人事檔案管理系統(tǒng)的功能需求

孫玲

摘 要

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)在企事業(yè)單位管理中應(yīng)用的普及，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位人事管理勢在必行。人事檔案是企事業(yè)單位人事管理制度的一項(xiàng)重要工作，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的資料留檔，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，針對其重要性，開發(fā)了《人事檔案管理系統(tǒng)》，實(shí)現(xiàn)了關(guān)于檔案的借閱、查詢、歸還等一系列工作的電子化管理。

【關(guān)鍵詞】人事檔案 管理制度 電子化 紙質(zhì)檔案

1 人事檔案管理的目的和意義

進(jìn)入二十一世紀(jì)，社會(huì)生產(chǎn)力迅速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，人們對信息的認(rèn)識(shí)不斷提高，各種管理的信息量日益增長，對信息的處理要求越來越高，致使傳統(tǒng)的紙質(zhì)、手工等信息處理手段和方法，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了現(xiàn)代管理的需要。

為切實(shí)減輕人資部工作壓力，人資部要求對全局約9000人員的檔案信息實(shí)現(xiàn)檔案無紙化管理，自動(dòng)記錄各種查閱、借閱、歸還、專遞信息。借助現(xiàn)代信息技術(shù)和管理理論，建立企業(yè)信息管理系統(tǒng)是每個(gè)企業(yè)的重要趨勢，在企業(yè)管理中，人力資源是企業(yè)最寶貴的資源，也是企業(yè)的“生命線”，因此人事管理是企業(yè)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的重要組成部分，而人事檔案管理又是人事管理的重要工作，實(shí)現(xiàn)電子化的人事檔案管理，可以讓人力資源管理人員從繁重瑣碎的案頭工作中解脫出來，去完成更重要的工作，人事檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)可以減輕比較繁瑣的手工人事檔案管理工作。

2 人事檔案管理的實(shí)際功能

2.1 功能結(jié)構(gòu)圖

如圖1所示。

2.2 用戶登錄

功能：用戶登錄人事檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)啟動(dòng)后，首先要做的就是用戶登錄。用戶在登錄系統(tǒng)后，根據(jù)分配好的權(quán)限，可以進(jìn)行一定的操作。

操作：系統(tǒng)啟動(dòng)后，要求輸入用戶的登錄名及口令，只有登錄名和口令完全正確，才能登錄人事檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)為用戶分配的權(quán)限，顯示對應(yīng)的功能菜單，用戶可以操作該功能。

2.3 檔案管理

檔案管理模塊中有5個(gè)子模塊，包括人員建檔、檔案查閱、檔案借閱、檔案歸還以及借閱延期等功能。這些功能因管理員的權(quán)限不同所表示出的功能使用也不同，普通管理員沒有數(shù)據(jù)修改及刪除的權(quán)利。在這些功能里詳細(xì)的記錄了所有單位員工的資料。

檔案的電子化查閱，去年省公司已經(jīng)組織將在職人員檔案進(jìn)行了電子化掃描，本次制作系統(tǒng)時(shí)計(jì)劃將系統(tǒng)與掃描件進(jìn)行關(guān)聯(lián)，對于簡單的檔案查閱可無需調(diào)用檔案，直接在系統(tǒng)中查閱復(fù)印件。

2.3.1 人員建檔

建立及維護(hù)人員檔案信息，包括增加、刪除、修改及導(dǎo)入檔案信息的功能。系統(tǒng)可以上傳掃描件，一個(gè)人員的檔案信息可以關(guān)聯(lián)多個(gè)掃描件。

2.3.2 檔案查閱

將所有人員建檔后，可以進(jìn)行檔案查閱；提供靈活方便的查詢方式，實(shí)現(xiàn)在系統(tǒng)中查看掃描件的功能（可以上下翻頁查看各種電子檔案），記錄查詢?nèi)藛T信息，包括查詢?nèi)恕⒉樵儠r(shí)間、備注信息等。

2.3.3 檔案借閱

檔案借閱與檔案查閱不同，用戶可以在電腦上查看檔案的掃描件（查閱），也可以把紙質(zhì)檔案借出使用（借閱），需要記錄借閱信息，包括借閱人，借閱時(shí)間，預(yù)計(jì)歸還時(shí)間，借閱人聯(lián)系電話等。

檔案借閱除管理員賬號(hào)權(quán)限外，還需輸入借閱密碼方可進(jìn)行操作。

2.3.4 檔案歸還

管理員拿到歸還的紙質(zhì)檔案后，需要在系統(tǒng)中進(jìn)行檔案歸還。先根據(jù)ERP編號(hào)，檔案號(hào)，姓名等信息查詢出借閱記錄，選中記錄進(jìn)行歸還操作。需要記錄歸還時(shí)間、歸還人、備注等歸還信息，并更新檔案狀態(tài)

檔案歸還除管理員賬號(hào)權(quán)限外，還需輸入歸還密碼方可進(jìn)行操作。

2.3.5 借閱延期

借出檔案逾期未還時(shí)，系統(tǒng)可以進(jìn)行借閱延期，延期需要有負(fù)責(zé)人審批。

2.4 檔案查詢

檔案查詢模塊中有5個(gè)子模塊，包括檔案查詢、查閱記錄查詢、借閱記錄查詢、歸還記錄查詢以及借閱延期查詢等功能，分別對應(yīng)檔案管理中的各個(gè)模塊。

2.4.1 檔案查詢

功能：人員檔案的快速檢索，通過姓名及編號(hào)等信息進(jìn)行快速查詢。

在查詢框中輸入規(guī)定的范圍即可查到相關(guān)的人事信息，當(dāng)查詢的條件填寫完畢，點(diǎn)擊查詢按鈕，頁面會(huì)顯示用戶所要查詢的符合條件的所有員工的資料。查出的記錄默認(rèn)為員工檔案基礎(chǔ)信息列表方式瀏覽，雙擊表格可以顯示該員工的檔案卡片、個(gè)人簡歷等掃描資料。

2.4.2 查閱記錄查詢

功能：檔案查閱記錄的快速檢索，通過姓名、編號(hào)及查閱時(shí)間等信息進(jìn)行快速查詢。

在查詢框中輸入查詢條件，點(diǎn)擊查詢按鈕，頁面會(huì)顯示符合條件的查閱記錄，雙擊查閱記錄可以進(jìn)入人員檔案的詳細(xì)信息頁面，顯示被查閱的員工的詳細(xì)資料。

2.4.3 借閱記錄查詢

功能：檔案借閱記錄的快速檢索，通過姓名、編號(hào)及借閱時(shí)間等信息進(jìn)行快速查詢。

2.4.4 歸還記錄查詢

功能：檔案歸還記錄的快速檢索，通過姓名、編號(hào)及歸還時(shí)間等信息進(jìn)行快速查詢。

2.4.5 借閱延期查詢

功能：檔案借閱延期記錄的快速檢索，通過姓名、編號(hào)及延期時(shí)間等信息進(jìn)行快速查詢。

3 結(jié)語

通過開展人事檔案管理系統(tǒng)的研究與應(yīng)用，建立了一套科學(xué)的、先進(jìn)的人事檔案管理系統(tǒng)，此軟件將公司約9000多名員工檔案信息納入其中，實(shí)現(xiàn)了以個(gè)人檔案為管理單位的電子化檔案查詢、檔案借閱、檔案歸還等功能，并在查詢、借閱、歸還等過程中自動(dòng)形成記錄信息。該軟件的推廣應(yīng)用簡化了工作流程，提高了工作效率和精益化管理水平。

作者單位

國網(wǎng)河北省電力公司石家莊供電分公司信息通信分公司 河北省石家莊市 050000