shí)，建立管理中心，對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，依據(jù)不同檔案的類型進(jìn)行子模塊劃分，對(duì)多種類型檔案進(jìn)行管理，自動(dòng)產(chǎn)生目錄、檔案號(hào)等。此外，建立保管中心，自動(dòng)生成檔案號(hào)，自動(dòng)化歸檔，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類儲(chǔ)存。建立利用中心，賦予檢索與查閱功能，實(shí)現(xiàn)檔案的多樣化檢索，結(jié)合用戶實(shí)際需要選擇合適的檢索方式，讓檔案利用更加高效。

4.拓寬服務(wù)范圍

對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，其實(shí)最終的目的就是提高檔案的利用率。檔案資源的類型和內(nèi)容是比較豐富的，利用價(jià)值也比較高。為使檔案資源數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值充分體現(xiàn)出來(lái)，要不斷對(duì)檔案的服務(wù)范圍進(jìn)行拓寬，讓檔案利用更加便利。首先，對(duì)于傳統(tǒng)被動(dòng)的服務(wù)模式進(jìn)行優(yōu)化，提高服務(wù)的主動(dòng)性，強(qiáng)化檔案的利用。各單位可積極宣傳推廣，使人們對(duì)檔案資源有更好的認(rèn)識(shí)，建立檔案官方平臺(tái)，將相關(guān)信息發(fā)布到平臺(tái)上，詳細(xì)介紹檔案服務(wù)內(nèi)容，宣傳檔案數(shù)字化建設(shè)的重要影響，使人們科學(xué)使用數(shù)字化檔案館，為公眾提供良好的檔案服務(wù)。其次，要對(duì)檔案服務(wù)范圍進(jìn)行延伸。隨著檔案數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)，檔案利用獲得了很好保障，建立數(shù)字化檔案館，拓寬檔案服務(wù)內(nèi)容，擴(kuò)大檔案服務(wù)的領(lǐng)域，使公眾對(duì)檔案利用的具體需要得到滿足，將更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)提供給公眾，凸顯檔案數(shù)字化建設(shè)的最大作用。

5.做好硬軟件管理

在信息化背景下，紙質(zhì)檔案要順利實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，硬軟件是重要的前提，紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)管理是長(zhǎng)期的工作內(nèi)容，在動(dòng)態(tài)化的建設(shè)中，要做好硬軟件設(shè)備管理，定期做好硬件、軟件設(shè)備設(shè)施的更新升級(jí)，保證檔案管理系統(tǒng)能夠及時(shí)升級(jí)發(fā)展，并保持在良好的狀態(tài)下運(yùn)行。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)中，要加強(qiáng)硬件建設(shè)，結(jié)合檔案數(shù)字化的實(shí)際確定硬件設(shè)備設(shè)施性能，選擇最能滿足檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行需要的硬件設(shè)備設(shè)施，使檔案數(shù)字化管理獲得堅(jiān)實(shí)的保障。對(duì)于軟件，積極與軟件開(kāi)發(fā)公司合作，結(jié)合紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的實(shí)際需要定制專門的軟件，并與軟件公司簽訂軟件維護(hù)合同，軟件公司負(fù)責(zé)軟件的維護(hù)保養(yǎng)，定期升級(jí)，對(duì)檔案數(shù)字化管理功能優(yōu)化，將檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，使檔案管理更加準(zhǔn)確、高效。

6.做好檔案數(shù)字化的安全管理

檔案中記錄的都是人類的真實(shí)活動(dòng)行為，是一種不可再生資源，是十分寶貴的，若出現(xiàn)安全事故，原始檔案受到損壞是無(wú)法修復(fù)的，為避免檔案數(shù)字化建設(shè)中出現(xiàn)不必要的安全事故，還需要做好安全管理工作。首先，提高檔案管理人員的安全意識(shí)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)安全管理的宣傳，定期組織檔案安全重要性和檔案損壞泄露危害性的主題講座。其次，在檔案搬運(yùn)時(shí)加強(qiáng)管理。積極與檔案加工部門協(xié)商，雙方由專人對(duì)檔案的搬運(yùn)、清點(diǎn)與登記負(fù)責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，只有雙方都到場(chǎng)的情況下才可以借閱檔案，并對(duì)檔案借閱的數(shù)量嚴(yán)格控制，使檔案更加完整。在檔案搬運(yùn)時(shí)，要做好防盜、防雨等安全管理，避免檔案在外“過(guò)夜”。此外，紙質(zhì)檔案在掃描前需要做好準(zhǔn)備工作，要選擇合適的數(shù)字化處理設(shè)備，如果原始檔案不方便拆卷，或者拆卷會(huì)損壞原始檔案，就需要使用數(shù)碼相機(jī)和速拍儀等進(jìn)行數(shù)字化加工。同時(shí)，數(shù)字化處理設(shè)備必須是安全的。嚴(yán)禁數(shù)字化設(shè)備與外網(wǎng)連接，不可以使用私人的儲(chǔ)存介質(zhì)和處理設(shè)備。最后，做好數(shù)字化加工室的管理。數(shù)字化加工人員和檔案管理人員必須佩戴工作證件，禁止閑雜人等進(jìn)入。在數(shù)字化加工室和檔案儲(chǔ)存室嚴(yán)禁吸煙，不允許放置易燃易爆等存在安全隱患的物品。此外，每天都需要有安全人員對(duì)檔案室、加工室進(jìn)行安全檢查，避免一切可能出現(xiàn)的安全隱患。

7.加強(qiáng)檔案管理人員教育培訓(xùn)

在信息化背景下，紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)大力推進(jìn)，傳統(tǒng)檔案管理理念、方法也發(fā)生了巨大的變化，這就要求檔案管理人員需要具備先進(jìn)的意識(shí)理念和工作方法。檔案管理人員長(zhǎng)時(shí)間適應(yīng)傳統(tǒng)檔案管理與服務(wù)工作，在檔案數(shù)字化建設(shè)后，其在信息技術(shù)上就會(huì)顯示出不足。為此，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員數(shù)字化管理的教育培訓(xùn)，使檔案管理人員不僅具備檔案管理知識(shí)，也能夠熟練掌握和操作信息技術(shù)設(shè)備，明確信息技術(shù)知識(shí)和手段，開(kāi)展針對(duì)性的檔案數(shù)字化管理培訓(xùn)，結(jié)合檔案管理人員的實(shí)際情況制訂針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，切實(shí)提高檔案管理人員的數(shù)字化檔案管理水平，提升其管理技能，更好地為檔案數(shù)字化建設(shè)服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在信息化背景下，數(shù)字化與信息化管理模式廣泛應(yīng)用，使得傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式被取代。檔案數(shù)字化建設(shè)管理是永久、便捷和實(shí)用的，極大提高了檔案管理工作的質(zhì)量和管理效率。但由于諸多因素影響，檔案數(shù)字化建設(shè)管理還存在諸多問(wèn)題，為此，必須要通過(guò)科學(xué)化的措施解決，提高檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度、建立數(shù)字化管理制度、實(shí)行一體化管理模式、拓寬服務(wù)范圍、做好硬軟件管理和安全管理、全力提高檔案管理人員水平，為紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)提供科學(xué)的保障，降低數(shù)字化建設(shè)中的風(fēng)險(xiǎn)和隱患，切實(shí)提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)效果。

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（作者單位：凌源市退役軍人事務(wù)服務(wù)中心）