醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)狀及優(yōu)化路徑探討

肖偉玲

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的提升，醫(yī)院運(yùn)行進(jìn)程逐漸加快，檔案管理工作是醫(yī)院管理中十分重要的一項(xiàng)環(huán)節(jié)，在醫(yī)院運(yùn)行期間占據(jù)著十分重要的位置。信息化時(shí)代來臨，醫(yī)院需要正確了解數(shù)字檔案室建設(shè)的必然性和重要性，加大醫(yī)院檔案管理力度，進(jìn)一步強(qiáng)化醫(yī)院檔案工作質(zhì)量，提升檔案信息資源的利用率，將整體價(jià)值發(fā)揮到最高，為醫(yī)院后期建設(shè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)且良好的服務(wù)，從根本上滿足新時(shí)代發(fā)展需求，順應(yīng)發(fā)展形勢(shì)。本文主要分析和探討了醫(yī)院建設(shè)數(shù)字檔案室的基本現(xiàn)狀，結(jié)合實(shí)際情況提出了優(yōu)化路徑。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院數(shù)字檔案室；建設(shè)現(xiàn)狀；基本優(yōu)勢(shì)；優(yōu)化路徑

現(xiàn)階段，建設(shè)數(shù)字檔案室成為信息化時(shí)代背景下的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，也屬于醫(yī)院信息化技術(shù)創(chuàng)新和改進(jìn)的主要部分。采取何種方式有效利用信息化技術(shù)，規(guī)范性地實(shí)施檔案信息資源數(shù)字化管理作業(yè)，促使檔案工作朝著數(shù)字化趨勢(shì)發(fā)展是面臨的難點(diǎn)?；诖?，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化數(shù)字檔案室建設(shè)，優(yōu)化檔案歸檔模式，提升檢索效率，進(jìn)一步整合各項(xiàng)資源，從中獲取完善的檔案信息資源。

一、數(shù)字檔案室的概念和特征

數(shù)字化表現(xiàn)采取計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)集聲、光以及電等多種信息于一體，將其轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信號(hào)，該項(xiàng)技術(shù)有著極高優(yōu)勢(shì)，具體表現(xiàn)為傳播速度非?？臁⑻幚砭珳?zhǔn)、直觀性強(qiáng)。在建設(shè)數(shù)字檔案室期間，一般是以電子檔案為基本目標(biāo)，利用電子計(jì)算機(jī)設(shè)備和現(xiàn)代化信息技術(shù)管理檔案信息資源，轉(zhuǎn)換和優(yōu)化管理方式。其中，電子化檔案是伴隨著多媒體技術(shù)的發(fā)展而形成的新型檔案形式，把傳統(tǒng)的文件和電子檔案制作為檔案數(shù)字信息庫，通過數(shù)字化形式全面儲(chǔ)存管理，最終達(dá)到共享檔案信息的目的。從以往傳統(tǒng)檔案工作實(shí)際開展情況可以看出，還存在一些弊端，難以體現(xiàn)出檔案信息資源的各種優(yōu)勢(shì)。自從數(shù)字檔案室形成以后，以往的各項(xiàng)弊端被有效解決，既能夠減少物理空間的占用，減少人力，還可以改善檔案原件的使用時(shí)間，確保檔案整體安全性和完整程度。當(dāng)利用檔案的過程中，數(shù)字檔案室和傳統(tǒng)類型的檔案室人工檢查方式有著一定的區(qū)別，前者是通過數(shù)字化管理系統(tǒng)使目錄與檔案原件相符合，解決了以往空間和時(shí)間的約束，滿足人們個(gè)性化需求，提升信息使用效率。

二、建設(shè)數(shù)字檔案室的要點(diǎn)

目前，在建設(shè)數(shù)字檔案室過程中，包含了諸多的要點(diǎn)，具體表現(xiàn)為以下幾方面。

第一，采取掃描與加工的方式處理傳統(tǒng)載體檔案，實(shí)施數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作；第二，歸檔和儲(chǔ)存各項(xiàng)電子文件，確保電子檔案的完善性和真實(shí)性。通過構(gòu)建檔案目錄數(shù)據(jù)庫的形式改善檔案目錄數(shù)字庫結(jié)構(gòu)，或者，依照檔案原貌儲(chǔ)存成圖像文件形式，制定目標(biāo)索引。整體而言，檔案數(shù)字化建設(shè)作業(yè)涉及數(shù)字化檔案的收集整理、儲(chǔ)存管理和查閱利用等。對(duì)此，可以應(yīng)用檔案一體化和計(jì)算機(jī)技術(shù)形式收集檔案。

三、醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)的現(xiàn)狀分析

1.領(lǐng)導(dǎo)檔案管理理念滯后，思想過于傳統(tǒng)

從檔案管理作業(yè)開展期間可以看出，單位領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案工作的重視度越來越高，但因?qū)n案行業(yè)發(fā)展了解并不全面，導(dǎo)致各項(xiàng)知識(shí)點(diǎn)掌握力度不足，思想理念依舊處于紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存和應(yīng)用層面，尚未認(rèn)識(shí)到建設(shè)數(shù)字檔案室的作用，加上短時(shí)間內(nèi)開展檔案工作難以獲取良好的經(jīng)濟(jì)效益。因此，使領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案工作產(chǎn)生錯(cuò)誤的思想認(rèn)識(shí)，覺得開展檔案室建設(shè)沒有什么作用，也不會(huì)得到相應(yīng)的回報(bào)。此外，在工作中因?yàn)檫^度擔(dān)心數(shù)字檔案室的安全性，束縛了數(shù)字化檔案室建設(shè)正常實(shí)施的進(jìn)程。

2.檔案管理人員工作能力有待增強(qiáng)

檔案管理人員工作能力和掌握的知識(shí)點(diǎn)與建設(shè)數(shù)字檔案室及其開發(fā)應(yīng)用有著密切的聯(lián)系。在醫(yī)院運(yùn)行期間，大多數(shù)檔案管理人員并不專業(yè)，一般是由各個(gè)科室的兼職人員組合而成，真正對(duì)檔案進(jìn)行管理的專業(yè)性人員少之又少。兼職人員沒有接受到相關(guān)培訓(xùn)，隊(duì)伍素質(zhì)較低，穩(wěn)定性不佳，掌握的專業(yè)性知識(shí)點(diǎn)不多，缺乏較強(qiáng)的服務(wù)理念，影響了檔案工作效率的提升。另外，檔案管理工作呈現(xiàn)出安穩(wěn)狀態(tài)，長(zhǎng)此以往，檔案管理人員的上進(jìn)心缺失，思想滯后，放松了對(duì)自身的各項(xiàng)要求，不管是業(yè)務(wù)能力還是思想意識(shí)都不符合新時(shí)代的要求，導(dǎo)致數(shù)字檔案室建設(shè)工作開展不到位。

3.數(shù)字檔案面臨著嚴(yán)峻的風(fēng)險(xiǎn)性，安全性低

首先，數(shù)字檔案管理工作有著各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)，這些風(fēng)險(xiǎn)是從各方面形成的。比如，受到人為因素的影響，產(chǎn)生了信息被隨意篡改的可能性，有關(guān)的儲(chǔ)存設(shè)備受到破壞，檔案內(nèi)容不清晰，系統(tǒng)維護(hù)力度不足，軟件沒有及時(shí)更新和改進(jìn)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺失。其次，醫(yī)院信息不完善，安全性低，電腦操作系統(tǒng)和醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)面臨著被攻擊的風(fēng)險(xiǎn)，各項(xiàng)問題的出現(xiàn)造成了巨大損失，為后期埋下了一定的安全隱患，從根本上阻礙了順利建設(shè)數(shù)字檔案室。

4.數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施單一

當(dāng)前階段，要想推動(dòng)檔案數(shù)字化良好實(shí)施，離不開新型軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的有力支撐，其配備程度與工作質(zhì)量和水平提升有關(guān)。大部分醫(yī)院檔案管理并不是獨(dú)立的部門，在該項(xiàng)因素影響下，對(duì)其投入的資金較少，數(shù)字化設(shè)備設(shè)施單一，存在著幾個(gè)部門共用現(xiàn)象。與此同時(shí)，檔案數(shù)字化工作水平不高，檔案管理系統(tǒng)和醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)尚未進(jìn)一步銜接。對(duì)于大多數(shù)醫(yī)院來講，對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)期間，沒有將對(duì)接檔案系統(tǒng)問題重點(diǎn)考慮，數(shù)據(jù)交換不符合標(biāo)準(zhǔn)要求，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理受到了限制。并且，檔案室一般是自成一體的形式，在后期，檔案作業(yè)人員要想再次申請(qǐng)開發(fā)，將面臨極大的難度，不利于更好地建設(shè)數(shù)字檔案室。

5.醫(yī)院檔案管理體系不健全

通過研究分析，健全且完善的檔案管理體系在醫(yī)院檔案管理信息化作業(yè)開展期間占據(jù)著重要的作用。可是，部分醫(yī)院并未結(jié)合實(shí)際情況制定相應(yīng)的管理體系以及管理方式，管理體系和管理方式的缺失導(dǎo)致工作人員職責(zé)以及信息難以詳細(xì)記錄，增加了檔案管理的隨意性，檔案信息資源利用率降低，整體價(jià)值下降。另外，醫(yī)院缺少相應(yīng)的檔案借閱體系，有的檔案借閱后并沒有及時(shí)歸還，破損現(xiàn)象嚴(yán)重，找不到具體的責(zé)任人，導(dǎo)致檔案沒有被及時(shí)找回。

四、醫(yī)院檔案管理中實(shí)施數(shù)字化管理的必然性

在醫(yī)院管理期間應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)既可以提升運(yùn)行和管理質(zhì)量，還可以保持信息管理行為的規(guī)范性，將醫(yī)院管理信息、人員信息以及病人病例情況清楚地體現(xiàn)出來。同時(shí)，也能創(chuàng)新和改善檔案儲(chǔ)存模式，減少成本，增強(qiáng)醫(yī)院整體的競(jìng)爭(zhēng)力。

1.可以提升醫(yī)院檔案管理效率

在醫(yī)院實(shí)施數(shù)字化檔案管理有著極高作用，不管是人力還是物力都可以有效節(jié)省。檔案數(shù)字化建設(shè)可以提供先進(jìn)技術(shù)，為醫(yī)務(wù)人員統(tǒng)計(jì)、儲(chǔ)存、提取和檢索檔案提供良好幫助，減少人工誤差，提高檔案管理質(zhì)量，緩解人員工作壓力。

2.可以整合、共享醫(yī)院檔案信息

醫(yī)學(xué)和其他類型的學(xué)科相比較來看，其提出的要求非常高，必須具備客觀性和科學(xué)性。在醫(yī)務(wù)人員工作期間，需要提前翻閱各項(xiàng)資料，掌握知識(shí)點(diǎn)，以免工作中發(fā)生誤差。對(duì)此，資源整合在醫(yī)學(xué)工作中的作用非常重要。實(shí)施醫(yī)院檔案數(shù)字化管理可以減少成本輸出，整合資源，為醫(yī)務(wù)人員搜索檔案和資料信息提供諸多便利，拓展檔案的應(yīng)用領(lǐng)域，與醫(yī)院各部門的檔案信息需求相符合。因此，醫(yī)院檔案資源可以借助數(shù)字化技術(shù)開展高效管理。

3.與社會(huì)發(fā)展需求相符合

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展加快了檔案管理數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程，使不同規(guī)模的數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計(jì)管理與各項(xiàng)領(lǐng)域提出的信息化建設(shè)要求相符合。對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作來講，應(yīng)當(dāng)摒棄以往單一的檔案管理工作模式，引進(jìn)新型的數(shù)字化檔案管理方式，促使醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展。

4.有利于對(duì)醫(yī)院檔案原件全面儲(chǔ)存

在醫(yī)院檔案管理工作實(shí)施期間，包含了各種各樣的設(shè)備設(shè)施、圖片檔案以及醫(yī)學(xué)病例，在整理和儲(chǔ)存方面有著十分嚴(yán)格的要求。醫(yī)院可以在加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行全面儲(chǔ)存和管理，為保存文件提供便利，避免檔案原件受損。同時(shí)，新型的檔案管理系統(tǒng)也能為醫(yī)務(wù)人員設(shè)置專門的賬號(hào)密碼，為查閱檔案提供便利，避免了醫(yī)院檔案原件的丟失。

五、醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)優(yōu)化路徑

在醫(yī)院管理工作開展期間，檔案管理是非常重要的方面，有著綜合性特征，在醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)開展過程中產(chǎn)生了特別高的價(jià)值。通過分析醫(yī)院檔案室建設(shè)要求，避免各種問題是關(guān)鍵所在，只有分析和判斷以及解決各項(xiàng)問題，制定完善的應(yīng)對(duì)措施，才有利于構(gòu)建規(guī)范性的數(shù)字化檔案系統(tǒng)，達(dá)到醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的目的。

1.加大檔案宣傳力度，制定健全的檔案工作體系

（1）現(xiàn)階段，在開展檔案宣傳教育工作期間，應(yīng)當(dāng)完善工作要點(diǎn)，將工作開展效果發(fā)揮到最大化，確保宣傳內(nèi)容的可讀性，不斷優(yōu)化和創(chuàng)新檔案理念，推廣新興技術(shù)。（2）進(jìn)一步建設(shè)醫(yī)院內(nèi)部檔案文化，構(gòu)建良好的單位檔案管理環(huán)境，遵循與時(shí)俱進(jìn)的基本要求。（3）按照我國(guó)法律法規(guī)和相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)要求，有效健全醫(yī)院檔案工作體系，增強(qiáng)醫(yī)院檔案工作開展的規(guī)范性。特別是建設(shè)數(shù)字檔案室期間，必須以各項(xiàng)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)以及工作實(shí)際情況為主，構(gòu)建有關(guān)的單位數(shù)字檔案室，為檔案數(shù)字化建設(shè)工作體系給予相應(yīng)的保障。

2.有效完善檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施

現(xiàn)階段，應(yīng)當(dāng)從檔案工作實(shí)際開展情況入手，多和單位領(lǐng)導(dǎo)有效溝通和交流，使其正確了解做好檔案管理工作的必然性，并能夠認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案建設(shè)具有持久性的特征，該項(xiàng)工作并不是一蹴而就的，必須逐一開展，投入充足的資金，利用相關(guān)的資金對(duì)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施進(jìn)一步完善，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理目標(biāo)。針對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)而言，應(yīng)當(dāng)大力對(duì)辦公系統(tǒng)有效開發(fā)和研究，引進(jìn)安全性能高、功能良好的檔案管理軟件，加深辦公系統(tǒng)和檔案管理軟件的兼容程度，提升數(shù)據(jù)的利用率，確保數(shù)據(jù)的完善性。工作人員對(duì)檔案進(jìn)行管理過程中，明確智能管理工具的使用規(guī)范，保持信息化檔案管理系統(tǒng)的智能化水平，加深和用戶的情感交流。自動(dòng)化系統(tǒng)具備自動(dòng)篩選的功能，可以讓系統(tǒng)按照用戶輸入的內(nèi)容有效選擇資源，為醫(yī)生提供精準(zhǔn)的信息數(shù)據(jù)，確保醫(yī)生醫(yī)療決策的準(zhǔn)確性。

3.對(duì)檔案資源有效利用，為醫(yī)院發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

建設(shè)數(shù)字檔案室的主要目標(biāo)是為醫(yī)院具體工作開展提供優(yōu)質(zhì)且良好的服務(wù)，從根本上與各科室和工作人員的基本要求相符合，利用新型的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)開發(fā)和利用檔案。此外，有充足經(jīng)費(fèi)的醫(yī)院可以全面開展數(shù)字檔案室建設(shè)，而缺少相應(yīng)資源的，則應(yīng)有針對(duì)性地開展，優(yōu)先考慮利用率高的檔案，在為單位職工借閱提供方便的基礎(chǔ)上，提升檔案室的工作質(zhì)量，整合信息資源，確保檔案信息資源互相連接。

4.提升檔案人員工作水平和技能

（1）以醫(yī)院工作具體情況為主，引進(jìn)專業(yè)性強(qiáng)并且經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案人員，為檔案人員提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，提升人員的專業(yè)技能和水平，加深其對(duì)知識(shí)點(diǎn)的掌握。（2）創(chuàng)新和改善知識(shí)層面，強(qiáng)化檔案工作人員的服務(wù)理念，使其與新時(shí)代發(fā)展要求相符合。而對(duì)于兼職的檔案人員，應(yīng)當(dāng)設(shè)立獎(jiǎng)懲機(jī)制，使其積極參與到培訓(xùn)環(huán)節(jié)中，經(jīng)過培訓(xùn)合格以后才可以持證上崗。（3）強(qiáng)化從業(yè)人員的專業(yè)和服務(wù)理念，落實(shí)獎(jiǎng)懲制度，從根本上激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。

5.構(gòu)建規(guī)范性的醫(yī)院信息系統(tǒng)，確保數(shù)字檔案的完善性

現(xiàn)階段，應(yīng)主要確保數(shù)字檔案自身的安全以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全。首先，針對(duì)數(shù)字檔案來講，可以采取多種方式獲取完善的數(shù)據(jù)，如在不同儲(chǔ)存設(shè)備設(shè)施進(jìn)行備份、定期檢查以及維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性。其次，選擇合適的軟硬件設(shè)備設(shè)施，保持系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，配置專業(yè)的安全防護(hù)軟件。最后，創(chuàng)建應(yīng)急預(yù)案，在日常生活中做好預(yù)防工作，遵循基本的預(yù)防理念，明確工作人員操作權(quán)限，從而確保數(shù)字檔案的安全性。

6.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員對(duì)數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

要想增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員的數(shù)字化理念，關(guān)鍵在于創(chuàng)新和改進(jìn)。在檔案管理過程中，數(shù)字化產(chǎn)生的作用極高，只有優(yōu)化和改善檔案管理人員的理念，才可以使其把數(shù)字化作為檔案管理的基本方式和技術(shù)手段，加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)發(fā)展腳步，進(jìn)一步傳播檔案管理工作中的數(shù)字化技術(shù)，為應(yīng)用該項(xiàng)技術(shù)奠定一定的基礎(chǔ)。同時(shí)，還需加深各部門在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的參與程度，使其將數(shù)字化檔案管理作為一項(xiàng)重要工作，放到與教學(xué)和醫(yī)療同等的位置上。

六、結(jié)語

在醫(yī)藥衛(wèi)生體系改革工作深入開展的背景下，醫(yī)院服務(wù)模式有了明顯的改變，醫(yī)院檔案管理數(shù)字化成為醫(yī)院管理中不可缺少的方面。采取怎樣的方式構(gòu)建高效的數(shù)字化檔案管理，組建合理的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)是建設(shè)數(shù)字化檔案室的一項(xiàng)難點(diǎn)。發(fā)展過程中除了滿足信息時(shí)代的基本要求之外，也必須綜合考慮到檔案室的信息基礎(chǔ)和物質(zhì)基礎(chǔ)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況開展各項(xiàng)工作，保持檔案數(shù)字化管理建設(shè)工作的可行性。數(shù)字檔案室建設(shè)有著長(zhǎng)期性特征，醫(yī)院需要積極開展檔案數(shù)字化工作，有效解決檔案數(shù)字化建設(shè)中的各項(xiàng)問題，推動(dòng)數(shù)字檔案室建設(shè)高效開展。

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（作者單位：湛江中心人民醫(yī)院）