大數(shù)據(jù)時(shí)代與時(shí)俱進(jìn)地開(kāi)展城建檔案管理工作探析

王金金

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，給城建檔案管理帶來(lái)發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)也使其面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，對(duì)城建檔案的良好有序管理帶來(lái)影響。本文主要圍繞大數(shù)據(jù)時(shí)代城建如何與時(shí)俱進(jìn)地開(kāi)展建檔案管理工作進(jìn)行論述，概述了城建檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，分析了城建檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代存在的問(wèn)題，并提出了基于大數(shù)據(jù)時(shí)代推進(jìn)城建檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)的策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；城建檔案管理；與時(shí)俱進(jìn)

城建檔案全面記錄著城市建設(shè)與發(fā)展的具體情況，是分析城市發(fā)展進(jìn)程的重要依據(jù)。然而，在大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷發(fā)展下，以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)的城建檔案管理模式已不能很好地滿(mǎn)足城市管理者以及檔案使用者的實(shí)際需求，基于此，數(shù)字化與信息化的城建檔案管理形式應(yīng)運(yùn)而生，給城建檔案的進(jìn)一步管理與利用帶來(lái)新的可能。

一、城建檔案管理的相關(guān)概述

城市建設(shè)是一項(xiàng)以城市為對(duì)象實(shí)施規(guī)劃、建設(shè)和管理的基礎(chǔ)工作，而城建檔案是承載城市規(guī)劃、建設(shè)和管理信息的重要載體，能夠?qū)Ω黜?xiàng)城建項(xiàng)目的真實(shí)信息形成全面、客觀的反映，在與城市有關(guān)的房屋普查、編史修志與科學(xué)研究等工作中發(fā)揮著尤為重要的作用。由建設(shè)單位來(lái)逐一收集、整理從城市規(guī)劃到未來(lái)開(kāi)展的一系列相關(guān)活動(dòng)所生成的信息資料，然后再進(jìn)行歸檔，最終移交到城建檔案管理部門(mén)。城建檔案管理部門(mén)會(huì)以國(guó)家有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，積極向社會(huì)提供更便捷的服務(wù)，在城市的建設(shè)及發(fā)展過(guò)程中占據(jù)十分重要的地位。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代，城建檔案管理中存在的問(wèn)題

1.城建檔案信息化管理意識(shí)有待提升

在城建檔案管理工作中，檔案信息化是其落實(shí)檔案大數(shù)據(jù)管理的前提和基礎(chǔ)，以往傳統(tǒng)的城建檔案收集、整理與歸檔模式已經(jīng)無(wú)法與大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理需求相適應(yīng)。如今，很多地區(qū)的城建檔案管理部門(mén)仍采用人工方式對(duì)檔案資料實(shí)施歸集與匯總，相應(yīng)的管理意識(shí)及方法普遍較為滯后，對(duì)先進(jìn)化信息技術(shù)手段的主動(dòng)運(yùn)用意識(shí)不強(qiáng)，館存檔案的數(shù)字化占比也不高，從而導(dǎo)致針對(duì)城建檔案的信息化管理水平仍存有很大的提升空間，也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)城建檔案管理工作的全程化、實(shí)時(shí)化和立體化發(fā)展，在實(shí)際的城建檔案管理環(huán)節(jié)沒(méi)有做到對(duì)信息化技術(shù)的充分利用，以至于城建檔案中漏收、造假等不良現(xiàn)象頻發(fā)，還經(jīng)常出現(xiàn)部分重要城建檔案資料在管理進(jìn)程中丟失或被損毀的情況。

2.城建檔案服務(wù)內(nèi)容和方式急需拓展

大數(shù)據(jù)時(shí)代，城建檔案管理呈現(xiàn)出多元化、開(kāi)放化與社會(huì)化的服務(wù)特性。城建檔案服務(wù)有必要依據(jù)不同檔案使用者的個(gè)體需求，為他們提供更具智能性、便利性和多樣性的檔案服務(wù)。城建檔案只有不斷強(qiáng)化對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)的全面發(fā)揮，并進(jìn)一步加強(qiáng)資料內(nèi)容的深層整合、分析與預(yù)測(cè)的力度，才能夠給社會(huì)及個(gè)人帶來(lái)更有創(chuàng)造性的應(yīng)用價(jià)值。然而，實(shí)際的情況是當(dāng)前一些城建檔案管理部門(mén)所使用的檔案內(nèi)容仍舊比較傳統(tǒng)，在提供檔案查閱服務(wù)時(shí)的主動(dòng)性不足，檔案服務(wù)形式的單一性較為明顯。

3.城建檔案數(shù)據(jù)共享互通存在障礙

各個(gè)地區(qū)的城建檔案管理部門(mén)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，整體上提升了對(duì)于城建檔案的信息化管理水平，很多紙質(zhì)檔案會(huì)通過(guò)掃描的形式轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案。然而，數(shù)據(jù)庫(kù)的形成從某種程度上來(lái)說(shuō)也存在一些弊端，如導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的條塊化分割趨勢(shì)較為嚴(yán)重，出現(xiàn)了比較明顯的“信息孤島”現(xiàn)象。雖然相關(guān)單位各司其職，在自身的責(zé)任與職權(quán)范疇內(nèi)對(duì)材料內(nèi)容進(jìn)行收集與存儲(chǔ)，也制定了健全、完善的信息使用機(jī)制，但是，每個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)之間并沒(méi)有呈現(xiàn)出較高的交互性。例如，處在同一地市而不同轄區(qū)的城建檔案均由各自的單位實(shí)施管理，并不能合并進(jìn)行管理，部分檔案資料內(nèi)容間存在關(guān)聯(lián)，卻沒(méi)有整合存放。此外，城建檔案在建檔的過(guò)程中欠缺獨(dú)立化與專(zhuān)業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)體系，針對(duì)城建檔案信息化管理系統(tǒng)操作各設(shè)權(quán)限，在一定程度上制約著信息使用的范圍，缺乏相應(yīng)的設(shè)計(jì)機(jī)制來(lái)推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)向其他層級(jí)或部門(mén)進(jìn)行擴(kuò)散，大量數(shù)據(jù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一匯總，進(jìn)而，難以深度挖掘并綜合分析現(xiàn)有的數(shù)據(jù)。

4.對(duì)城建檔案數(shù)據(jù)的利用率比較低

從以往傳統(tǒng)的城建檔案管理模式來(lái)看，管理檔案與使用檔案之間的關(guān)系比較單一?；诖髷?shù)據(jù)檔案服務(wù)社會(huì)這一角度，其在為社會(huì)提供服務(wù)的過(guò)程中所采用的途徑以及實(shí)際的服務(wù)內(nèi)容，并不能全面滿(mǎn)足廣大人民群眾的需求。面對(duì)這樣的情況，很多民眾在申請(qǐng)使用檔案時(shí)所能查詢(xún)到的數(shù)據(jù)信息就比較少，一些歷史性信息也很難獲取。不僅如此，往往還需要經(jīng)過(guò)冗雜的程序以及復(fù)雜的手續(xù)，必須到實(shí)體單位進(jìn)行辦理，沒(méi)有較為便利的獲取渠道?；谏弦患?jí)單位對(duì)城建檔案的讀取與使用來(lái)看，因?yàn)椴⑽磳?duì)整體的結(jié)構(gòu)系統(tǒng)做出科學(xué)合理的設(shè)計(jì)，所以，在上級(jí)單位就各類(lèi)數(shù)據(jù)間的聯(lián)系加以分析的進(jìn)程中，就無(wú)法為其提供實(shí)質(zhì)性幫助。城建檔案管理通常將展示、存儲(chǔ)與檢索作為大部分?jǐn)?shù)據(jù)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)途徑，但在二次挖掘、解讀與整合數(shù)據(jù)方面的工作還做得不夠到位。

5.城建檔案管理隊(duì)伍的整體專(zhuān)業(yè)能力不高

將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到城建檔案管理工作的具體環(huán)節(jié)，要求相關(guān)城建檔案管理人員必須具備較高的專(zhuān)業(yè)能力及較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，不僅要儲(chǔ)備豐富的城建檔案方面的理論知識(shí)，還要擁有能夠熟練操作計(jì)算機(jī)的能力，并且，外語(yǔ)水平也應(yīng)達(dá)到一定的等級(jí)。但是現(xiàn)階段，相當(dāng)一部分城建檔案管理人員所學(xué)專(zhuān)業(yè)與檔案、計(jì)算機(jī)和英語(yǔ)專(zhuān)業(yè)均沒(méi)有太大關(guān)聯(lián)，而且整體的文化水平普遍不高，年齡結(jié)構(gòu)層次也欠缺合理性，存在年輕人比較少、中年人比較多的不均衡現(xiàn)象，而中年人在學(xué)習(xí)如何使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的過(guò)程中難度較大，不能充分利用數(shù)據(jù)滿(mǎn)足管理、決策和創(chuàng)新的現(xiàn)實(shí)需求。同時(shí)，年輕的檔案管理人員基本的信息化知識(shí)以及創(chuàng)新運(yùn)用的能力較弱，很難熟練掌握先進(jìn)的信息處理技術(shù)與數(shù)據(jù)分析技能，無(wú)法依托大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)深層挖掘城建檔案信息資料的潛在價(jià)值。

6.城建檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善

首先，部分城市僅在市一級(jí)設(shè)置了城建檔案館，而在其下屬的縣區(qū)，僅在建設(shè)局內(nèi)開(kāi)設(shè)了資料室，以至于結(jié)構(gòu)單一、城建檔案質(zhì)量有待提升的現(xiàn)象十分明顯。其次，內(nèi)部各職能部門(mén)間缺乏清楚明確的分工，專(zhuān)業(yè)化城建檔案管理人員的儲(chǔ)備也不足，進(jìn)而造成了針對(duì)城建檔案的管理質(zhì)量及效率整體不高的局面。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代，推進(jìn)城建檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)的策略

1.加快信息化建設(shè)，適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境

城建檔案館應(yīng)當(dāng)在確保自身能夠儲(chǔ)存海量數(shù)據(jù)的前提下，不斷加快建設(shè)數(shù)字化檔案的進(jìn)程，以此來(lái)保證能夠更好地順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展環(huán)境，從而給城建檔案信息化管理工作的順利開(kāi)展與有序?qū)嵤┑於▓?jiān)實(shí)基礎(chǔ)。第一，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)海量城建檔案資料的高效管理，除了要搭建基礎(chǔ)的檔案信息管理系統(tǒng)之外，還要根據(jù)新型的城建檔案管理要求，對(duì)城建檔案大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行深入開(kāi)發(fā)及運(yùn)用，推動(dòng)智能化、精細(xì)化與精準(zhǔn)化城建檔案管理工作全面實(shí)現(xiàn)。第二，加快推進(jìn)存量檔案數(shù)字化的進(jìn)程，對(duì)于一些紙質(zhì)、實(shí)物檔案可以采用拍照或掃描的方式將其全部轉(zhuǎn)化為電子檔案，使其成為數(shù)字化的檔案資源。第三，針對(duì)現(xiàn)有數(shù)字檔案資源的收集和存儲(chǔ)要加強(qiáng)關(guān)注與重視。在實(shí)際的城市建設(shè)進(jìn)程中，對(duì)于比較大型的建筑項(xiàng)目以及基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目，不僅需要充分收集與之有關(guān)的紙質(zhì)檔案資料，還需要重點(diǎn)收集音頻、視頻和照片等數(shù)字檔案資料。此外，將紙質(zhì)檔案資料收入館內(nèi)之后，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化資料，構(gòu)建圖文一體的電子檔案資源，給之后的大數(shù)據(jù)運(yùn)用及開(kāi)發(fā)提供切實(shí)有效的助力。

2.打破“檔案信息孤島”，最大化開(kāi)發(fā)利用城建檔案資源

其一，應(yīng)當(dāng)著力建設(shè)完善的用于整合城建檔案信息資源的具體標(biāo)準(zhǔn)，逐一采集分屬于不同渠道、載體和形式的資料信息，并就散布在各個(gè)存儲(chǔ)載體中的信息資源實(shí)施有機(jī)整合，綜合歸納并分析以不同信息形式而存在的檔案信息，在城建檔案內(nèi)部形成一個(gè)有機(jī)關(guān)聯(lián)的整體，便于為使用者提供更具全面性和有效性的檔案資料信息，盡量規(guī)避“信息孤島”帶給城建檔案使用者的負(fù)面影響；其二，還應(yīng)當(dāng)積極制定完備的檔案信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)統(tǒng)一的規(guī)劃，強(qiáng)化對(duì)城建檔案信息整合平臺(tái)的高效運(yùn)用。以現(xiàn)有基礎(chǔ)為依托，對(duì)固有的應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)施整合，逐步推進(jìn)來(lái)源與格式不同的信息資源之間的有機(jī)融合，從而構(gòu)建能夠?qū)崿F(xiàn)互聯(lián)、互通和互享的檔案信息資源交互平臺(tái)，解決單一化和分散化的城建檔案與檔案使用者的信息需求之間的矛盾，最大限度地提升對(duì)于城建檔案的使用率，推動(dòng)城建檔案信息和社會(huì)信息間的實(shí)時(shí)共享；其三，大數(shù)據(jù)時(shí)代，建設(shè)數(shù)字化和信息化的城建檔案離不開(kāi)各級(jí)城建檔案管理部門(mén)間的強(qiáng)效溝通，要不斷加強(qiáng)與其他相關(guān)管理部門(mén)之間的信息交流，依據(jù)規(guī)則搭建一個(gè)整體的城建檔案有機(jī)關(guān)聯(lián)體，有效打破各類(lèi)城建檔案間的信息壁壘，實(shí)現(xiàn)對(duì)城建檔案資源最大限度地開(kāi)發(fā)及利用，將城建檔案內(nèi)部的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

3.改善城建檔案管理方式

目前，由于一些城建檔案管理部門(mén)所應(yīng)用的檔案管理模式存在一定的滯后性，以及相應(yīng)的城建檔案信息化管理意識(shí)比較薄弱，所以，亟須積極強(qiáng)化建設(shè)信息化的城建檔案管理工作，并就現(xiàn)行的城建檔案管理方式加以?xún)?yōu)化和改善。城建檔案管理部門(mén)具體可以在以往管理方式的基礎(chǔ)上，通過(guò)一些信息化渠道來(lái)為使用者及時(shí)提供所需的城建檔案資料，進(jìn)一步提升針對(duì)城建檔案的利用率。這種信息化方式有助于提高后續(xù)的檔案瀏覽速度，還能夠加快對(duì)于城建檔案信息的錄入進(jìn)程，從而確保城建檔案管理部門(mén)各項(xiàng)工作順利實(shí)施，大大節(jié)省了工作時(shí)間，工作效率也得到了顯著增強(qiáng)。比如，通過(guò)建立城建檔案信息網(wǎng)，并在內(nèi)部搭建完善的局域網(wǎng)，配置專(zhuān)業(yè)的人員加以管理并做好維護(hù)。第一，基于城建檔案信息化網(wǎng)站，對(duì)相關(guān)人員在城建檔案管理方面的建議進(jìn)行廣泛征集，依據(jù)人員不同的建議有針對(duì)性地細(xì)化具體的板塊。與此同時(shí)，還要把紙質(zhì)城建檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)換，并將轉(zhuǎn)化之后的檔案在信息化網(wǎng)站內(nèi)完成收錄；第二，通過(guò)城建檔案信息網(wǎng)站給社會(huì)帶來(lái)更好的檔案服務(wù)。因此，可以通過(guò)檢索關(guān)鍵詞的形式為檔案需求人員及時(shí)檢索到所需的城建檔案資料，促進(jìn)檔案檢索速度大幅度提升，還能確保檔案內(nèi)容的真實(shí)有效；第三，對(duì)于城建檔案信息網(wǎng)站的后續(xù)維護(hù)，必須配備專(zhuān)業(yè)的技術(shù)維護(hù)人員，增強(qiáng)網(wǎng)站的整體安全性，全方位預(yù)防不法分子篡改檔案數(shù)據(jù)，擅自更改檔案內(nèi)容，影響城建檔案資料的真實(shí)性，還要注重與其他地區(qū)的城建檔案部門(mén)就相關(guān)信息做好相互補(bǔ)充。

4.強(qiáng)化建設(shè)城建檔案管理隊(duì)伍

人才是促進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)在城建檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)充分作用的關(guān)鍵所在，因此，積極打造高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)強(qiáng)的城建檔案管理團(tuán)隊(duì)是十分有必要的。城建檔案管理團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)的高低將會(huì)對(duì)檔案管理的質(zhì)量產(chǎn)生直接影響，所以，必須要通過(guò)多舉措并行的方式來(lái)督促每一位城建檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力及綜合素質(zhì)實(shí)現(xiàn)全面提升。首先，可以用提高待遇引進(jìn)人才并留住人才。采取合理提高工資待遇、強(qiáng)化落戶(hù)支持、加大科研經(jīng)費(fèi)投入力度等多元化方法，進(jìn)一步吸納更多的年輕力量，尤其要關(guān)注對(duì)復(fù)合型人才的吸納，引導(dǎo)他們積極投身于城建檔案管理工作中；其次，還可以積極聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)化的人才。借助公開(kāi)招聘的形式，對(duì)建筑、檔案、管理、外語(yǔ)與計(jì)算機(jī)等各領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)人才進(jìn)行招錄，組成復(fù)合型的城建檔案管理隊(duì)伍，助力城建檔案管理人員的能力及素質(zhì)得到最大化提升；最后，加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)培訓(xùn)的重視，及時(shí)督促城建檔案管理人員不斷提升自身的業(yè)務(wù)水平，保證他們不僅能夠熟練掌握基本的檔案管理技能，也可以?xún)?chǔ)備豐富的計(jì)算機(jī)理論知識(shí)。城建檔案管理部門(mén)還可以定期邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的專(zhuān)家人員來(lái)講座，支持管理人員“走出去”，帶動(dòng)他們與先進(jìn)單位的人員進(jìn)行交流。

5.深層挖掘城建檔案價(jià)值

在構(gòu)建完善的城建檔案大數(shù)據(jù)系統(tǒng)之后，需要相關(guān)檔案管理人員重點(diǎn)分析檔案使用者的需求，以實(shí)際的使用者需求為依據(jù)，對(duì)自身工作作出適當(dāng)調(diào)整，給使用者帶來(lái)更具多樣性、精準(zhǔn)性的檔案服務(wù)。其一，可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)部使用者的檢索數(shù)據(jù)進(jìn)行逐一分析，按照具體的需求變化情況來(lái)整改并優(yōu)化城建檔案的征集范圍；其二，不斷加強(qiáng)與其他部門(mén)的高效合作，對(duì)現(xiàn)有的城建檔案資源實(shí)施全面共享，從而切實(shí)增強(qiáng)針對(duì)城建檔案的編研成效，并提高檔案編研的質(zhì)量；其三，對(duì)部分城建檔案資源進(jìn)行分析與整合，匯總出更具價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，將其提交到有關(guān)部門(mén)，以期在后續(xù)的城市規(guī)劃工作中貢獻(xiàn)行之有效的計(jì)策，繼而確保對(duì)城建檔案的多元化服務(wù)實(shí)現(xiàn)更好運(yùn)用。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文章以大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案管理如何與時(shí)俱進(jìn)地開(kāi)展工作為中心，通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的城建檔案管理問(wèn)題進(jìn)行分析，使城建檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到自身工作的不足之處，并給出大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案管理如何與時(shí)俱進(jìn)地開(kāi)展工作的策略，為之后的城建檔案管理工作順利實(shí)施提供有效參考。

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（作者單位：臨沂市城鄉(xiāng)規(guī)劃編制研究中心）