高校智慧檔案館建設(shè)思路探究與討論

摘 要：目前，高校建設(shè)發(fā)展規(guī)模在不斷擴(kuò)大，高校檔案信息資源隨之增加，種類也愈加豐富，形式更加多樣化。面對(duì)海量的檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容，做好高校檔案管理工作，發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，提升高校檔案信息服務(wù)水平，是當(dāng)前高校相關(guān)人員需要深入思考的問(wèn)題。唯有建設(shè)符合現(xiàn)代化高校發(fā)展需求的智慧檔案館，才能夠借助大數(shù)據(jù)思維模式對(duì)傳統(tǒng)高校信息管理模式進(jìn)行改革，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)智能化服務(wù)體系，發(fā)掘檔案資源的價(jià)值，為高校的建設(shè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校；智慧檔案館；建設(shè)思路

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中對(duì)檔案事業(yè)建設(shè)提出新的要求，新時(shí)期的檔案事業(yè)需要高質(zhì)量發(fā)展，以適應(yīng)國(guó)家治理體系和治理能力的現(xiàn)代化要求。

“十四五”時(shí)期，檔案作為重要的信息資源與獨(dú)特的歷史文化遺產(chǎn)，其價(jià)值日漸凸顯，對(duì)黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的基礎(chǔ)性、支撐性作用越加突出，檔案事業(yè)發(fā)展處于重要戰(zhàn)略機(jī)遇期，同時(shí)，也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。面對(duì)新的挑戰(zhàn)，高校在檔案館建設(shè)方面應(yīng)該做出相應(yīng)改變，積極響應(yīng)“十四五”規(guī)劃要求，創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型與智能升級(jí)，推動(dòng)高校智慧檔案館建設(shè)，切實(shí)推動(dòng)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展，為完善高校的管理體系和管理能力做貢獻(xiàn)。

一、智慧檔案館概念

目前，對(duì)于智慧檔案館這一概念，在檔案界尚沒(méi)有形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，在技術(shù)、信息鏈、信息化等不同角度對(duì)于此概念有多種解讀，很多學(xué)者給出不同的意見(jiàn)和看法。依據(jù)筆者對(duì)智慧檔案館的認(rèn)識(shí)與理解，智慧檔案館是依托信息技術(shù)，如物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、智能樓宇等，構(gòu)建一個(gè)綜合檔案數(shù)據(jù)、信息、情報(bào)、知識(shí)來(lái)解決檔案收集、管理、保存、利用等問(wèn)題的智慧化系統(tǒng)和平臺(tái)。依托信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，可以構(gòu)建具有智能化特點(diǎn)的多元檔案管理系統(tǒng)，利用傳感與自動(dòng)控制對(duì)檔案進(jìn)行處理，通過(guò)構(gòu)建虛擬檔案館的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏檔案資源的深度挖掘，為用戶提供智慧化、便捷化的服務(wù)，這也是智慧檔案建設(shè)的重要目標(biāo)。當(dāng)前，在高校檔案館建設(shè)的過(guò)程中，智慧檔案館的建設(shè)不同于數(shù)字檔案館，主要是數(shù)字檔案館的管理對(duì)象是對(duì)信息進(jìn)行加工和處理的館藏資源，而智慧檔案館的管理對(duì)象是多元的，如檔案館的館舍、館內(nèi)設(shè)備、檔案資源等。

當(dāng)前，對(duì)于高校檔案館的建設(shè)，需要根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算等高新科技的充分運(yùn)用，不斷挖掘智慧檔案館中保存的各項(xiàng)資源，為廣大用戶提供更加精準(zhǔn)、高效的信息服務(wù)，發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，為構(gòu)建完善的高校管理體系提供支撐，全面提升高校管理水平。

二、智慧檔案館的特征

1.安全性

智慧檔案館所應(yīng)用的管理方式有著較高的創(chuàng)新性或者是安全性特點(diǎn)。傳統(tǒng)檔案管理模式存在著明顯的弊端和隱患，不僅會(huì)出現(xiàn)檔案丟失或者是破損等情況，還會(huì)引發(fā)一連串的問(wèn)題和后果。

但在建設(shè)智慧檔案館以后，就能夠通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)管理技術(shù)，對(duì)所有出庫(kù)的檔案實(shí)施精準(zhǔn)掃描，第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，針對(duì)有較高安全隱患的檔案做出客觀判斷，并能從屏幕上呈現(xiàn)出相應(yīng)的預(yù)警信息，展示違法人員的影像資料，追尋問(wèn)題檔案所處位置的變化情況，將該隱患徹底消除，以減少工作人員的任務(wù)量。

2.高效性

清點(diǎn)館藏是一項(xiàng)非常煩瑣且復(fù)雜的工作，再加上各個(gè)檔案館都有著藏儲(chǔ)量大、盤點(diǎn)方式人工化的特點(diǎn)，導(dǎo)致庫(kù)房盤點(diǎn)工作變成影響檔案部門持續(xù)發(fā)展的難題。

因此，建設(shè)智慧檔案館，就可以研發(fā)出智能化檔案盤庫(kù)車，對(duì)檔案總量進(jìn)行細(xì)致清點(diǎn)，優(yōu)化檔案盤庫(kù)工作的各項(xiàng)流程和步驟，達(dá)成區(qū)域定位或者遠(yuǎn)程讀檔等基礎(chǔ)目標(biāo)，著重凸顯出整個(gè)智慧檔案館的優(yōu)勢(shì)和功能，讓庫(kù)房管理工作有較高的持久性，獲得強(qiáng)有力的技術(shù)支撐，為后續(xù)階段信息化建設(shè)提供幫助，促使高校智慧檔案館順利穩(wěn)定地發(fā)展。

3.完整性

借助智能化統(tǒng)計(jì)方式，優(yōu)化檔案內(nèi)部的信息和數(shù)據(jù)。智慧檔案館內(nèi)部的信息是檔案最為重要的構(gòu)成內(nèi)容，而檔案原本就有著較高的價(jià)值和重要性。比如，數(shù)字檔案在達(dá)成一體化目標(biāo)以后，就可以將所有類型的數(shù)據(jù)都完整輸入進(jìn)去，妥善保存。如此，就可以做到智能化記錄，讓實(shí)體檔案能夠在任何時(shí)間段都可追根溯源，著重體現(xiàn)實(shí)體檔案的信息化特點(diǎn)，促使信息和數(shù)據(jù)變得更加完善，豐富其原本的館藏。另外，還要打造全新或者升級(jí)版的智慧檔案館，利用相應(yīng)的信息技術(shù)，滿足“十四五”對(duì)檔案管理提出的要求，為高校的發(fā)展提供前瞻性規(guī)劃，達(dá)成預(yù)期的效果和目標(biāo)。

三、高校智慧檔案館建設(shè)的價(jià)值

1.優(yōu)化信息處理

高校智慧檔案館建設(shè)，可以切實(shí)體現(xiàn)信息技術(shù)所具有的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)管理工作的高效性。尤其是對(duì)近些年的高校發(fā)展情況進(jìn)行分析可知，其檔案數(shù)據(jù)開(kāi)始呈現(xiàn)出日益增長(zhǎng)的趨勢(shì)，數(shù)據(jù)量變得越來(lái)越多。目前，在對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的時(shí)候，仍有重復(fù)性操作的問(wèn)題。例如，某些檔案原本屬于電子類文件，但卻被打印成紙質(zhì)版進(jìn)行保存，再借助掃描數(shù)字化方式，將其輸入相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)中，不僅浪費(fèi)大量的時(shí)間、精力，還浪費(fèi)較多的成本，對(duì)最終的工作效果造成不良影響。對(duì)于該種情況而言，若是無(wú)法及時(shí)做好技術(shù)方面的改進(jìn)，就會(huì)阻礙檔案管理工作的順利開(kāi)展，還會(huì)影響檔案服務(wù)方式的應(yīng)用，無(wú)法滿足用戶的實(shí)際需求。

2.挖掘信息價(jià)值

大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠達(dá)成檔案查詢和檔案搜索的智能化功能，和以往的人工查詢方式進(jìn)行對(duì)比，可以減少工作人員承擔(dān)的巨大壓力，節(jié)約更多的時(shí)間和精力。在對(duì)檔案館信息實(shí)施建設(shè)的環(huán)節(jié)中應(yīng)用信息技術(shù)，需要明確其所具有的重要性和價(jià)值，以對(duì)其做好有效的優(yōu)化和改進(jìn)，讓大數(shù)據(jù)管理模式或服務(wù)方式從原本的制度到內(nèi)容再到方法等都有明顯的創(chuàng)新。另外，結(jié)合用戶的諸多需求，建立不同類型的檔案，為所有用戶提供優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)，能夠?qū)υ械姆?wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，切實(shí)體現(xiàn)大數(shù)據(jù)檔案管理的諸多功能。

3.豐富使用體驗(yàn)

在大數(shù)據(jù)背景下，要求各高校做好智慧檔案館建設(shè)，可以體現(xiàn)出各項(xiàng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，體會(huì)到信息化技術(shù)的重要力量，讓用戶感受到良好的使用體驗(yàn)感。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高校所應(yīng)用的檔案信息服務(wù)方式也將要面對(duì)更多的困難和挑戰(zhàn)，如果想保存大量對(duì)于學(xué)校發(fā)展有良好作用的信息和數(shù)據(jù)，就應(yīng)該充分利用各項(xiàng)先進(jìn)信息技術(shù)，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)的研究，凸顯其價(jià)值，并對(duì)智慧檔案館實(shí)施創(chuàng)新，將這些技術(shù)有效整合起來(lái)，融入檔案館的建設(shè)環(huán)節(jié)中，以此來(lái)增強(qiáng)實(shí)際的效果，優(yōu)化搜索和查詢功能，滿足廣大用戶的實(shí)際需求，推動(dòng)高校穩(wěn)定、順利發(fā)展。

四、高校智慧檔案館建設(shè)思路

1.檔案資源智慧處理

在高校智慧檔案館的全面建設(shè)中，需要對(duì)檔案資源進(jìn)行合理、科學(xué)分類，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案能夠全面與深度融合。在具體建設(shè)環(huán)節(jié)，高校領(lǐng)導(dǎo)及管理人員必須科學(xué)明確建設(shè)核心，融入智慧化與數(shù)字化理念，從“收、管、存、用”幾個(gè)方面入手。一是做好各類檔案資源的全面收集工作，依托信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，確保實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化收集。相關(guān)人員能夠在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下完成遠(yuǎn)程方式快速調(diào)閱。二是資源必須實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理，將檔案管理整體的運(yùn)行水平有效提升。三是依托雙模存儲(chǔ)方式，讓各類數(shù)據(jù)可以有效收集并存儲(chǔ)。例如，選擇云計(jì)算技術(shù)，將其與云存儲(chǔ)有效融合。四是考慮到信息共享實(shí)際需要，應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與數(shù)據(jù)技術(shù)靈活、合理運(yùn)用，使各類資源可以在安全的前提下成功傳輸至多種終端設(shè)備，從根本上成功擴(kuò)大智慧檔案館原有的服務(wù)范圍。

2.檔案資源智慧整合

近幾年，檔案館建設(shè)開(kāi)始對(duì)各類數(shù)字技術(shù)加以利用，通過(guò)多元分析找到數(shù)字技術(shù)所具有的優(yōu)勢(shì)，改變?cè)械臋n案資源模式，讓檔案使用過(guò)程由單向轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣绞?。由于檔案用戶對(duì)檔案的需求在新時(shí)期下發(fā)生不同程度的改變，智慧檔案館建設(shè)必須從實(shí)際需求入手，對(duì)各種類型的資源進(jìn)行重新整合，融入智慧理念與數(shù)字技術(shù)，使不同檔案潛在的應(yīng)用價(jià)值能夠在數(shù)字化方式下得以最大化。因此，高校智慧檔案館的建設(shè)應(yīng)從多角度考慮，對(duì)資源發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的應(yīng)用與優(yōu)化做到足夠重視。首先，數(shù)字資源呈現(xiàn)出持續(xù)增加的特點(diǎn)，高校智慧檔案館建設(shè)必須依托資源發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)完成重要數(shù)字資源的全面收集與快速整合。其次，針對(duì)已成功完成收集的新數(shù)據(jù)等各種信息，借助數(shù)據(jù)分析的方式挖掘出其潛在特點(diǎn)，通過(guò)信息集成的方式做好后續(xù)的智慧化處理。最后，將處理的數(shù)據(jù)與資源做好進(jìn)一步整合與分類，劃分出數(shù)字檔案、網(wǎng)絡(luò)資源等部分，也讓元數(shù)據(jù)資源內(nèi)容呈現(xiàn)出極強(qiáng)的豐富性。在此前提下，高校學(xué)生及教師的檔案需求可以得到極大滿足，讓智慧整合呈現(xiàn)出多樣化，讓檔案館服務(wù)具有個(gè)性化。

3.檔案服務(wù)智慧移動(dòng)

高校檔案館為有各種需要的檔案用戶進(jìn)行多元服務(wù)。在先進(jìn)技術(shù)飛速發(fā)展的前提下，檔案館整體的服務(wù)模式與途徑發(fā)生各種變化。高校檔案館建設(shè)傳統(tǒng)思路已不能緊跟時(shí)代潮流，必須帶著前瞻性思維與先進(jìn)理念，讓檔案服務(wù)具有智慧性與移動(dòng)性。在物聯(lián)網(wǎng)與移動(dòng)通信設(shè)備的使用下，高校智慧檔案建設(shè)一定要對(duì)檔案信息服務(wù)環(huán)境進(jìn)行全面與持續(xù)改善，讓服務(wù)呈現(xiàn)出新穎性與移動(dòng)性。學(xué)生及教師等檔案用戶可以借助移動(dòng)終端等先進(jìn)設(shè)備，在不同地點(diǎn)獲得所需要的檔案資源。例如，依托智能手機(jī)，可在任何時(shí)間段對(duì)高校智慧檔案館中的各類資源進(jìn)行快速獲取。

4.檔案館做好智慧聯(lián)通

傳統(tǒng)數(shù)字檔案館較為重視館藏資源，可借助信息化方式對(duì)這些資源進(jìn)行處理。在新時(shí)代，高校智慧檔案館的建設(shè)需要對(duì)傳統(tǒng)思路加以拓展，以感知技術(shù)為建設(shè)核心，將網(wǎng)絡(luò)、物聯(lián)網(wǎng)與RFID等技術(shù)有效融合。檔案館內(nèi)的各類資源必須在物與物的方式下進(jìn)行相連，同時(shí)注意資源與用戶、管理員之間的連接。高校智慧檔案館的建設(shè)，讓人與物可以在先進(jìn)技術(shù)與平臺(tái)支持下做到相互感知。學(xué)生或者教師可以根據(jù)自身的具體需要完成檔案資源的查閱，從根本上做好智慧聯(lián)通。

五、高校智慧檔案館建設(shè)的問(wèn)題

1.技術(shù)條件不夠成熟

在新時(shí)期，智慧檔案館的建設(shè)凸顯出極強(qiáng)的復(fù)雜性與專業(yè)性特點(diǎn)，必須依托網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字檔案、物聯(lián)網(wǎng)等多種先進(jìn)技術(shù)，同時(shí)搭配使用數(shù)字化與多媒體等有效的信息處理類技術(shù)。在具體建設(shè)過(guò)程中，多技術(shù)之間的融合還存在一定問(wèn)題。因部分高校的技術(shù)條件不夠成熟，無(wú)法保證技術(shù)融合具有合理性與可行性，使得智慧檔案館的建設(shè)效果未能全面增強(qiáng)。

2.缺少統(tǒng)一管理模式

部分高校檔案館建設(shè)工作的開(kāi)展未能對(duì)管理工作做到足夠重視，相關(guān)制度體系建設(shè)缺少完善性與合理性。因此，信息資源各階段的管理開(kāi)始暴露諸多問(wèn)題。例如，各年級(jí)學(xué)生不同時(shí)期的學(xué)業(yè)成績(jī)，一部分被學(xué)生部門收錄，還有部分信息在校內(nèi)檔案館保存，出現(xiàn)檔案存儲(chǔ)與管理不統(tǒng)一的問(wèn)題。在檔案查閱過(guò)程中，可能會(huì)因檔案保存位置不同，而需要奔波多處才能獲得所需檔案，管理混亂的問(wèn)題亟待解決。可見(jiàn)，智慧檔案建設(shè)管理模式缺少統(tǒng)一性與規(guī)范性。

3.資源挖掘利用不夠

在高校智慧檔案館建設(shè)過(guò)程中，數(shù)字檔案館建設(shè)所使用規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)未能及時(shí)統(tǒng)一，使得檔案館建設(shè)具體情況與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)不相契合。例如，有少部分高校檔案館收集數(shù)據(jù)缺少明確的主題與正確標(biāo)引，導(dǎo)致這些資源不能進(jìn)行全面共享，影響檔案信息資源潛在價(jià)值的充分利用。

4.管理人才比較稀缺

在智慧檔案館的建設(shè)過(guò)程中，專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)所具有的能力關(guān)系著整體建設(shè)水平。高校智慧檔案館的建設(shè)對(duì)團(tuán)隊(duì)素質(zhì)水平提出新的要求，必須從不同層面推動(dòng)高校智慧檔案館的持續(xù)與健康發(fā)展。傳統(tǒng)的高校檔案管理人員能力存在一些不足，可能“偏科”，同時(shí)，缺少先進(jìn)理念，因此，原有管理人員未能有效發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)所具有的應(yīng)用價(jià)值。高校智慧檔案館各階段的建設(shè)缺少專業(yè)能力強(qiáng)的技術(shù)類人才。

六、高校智慧檔案館建設(shè)的建議

在高校今后的建設(shè)與發(fā)展中，智慧檔案館建設(shè)是必然的發(fā)展趨勢(shì)，針對(duì)智慧檔案館建設(shè)中存在的不足，今后需要從多方面著手探索和改進(jìn)。首先，借助高科技技術(shù)手段，推動(dòng)高校智慧檔案館健康發(fā)展。其次，運(yùn)用智能管理模式，推進(jìn)高校檔案智慧化服務(wù)。最后，樹(shù)立智慧理念，將高校智慧檔案館融入智慧校園綜合發(fā)展。在高?？傮w規(guī)劃下，將智慧校園發(fā)展融入各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，更好地發(fā)揮出智慧檔案館的育人功能，推動(dòng)高校管理體系與管理能力的發(fā)展，從而為社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

七、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在現(xiàn)代化科技發(fā)展的背景下，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、智能樓宇等先進(jìn)技術(shù)在多個(gè)領(lǐng)域中的應(yīng)用，推動(dòng)各領(lǐng)域的智慧化轉(zhuǎn)型。智慧檔案館的建設(shè)是檔案社會(huì)化服務(wù)達(dá)到一定階段的必然產(chǎn)物，也是智慧城市建設(shè)的必然要求。在高校檔案館建設(shè)方面，建設(shè)智慧檔案館是當(dāng)前高校檔案管理建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)，也是全面實(shí)現(xiàn)智慧校園建設(shè)的信息資源保障和信息助力，符合《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對(duì)檔案室建設(shè)的要求。因此，當(dāng)前高校需要積極響應(yīng)號(hào)召，加快推進(jìn)檔案管理工作智慧化轉(zhuǎn)型，借助信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，研究智慧檔案館建設(shè)思路，不斷改進(jìn)、優(yōu)化其中存在的問(wèn)題。

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大學(xué)，2022-11-14.

（作者單位：聊城市技師學(xué)院）

作者簡(jiǎn)介：張秋麗（1973—），女，漢族，山東聊城人，本科，副研究館員，研究方向：檔案基礎(chǔ)理論、檔案信息化建設(shè)。